Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op Gezondheidszorgbedrijf vandaag.

De eerste prioriteit van een verpleegkundige is de zorg voor patiënten, maar velen besteden veel van hun dagen aan taken buiten de zorgverlening. Onderzoek laat zien hoe eerstelijns clinici gemiddeld 17% van hun werkweek besteden aan inventarisproblemen, waarbij 65% die tijd wil inruilen om bij hun patiënten te zijn.

Handmatig beheer van de toeleveringsketen in de gezondheidszorg is een enorme belasting voor het verplegend personeel, het neemt veel tijd weg van de patiëntenzorg en vergroot het risico op fouten, waaronder ontbrekende benodigdheden, gebruik van verlopen/teruggeroepen benodigdheden en onjuiste/onvolledige documentatie.

Zorgorganisaties hebben een aanzienlijk investeringsrendement (ROI) behaald door het voorraadbeheer in klinische gebieden te optimaliseren door middel van een geconsolideerd, geïntegreerd en geautomatiseerd punt van gebruik (POU) systeem.

Door gebruik te maken van POU-technologie ontlasten zorgsysteembeheerders verpleegkundigen van de last van handmatig voorraadbeheer, verhogen ze de arbeidsvreugde terwijl ze de efficiëntie verbeteren, kosten en risico's verlagen, en vooral, verpleegkundigen in staat stellen meer tijd met patiënten door te brengen.

5 redenen waarom verplegend personeel een POU-systeem gebruikt

 1. Legt de focus weer op patiëntenzorg

Meer dan de helft (57%) van 400 ondervraagde belanghebbenden in het ziekenhuis - verpleegkundigen, artsen, leiders van servicelijnen en beheerders van toeleveringsketens - zeiden dat ze zich een tijd herinnerden waarin een arts geen product had dat nodig was voor een patiënt tijdens een procedure.

Wanneer de voorraden niet beschikbaar zijn, worden verpleegkundigen gedwongen om het bed van de patiënt te verlaten en naar hen te zoeken. In de perioperatieve ruimte kan dit betekenen dat een patiënt op de operatiekamer (OK) tafel moet liggen.

In theorie zou de voorkeurskaart van een arts alles moeten vermelden wat nodig is in termen van benodigdheden voor een procedure. Als de kaart onnauwkeurig is, ontvangt het OK-team niet de benodigdheden die nodig zijn voor een zaak. Wanneer dit gebeurt, moet de verpleegkundige de OK (en de patiënt) tijdens de procedure verlaten om de ontbrekende "add-on"-items te vinden en te verzamelen.

"De eerste prioriteit onder verpleegkundigen is naast het bed blijven om patiëntenzorg te bieden", zegt Betty Jo Rocchio, MS, RN, CRNA, CENP, Senior Vice President en Chief Nursing Officer bij Mercy. "Maar voordat we de point-of-use-oplossing gebruikten, werkten we met ongeveer 46% add-on-benodigdheden, wat betekent dat we 46% van de tijd de kamer uit waren om dingen te pakken die we nodig hadden."

Mercy's POU-oplossing automatiseert het volgen en documenteren van benodigdheden in de OK, inclusief producten die worden gebruikt, producten die nooit zijn geopend en ongebruikt zijn gebleven, producten die zijn geopend en ongebruikt zijn, evenals aanvullende items. Het gezondheidssysteem gebruikt deze gegevens om zijn voorkeurskaarten continu bij te werken, ongebruikte items te verwijderen en de ontbrekende toe te voegen. Met een grotere nauwkeurigheid van voorkeurskaarten daalde het add-onpercentage van Mercy met meer dan de helft tot 20%.

En niet alleen grote gezondheidsstelsels profiteren van deze aanpak. In het Concord Hospital, een regionaal medisch centrum met 295 bedden in New Hampshire, heeft het POU-systeem meer dan 5,800 uur in klinische tijd teruggegeven aan zorgverleners.

2. Ondersteunt tijdige, geplande procedures

Voordat u een POU-oplossing implementeert, circulerende verpleegster Jessica Bader zei dat er tijden waren dat haar instelling operaties moest annuleren toen ze zich realiseerden dat ze niet de implantaten hadden die ze nodig hadden.

"Dit heeft invloed op de patiënt, die grote veranderingen in hun leven heeft aangebracht om daar te kunnen worden geopereerd, en alle familieleden of vrienden met hen die vrijaf hebben genomen om daar te zijn", legt Bader uit. "Dit verpest ook de dag van het OK-team door ons hele schema in de war te sturen en mogelijk invloed uit te oefenen op andere patiënten die later op de dag voor procedures waren ingepland."

Met een end-to-end voorraadketenbeheer (SCM)-oplossing die het volgen van producten automatiseert vanaf het moment van ontvangst tot de POU, Bader en haar team kregen het inzicht om vooruit te plannen.

"We konden ons operatieschema bekijken, de inventaris controleren en ervoor zorgen dat we alles hadden wat we nodig hadden voor een zaak via het supply chain-systeem van de operatiekamer", zei Bader. “Als we iets vonden dat we niet hadden voor een aanstaande operatie, hadden we tijd om het van de leverancier te halen. Er was geen haast meer om 's nachts voorraden te missen, wat met voorraadtekorten misschien niet eens mogelijk zou zijn."

3. Biedt bruikbare inzichten over kosten, kwaliteit en resultaten

In de huidige op waarde gebaseerde zorgomgeving moeten zorgorganisaties bewijzen dat ze waarde bieden aan de patiënt — het leveren van hoogwaardige zorg op een kosteneffectieve manier die de langetermijnresultaten verbetert.

Vóór de POU-oplossing zei Rocchio dat de artsen van Mercy geen manier hadden om de kosten van elk item in een procedure te kennen of de totale kosten van benodigdheden per geval te berekenen. Nu de productkostengegevens direct beschikbaar zijn in de SCM bij de POU, kunnen verpleegkundigen een artikel scannen en direct het prijskaartje achterhalen.

"Zo kunnen we nu op verzoek van de arts vijf verschillende nietmachines in de OK scannen om hun prijzen te weten te komen en kunnen zij beslissen welke te gebruiken", zegt Rocchio. “En ze lopen de OK uit met een soort kassabon van wat de totale leveringskosten voor dat geval waren. Het is een game changer geweest omdat het hen in staat stelt de juiste beslissingen te nemen over waarde voor de patiënt.”

Omdat de SCM- en POU-applicaties zijn geïntegreerd met het elektronisch patiëntendossier (EPD), enterprise resource planning (ERP) en financiële systemen, kan een zorgorganisatie naadloos realtime gegevens en analyses uitvoeren om te bepalen hoe de leveringen correleren met klinische en financiële resultaten.

"Met behulp van die dataset kunnen we resultaten voor de patiënt produceren, zelfs op de lange termijn, tegen de kosten van de producten die we gebruiken", legt Rocchio uit. “Dat is heel waardevol als je bedenkt waar het betalingsmodel naartoe gaat in dit land waar we steeds meer kosten moeten verantwoorden en waarde moeten bewijzen. Als we naar de gegevens kijken, kunnen we vaststellen dat het gunstig is om wat meer geld uit te geven aan een implantaat als we er op de lange termijn betere resultaten mee behalen."

"We kunnen die datasets ook naar onze leveranciers brengen en zeggen dat dit implantaat geen $ 400 meer waard is dan de andere, of dat het meer waard is op basis van de resultaten van de patiënt, dus we willen er meer van kopen," voegde Rocchio eraan toe. "We kunnen bewijzen dat het geld dat we uitgeven de waarde biedt die we als gezondheidssysteem willen leveren."

4. Voorkomt het gebruik van verlopen/teruggeroepen producten

Bijna een op de vier (24%) Geënquêteerde ziekenhuismedewerkers zeiden dat ze hebben gezien of gehoord over verlopen of teruggeroepen apparatuur die bij een patiënt is gebruikt.

Om dit te helpen voorkomen, gebruiken zorgorganisaties SCM-technologie om details op artikelniveau (bijv. lot- en serienummers, vervaldatums) van producten vast te leggen bij ontvangst, die tot aan het bed van de patiënt toegankelijk zijn via POU-scanning .

"Met de technologie zal een verlopen of teruggeroepen product niet eens de kamer van de patiënt bereiken, omdat het systeem het personeel van de toeleveringsketen waarschuwt wanneer ze het naar de patiëntenwagen scannen", zei Rocchio. "Als de toeleveringsketen het om de een of andere reden niet opvangt, wat zeldzaam is, zal de verpleegster het opvangen bij het scannen van het product aan het bed."

Vervallen voorraden vormen niet alleen een bedreiging voor de patiëntveiligheid, maar verhogen ook de zorgkosten. Met zijn POU-oplossing verminderde Munson Healthcare, een gezondheidszorgsysteem bestaande uit negen ziekenhuizen die 24 provincies in Noord-Michigan bedienen, de kosten van verlopen voorraad met meer dan $ 250K per jaar.

"We zijn in staat om kosten efficiënter vast te leggen en voorraadniveaus nauwkeuriger te volgen, waardoor onze klinische medewerkers meer tijd hebben om zich te concentreren op de patiëntenzorg", zegt Flavius ​​Toader, Director of Supply Chain voor Munson Healthcare.

5. Verbetert de tevredenheid en retentie van verpleegkundigen

Omdat verpleegkundigen overwerkt zijn, opgebrand zijn en het veld verlaten, worden gezondheidsstelsels en ziekenhuizen onder druk gezet om al het mogelijke te doen om het bestaande verplegend personeel te behouden en vacante posities in te vullen.

Een betere werkomgeving verbetert niet alleen de tevredenheid van de verpleegkundige, maar kan ook de resultaten voor de patiënt verbeteren. Penn Nursing's Center for Health Outcomes & Policy Research (CHOPR) vond dat betere verpleegkundige werkomgevingen geassocieerd zijn met een lagere kans op negatieve resultaten van verpleegkundigen, slechte veiligheids- of kwaliteitsbeoordelingen en negatieve patiëntresultaten, maar een hogere kans op patiënttevredenheid.

"Waarde komt niet alleen in de vorm van geld, het komt ook in de vorm van tevredenheid van collega's, die tevredenheid van verpleegsters," zei Rocchio. “Voor ons is die efficiëntie van verpleegkundigen naast het bed blijven voor patiëntenzorg. Dat is dus een van de dingen waar we naar hebben gekeken: werkdruk verminderen.”

Met geautomatiseerde voorraadtracering en POU-gegevensregistratie kunnen verpleegkundigen zich concentreren op hun eerste prioriteit - patiënten - wetende dat de benodigdheden beschikbaar zijn en het gebruik wordt gedocumenteerd in het patiëntendossier.

Conclusie

Het einddoel voor elke zorgorganisatie is bedrijfsbrede zichtbaarheid en controle van de voorraad. Het implementeren van een point-of-use-oplossing heeft het potentieel om zowel de operationele prestaties als de productiviteit van het personeel te verbeteren. Met meer data- en technologiemogelijkheden hebben verpleegkundigen de tools en benodigdheden om ervoor te zorgen dat ze de best mogelijke patiëntenzorg bieden.