Onderbrekingen zijn niet alleen maar vervelend; ze zijn een vloek voor de productiviteit op de werkplek. We hebben allemaal wel eens de frustratie ervaren dat we volledig opgaan in een taak wanneer iemand ons onderbreekt met een vraag of opmerking die onze concentratie verbreekt. Naast de irritatie die deze afleidingen veroorzaken, kunnen ze ook een ernstige impact hebben op de efficiëntie.

Denk aan het feit dat het nodig is ongeveer 23 minuten in beslang neemt. Volgens professor Gloria Mark van de Universiteit van Californië in Irvine volgt een onderbreking voordat een medewerker zich weer kan concentreren op de oorspronkelijke taak. En dat is precies de tijd die nodig is voor één inbraak. De verloren tijd kan snel oplopen als je rekening houdt met de vele afleidingen die iemand gedurende een dag krijgt, en deze vermenigvuldigt met het aantal mensen dat deze onderbrekingen ervaart.

Helaas komt dit scenario maar al te vaak voor wanneer professionals op het gebied van crediteuren worden onderbroken door betalingsgerelateerde vragen van leveranciers. Meer dan 40% van de financiële leiders in MineralTree's Staat van AP 2022 Volgens het rapport besteden hun teams elke maand zes of meer uur aan het beantwoorden van deze vragen. Sommigen besteden meer dan 20 uur aan de taak. 

Handmatige factuur- en betalingsverwerking is verouderd, tijdrovend en foutgevoelig, wat vaak leidt tot late betalingen en meer vragen van leveranciers. De pandemie heeft het probleem alleen maar verergerd. Een overweldigend aantal AP-teams (83%) meldt dat verstoringen van de toeleveringsketen als gevolg van de pandemie hebben geleid tot vertragingen en problemen bij de factuurverwerking, betalingen en afstemming. Het is een vicieuze cirkel geworden, waarbij vertragingen onvermijdelijk leiden tot meer onderzoeken, waardoor de moeilijke situatie nog erger wordt.

De impact die onderbrekingen hebben op de productiviteit is vooral problematisch voor de huidige lean AP-teams, omdat ze moeite hebben om talent aan te nemen en te behouden te midden van een tekort aan kwaliteitskandidaten. Maar de gevolgen van onderbrekingen van leveranciers zijn buiten de organisatie voelbaar. Het is niet verwonderlijk dat leveranciers er net zo min van houden om achter betalingen aan te moeten jagen als dat AP-teams er graag naar worden gevraagd. In feite is dit het grootste pijnpunt voor leveranciers in het klantbetalingsproces, en velen zijn niet tevreden met de prestaties van de AP-teams van kopers bij het voldoen aan hun behoeften. Slechts 56% van de leveranciers beoordeelt AP-teams hoog op het snel en effectief afhandelen van hun vragen.

Dit creëert een extra zorg voor financiële leiders. Een van de belangrijkste lessen die uit de pandemie naar voren is gekomen, is de mate waarin bedrijven afhankelijk zijn van hun leveranciers om de goederen en materialen te leveren die nodig zijn om hun bedrijf effectief te runnen. Als gevolg hiervan geven veel AP-teams prioriteit aan sterke leveranciersrelaties en tevredenheid om de voortdurende toegang tot benodigdheden te helpen garanderen. Tijdige betalingen kunnen in dat opzicht een grote bijdrage leveren. 

Om de inherente inefficiënties en kosten van handmatige AP-verwerking aan te pakken en betalingsgerelateerde onderbrekingen te voorkomen, wenden velen zich tot automatisering. Door tijdrovende handmatige taken te elimineren, versnelt factuurautomatisering de verwerking, verhoogt de nauwkeurigheid en geeft het AP-team de vrijheid om zich op belangrijkere activiteiten te concentreren.

Op dezelfde manier versnellen elektronische betalingen de betalingscyclus, waardoor de topprioriteiten van leveranciers in het proces worden aangepakt en tegelijkertijd de cashflow wordt verbeterd. E-betalingen zijn ook veiliger, waardoor zowel kopers als leveranciers worden beschermd tegen fraude. Ten slotte vergroten ze de zichtbaarheid en efficiëntie, terwijl ze de AP-verwerkingskosten verlagen. De voordelen die e-betalingen bieden aan AP-teams en leveranciers maken ze zelfs aantrekkelijk voor beide partijen. 

Een groot obstakel dat de adoptie van e-betalingen in de weg staat, is echter de bezorgdheid van financiële leiders dat het te tijdrovend is voor hun overbelaste AP-teams om contact op te nemen met leveranciers en deze aan boord te krijgen. Om deze zorgen weg te nemen, wenden vooruitstrevende bedrijven zich tot de beheerde diensten van hun betalingsdienstaanbieders. Sommigen verzorgen alle inschrijvingen, administratieve taken en het voortdurende leveranciersbeheer van het betalingsproces, inclusief alle betalingsvragen. Deze diensten zorgen er niet alleen voor dat het AP-team zich kan concentreren op andere activiteiten, maar zorgen er ook voor dat leveranciers snelle en grondige reacties ontvangen van een speciaal beheerd betalingsserviceteam. 

Hoewel onderbrekingen in de natuurlijke gang van zaken voorkomen, is er geen reden om ze zomaar te accepteren. Tijdrovende vragen over betalingen aan leveranciers zijn een belangrijke oorzaak van productiviteitsverlies en stress voor overbelaste AP-teams. Door automatisering te omarmen en beheerde betalingsdiensten in te schakelen, kunnen AP-teams echte verlichting en efficiëntie bereiken, terwijl ze profiteren van een sneller, efficiënt, kosteneffectief en transparant betalingsproces. Bovendien zullen snelle betalingen niet alleen het aantal vragen van leveranciers verminderen, maar ook deze cruciale relatie versterken op een moment dat dit het meest nodig is.

Jill Rosenthal is vice-president betalingsactiviteiten voor Mineraalboom.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36590-vendor-payment-inquiries-the-growing-ap-productivity-killer