Afbeeldingsbron: Freepik
Organisaties over de hele wereld zijn altijd op zoek naar manieren om de productiviteit op de werkplek te optimaliseren. De afgelopen jaren zijn technologische ontwikkelingen zoals digitale transformatie, kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren enorm belangrijk geworden als middelen om de productiviteit van de organisatie te vergroten door organisaties te helpen hun activiteiten te stroomlijnen en te optimaliseren. taken automatiseren.
Uit nader onderzoek van deze trends blijkt echter dat deze maatregelen intrinsiek verband houden met het helpen van bedrijven om hun tijd beter te beheren.
Tijdmanagement is geen nieuw concept, want zelfs Theophrastus, de oude Griekse filosoof, geloofde dat ‘tijd het meest waardevolle is wat een mens kan uitgeven.’ Van het oude gezegde tot de posterjongen voor disruptieve technologieën – de innovatieve Time Boxing-techniek van Elon Musk – is tijdmanagement een belangrijke overweging gebleven.
Het heeft een ongeëvenaarde populariteit verworven onder bedrijven die productiviteit en winstgevendheid nastreven te midden van veranderende werkplekvoorkeuren en een steeds evoluerende arbeidsmarkt.
Wat is tijdmanagement?
In de organisatorische context is tijdmanagement het vermogen om werklasten effectief en efficiënt te beheren. Het helpt bij het prioriteren van taken die de hoogste bedrijfswaarde opleveren en optimaal productief zijn. Het proces van tijdmanagement omvat planning, het stellen van doelen, het voortdurend evalueren van de voortgang en het stellen van praktische deadlines om doelen te bereiken.
Efficiënte tijdmanagementstrategieën houden rechtstreeks verband met een hogere productiviteit op de werkplek, lagere stressniveaus bij werknemers, een beter evenwicht tussen werk en privéleven en bijgevolg een lager personeelsverloop.
Hier volgt een kort overzicht van waarom tijdmanagement belangrijk is op de werkplek:
1. Helpt het gebruik van hulpbronnen te verhogen
Met tijdmanagement kunnen werknemers hun resultaten stroomlijnen en hun tijd efficiënt beheren. Een dergelijk proces helpt werknemers verbeterpunten te identificeren, zoals vermijdbaar verlies van declarabele uren door administratieve activiteiten zoals vergaderingen of repetitieve taken zoals het invullen van gegevens in spreadsheets. Omdat werknemers dergelijk tijdverlies kunnen identificeren en compenseren door dergelijke activiteiten te minimaliseren, kunnen ze een hogere bezettingsgraad realiseren.
Verschillende organisaties hebben ook initiatieven genomen, zoals het instellen van een limiet op het aantal uren voor vergaderingen per dag, om werknemers te helpen hun middelengebruik te verbeteren.
2. Maakt een betere balans tussen werk en privéleven mogelijk
Het gebrek aan een adequate balans tussen werk en privéleven is een van de belangrijkste redenen achter het hoger dan gebruikelijke personeelsverloop bij organisaties wereldwijd. Bovendien verwacht het personeelsbestand van Generatie Z, dat in 25 2025% van de mondiale beroepsbevolking zal uitmaken, van zijn werkgevers dat zij een flexibel ecosysteem op de werkplek en een adequate balans tussen werk en privéleven bieden.
Als gevolg hiervan automatiseert een groeiend aantal organisaties hun bedrijfsprocessen, zoals de processen voor het bijhouden van de aanwezigheid van medewerkers, door gebruik te maken van geautomatiseerde tijdregistratiesoftware. Replicatie is zo'n tijdregistratiesoftware die AI gebruikt om de werk- en tijdgegevens van werknemers in meerdere apps vast te leggen. Afgezien van deze bedrijven gebruiken ze ook op AI gebaseerde software voor het genereren van inhoud, klantenondersteuning, voorspellende analyses, enz.
Dergelijke initiatieven hebben een diepgaande invloed op het helpen van werknemers om hun tijd beter te beheren en een beter evenwicht tussen werk en privéleven te ervaren, wat een positieve invloed heeft op het personeelsverloop.
3. Maakt efficiënter intern en extern stakeholdermanagement mogelijk
De uitdaging van het managen van diverse interne en externe belanghebbenden voor werknemers is alleen maar groter geworden sinds organisaties zijn overgestapt op hybride en externe werkplekken. Bovendien zetten de veranderende verwachtingen van klanten en frequente veranderingen in de projectomvang een premie in op het vermogen van werknemers om hun belanghebbenden op de hoogte te houden en proactief hun zorgen en twijfels aan te pakken.
Tijdmanagement speelt een sleutelrol bij het helpen van medewerkers bij het managen van de verwachtingen van belanghebbenden door ervoor te zorgen dat zij voor dergelijke inspanningen een redelijke tijd vrijmaken. Een voortdurend hoge interne en externe tevredenheid van belanghebbenden is van grote invloed op de winst en de duurzaamheid van elke organisatie op de langere termijn.
4. Verhoogt de bedrijfsresultaten
Dit komt misschien als een verrassing, maar Amerikaanse bedrijven verliest bijna 600 miljard dollar tot onderbrekingen op de werkplek, en de gemiddelde werknemer besteedt de helft van zijn factureerbare werkdag aan taken die weinig tot geen waarde opleveren! Elke organisatie die een consistent hoog niveau van middelengebruik bereikt, zal hoogstwaarschijnlijk een gezonder resultaat behalen.
Omdat werknemers het grootste deel van hun declarabele werkuren kunnen gebruiken voor productieve en vruchtbare activiteiten, wordt de hoeveelheid tijd die wordt verspild drastisch verminderd. Voor organisaties op ondernemingsniveau met honderden en duizenden werknemers kan dit vele honderden werkuren betekenen ter waarde van miljoenen dollars aan bespaarde werknemerstijd!
5. Zorgt ervoor dat werknemers zich beter kunnen bij- en omscholen
De snel evoluerende vaardighedenmatrix vereist dat werknemers zich consequent bij- en omscholen, omdat de vaardigheden die nodig zijn om aan de werkvereisten te voldoen zich met een adembenemende snelheid blijven ontwikkelen.
Volgens Lisa Lyons, een Workforce Transformation Partner bij Mercer “Bijna de helft van alle werknemers zal tegen 2025 zijn vaardigheden moeten verbeteren, terwijl een groot deel ook volledig omgeschoold zal moeten worden.”
Werknemers hebben echter tijd nodig om aan dergelijke langetermijnverplichtingen te werken, en organisaties kunnen niet van werknemers verwachten dat zij dergelijke initiatieven buiten hun werkuren ondernemen.
Dat is de reden waarom organisaties middelen moeten onderzoeken zoals het onboarden van een oplossing voor professionele dienstverleningsautomatisering om aspecten van projectmanagement te automatiseren, waardoor de werklast van werknemers wordt verminderd en hen de nodige tijd wordt gegeven om bij- en omscholingsactiviteiten uit te voeren. Op deze manier heeft tijdmanagement ook invloed op het vermogen van medewerkers om zich effectief bij te scholen en om te scholen, waardoor het concurrentievoordeel en de duurzaamheid van een organisatie op langere termijn worden beïnvloed.
6. Bevrijd het leiderschap om de koers voor de langere termijn uit te stippelen
Data suggereert dat een gemiddelde bedrijfsleider elke week 37 vergaderingen bijwoont en 72 procent van zijn of haar wekelijkse werkuren besteedt aan het voeren van vergaderingen!
Deze duizelingwekkende cijfers onderstrepen hoeveel tijd de C-suite besteedt aan het leiden van vergaderingen. Hoewel niet alle vergaderingen administratieve zaken zijn of een verspilling van werkuren, moeten bedrijfsleiders meer tijd vrijmaken om strategieën te bedenken en met hun teams en klanten in gesprek te gaan. Dit vereist behendig tijdmanagement.
Wanneer bedrijfsleiders hun tijd beter kunnen beheren, kunnen ze zich meer richten op de strategische kant van het bedrijf, waardoor meer waarde wordt gecreëerd voor de organisatie als geheel. Ze zijn ook in staat het goede voorbeeld te geven en veranderingsagenten te worden, waardoor ze timemanagementkwaliteiten bij hun werknemers kunnen inbrengen in alle bedrijfsfuncties en leiderschapsniveaus.
Waarom tijdmanagement belangrijk is?
Organisaties zullen waarschijnlijk te maken krijgen met een grotere druk op hun winstmarges, omdat klanten hun uitgaven rationaliseren en financiële terughoudendheid betrachten om onvoorziene zakelijke omstandigheden het hoofd te bieden. Zeker wanneer de bedrijfsmodellen zelf veranderingen ondergaan. Terwijl bedrijven terecht een telescopische blik werpen en hun processen onderzoeken om technologieën te integreren en toekomstbestendiger te worden, moeten ze ook kijken naar het op orde krijgen van de basisprincipes.
Timemanagement is de sleutel tot een wendbaar en gemotiveerd personeelsbestand, wat een onmiskenbaar element is voor zakelijk succes in een uitdagende markt die herhaaldelijk wordt ontwricht. Organisaties mogen door de bomen het bos niet missen!
Auteur Bio:
Shashank Shekhar werkt als Senior Marketingcommunicatie Specialist bij Deltek | Replicon. Hij is al meer dan 9 jaar een digitale en contentmarketingprofessional. Hij is gespecialiseerd in het schrijven over technologische trends zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) en hun impact op het vormgeven van het projectmanagementlandschap met tools zoals oplossingen voor professionele dienstverleningsautomatisering en tijdregistratieoplossingen. Buiten zijn werk leest hij graag over geschiedenis, astrofysica en geopolitiek.
Auteur afbeelding:
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
- Bron: Plato data-intelligentie.
