Boekhoudkundige problemen zijn nooit eenvoudig op te lossen geweest, maar brengen vandaag de dag een aantal unieke uitdagingen met zich mee. De IRS voert haar compliance- en auditinspanningen op, terwijl grensoverschrijdende handel en transacties de complexiteit voor bedrijven van elke omvang vergroten. Hoewel de Financial Accounting Standards Board (FASB) beweert te proberen de GAAP-boekhoudvereisten soepel en minder belastend te houden, denken degenen die aan het einde van hun beslissingen staan ​​vaak daar anders over. 

Maar het huidige tijdperk in de boekhouding biedt nieuwe oplossingen voor oude en aanhoudende problemen in de boekhouding. Kunstmatige intelligentie, financiële automatiseringssoftwareen gestroomlijnde data-analyse worden gecombineerd met eenvoudigere betalingsverwerkingsmethoden en andere geavanceerde technologie om het leven van uw boekhoudteam gemakkelijker te maken. 

Maar hoewel sommige kwesties in de boekhouding nieuw zijn en voortkomen uit veranderende tijden, zijn andere constant en blijven leidinggevenden al tientallen jaren geplaagd. Werk samen met uw team om inzicht te krijgen in enkele van de belangrijkste boekhoudproblemen van vandaag de dag – en hoe u deze het beste kunt aanpakken. 

Wat zijn boekhoudkundige problemen? 

Boekhoudkundige problemen variëren in ernst, complexiteit en frequentie. Maar hoewel de details variëren, geldt dat niet voor de kerndefinitie van boekhoudkundige problemen. Boekhoudkundige problemen zijn alle identificeerbare, te voorkomen boekhoudkundige factor die rechtstreeks bijdraagt ​​aan een tastbaar negatief resultaat binnen uw bedrijf, waaronder:

• Onnauwkeurige financiële overzichten en registratiedossiers.
• Fysieke en digitale veiligheidsrisico’s, waaronder fraude. 
• Verouderd gebruik van boekhoudnormen. 
• Negatieve auditresultaten. 

Het sleutelwoord in onze definitie is te voorkomen. Andere factoren, onvoorzien en onvoorspelbaar, kunnen een negatieve invloed hebben op uw bedrijf. De truc bij het omgaan met boekhoudkundige problemen is dat ze allemaal vermeden kunnen worden – als je over de kennis, vooruitziendheid en hulpmiddelen beschikt om ze te bestrijden,

Wat veroorzaakt boekhoudkundige problemen?

De hoofdoorzaak van elk boekhoudprobleem wordt hierboven uiteengezet: als u niet over de kennis, de vooruitziende blik of de instrumenten beschikt om boekhoudproblemen te bestrijden, bent u niet toegerust om ze aan te pakken voordat ze zich voordoen.

Naast de conceptuele oorzaken omvatten de materiële oorzaken echter (naast vele andere):

• Het ontbreken van interne controles die bijdragen aan onopgemerkte menselijke fouten en fraude.
• Financiële teams die niet regelmatig trainingen geven of niet op de hoogte blijven van veranderende regelgeving en rapportagestandaarden. 
• ‘Single Points of Failure’, waarbij uw financiële en boekhoudkundige cyclus afhankelijk is van één persoon, hetzij vanwege personeelsproblemen, competentie of training.
• Ethische oorzaken die bijdragen aan fraude, of zelfs ‘zachte fraude’ waarbij werknemers informatie op creatieve wijze interpreteren om een ​​kunstmatig rooskleurig beeld te schetsen.

De tien belangrijkste boekhoudproblemen

Geen enkele organisatie is perfect en de kans is groot dat uw bedrijf verbetering nodig heeft binnen ten minste één van deze domeinen. Dat is echter niet slecht; het slechte is dat je een probleem identificeert en er niet naar handelt. Vergeet niet dat de eerste stap bij het aanpakken van uw boekhoudproblemen het ontwikkelen van de kennis is om deze te identificeren en ernaar te handelen. Als u dus begrijpt waar uw bedrijf tekortschiet, wordt het proces van het optimaliseren van uw onderneming op gang gebracht. 

De Securities and Exchange Commission (SEC) voert haar handhavingsinspanningen op en vervolgt 9% meer handhavingsovertredingen in 2022 dan vorig jaar. Bedenk dat de SEC onwetendheid niet accepteert als excuus voor het verkeerd beheren van boekhoudproblemen, en dat zou u ook niet moeten doen. 

1. Menselijke fouten en onnauwkeurige gegevensinvoer

Menselijke fouten zijn het meest voorkomende boekhoudprobleem en kosten bedrijven jaarlijks miljoenen dollars. Het handmatig beheren van duizenden regels transactionele boekhouding is niet eenvoudig, en tijdsdruk in combinatie met uitputting kan slordigheid veroorzaken die in de loop van de tijd een catastrofaal sneeuwbaleffect veroorzaakt. Deze problemen variëren van eenvoudig, zoals dubbele betalingen aan leveranciers, tot veel moeilijker te ontwarren, zoals het per ongeluk missen van de loonlijst. 

Oplossing: Boekhoudautomatisering Tools met ingebouwde validatiecontroles en foutmeldingen helpen een grote stap vooruit om menselijke foutelementen uit de vergelijking te verwijderen, maar vormen geen definitieve oplossing. U zult nog steeds een robuuste personeelstraining moeten implementeren, zowel tijdens de onboarding als bij voortdurende opfriscursussen. Derden of geautomatiseerde audits, recensies en afstemming helpen ook, omdat een stel frisse ogen fouten kan opmerken die mensen met skin in het spel (of eenvoudige stat-uitputting) niet kunnen. 

2. Cashflowbeheer en nauwkeurigheid van overzichten

Uw resultatenrekening kan een rooskleurig beeld schetsen, maar als u uw cashflow niet kunt beheren, zit u in de problemen – vooral omdat hogere rentetarieven de financieringskosten verhogen en kredietbeheer lastiger maken. 

Zelfs als uw fysieke cashmanagementstrategieën solide zijn, is het een andere zaak om uw kasstroomoverzicht aan de regels te houden. Regels veranderen vaak, en de SEC-notities dat “opstellers en auditors niet altijd dezelfde nauwgezetheid en aandacht aan het kasstroomoverzicht besteden als aan andere financiële overzichten.”

Oplossing: De oplossing voor dit boekhoudprobleem is tweeledig: zorg er ten eerste voor dat uw boekhoudteam net zo zorgvuldig met uw kasstroomoverzicht omgaat als met andere documenten. Het matchen van de cashflow in alle drie de categorieën is moeilijk, vooral als buitenlandse transacties en het wisselen van valuta van invloed zijn op uw bedrijfsresultaten, maar veel boekhoudhulpmiddelen kunnen daarbij als essentiële assistent dienen. Ten tweede: ontwikkel een systeem zoals een externe auditor om uw kasstroomoverzicht vanuit een extern, onbevooroordeeld perspectief te controleren. 

3. Strategische financiële analyse

Een van de belangrijkste grondstoffen van vandaag zijn data, maar veel bedrijven maken geen gebruik van de diepgaande data die ze genereren als het gaat om financiële analyses. Zelfs bedrijven die zich verdiepen in de gedetailleerde aspecten van marketing en productisering zien vaak de voordelen over het hoofd die rigoureuze en objectieve strategische financiële analyses bieden.

Oplossing: Your financieel platform biedt waarschijnlijk tools om bestaande gegevens te ontginnen. Sommige bieden ook analysedashboards, terwijl andere een migratie naar een service van derden vereisen, maar het extraheren van gegevens uit waarde is een tweeledig proces. Het verzamelen van de gegevens is vaak het makkelijke deel, terwijl het consolideren ervan in een verteerbaar en toegankelijk dashboard om inzicht te verschaffen ongrijpbaar kan zijn. 

Bedenk dat niet iedereen de tijd of de neiging heeft om stapels boekhoudkundige documentatie te bestuderen. Om effectief en bruikbaar inzicht uit uw gegevens te halen, moeten deze worden aangeleverd in een formaat dat belanghebbenden helpt trends te identificeren om de besluitvorming in één oogopslag vorm te geven. 

4. Fraude, verspilling en misbruik

Hoewel we graag zouden denken dat werknemers, en zelfs managers, een bedrijf niet zouden bedriegen, staat het feit vast dat de menselijke natuur prikkels creëert die zelfs de meest eerlijke werknemers op een slecht pad kunnen sturen. Zelfs in gevallen waarin er nooit sprake is van fraude, kan slordig financieel beheer tot aanzienlijke verspilling en onnodige kosten leiden. 

Oplossing: U moet een robuuste reeks controles uitvoeren kostenbeheer, met bijzondere aandacht voor goedkeuringsworkflows en ordermatching. Bovendien moet u terugkerende beoordelingen van uw workflowprocessen plannen, zelfs als u een robuust beheer heeft geautomatiseerde uitgaven en inkoopsysteem. 

Het helpt ook om een ​​interne sluier tussen afdelingen en zelfs individuele medewerkers te handhaven en er tegelijkertijd voor te zorgen dat één stafmedewerker geen exclusieve toegang heeft betalingsfraude voorkomen.

5. Reconciliatie van rekeningen 

Als je dat niet doet rekeningen correct afstemmen, je staat een wereld van pijn te wachten. Niet-afgestemde rekeningen kunnen een rooskleurig beeld op papier schetsen, maar u blijft in de greep als uw reële saldi niet overeenkomen. Tegelijkertijd kan een kleine afwijking zich snel verergeren, omdat een gemiste afstemming op één rekening in één periode een jaar later kan uitmonden in een fout van zes cijfers.

Oplossing: Dit boekhoudprobleem is eenvoudig: stem uw rekeningen vaak en nauwkeurig af. Zorg ervoor dat de toegang van uw boekhoudteam het hele scala aan krediet-, bank- en andere rekeningen omvat, om ervoor te zorgen dat niets onder de radar glipt. Het centraliseren van uw accountbeheer in één enkele database is vaak een goede gewoonte, vooral als uw bedrijf met veel accounts tegelijk werkt. 

6. Beveiliging en interne controles

Te vaak worden bedrijven geconfronteerd met een van de volgende twee uitdagingen op het gebied van accountancy interne controles. Ze vertrouwen te veel op slechts een paar werknemers zonder externe validatiecontroles, of ze besteden alles uit aan software en hanteren een ‘hands-off’-aanpak. Beide belangrijke boekhoudkundige uitdagingen kunnen een goed geleid bedrijf op de knieën dwingen. 

Oplossing: Als u geen substantiële scheiding tussen werknemers kunt bewaren, dat wil zeggen als u een kleine operatie runt, moet u tijd reserveren voor het valideren van goedkeuringen terwijl deze persoonlijk worden doorgegeven. Het is lastig en tijdrovend, maar de gevolgen als je dit niet doet zijn nog veel erger. Als je kunt gebruiken geautomatiseerde boekhoudsoftware Om controles te implementeren, moet u ervoor zorgen dat u nog steeds regelmatig de workflows controleert om ervoor te zorgen dat ze accuraat en nuttig blijven. 

7. Verkeerd uitgelijnde opbrengsterkenning

Het correct herkennen van inkomsten is lastig, vooral voor op abonnementen gebaseerde bedrijven zoals SaaS-bedrijven. Erger nog, er is een prikkel om de omzetverantwoording op ongepaste wijze te timen, omdat het 'lenen' van de omzet van vandaag uit de inkomsten van morgen de huidige rapporten kunstmatig kan opblazen en het imago van een bedrijf kan helpen verbeteren. Maar die kortstondige impuls heeft de neiging snel in te storten zodra de rekening betaald wordt.  

Een andere verkeerd op elkaar afgestemde omzetverantwoording is onder meer channel stuffing, waarbij bedrijven producten naar distributeurs pushen zonder het noodzakelijke vraagsignaal om de verkoopstatistieken op te pompen. Sommige bedrijven kunnen zelfs inkomsten vervalsen, vooral in bedrijven die op contant geld werken, maar deze truc blijft meestal niet lang onopgemerkt.

Oplossing: Zorg ervoor dat uw boekhoudplatform beschikt over nauwkeurige controles op het gebied van omzetverantwoording, en ontwikkel uw werkwijze om omstandigheden aan te pakken waarin er een zekere mate van onzekerheid of ruimte voor interpretatie bestaat. U moet er ook voor zorgen dat uw boekhoudpersoneel op de hoogte is van de veranderende boekhoudkundige vereisten en standaarden om naleving te garanderen naarmate de regelgeving evolueert.  

8. Niet-contante uitgaven

Elke keer dat financiële ingenieurs, hoe ervaren ook, beginnen te werken met niet-contante uitgaven, wordt de ruimte voor fouten steeds groter. In sommige gevallen zijn de regels ter ondersteuning van niet-contante uitgaven onduidelijk; in andere gevallen staan ​​ze voldoende open voor de interpretatie dat één accountant voor dezelfde omstandigheid een heel andere reeks cijfers kan genereren. 

Houd er rekening mee dat niet-contante uitgaven het volgende omvatten:

• Afschrijvingen en amortisatie
• Uitputting 
• Bijzondere waardevermindering van activa
• Op aandelen gebaseerde compensatie

Bijzondere waardevermindering van activa is een van de meest voorkomende problemen bij de boekhouding van niet-contante uitgaven. Het bepalen van waarde via mark-to-market-boekhouding vereist genuanceerd marktinzicht, nauwkeurige vooruitzichten en eerlijkheid. Voor het waarderen van activa zoals onroerend goed moet bijvoorbeeld goed worden gekeken naar lokale marktfactoren, de huidige toestand en hoe lang het bedrijf het onroerend goed in bezit heeft. Afhankelijk van het perspectief van een individuele accountant kan een onroerend goed veel meer of minder “waarde” hebben dan de taxatie van hetzelfde onroerend goed door iemand anders. Onnauwkeurige niet-contante uitgaven kunnen daarom een ​​kunstmatig opgeblazen balans creëren en zorgen veroorzaken dat uw bedrijf investeerders misleidt. 

Oplossing: De beste manier om boekhoudkundige problemen die verband houden met niet-contante uitgaven te beperken, is het hebben van een alomvattende standaardwerkwijze voor algemene posten. Zelfs eenvoudige niet-contante uitgaven, zoals afschrijvingen, moeten nauwgezet worden voorgeschreven aan uw financiële team (dat wil zeggen of een artikel lineair wordt afgeschreven, via productie-eenheden, enz.). Als u een kleiner bedrijf bent, moet uw CFO of financieel controller prioriteit geven aan het codificeren van een SOP waarin alle niet-contante uitgaven worden behandeld om tijd te besparen en juridische verwikkelingen later te voorkomen. 

9. Fouten of inefficiënties in de loonadministratie 

Kleinere bedrijven kunnen het zich doorgaans niet veroorloven om hun salarisadministratie, pensioenuitkeringen en belastingbeheer uit te besteden. Dit is begrijpelijk omdat externe bedrijven duur zijn en vaak onnodig zijn voor bedrijven met slechts een handvol werknemers. Maar als u voor het beheer van de salarisadministratie vertrouwt op minder ervaren interne middelen, zet u de deur open voor aanzienlijke problemen in de boekhouding. Bepaalde uitkerings- en belastingstructuren zijn complex om alleen te navigeren, maar zelfs basissalarisbetalingen zijn gevoelig voor misrekeningen en fouten. 

Oplossing: Onthoud: uw werknemers zijn uw grootste bezit, en loonfouten zijn een geweldige manier om ontevreden personeel te creëren. Als u het zich niet kunt veroorloven om uw salarisadministratie volledig uit te besteden, zoek dan een softwareoplossing die de betalings- en compensatiestructuur van uw bedrijf effectief ondersteunt. Misschien wilt u het geld ook vooraf uitgeven aan advies om een ​​solide systeem op te zetten en onderweg voor terugkerende audits betalen om ervoor te zorgen dat u op koers blijft. 

10. Technologie-uitdagingen

We zijn niet allemaal digital natives en bepaalde sectoren van de beroepsbevolking hebben moeite om zich aan te passen naarmate de boekhoudtechnologie evolueert. Tegelijkertijd kan uw bedrijf volledig afhankelijk zijn van verouderde handmatige tools om de boekhouding in evenwicht te brengen en te beheren betaling leverancier rekeningen. Hoewel deze systemen en tools in het verleden misschien goed hebben gewerkt, wijzen veranderende trends op een dreigende noodzaak om verouderde financiële software achterwege te laten ten gunste van iets cloudgebaseerds dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd in uw bestaande workflow.

Oplossing: Training, ongeacht het platform van uw keuze, is de eerste stap om ervoor te zorgen dat iedereen de tools begrijpt die ze krijgen. Daarnaast kunt u, afhankelijk van de omstandigheden van uw bedrijf, dit boekhoudprobleem oplossen door tools te verkennen die het volgende bieden:

1. Betalingsbeheer via een spectrum aan methoden (ACH, cheque, kaart, enz.)
2. BI en data-analyse (zie het derde boekhoudprobleem)
3. Beheer van terugkerende facturen
4. AP automatisering en geautomatiseerde klantfactureringsoplossingen

Conclusie

We hebben er veel naar verwezen in verband met het oplossen van uw boekhoudkundige problemen, maar... geautomatiseerde financiële en boekhouding tools kunnen een grote bijdrage leveren aan het oplossen van problemen in de boekhouding. In principe maken effectieve geautomatiseerde boekhoudtools ongekend veel tijd vrij in vergelijking met het handmatig beheren van uw financiën, waardoor uw team zich kan concentreren op bedrijfsgroei en operationele optimalisatie.

Tegelijkertijd helpen deze tools catastrofale resultaten te voorkomen – in het geval van fraude of niet-naleving van de regelgeving – terwijl ze leveranciers en klanten tevreden houden door tijdige en toegankelijke betalingsopties aan te bieden. Ze bundelen ook een reeks beveiligingsdiensten om documentatie op de lange termijn te beheren en uw informatie (en die van uw klanten) veilig te houden. 

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/accounting-problems/