Bedrijven zijn tegenwoordig in toenemende mate afhankelijk van wereldwijde productie, grensoverschrijdend transport en wijdverbreide, zeer geavanceerde supply chain-netwerken. 

Met grote ontwikkelingen zoals de COVID-19-pandemie, de Russische invasie van Oekraïne en tekorten aan grondstoffen en arbeidskrachten, worden bedrijven geconfronteerd met een breed scala aan economische en juridische uitdagingen, waardoor leveranciers en kopers niet in staat zijn om aan contractuele verplichtingen te voldoen.

Meestal vereisen contracten de levering van producten of diensten op een bepaalde datum. Met onzekere vooruitzichten voor verbetering onderzoeken bedrijven hun mogelijkheden om te voldoen aan contractuele verplichtingen voor projecten. Zelfs met de beste inspanningen kan een dergelijke naleving moeilijk te bereiken zijn als een bedrijf niet in staat is om producten te leveren of diensten te verlenen vanwege onverwachte verstoringen in de toeleveringsketen.

Deze verstoringen hebben niet alleen impact op de directe klant van een bedrijf, maar ook op andere partijen in de supply chain. Een klassiek voorbeeld is het onvermogen om te presteren van een lagere leverancier in de auto-industrie, wat resulteert in productielijnonderbrekingen bij de fabrikant van originele apparatuur met vaak catastrofale economische gevolgen voor alle betrokken partijen.

Deze nieuwe uitdagingen hebben een reeds bestaand probleem met betrekking tot de structuur van contracten aan het licht gebracht. Uit geschillen tussen partijen blijkt vaak dat de onderliggende contracten ofwel dubbelzinnige bepalingen bevatten of zelfs zwijgen over bepaalde voorwaarden die cruciaal zijn om een ​​grote inbreuk of substantiële schade te voorkomen. Als gevolg van onvoldoende bepalingen bevinden veel bedrijven zich in een zwakke onderhandelingspositie, waardoor hun mogelijkheden om hun contractuele verplichtingen te wijzigen temidden van de economische realiteit te beperken.

Hoewel veel van deze uitdagingen louter schadelijk lijken, kunnen ze ook een kans bieden voor succes op lange termijn en kostenbesparingen door bestaande contractuele verplichtingen opnieuw te beoordelen. Om dergelijke kansen in zakelijke transacties te beoordelen, is het belangrijk om de meest essentiële aspecten te onderzoeken die met name duidelijke en gedetailleerde bepalingen nodig hebben, om potentiële aansprakelijkheidsrisico's in geval van verstoring van de toeleveringsketen te minimaliseren.

Overmacht. Overmacht is een juridisch begrip dat doorgaans bedoeld is als tijdelijke verlichting van contractuele verplichtingen als gevolg van een onverwachte gebeurtenis. Er is vaak naar gezocht om problemen met de toeleveringsketen aan te pakken.

Een overmachtsclausule wijst het risico van verlies toe als de uitvoering wordt belemmerd, vertraagd of verhinderd als gevolg van een gebeurtenis die de partijen niet hadden kunnen voorzien of beheersen. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, wordt in geval van overmacht echter niet het gehele contract ontbonden. In plaats daarvan kan de betrokken partij zich ontheffen van zijn specifieke prestatieverplichting, meestal voor een bepaalde periode, terwijl het contract afdwingbaar blijft.

Door een gebrek aan wettelijke normen zijn overmachtrechten grotendeels afhankelijk van tussen partijen overeengekomen voorwaarden. Als deze voorwaarden dubbelzinnig zijn - zoals onduidelijke gedekte gebeurtenissen, uitzonderingen of verantwoordelijkheden voor beperking - kunnen beweerde rechten op overmacht zinloos zijn. Om overmachtscenario's en soortgelijke risico's aan te pakken, moeten slecht opgestelde contractuele regelingen opnieuw worden beoordeeld, om onbedoelde verwarring en langdurige en kostbare onderbrekingen voor toekomstige projecten te voorkomen.

Verder is het definiëren van remedies vaak net zo belangrijk als het afdekken van gevallen van overmacht. Een partij kan bijvoorbeeld een overeenkomst niet beëindigen of voorwaarden, zoals verlenging van levertijden of prijsverhogingen, eenzijdig wijzigen, tenzij dit in een overeenkomst is geregeld.

Daarnaast zijn partijen doorgaans verplicht de gevolgen van een overmachtsituatie te mitigeren. Hoewel er geen wettelijke vereisten voor een dergelijke beperking bestaan, is het van het grootste belang om dit proces uit te stippelen, zoals het nemen van redelijke maatregelen om alternatieve manieren van optreden te vinden of het coördineren van kostendeling voor hogere prijzen. Door dergelijke zaken vast te stellen tijdens contractonderhandelingen, kan het risico op geschillen bij het optreden van overmacht worden verminderd.

Er zijn aan beide kanten argumenten over de vraag of een contractbreuk veroorzaakt door COVID-19-gerelateerde problemen, zoals hogere prijzen, vertragingen in de toeleveringsketen of slechte prestaties van het personeel, de overmachtclausule in een contract activeert. De bepaling of dergelijke gebeurtenissen de clausule activeren, hangt in het algemeen af ​​van de voorzienbaarheid en de taal in de overeenkomst.

De niet-overtredende partij zal vaak beweren dat de wereld al bijna drie jaar te maken heeft met COVID-19 en dat bedrijven moeten anticiperen op problemen met de toeleveringsketen, prijsschommelingen en personeelstekorten bij het contracteren van goederen en diensten. Beweren dat COVID-19 een ‘daad van God’ is, is vaak niet genoeg. In plaats daarvan moet de overtredende partij aantonen dat zij een adequate kennisgeving heeft gedaan en waar mogelijk alternatieve uitvoeringsmethoden heeft onderzocht.

Een tijdige melding van overmachtsituaties moet soms schriftelijk worden gedaan, met ontvangstbevestiging door de wederpartij. Alternatieve prestatiemethoden kunnen zijn het vervaardigen van gelijkaardige conforme goederen en, als diensten het onderwerp zijn van de overeenkomst, het inhuren van een onderaannemer die de contractuele verplichtingen namens de overtredende partij kan uitvoeren.

Kortom, bij het onderhandelen over een overeenkomst moeten partijen de mogelijkheid benutten om zorgvuldig (a) de omvang van overmachtsituaties, (b) overeenkomstige remedies en (c) mitigatieverplichtingen af ​​te bakenen.

Prijsstructuren. Traditioneel zijn prijzen vast en kunnen deze slechts periodiek worden aangepast, maar vanwege frequente veranderingen in grondstofprijzen en beschikbaarheid kunnen partijen rekening houden met dergelijke uitdagingen door concrete parameters te creëren voor gebeurtenissen die van invloed zijn op prijzen en drempelbedragen, waardoor toekomstige aanpassingen, zoals een bepaald percentage prijsstijging voor ruw staal over een bepaalde periode.

Beperking van aansprakelijkheid en mogelijke aftopping van schade. Hoewel vaak bepalingen over "beperking van aansprakelijkheid" in contracten worden aangetroffen, negeren partijen vaak de impact van dergelijke bepalingen of begrijpen ze deze niet volledig. In plaats van standaardtaal te gebruiken, zouden bedrijven zich moeten concentreren op waarschijnlijke scenario's, zoals lijnonderbrekingen en ernstige schade door late leveringen. Gedetailleerde formulering van aansprakelijkheidstaal kan op zijn beurt zekerheid bieden en partijen in staat stellen zich voor te bereiden op mogelijke verstoringen.

Andere sleutelgebieden. Internationale contractuele betrekkingen vereisen rechtskeuze en plaatsbepalingen om voorspelbare uitkomsten met betrekking tot geschillen mogelijk te maken. Bovendien kan een clausule voor alternatieve geschillenbeslechting in plaats van een standaard bepaling over de plaats van vestiging het risico verkleinen van tegenstrijdige beslissingen die voortvloeien uit parallelle geschillen in de toeleveringsketen.

Leveranciers moeten overwegen om leveringsverplichtingen met enige flexibiliteit aan te nemen en moeten vooral het taalgebruik "tijd is van essentieel belang" vermijden. Daarnaast is het raadzaam om voorschriften op te nemen met betrekking tot aansprakelijkheidslimieten, vrijstellingen en aansprakelijkheid voor gevolgschade van downstream-leveranciers.

Ondanks voortdurende supply chain-risico's, moeten bedrijven zich bewust zijn van hun mogelijkheden om zich te positioneren en aan te passen voor succes op de lange termijn en kostenbesparingen, door bestaande contractuele verplichtingen en algemene voorwaarden met leveranciers te heroverwegen.

Sebastian Meis is aandeelhouder en lid van het Global Business Team van het advocatenkantoor Baker donelson. Lee Smith is aandeelhouder en leider van Baker Donelson's International Trade and National Security-praktijk.