Automatisering van de crediteurenadministratie, of AP-automatisering, is het gebruik van technologie en programmatuur om de taken en workflows die betrokken zijn bij het crediteurenproces te automatiseren. Dit proces omvat taken zoals het ontvangen/verwerken van facturen, gegevensinvoer, goedkeuring en betaling.

AP-automatisering heeft tot doel de efficiëntie, nauwkeurigheid en snelheid van het crediteurenproces te verbeteren. Het vermindert ook de handmatige werklast, de kans op fraude en de kosten voor bedrijven.

Hoe werkt AP-automatisering?

Crediteuren (AP) speelt een cruciale rol in een bedrijf, aangezien het verantwoordelijk is voor het beheer en de afbetaling van de uitstaande schulden van het bedrijf aan leveranciers en verkopers. Het is een cruciaal onderdeel van de financiële activiteiten van een bedrijf en is nauw verbonden met cashflowbeheer. AP verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat rekeningen en facturen tijdig worden betaald en dat het bedrijf geen boetes voor te late betaling oploopt of de relatie met leveranciers schaadt. Hierdoor kan het bedrijf een positieve relatie met zijn leveranciers onderhouden, zijn cashflow, budgettering en financiële naleving beheren.

Het gebruik van automatisering in AP helpt bij elke stap van de AP-proces. De eerste stap in AP-automatisering is het ontvangen en vastleggen van facturen.

Facturen kunnen verschillende formaten hebben en op verschillende manieren worden ontvangen, zoals e-mail, fax of post. De facturen worden eerst gescand en gedigitaliseerd, waardoor ze eenvoudig elektronisch kunnen worden opgeslagen, geraadpleegd en verwerkt. Zodra de facturen gedigitaliseerd zijn, kan dat automatisch afgestemd om bestellingen te kopen en ter goedkeuring door te sturen via een geautomatiseerde workflow.

De volgende stap is het invoeren en valideren van gegevens. De AP-automatiseringssoftware legt relevante en door de gebruiker gedefinieerde gegevens van de facturen vast en vult automatisch velden in het financiële systeem van het bedrijf in, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd. Dit helpt ook om de juistheid van de gegevens te waarborgen, aangezien de software de factuur kan valideren lucifers de inkooporder en dat alle verplichte velden zijn ingevuld.

De derde stap van AP-automatisering is het goedkeuringsproces. Facturen worden door een geautomatiseerde workflow geleid voor goedkeuring door de juiste partijen. Dit proces kan worden geconfigureerd om verschillende goedkeuringsniveaus te omvatten, afhankelijk van de waarde van de factuur of de afdeling waaraan deze is gekoppeld. De geautomatiseerde workflow maakt het gemakkelijk om het goedkeuringsproces te volgen en te bewaken, zodat facturen tijdig worden verwerkt.

Zodra een factuur is goedgekeurd, is deze klaar voor betaling. AP-automatiseringssoftware kan worden geïntegreerd met het financiële systeem van het bedrijf om betalingsbatches te genereren en betalingen te plannen op basis van de betalingsvoorwaarden van het bedrijf. Dit kan ervoor zorgen dat facturen op tijd worden betaald, waardoor het risico op te late vergoedingen en rentelasten wordt verkleind.

Tot slot wordt het gehele proces gevolgd en gerapporteerd. De software houdt alle facturen, inkooporders en betalingen bij en biedt realtime inzicht in het volledige crediteurenproces. Dit maakt monitoring en rapportage eenvoudiger, wat kan helpen bij compliance, budgettering en prognoses.

Voordelen van AP-automatisering

De opkomst van digitalisering heeft de manier waarop klanten en bedrijven met elkaar omgaan drastisch veranderd en heeft een nieuw platform gecreëerd voor de uitwisseling van ideeën. Automatisering wordt gezien als de enige weg naar verbeterde dienstverlening en efficiëntie in financiële processen. Bovendien wenden bedrijven zich steeds meer tot digitale platforms voor het beheer van hun financiële activa, een trend die versnelde tijdens de COVID-19-pandemie. Als gevolg hiervan stimuleert de vraag naar digitale betalingsoplossingen en snellere factuurverwerking de groei van de markt voor automatisering van de crediteurenadministratie.

Enkele specifieke manieren waarop AP-automatisering verhoogt de efficiëntie zijn:

• Nauwkeurigheid verbeteren: door PO's, facturen en ontvangstbewijzen te digitaliseren, kunnen bedrijven de noodzaak voor het handmatig archiveren van dergelijke documenten elimineren, wat op zijn beurt het risico op verlies en fouten kan verminderen en de toegankelijkheid tot gegevens kan verbeteren.
• Factuurmatching: AP-automatiseringssoftware kan automatisch match facturen naar inkooporders en ontvangstbewijzen, waardoor het procure-to-pay-proces beter kan worden beheerd. Het geautomatiseerde matchingproces kan ervoor zorgen dat een factuur overeenkomt met de bijbehorende inkooporder en slechts één keer wordt betaald. Bovendien kan de software een controle bevatten om ervoor te zorgen dat een factuur niet al is betaald, waardoor dubbele betalingen worden voorkomen. Dankzij de volgfunctie van de software kunnen gebruikers waarschuwingen ontvangen voor dubbele facturen, waardoor bedrijven dubbele of gemiste betalingen kunnen onderzoeken en voorkomen.
• De integratie van de AP-automatiseringssoftware met het financiële systeem van een bedrijf kan het genereren van betalingsbatches en geplande betalingen mogelijk maken, wat op zijn beurt kan helpen ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald, waardoor het risico op te late vergoedingen en rentelasten wordt verminderd.
• Goedkeuring stroomlijnen: AP-automatiseringssoftware kan facturen automatisch ter goedkeuring doorsturen naar de juiste personen of teams. Dit kan tijd besparen en het risico op fouten verkleinen doordat handmatige routering niet meer nodig is. Door elektronische goedkeuring van facturen mogelijk te maken, kunnen fysieke handtekeningen of goedkeuringsstempels worden geëlimineerd. AP-automatiseringssoftware kan ingebouwde goedkeuringsregels bevatten, zoals betalingslimieten, goedkeuringshiërarchie of andere aangepaste regels. Dit kan ervoor zorgen dat facturen naar de juiste personen worden doorgestuurd en dat het goedkeuringsproces wordt uitgevoerd volgens het beleid en de normen van het bedrijf. AP-automatisering kan ook worden geconfigureerd om e-mail of andere vormen van digitale meldingen naar de goedkeurders te sturen, hen te herinneren aan de goedkeuringstaak, toegang te geven tot factuurgegevens en hen in staat te stellen de factuur met slechts één klik goed te keuren of af te wijzen.
• Auditsporen: AP-automatiseringssoftware kan een auditspoor bieden van alle goedkeuringsacties, inclusief wie de factuur heeft goedgekeurd, wanneer ze dit hebben gedaan en of er opmerkingen zijn gemaakt. Dit kan worden gebruikt voor tracking- en rapportagedoeleinden.
• Naleving: door het factuurgoedkeuringsproces te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle facturen worden goedgekeurd volgens het bedrijfsbeleid en de voorschriften, en dat het proces voldoet aan alle wettelijke of wettelijke vereisten.
• Schaalbaarheid: AP-automatisering zorgt voor betere schaalbaarheid en kan de werklast aan naarmate uw bedrijf groeit. Door taken te automatiseren, kunnen AP-teams het aantal mensen verminderen dat alledaagse taken uitvoert en menselijke hulpbronnen vrijmaken voor strategische taken die gepaard gaan met uitbreiding. Bovendien kan het realtime inzicht in de bedrijfsactiviteiten dat wordt geboden door AP-automatisering AP-teams helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen, verbeterpunten te identificeren en hun teams effectiever te schalen.
• Het ecologische voordeel: automatisering kan een papierloos kantoor inluiden, dat naast efficiëntieverbeteringen voor de vestiging de samenleving als geheel kan dienen door de COXNUMX-voetafdruk te verkleinen.

Daarnaast biedt AP-automatisering een scala aan beheersmaatregelen die kunnen worden geïmplementeerd om de veiligheid van financiële processen te waarborgen en fraude voorkomen. Een manier om dit te doen is door limieten te stellen aan de goedkeuring van facturen, dit kan worden ingesteld voor specifieke personen of groepen binnen de organisatie. Aanvullende stappen, zoals aanvullende goedkeuringen, kunnen ook worden ingevoerd om frauduleuze activiteiten verder te beschermen. De rapportage- en analysefunctie van AP-automatiseringsoplossingen helpt ook bij het vergroten van de transparantie en zichtbaarheid gedurende het hele proces, waardoor het gemakkelijker wordt om verdachte of ongebruikelijke activiteiten te detecteren, waardoor tijdig actie kan worden ondernomen. Deze maatregelen in combinatie kunnen het risico op fraude aanzienlijk verminderen en de algehele veiligheid van financiële processen verbeteren.

AP-automatisering is nuttig in zowel B2B- als B2C-contexten, omdat het de kosten kan verlagen en tegelijkertijd het gebruik van middelen kan verbeteren. Bovendien maakt de capaciteit van het systeem om alle facturen, inkooporders en betalingen te volgen en te documenteren real-time financiële zichtbaarheid mogelijk, wat van het grootste belang kan zijn voor het waarborgen van compliance en het effectief plannen van budgetten en prognoses.

Het is niet verrassend dat de markt voor AP-automatisering de komende jaren naar verwachting aanzienlijk zal groeien. Volgens een onderzoek van Data Bridge Market Researchzal de markt voor automatisering van de crediteurenadministratie in 5,809.38 naar verwachting een waarde van 2029 miljoen dollar bereiken, met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 10.8% tussen 2022 en 2029.

Verbetert AP-automatiseringssoftware de relaties met leveranciers?

Efficiënt financieel beheer is cruciaal voor elk bedrijf om effectief te kunnen opereren. AP automatisering biedt de middelen om facturen snel en nauwkeurig te verwerken, wat op zijn beurt helpt om leveranciersrelaties te versterken door tijdige betalingen te garanderen. Door te integreren met het financiële systeem van een bedrijf, kan AP-automatisering automatisch betalingsbatches genereren en betalingen plannen op basis van de betalingsvoorwaarden van het bedrijf, waardoor naleving van overeengekomen voorwaarden mogelijk wordt.

De meeste AP-automatiseringssoftware bevat ingebouwde communicatietools, zoals e-mail of andere vormen van digitale meldingen (smart messaging etc.), die leveranciers op de hoogte kunnen houden van de status van hun facturen en betalingen. Dit kan helpen om de communicatie te verbeteren en misverstanden en geschillen te verminderen, wat kan leiden tot vertrouwen tussen het bedrijf en zijn leveranciers.

Automatische afstemming van facturen op inkooporders en ontvangstbewijzen kan over- of onderbetaling aan leveranciers voorkomen, en daarmee geschillen en miscommunicatie voorkomen die tijd en moeite kunnen kosten om op te lossen.

Hoeveel kan een bedrijf besparen met Accounts Payable-automatisering?

AP-automatisering kan bedrijven kosten besparen door de arbeidskosten en late vergoedingen te verlagen. Hoewel de kosten die gepaard gaan met traditionele, op papier gebaseerde betalingen, zoals cheques, enveloppen en verzendkosten, gemakkelijk te identificeren zijn, zijn er ook kosten verbonden aan de tijd die wordt besteed aan handmatige taken met betrekking tot het verwerken van betalingen. Zelfs een enkel document dat is gescand door een klerk in loondienst die $ 40,000 per jaar verdient, kan bijvoorbeeld 5 minuten van hun tijd kosten en resulteren in een geschatte kosten per document van meer dan $ 2. Deze kosten kunnen bij elkaar opgeteld een aanzienlijke invloed hebben op de algehele kosteneffectiviteit van het AP-proces. Bovendien besteden teamleden met handmatige AP-systemen vaak uren aan taken zoals het zoeken naar verloren of zoekgeraakte facturen en het beantwoorden van vragen.

Volgens een Rapport uit 2018 door Goldman Sachsbesteden B2B's in Noord-Amerika jaarlijks $ 187 miljard aan AP-verwerking - en deze schatting omvat alleen directe verwerking en arbeidskosten; in feite is arbeid goed voor meer dan 90% van de gemaakte directe kosten. De kosten van geautomatiseerde AP-verwerking bedragen volgens hetzelfde rapport slechts 33% van de handmatige kosten. Dit komt neer op een jaarlijkse uitgave van slechts 62 miljard dollar, een enorme besparing voor de AP-afdeling.

Naast arbeidsgerelateerde kosten kunnen langdurige verwerkingscycli mogelijk leiden tot te late betalingen en te late vergoedingen. Onderzoek wijst uit dat slechte betalingspraktijken een negatieve invloed kunnen hebben op leveranciersrelaties, aangezien veel bedrijven een aanzienlijk deel van de facturen te laat betalen. Bijvoorbeeld middelgrote bedrijven in de Verenigde Staten gerapporteerd dat ze gemiddeld $ 304,066 verschuldigd waren aan klanten die te laat betalen. Bovendien meldde maar liefst 81% van deze bedrijven dat de ernst van deze betalingsachterstanden sinds 2021 is toegenomen. Deze betalingsachterstanden leggen ook een aanzienlijke druk op bedrijven, waarbij middelgrote bedrijven in de VS gemiddeld 14 uur per week besteden aan achterstallige betalingen. facturen.

Vertragingen hebben uiteindelijk invloed op de cashflow, waardoor bedrijven gedwongen worden om op hun eigen reserves te vertrouwen of leningen aan te gaan om hun activiteiten draaiende te houden. Beide opties brengen het risico van financiële instabiliteit op de lange termijn met zich mee. Dit alles kan worden vermeden met geautomatiseerde AP-verwerking.

AP automatisering kan de relaties met leveranciers helpen verbeteren door efficiëntere tracking en betaling van facturen te bieden, wat leidt tot een verbeterde "on-time" record met leveranciers. Dit kan helpen om sterkere relaties met hen aan te gaan, wat kan helpen om leveranciers te consolideren tot een kleiner aantal strategische leveranciers, wat fiscale voordelen heeft.

Think een onderzoek uitgevoerd door McKinsey van de meer dan 100 grote bedrijven in verschillende sectoren, laten degenen die nauw samenwerken met strategische leveranciers een hogere groei zien, grotere winstgevendheid, en lagere bedrijfskosten in vergelijking met hun rivalen. Door langdurige partnerschappen aan te gaan door middel van nauwe samenwerking, kunnen bedrijven ook hun leveranciersbasis consolideren en kostenbesparingen realiseren door gebruik te maken van uitgaven en schaalvoordelen.

Ten slotte biedt AP-automatisering meer betalingsopties dan traditionele papieren cheques zoals ACH en virtuele kaart, die als veiliger en financieel voordeliger voor het bedrijf worden beschouwd, terwijl het ook tegemoet komt aan de voorkeuren van leveranciers, wat allemaal zou bijdragen aan fiscale voordelen.

Hoeveel kost AP-software doorgaans?

De kosten van AP-software kan variëren afhankelijk van de leverancier, de functies in de software en de grootte van het bedrijf. Sommige leveranciers van AP-software bieden op abonnementen gebaseerde prijzen, waarbij een maandelijks of jaarlijks bedrag in rekening wordt gebracht, terwijl andere mogelijk eenmalige aanschafkosten in rekening brengen. Sommige providers bieden ook gedifferentieerde prijsopties op basis van de grootte van het bedrijf of het aantal gebruikers.

Het bedrag dat moet worden geïnvesteerd in de aanschaf van AP-automatiseringssoftware is vaak gekoppeld aan het aantal verwerkte facturen per maand. Softwareoplossingen die het hele spectrum van AP-automatisering omvatten, inclusief front-end factuurverwerking, auto-matching, goedkeuringsworkflows en archivering, vereisen uitgebreide operationele systemen zoals OCR, bidirectionele integratie, business intelligence, workflow, audittrail en opslag).

Het eenvoudigste geval van AP-automatisering is de scan-en-archiveringsbenadering, die, zoals de naam al doet vermoeden, eenvoudigweg alle documenten converteert naar een digitaal formaat voor archiveringsdoeleinden. Hoewel het helpt bij archiveren en ophalen, helpt het weinig om de automatisering te verbeteren en kan het zelfs extra stappen aan het proces toevoegen. Deze methode kan op kleine schaal voor een paar honderd dollar worden geïmplementeerd, maar een elektronisch documentbeheersysteem kan tussen de $ 10,000 en $ 100,000 kosten.

Een hoger model van AP-automatisering omvat front-end factuurverwerking, automatische afstemming, goedkeuringsworkflows en archivering. De systemen die hiervoor nodig zijn, zijn complex en handig voor bedrijven die maandelijks 10,000 of meer factuurtransacties verwerken. De kosten van dit model kunnen variëren van $ 100,000 tot $ 500,000, met extra softwarelicentiekosten en personeelskosten.

Cloudgebaseerde AP-automatisering is vergelijkbaar met het bovenstaande model, maar vereist minder infrastructuurinvesteringen omdat opslag zich in een cloud bevindt, waardoor er geen opslaghardware nodig is. Implementatiekosten zijn meestal gebaseerd op het aantal facturen dat per maand wordt verwerkt, waardoor het voor sommige bedrijven een gunstige optie is. Voor bedrijven die meer dan 10,000 factuurtransacties per maand verwerken, kunnen implementatiekosten variëren van $ 20,000 tot $ 35,000, en transactiekosten kunnen variëren van $ 0.65 tot $ 0.95 per factuur.

De meest geavanceerde AP-automatisering omvat functies zoals elektronische betalingen zoals ACH, EFT, bankoverschrijving en virtuele kaarten. Dit soort oplossingen worden steeds vaker gebruikt in B2B-activiteiten en bieden een veiligere manier van betalen.  

Veel providers bieden ook aangepaste prijzen, afhankelijk van de specifieke behoeften van het bedrijf. Het is belangrijk om te evalueren de eigenschappen die nodig zijn voor uw bedrijf en kies vervolgens een aanbieder dienovereenkomstig.

Werkt AP-automatisering met andere boekhoudsystemen?

AP-automatiseringssystemen kunnen samenwerken met andere boekhoudsystemen; veel systemen hebben verschillende integratiemogelijkheden, zoals API of middleware, voor een naadloze gegevensoverdracht tussen de verschillende systemen. Zo kan AP-automatiseringssoftware gegevens zoals facturen en inkooporders uit andere boekhoudsystemen halen, verwerken en vervolgens bijwerken in het externe boekhoudplatform. Met de integratie kunnen bedrijven profiteren van de functies en automatiseringsmogelijkheden van de AP-automatiseringssoftware, terwijl ze nog steeds de boekhoudsoftware gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn.

Het Nanonets-platform kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met andere boekhoudsystemen, zoals QuickBooks en Sage, waardoor bedrijven kunnen profiteren van de automatiserings- en rapportagemogelijkheden van het platform, terwijl ze nog steeds de boekhoudsoftware gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn.

Conclusie

De automatisering van de Accounts Payable operaties stroomlijnt het proces van het afhandelen van facturen, betalingen en andere financiële transacties, waardoor bedrijven hun efficiëntie kunnen verbeteren, kosten kunnen verlagen en de nauwkeurigheid kunnen vergroten. AP-automatiseringshulpmiddelen zoals Nanonets draaien op AI en maken het mogelijk om AP-workflows te creëren die automatisch bestanden en documenten uit verschillende bronnen kunnen verzamelen, zoals e-mail, gescande documenten, digitale bestanden/afbeeldingen, cloudopslag en ERP-systemen. Afgezien van slimme vastlegging, kunnen goede AP-automatiseringstools ook uitgaven matchen en afstemmen, alle onkostenworkflows beheren, van het maken van onkostendeclaraties tot het verkrijgen van goedkeuringen van managers, en naadloos het maandelijkse boekhoudafsluitingsproces integreren met elke gewenste ERP, boekhoudsoftware of zakelijke tool.

AP-automatiseringssoftware zoals Nanonets kan AP-teams helpen bij het aanzienlijk verlagen van de kosten met 80% voor bedrijven, het aanzienlijk verhogen van de snelheid van het verwerken van facturen met 10 keer en het optimaliseren van AP-dagen, het elimineren van onnauwkeurigheden veroorzaakt door handmatige controles en verificaties, het identificeren en intelligent afhandelen van uitzonderingen en ze doorsturen naar de juiste persoon en fraude, diefstal, dubbele betalingen en andere inefficiënties identificeren en elimineren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/