Stel je voor dat je zou ontdekken dat een simpele vergissing bij het beheren van de bedrijfskosten ertoe leidde dat een klein fortuin onbewust werd uitgegeven aan vermijdbare kosten.

Dit is niet alleen een hypothetisch scenario; het is een realiteit voor organisaties die het strategische belang van een zorgvuldig ontworpen onkostenbeleid over het hoofd zien.

In dit stuk bieden we een sjabloon voor het onkostenbeleid dat is ontworpen als referentie voor het opstellen van uw eigen onkostenbeleid voor uw bedrijf.

Het raamwerk is ontworpen om zowel medewerkers te empoweren als de financiële gezondheid van de organisatie te waarborgen.

We nemen de essentie van een onkostenbeleid door, onthullen een veelzijdige sjabloon en geven advies over de praktische toepassing en automatisering ervan.

Samenvatting: het onkostenbeleid

Een onkostenbeleid is een reeks regels die werknemers dicteren

• hoe ze bedrijfsgeld aan uitgaven kunnen besteden.
• hoe zij de kosten kunnen vergoeden.
• wat er gebeurt bij niet-naleving.

De belangrijkste doelstellingen van een onkostenbeleid zijn tweeledig.

Ten eerste speelt dit beleid een cruciale rol bij het beheren van de financiën van het bedrijf en zorgt ervoor dat werknemers weten wat er wordt verwacht als ze namens de organisatie uitgaven doen.

Ten tweede helpt het het bedrijf om in lijn te blijven met de financiële wet- en regelgeving, waardoor juridische problemen en boetes worden vermeden. Dit tweeledige doel maakt het onkostenbeleid tot een essentieel instrument voor zowel de werknemers als de financiële gezondheid van het bedrijf.

Het implementeren van een duidelijk onkostenbeleid brengt verschillende belangrijke voordelen met zich mee:

• Voorkomt fraude: Door strikte richtlijnen op te stellen voor de uitgaven, verkleint het de kans op oneerlijke claims.
• Garandeert eerlijkheid: Iedereen weet wat wel en niet mag, waardoor declaraties eenvoudiger en eerlijker worden.
• Controlebudget: Helpt de uitgaven onder controle te houden en zorgt ervoor dat de uitgaven aansluiten bij de budgettaire beperkingen van het bedrijf.

Sjabloon voor onkostenbeleid

Het opstellen van een effectief onkostenbeleidsdocument is essentieel voor het behouden van financiële controle, het garanderen van naleving en het bieden van duidelijkheid aan uw werknemers.

Hier vindt u het sjabloondocument voor het onkostenbeleid om u te begeleiden bij het opstellen van uw eigen onkostenbeleid:

Woordformaat:

U kunt ook een kopie van de sjabloon opslaan als Google-document:

Nanonets_Expense_Policy_Template

Sjabloon voor onkostenbeleid (preview)

[Bedrijfsnaam] Onkostenbeleidsdocument

[Bedrijfsnaam]
[Datum]
Versienummer

Dit document is onderhevig aan verandering en kan periodiek worden bijgewerkt om de veranderende behoeften van [Bedrijfsnaam] en zijn werknemers weer te geven.

Dit document over het onkostenbeleid is bedoeld om de werknemers van [Bedrijfsnaam] te begeleiden bij het nemen van weloverwogen en verantwoorde beslissingen over het maken en rapporteren van werkgerelateerde uitgaven. Ons doel is ervoor te zorgen dat alle uitgaven noodzakelijk en redelijk zijn en in lijn zijn met de doelstellingen en waarden van ons bedrijf. Door ons aan dit beleid te houden bevorderen we transparantie, verantwoordelijkheid en efficiëntie in onze financiële praktijken.

Kosten

Om de nauwkeurige en consistente afhandeling van uitgaven te vergemakkelijken, is het van cruciaal belang om duidelijk te definiëren wat een terugbetaalbare uitgave binnen [Bedrijfsnaam] is. Hieronder vindt u de categorieën uitgaven die als terugbetaalbaar worden beschouwd, samen met voorbeelden voor elke categorie om eventuele dubbelzinnigheid weg te nemen:

• Reizen: Kosten in verband met zakenreizen, inclusief vliegtickets, vervoer over land en accommodatie. Denk bijvoorbeeld aan een retourvliegticket voor een zakelijke bijeenkomst of een treinkaartje voor een klantbijeenkomst.
• Accommodatie: Kosten gemaakt tijdens zakenreizen voor hotelovernachtingen of andere accommodatieregelingen. Een voorbeeld hiervan is een verblijf van twee nachten in een hotel voor een zakelijk seminar.
• Kant-en-klaar: Redelijke kosten voor maaltijden tijdens zakenreizen of klantbijeenkomsten. Dit omvat ontbijt, lunch en diner, met als voorbeeld een dinerbijeenkomst met een potentiële klant.
• Klantvermaak: Uitgaven voor het ontvangen van klanten, zoals maaltijdkosten of kaartjes voor evenementen, op voorwaarde dat deze rechtstreeks verband houden met bedrijfsontwikkeling of -behoud. Een voorbeeld is het ontvangen van een klant op een sportevenement om toekomstige zakelijke kansen te bespreken.
• Kantoor Artikelen: Kosten voor artikelen die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering van het kantoor, inclusief briefpapier, drukwerk en kleine kantoorapparatuur. Bijvoorbeeld de aanschaf van pennen, papier en inktcartridges voor kantoorgebruik.
• Technologie: uitgaven in verband met technologie die de werkproductiviteit ondersteunt, inclusief softwareabonnementen en noodhardwareaankopen. Denk hierbij aan een abonnement op een projectmanagementtool of de aanschaf van een nieuw toetsenbord vanwege een onverwachte storing.

Niet-uitgaven

Het is net zo belangrijk om de kosten te specificeren die [Bedrijfsnaam] niet vergoedt. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Persoonlijke uitgaven die geen verband houden met zakelijke activiteiten.
• Boetes of sancties, zoals verkeersovertredingen of boetes voor te late betaling.
• Uitgaven die de vooraf bepaalde limieten voor specifieke categorieën overschrijden zonder voorafgaande toestemming.

Bestedingslimieten

We hebben duidelijke bestedingslimieten vastgesteld voor elke categorie van vergoedbare uitgaven. Deze limieten zijn bedoeld om werknemers te begeleiden bij het nemen van verstandige uitgavenbeslissingen die aansluiten bij de budgettaire overwegingen en financiële doelstellingen van het bedrijf. Daarnaast zijn afdelingsspecifieke vrijstellingen opgenomen om tegemoet te komen aan de unieke behoeften en bestedingspatronen van verschillende gebieden binnen het bedrijf.

Algemene bestedingslimieten

Hieronder vindt u een tabel met de maximaal toegestane bestedingslimieten voor elke uitgavencategorie, bedoeld om ervoor te zorgen dat alle uitgaven zowel noodzakelijk als redelijk zijn:

Afdelingsspecifieke bestedingslimieten

Om tegemoet te komen aan de gespecialiseerde behoeften van verschillende afdelingen binnen [Bedrijfsnaam], stellen we ook als volgt afdelingsspecifieke bestedingslimieten vast:

• Verkoopafdeling:
  • Klantenentertainment: Verhoogde limiet tot $ 150 per persoon om potentiële waardevolle klantbijeenkomsten mogelijk te maken.
  • Reizen: Extra flexibiliteit in vliegtickets tot $700 voor internationale reizen met voorafgaande goedkeuring.
• IT afdeling:
  • Technologie: Verhoogde limiet tot $ 500 ter ondersteuning van de aanschaf van gespecialiseerde software of hardware die essentieel is voor afdelingsactiviteiten.

Alle uitgaven die naar verwachting deze limieten zullen overschrijden, moeten vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming zijn met de budgettaire beperkingen en operationele doelstellingen.

Goedkeuringsprocedures

De efficiëntie en verantwoordelijkheid van het onkostenbeheerproces van [Bedrijfsnaam] zijn van het grootste belang. Om dit te garanderen, zijn de volgende gedetailleerde procedures en documentatievereisten opgesteld, die werknemers door het goedkeurings- en terugbetalingsproces van onkosten leiden.

Reis en verblijf

• Goedkeuring voorafgaand aan de reis:
  • Werknemers die zakenreizen plannen, moeten een reisschema en een geschat budget ter goedkeuring indienen via ons aangewezen online portaal.
  • Deze indiening moet minimaal twee weken vóór de geplande vertrekdatum plaatsvinden, zodat er voldoende tijd is voor beoordeling en goedkeuring.
• Documentatie na de reis:
  • Medewerkers zijn verplicht bij terugkomst alle betalingsbewijzen met betrekking tot reis- en verblijfkosten binnen een week in te leveren.
  • Dit omvat vluchten, hotels en andere reisgerelateerde uitgaven, die moeten worden geüpload naar ons digitale onkostenbeheerplatform.

Bedrijfsuitgaven

• Voor uitgaven die zijn gedaan tijdens vergaderingen met klanten, de aanschaf van kantoorbenodigdheden of andere zakelijke behoeften, moeten werknemers een ontvangstbewijs en een korte beschrijving van het zakelijke doel overleggen.
• Deze indieningen moeten binnen drie dagen na de gemaakte kosten worden ingediend via onze onkostendeclaratietool.

Grote uitgaven

• Grote uitgaven worden gedefinieerd als elke afzonderlijke uitgave die €2500 te boven gaat, of een reeks gerelateerde uitgaven die binnen een maand gezamenlijk €2500 overschrijden.
• Een gedetailleerd voorstel, inclusief de grondgedachte, de verwachte voordelen en de totale kosten, moet worden ingediend bij en goedgekeurd door het hoger management voordat de kosten worden gemaakt.

Documentatie en ontvangstbewijzen

Om een ​​efficiënte onkostenverwerking mogelijk te maken, moet de volgende documentatie worden ingediend bij het indienen van een terugbetalingsverzoek via de portal:

• Ontvangsten van alle uitgaven, met bewijs van betaling.
• Een korte beschrijving van het zakelijke doel van elke uitgave, waardoor de transparantie en rechtvaardiging worden vergroot.
• Voor reisgerelateerde uitgaven zijn volledige reisroutes en een bewijs van uitgaven nodig om de indiening te voltooien.

tijdlijnen

• Declaraties van reiskosten moeten binnen een week na de reis worden ingediend.
• Rapporten voor overige zakelijke kosten moeten binnen drie dagen na het ontstaan ​​van de kosten worden ingediend.
• Goedkeuring of feedback op ingediende onkosten vindt binnen drie werkdagen plaats, waardoor tijdige terugbetaling en duidelijkheid voor medewerkers wordt gewaarborgd.

Digitale indiening en verwerking

[Bedrijfsnaam] maakt gebruik van een digitaal onkostenbeheerplatform [Link] voor alle onkosteninzendingen en -goedkeuringen.

In dit gedeelte vindt u stapsgewijze instructies over hoe u de portal effectief kunt openen en gebruiken.

1. Aanmeldings-URL: Navigeer naar [Portal Link] met een willekeurige webbrowser. Deze link is ook beschikbaar op het bedrijfsintranet onder de sectie 'Employee Resources'.
2. Gebruikersnaam en wachtwoord: Uw inloggegevens bestaan ​​uit het e-mailadres van uw bedrijf en een wachtwoord dat oorspronkelijk door de IT-afdeling is verstrekt. Als u voor de eerste keer inlogt, wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen.
3. Twee-factorenauthenticatie (2FA): Voor extra veiligheid vereist de portal tweefactorauthenticatie. U ontvangt via sms of e-mail een code die u in het inlogscherm moet invoeren.

Nadat u bent ingelogd, vindt u de volgende hoofdsecties:

• Overzicht: bekijk uw recente onkostendeclaraties en hun status (in behandeling, goedgekeurd of afgewezen).
• Dien nieuwe onkosten in: Voer een nieuwe declaratie in, inclusief het uploaden van bonnen en het toevoegen van onkostengegevens.
• Rapporten: Genereer rapporten van uw ingediende uitgaven over geselecteerde perioden.
• Instellingen: Update uw persoonlijke gegevens, wijzig uw wachtwoord en configureer uw 2FA-instellingen.

Een nieuwe uitgave indienen:

1. Ga naar 'Nieuwe onkosten indienen': Klik op deze optie vanuit het dashboard.
2. Uitgavegegevens: Vul het onkostenformulier in met details zoals datum, categorie (bijvoorbeeld reizen, maaltijden), bedrag en een korte beschrijving.
3. Ontvangsten uploaden: Voeg digitale kopieën van uw bonnen toe door op de knop 'Uploaden' te klikken. De portal accepteert JPG-, PNG- en PDF-bestanden.
4. Indienen voor goedkeuring: Controleer uw invoer op juistheid en klik vervolgens op 'Verzenden'. U ontvangt een e-mailbevestiging van uw inzending.

Voor het controleren van de status en rapporten,

• Om de status van uw ingediende declaraties te controleren, gaat u naar het 'Dashboard'. Bij elk item wordt de huidige status weergegeven.
• Voor gedetailleerde rapporten over uw uitgaven gaat u naar het gedeelte 'Rapporten' en past u de rapportcriteria aan op basis van datumbereik, categorie of status.

Als u problemen ondervindt of vragen heeft over het gebruik van de portal:

• Veelgestelde vragen en gebruikershandleiding: Raadpleeg de uitgebreide veelgestelde vragen en gebruikershandleidingen die beschikbaar zijn in de 'Help'-sectie van de portal.
• Neem contact op met de IT-helpdesk: Voor technische ondersteuning, inclusief inlogproblemen of problemen met het uploaden van documenten, kunt u contact opnemen met de IT-helpdesk op ithelp@[bedrijfsnaam].com of (123) 456-7892.

speciale overwegingen

In situaties waarin het naleven van het beleid uitdagingen met zich meebrengt, worden werknemers aangemoedigd om proactief te communiceren met hun directe leidinggevende of het financiële team. Deze aanpak is bedoeld om begeleiding te zoeken of mogelijke uitzonderingen te bespreken, om ervoor te zorgen dat aan de operationele behoeften wordt voldaan zonder de beleidsintegriteit in gevaar te brengen.

Best practices, bronnen en partnerschappen

Om de werknemers van [Bedrijfsnaam] te ondersteunen bij het effectief beheren van de uitgaven en om potentiële besparingen te benutten via strategische partnerschappen, biedt dit gedeelte waardevolle bronnen, best practices en details over voordelige partnerschappen.

Praktische tips en tips

• Van te voren boeken: Het zo vroeg mogelijk plannen en boeken van reizen en accommodatie kan de kosten aanzienlijk verlagen. Probeer deze minimaal drie weken van tevoren te boeken.
• Gebruik voorkeursleveranciers: Maak waar mogelijk gebruik van voorkeursleveranciers voor reizen, accommodatie, kantoorbenodigdheden en technologie. Deze leveranciers zijn doorgelicht op waarde en servicekwaliteit.
• Digitale bonnen: Bewaar digitale kopieën van alle bonnen. De meeste leveranciers bieden e-bonnen aan, die gemakkelijker te beheren zijn en samen met uw onkostendeclaraties kunnen worden ingediend.
• Tijdigheid van onkostendeclaraties: Dien onkostendeclaraties snel in om een ​​snelle verwerking en terugbetaling te garanderen. Vertraagde indieningen kunnen leiden tot vertragingen bij de terugbetaling en het bijhouden van de begroting bemoeilijken.

Resources

• Platform voor digitaal onkostenbeheer: [Bedrijfsnaam] biedt een online platform voor het bijhouden en indienen van onkosten, toegankelijk via het bedrijfsintranet. Er zijn elk kwartaal trainingssessies over het gebruik van dit platform beschikbaar.
• Slack Channel van de financiële afdeling: Voor vragen of verduidelijkingen over het onkostenbeleid kunnen medewerkers contact opnemen met het Slack Channel van de financiële afdeling, tijdens kantooruren bereikbaar op #expense-queries.

Strategic Partnerships

[Bedrijfsnaam] heeft partnerschappen gesloten met verschillende externe leveranciers om werknemers kortingen en speciale voorwaarden te bieden, waardoor de waarde en efficiëntie van bedrijfsgerelateerde uitgaven wordt vergroot.

• Reispartnerschap: Met TravelCo kunnen werknemers profiteren van gereduceerde tarieven voor vluchten en hotelboekingen. Gebruik de bedrijfscode [TC123] bij het boeken via het TravelCo-platform of de app. [Koppeling]
• Technologie Benodigdheden: TechSolutions biedt speciale prijzen voor computeraccessoires en software aan werknemers van [Bedrijfsnaam]. U kunt dit raadplegen via de link op ons intranet, met behulp van het bedrijfsaccount. [Koppeling]
• Korting op kantoorbenodigdheden: OfficeMax werkt met ons samen om kortingen op kantoorbenodigdheden aan te bieden. Bestellingen kunnen rechtstreeks via ons inkoopsysteem worden geplaatst, waarbij kortingen automatisch worden toegepast. [Koppeling]

Om van deze partnerschappen gebruik te maken, moeten werknemers de specifieke codes en links raadplegen die op het bedrijfsintranet staan. Als u voor de eerste keer toegang krijgt of als u problemen ondervindt, staat het inkoopteam klaar om te helpen en ervoor te zorgen dat medewerkers optimaal kunnen profiteren van deze aanbiedingen.

Niet-nalevingsbeleid

Het garanderen van naleving van het onkostenbeleid van [Bedrijfsnaam] is van cruciaal belang voor het behoud van de financiële integriteit en verantwoordelijkheid binnen de organisatie. In dit gedeelte worden de gevolgen beschreven van het niet naleven van het onkostenbeleid en het proces voor het beoordelen en betwisten van niet-nalevingskwesties.

Het niet naleven van het onkostenbeleid kan, afhankelijk van de aard en frequentie van de overtredingen, leiden tot een reeks acties:

• Eerste overtreding: Werknemers die het onkostenbeleid voor de eerste keer niet naleven, ontvangen een schriftelijke waarschuwing en kunnen worden verplicht een training over de naleving van het onkostenbeleid bij te wonen.
• Herhaalde overtredingen: Voortdurende niet-naleving zal resulteren in zwaardere maatregelen, waaronder het weigeren van vergoeding voor niet-naleving van de kosten, een formeel onderzoek met het afdelingshoofd en mogelijke disciplinaire maatregelen tot en met ontslag.
• Ernstige overtredingen: Frauduleuze of opzettelijk misleidende declaraties zullen onderworpen zijn aan onmiddellijke disciplinaire maatregelen, waaronder mogelijk beëindiging van het dienstverband en juridische procedures.

Het beoordelings- en betwistingsproces is als volgt gedocumenteerd:

• Initiële beoordeling: Als de onkostendeclaratie van een medewerker wordt gemarkeerd wegens niet-naleving, ontvangt de medewerker een melding met details over het specifieke probleem. De medewerker krijgt de gelegenheid om aanvullende documentatie of verduidelijking te verstrekken om het probleem op te lossen.
• Formeel beroep: Mocht de werknemer het niet eens zijn met de beslissing die na de eerste beoordeling is genomen, dan heeft hij het recht om formeel in beroep te gaan tegen de beslissing. Het beroep moet binnen tien werkdagen na de oorspronkelijke beslissing schriftelijk worden ingediend bij de afdeling Financiën.
• Bezwaarcommissie: Een Beroepscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van Financiën, HR en de afdeling van de medewerker, zal het beroep beoordelen. Deze commissie zal alle ingediende documentatie en argumenten in overweging nemen om een ​​definitief besluit te nemen.
• Laatste beslissing: De beslissing van de commissie is definitief en wordt binnen 10 werkdagen na indiening van het beroep aan de werknemer meegedeeld. In het besluit worden de maatregelen beschreven die moeten worden genomen of wordt de oplossing van het probleem bevestigd.

Het niet-nalevingsbeleid van [Bedrijfsnaam] is bedoeld om het begrip en de naleving van het onkostenbeleid te bevorderen en tegelijkertijd een eerlijk proces te bieden voor het aanpakken en oplossen van problemen. Deze aanpak zorgt ervoor dat werknemers zich bewust zijn van het belang van compliance en de gevolgen van het niet naleven van vastgestelde richtlijnen, waardoor de financiële gezondheid en ethische normen van de organisatie behouden blijven.

Contacten en ondersteuning

Om ervoor te zorgen dat alle werknemers van [Bedrijfsnaam] toegang hebben tot begeleiding en ondersteuning met betrekking tot het onkostenbeleid, biedt dit gedeelte gedetailleerde contactgegevens voor personen en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op en de assistentie bij onkostengerelateerde vragen en processen.

• Vragen en verduidelijkingen over het onkostenbeleid: voor vragen over de richtlijnen voor het onkostenbeleid, toegestane uitgaven of terugbetalingsprocessen.
  • Contactpersoon: Jane Doe, manager onkostenbeleid
  • E-mail: jane.doe@[bedrijfsnaam].com
  • Telefoon: +123 (456) 7890-XNUMX
• Opleiding en naleving: voor vragen over trainingssessies over onkostenbeleid, nalevingskwesties of om problemen met betrekking tot onkostenvergoedingen te melden.
  • Contactpersoon: John Smith, HR-nalevingsfunctionaris
  • E-mail: john.smith@[bedrijfsnaam].com
  • Telefoon: +123 (456) 7891-XNUMX
• Platformondersteuning voor digitaal onkostenbeheer: voor technische ondersteuning bij het online platform voor het indienen van onkosten, inclusief inlogproblemen, indieningsfouten of het uploaden van documentatie.
  • Contactpersoon: IT-helpdesk
  • E-mail: ithelp@[bedrijfsnaam].com
  • Telefoon: +123 (456) 7892-XNUMX
• Partnerschappen en kortingen met leveranciers: voor hulp bij het verkrijgen van kortingen op voorkeursleveranciers, bestellen via bedrijfsaccounts of vragen over goedgekeurde leveranciers.
  • Contactpersoon: Lisa Green, inkoopspecialist
  • E-mail: lisa.green@[bedrijfsnaam].com
  • Telefoon: +123 (456) 7893-XNUMX
• Algemene vragen: Voor alle andere vragen of hulp die hierboven niet specifiek worden vermeld, kunnen medewerkers contact opnemen met de algemene ondersteuningslijn of e-mail, waar vragen worden doorgestuurd naar de juiste afdeling of persoon.
  • E-mail voor algemene ondersteuning: support@[bedrijfsnaam].com
  • Algemene ondersteuningstelefoon: (123) 456-7894

Dit onkostenbeleidsdocument, ontworpen voor [Bedrijfsnaam], dient als een uitgebreide gids voor het beheren van werkgerelateerde uitgaven op een manier die aansluit bij de waarden van onze organisatie op het gebied van integriteit, verantwoordelijkheid en fiscale verantwoordelijkheid.

We moedigen alle werknemers aan om zich vertrouwd te maken met dit beleid, gebruik te maken van de aangeboden middelen en contacten, en zich in te zetten voor het handhaven van de hoogste normen van financieel rentmeesterschap.

Regelmatige evaluaties en updates van dit beleid zullen worden gecommuniceerd om veranderingen in onze zakelijke omgeving, wettelijke vereisten of bedrijfsbehoeften weer te geven.

Mocht u vragen hebben of verdere verduidelijking wensen, aarzel dan niet om contact op te nemen met de juiste contactpersonen die in de vorige sectie zijn vermeld.

Uw begrip, medewerking en proactieve betrokkenheid bij dit beleid zijn van onschatbare waarde voor het behoud van de reputatie en het succes van [Bedrijfsnaam].

Wij danken u voor uw inzet om deze normen hoog te houden en bij te dragen aan de cultuur van uitmuntendheid en integriteit van ons bedrijf.

Einde van document

Hoe implementeert u het onkostenbeleidsjabloon voor uw bedrijf?

Zodra u klaar bent met het opstellen van uw onkostenbeleid op basis van uw zakelijke behoeften, is de volgende stap het implementeren ervan in de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.

We zullen nu onderzoeken hoe we de uitgaven efficiënt kunnen beheren met een eenvoudige handmatige workflow, inclusief stappen van het delen van het beleid tot het bijwerken van procedures.

Verderop zullen we ook bekijken hoe software voor onkostenbeheer, zoals Nanonets, het proces verder kan vereenvoudigen door middel van geautomatiseerd onkostenbeheer, met functies zoals online indieningen, scannen van bonnen en directe goedkeuringen.

Handmatige workflow: vereenvoudigde en praktische stappen

1. Deel het beleid: E-mail het onkostenbeleid naar iedereen en plaats het op het bedrijfsintranet. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers dit ook krijgen.
2. Train iedereen: Houd sessies om het beleid uit te leggen. Zorg voor een speciale sessie voor managers over hoe ze toezicht kunnen houden op de uitgaven van hun team.
3. Onkosten indienen: Werknemers vullen een standaardonkostenformulier in wanneer zij een zakelijke uitgave maken. Ze moeten vermelden waar de uitgave voor was, hoeveel het kostte en de datum waarop het gebeurde.
4. Uitgaven categoriseren: Na het invoeren van de gegevens sorteert de financiële persoon elke uitgave in categorieën, zoals reizen of maaltijden. Dit helpt de zaken georganiseerd te houden en maakt rapportage eenvoudiger.
5. Ontvangsten bijvoegen: Werknemers moeten bonnen bij hun formulieren voegen. Als de bonnetjes van papier zijn, moeten ze een duidelijke foto maken of een scan maken.
6. Gegevens invoeren: Iemand in de financiële wereld voert de gegevens van de bijgevoegde bonnen in het onkostenregistratiesysteem van het bedrijf in. Dit zorgt ervoor dat alle uitgaven nauwkeurig zijn en op één plek worden geregistreerd.
7. Controleren en goedkeuren: Onkosten doorlopen een beoordelingsproces, meestal eerst door de manager van de werknemer en vervolgens door de financiële afdeling, om er zeker van te zijn dat ze het beleid volgen.
8. Uitgifte vergoedingen: Na goedkeuring zorgt de financiële afdeling ervoor dat de kosten worden vergoed op de volgende loonlijst of volgens het terugbetalingsschema van het bedrijf.
9. Controle en audit: Het financiële team controleert periodiek de onkostendeclaraties aan de hand van het beleid om eventuele problemen of fraude op te sporen.
10. Update en feedback: Verzamel feedback van medewerkers over het onkostenproces en update het beleid of de procedures indien nodig om alles soepel te laten verlopen.

Geautomatiseerde workflow met software voor onkostenbeheer

Geautomatiseerde software voor onkostenbeheer, zoals Nanonets, implementeert het onkostenbeleid in een gestroomlijnde workflow.

Laten we eens kijken hoe.

• Begin: Meld je aan app.nanonets.com.
• Opgericht: Configureer uw onkostenbeleid in uw NanoNets-account. Voeg validatiecontroles en goedkeuringsroutering toe.
• Online indiening: Medewerkers loggen hun uitgaven meteen in NanoNets, door simpelweg een gescande of digitale kopie van hun kassabon te uploaden!

• Data-extractie: NanoNets haalt automatisch gegevens uit de ingediende bonnen, zoals datum, bedrag en verkoper, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd en ervoor wordt gezorgd dat uw onkostengegevens altijd accuraat zijn.

• Automatisch sorteren: NanoNets sorteert vervolgens elke uitgave in de juiste categorie op basis van de context van uw polis en het categoriseringskader, zoals reizen of maaltijden.

• Beleidscontroles: Tijdens het categoriseren controleert NanoNets elke uitgave aan de hand van uw polisregels. Het markeert automatisch alle berichten die niet geschikt zijn voor beoordeling.

• Directe goedkeuring: Het systeem stuurt elke uitgave ter goedkeuring naar de juiste manager op basis van de regels die u heeft ingesteld, zoals het onkostenbedrag of de afdeling. Dit versnelt het goedkeuringsproces.

• Snelle terugbetaling: Na goedkeuring worden de uitgaven automatisch in aanmerking genomen voor terugbetaling. NanoNets kan een koppeling maken met uw boekhoudsoftware, zodat dit zonder extra stappen mogelijk is.

• Inzichten en rapporten: NanoNets biedt rapporten en analyses over bestedingspatronen en beleidsnaleving, waardoor u een duidelijk beeld krijgt van waar het geld naartoe gaat.

Voor meer informatie vindt u hier een lijst met de beste onkostenbeheersoftware op de markt waarmee u uw onkostenbeleid gemakkelijk kunt implementeren.

De 15 beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer in 2024

Ontdek de wereld van software voor uitgavenbeheer in 2024. Ontdek de beste oplossingen en leer hoe u de juiste oplossing voor uw bedrijf kiest.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/