Digitale transformatie heeft invloed op bijna alle branches en sectoren, nu bedrijven gaan kijken naar technologie om processen en strategieën te vergemakkelijken en middelen te besparen.

De Covid-19-pandemie heeft bedrijven nog meer ontwricht, met veranderingen in de manier waarop ze hun diensten leveren, inspelen op de behoeften van klanten en personeel en in het koesteren van hun relatie met hun werknemers. De plotselinge overstap naar werken op afstand heeft extra werk opgeleverd voor Human Resources, die hun personeelsbeheeractiviteiten moesten vernieuwen en moesten reageren op de massale toestroom van verzoeken van werknemers om hulp. Wervingsprocessen moesten zich aanpassen aan nieuwe procedures op afstand, samen met veiligheidsmaatregelen en het creëren van nieuw Covid-19-beleid naast de gebruikelijke taken van een HR-team. 

HR-teams adopteren snel geautomatiseerde workflows terwijl ze overschakelen van handmatige, op papier gebaseerde processen en spreadsheets naar omarming HR-service automatisering met behulp van de nieuwste technologische ontwikkelingen. HR-leiders begrijpen dat flexibele en snelle HR-automatiseringsservices hun bedrijven kunnen helpen bij te blijven met de veranderende bedrijfsbehoeften.

Veel HR-teams hebben te maken met uitdagingen, zoals verminderde HR-budgetten of personeelsbezetting waardoor ze meer moeten doen met een HR-automatiseringstool die handmatige taken kan automatiseren, documentatieprocedures kan vereenvoudigen, de last van HR-personeel kan verlichten en naleving kan garanderen. 

Daarnaast is een belangrijk facet van HR-services wervings- en onboarding-procedures die transparanter en efficiënter kunnen worden uitgevoerd en handmatige fouten kunnen worden verminderd, met behulp van slimme filtering. Dit kan ook van toepassing zijn op andere processen, zoals urenregistratie, beoordelingsprocessen of andere informatieve hulpmiddelen, zodat HR-teams constant in contact kunnen staan ​​met de medewerkers van het bedrijf en hen kunnen helpen wanneer dat nodig is.

In multinationals, waar teams vaak verspreid zijn over tal van landen en tijdzones, is er ook een toenemende behoefte aan HR-teams of bekwame selfservicemogelijkheden die 24/7 beschikbaar zijn om te helpen wanneer een werknemer hun hulp nodig heeft. 

Met al deze nieuwe taken en een toenemend aantal externe medewerkers die om hulp vragen, worden HR-teams vaak overspoeld met ondersteuningsverzoeken en de toenemende behoefte om hun werknemers een schaalbaar, wrijvingsloos selfservice-aanbod te bieden om de wachttijden te verkorten, vooral tijdens specifieke inschrijvingsperioden, en vaak het gevolg van inefficiënte zelfbedieningsopties en een groot aantal herhaalde verzoeken.

Voordelen van HR-automatisering

De voordelen van het gebruik van HR-serviceautomatisering zijn opmerkelijk, zodanig dat HR-automatisering niet langer louter een voordeel, maar een noodzaak is. Hier zijn enkele voordelen van HR-serviceautomatisering: 

Verhoogde nauwkeurigheid

HR-automatisering kan uiteindelijk leiden tot betere wervingsbeslissingen. Het lijkt misschien een gewaagde uitspraak, maar zelfs goed geleide organisaties zijn gevoelig voor menselijke fouten. Fouten zijn niet te voorzien en we zijn tenslotte ook maar mensen. Fouten kunnen echter veel extra werk, tijd en geld veroorzaken om dingen goed te krijgen. Ze kunnen ook het moreel en de efficiëntie van werknemers beïnvloeden. HR-workflowprocessen kunnen behoorlijk complex zijn en HR-automatisering kan workflows stroomlijnen en handmatige fouten verminderen. 

Bespaart tijd en laat teams zich concentreren op kritieke problemen

Het genereren van grote hoeveelheden nieuwe externe wervingsdocumenten of het voldoen aan de behoeften van de klant buiten het kantoor kan ingewikkeld zijn. Het stroomlijnen van processen vermindert de hoge werkdruk van HR-medewerkers en vermindert burn-out op administratief werk. Dit maakt het mogelijk HR om zich te concentreren op complexe, strategische en kritische beleidslijnen en procedures. Het gebruik van bots en HR-serviceautomatisering voltooit repetitieve handmatige taken snel en nauwkeurig en overbrugt proceshiaten. Dit vermindert de stress van overwerkte HR-medewerkers, verbetert de medewerkerstevredenheid, verhoogt hun productiviteit en versterkt het behoud van medewerkers.

Kostenefficient

Het verminderen van menselijke fouten en het automatiseren van procedures verlaagt de kosten die gepaard gaan met het wijzigen van deze fouten, maar ook de hoge prijzen die gewoonlijk worden geassocieerd met HR-software die functies bevat die mogelijk niet nodig zijn voor een specifiek HR-team. In tegenstelling tot stand-alone HR-systemen, kunnen HR-automatiseringssystemen worden aangepast aan de behoeften van elk team, waardoor bedrijven de processen die ze willen selectief kunnen automatiseren zonder enorme bedragen te hoeven investeren. 

Efficiënte, consistente en gestroomlijnde communicatie

Alle medewerkers op één lijn houden en de communicatie stroomlijnen is een extra uitdaging geworden met Covid-19. Door meldingen en herinneringen te automatiseren, kunnen relevante partijen gemakkelijk worden herinnerd aan belangrijke informatie en de antwoorden krijgen die ze nodig hebben als ze communiceren met virtuele agenten, zodat iedereen goed geïnformeerd is, zelfs als ze niet vanuit dezelfde locatie of tijdzone werken. 

Op een moment dat de veranderende arbeidswetten worden nageleefd, zijn werknemers massaal naar HR-teams gestroomd om opheldering te vragen over nieuwe wetten met betrekking tot werken op afstand, inclusief die met betrekking tot onder meer tijdregistratie, overuren, ziekteverlof en kantoorhulpmiddelen. Het automatiseren van reacties en het gebruik van bots kan uniforme, transparante informatie leveren aan massaverzoeken, medewerkers helpen bij het documenteren en bruikbare inzichten ontsluiten om bedrijven te helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen. 

Hierdoor zullen werknemers zich gesteund voelen en worden teams geïnformeerd over veranderingen die de communicatie binnen het bedrijf kunnen versterken, evenals de onboarding-procedures kunnen vergemakkelijken en de beveiligingsprocedures kunnen versterken. 

Trends in HR-automatisering

Hoewel HR-automatiseringsdiensten niet nieuw zijn, heeft Covid-19 bedrijven ertoe aangezet om op afstand te werken met schaarse voorbereiding of de juiste technologische oplossingen. Met alle veranderingen die tijdens de pandemie zijn ontstaan, zijn er nieuwe trends verschenen in HR.  

HR-serviceautomatisering is ongetwijfeld de meest relevante trend. De noodzaak om processen te vereenvoudigen en workflows te stroomlijnen om de stabiliteit van het bedrijf te garanderen, heeft een duidelijke focus op ervoor te zorgen dat werknemers gelukkig en productief zijn, ondanks de veranderingen die zich in hun werkomgeving hebben voorgedaan. Maar wat verwachten medewerkers van HR-automatisering en welke kansen kunnen hieruit voortkomen?

Chatbots kunnen onboarding vereenvoudigen

Organisaties hebben over het algemeen tal van softwaretools die elke medewerker moet gebruiken. Dit kan onder andere een e-mailaccount, een chattool of een projectbeheersysteem zijn. Het vinden van informatie kan vaak een hele klus zijn, en wanneer iemand nieuw is in een functie, hebben ze vaak veel vragen te stellen en weinig idee waar ze de antwoorden kunnen vinden. 

Chatbots kunnen medewerkers geven snelle en nauwkeurige antwoorden via alle communicatiekanalen, terwijl ook gepersonaliseerde waarschuwingen en meldingen worden verzonden om de nieuwe werknemer gemakkelijk in het bedrijf te laten komen. Ze kunnen 24/7 informatie verstrekken over alle bedrijfskwesties, van beleid, seminars, documenten tot het boeken van vergaderruimten of meer weten over after-work groepen. 

Medewerkers kunnen hulp en training krijgen zonder dat er HR-personeel nodig is

De meeste werknemers hebben een soort training nodig wanneer ze in een bedrijf beginnen, maar HR-medewerkers hebben weinig tijd om gepersonaliseerde trainingsprocessen te geven aan hun nieuwe aanwervingen. De beste geautomatiseerde HR-services kunnen gemakkelijk meerdere contentbronnen opnemen en indexeren die kunnen worden gebruikt om zowel werknemers als HR-personeel te helpen.

Chatbots en HR-automatiseringsservices maken gebruik van de gegevens uit de interacties met werknemers om gepersonaliseerde informatie te leveren over trainingen, seminars of nieuws dat van belang kan zijn voor de werknemer. Evenzo bieden HR-automatiseringsservices en chatbots zelfbedieningsfuncties, waarbij werknemers door middel van vragen worden geleid met behulp van natuurlijke taalverwerking, zodat werknemers lossen 80% van hun ondersteuningsproblemen en taken op zonder betrokkenheid van het team. 

Payrolls, timemanagement en interne processen kunnen efficiënter worden opgeleverd

Het bijhouden van de werklast van uw team kan een ingewikkelde taak zijn. In 2021 zoeken bedrijven naar manieren om tijd- en aanwezigheidsoplossingen te automatiseren, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot hun roosters en meldingen over hun werkuren kunnen ontvangen om burn-out van werknemers te voorkomen. Andere processen met betrekking tot facturen, AI-gestuurde prestatiebeoordelingen kunnen worden afgehandeld en virtuele assistenten die meldingen aan medewerkers leveren. 

Chatbots kunnen gepersonaliseerde waarschuwingen sturen om ervoor te zorgen dat werknemers het intranet of een ander systeem niet hoeven te openen of door een ander systeem hoeven te navigeren om updates te vinden. 

Rekruteringsinspanningen automatiseren

Wervingsprocessen kunnen worden verbeterd met het gebruik van AI- en Big Data-mogelijkheden die kunnen helpen bij het ontleden, filteren en vinden van de juiste kandidaat uit een grote stapel gegevens. Maar chatbots kunnen ook worden ingezet als onderdeel van een wervingsproces. Omdat chatbots steeds vaker worden gebruikt als onderdeel van de digitale ervaring, kunnen ze ook door HR worden gebruikt bij het zoeken naar de perfecte kandidaat en als sleutelelement in een geautomatiseerd wervingsproces. 

Een voorbeeld van een proces zou dit kunnen zijn: Er wordt een vacature gepubliceerd en er worden veel sollicitaties ontvangen, waarvan de meeste niet voldoen aan de vereisten voor de functie. Een intelligente technologie voor het screenen van cv's ontleedt automatisch de kandidaten om de top 25% binnen uw ATS te identificeren. Met een klik op de knop kunnen sollicitatiegesprekken met kandidaten worden opgezet, waarbij een automatische e-mailmelding wordt verzonden. 

Dit is waar chatbots kunnen ingrijpen om de eerste reeks vragen met een kandidaat op te stellen en ook om snel op eventuele vragen te reageren, terwijl ze informatie verzamelen en leren de betere antwoorden en een werkend eerste filter te detecteren voordat een video-interview met een menselijke agent wordt opgezet.

4 manieren waarop bots de automatisering van HR-services kunnen versnellen

Zoals we hebben gezien, is een duidelijke functie in HR-serviceautomatisering de inzet van bots die HR-afdelingen kunnen ontlasten, terwijl de productiviteit wordt verhoogd en het behoud van werknemers wordt verbeterd.

Maar hoe kunnen ze dit doen en welke voorbeelden zijn er van hun succes?
Download ons nieuwste e-boek voor meer informatie over dit onderwerp!