Bedrijven die best practices op het gebied van crediteurenadministratie invoeren, vergroten de zichtbaarheid van informatie, verkorten de verwerkingstijd van facturen, besparen geld, versterken de interne controles en het cashflowbeheer, verminderen fraude en fouten en verbeteren de relaties met leveranciers. Best practices op het gebied van crediteurenadministratie zijn daar een subset van beste praktijken op het gebied van boekhouding. Bedrijven die gebruik maken van best practices op het gebied van crediteurenprocessen en boekhouding verwerven een substantieel concurrentievoordeel. 

Volgens het jaarverslag van Ardent Partners “De staat van ePayables 2023: de weg vrijmaken voor een slimmere toekomst"

"De mogelijkheid om facturen rechtstreeks te verwerken is een ander gebied waarop de Best-in-Class-organisaties hun bekwaamheid demonstreren. Terwijl slechts 29% van de All Others over deze mogelijkheid beschikt, kan een sterke 69% van de Best-in-Class organisaties facturen verwerken zonder handmatige tussenkomst, de ongrijpbare ‘heilige graal’ van factuurbeheer.t.”

Beste best practices voor crediteuren

De top 10 best practices voor crediteuren zijn:

1. Stroomlijn AP-processen en boekhoudintegratie. 
2. Gebruik een intelligent, technologiegedreven, papierloos AP-automatiseringssysteem voor directe factuurverwerking. 
3. Implementeer sterke interne controles en signaleer uitzonderingen. 
4. Onboard leveranciers en automatiseer statusmeldingen via een leveranciersportaal. 
5. Automatiseer het digitaal 2 of 3-voudig matchen van facturen met inkooporders en ontvangstdocumenten.
6. Gebruik automatische goedkeuringsprocessen voor AP-facturen. 
7. Optimaliseer elektronische betaalmethoden. 
8. Maximaliseer kortingen voor vroegtijdige betaling. 
9. Afstemmen van betalingen en crediteurensaldi met het grootboek. 
10. Optimaliseer de zichtbaarheid, statistieken, business intelligence en realtime AP-rapportage.

1 – Stroomlijn AP-processen en boekhoudintegratie

Stroomlijn AP-procesworkflows met papierloos AP. Een AP-automatiseringssysteem heeft ERP- of boekhoudsysteemintegratie. AP-automatiseringssoftware helpt uw ​​bedrijf de best practices-doelen voor crediteurenfactuurverwerking te bereiken via ingebouwde best practices voor crediteuren en geautomatiseerde AP-workflows. 

Voordelen: 

Vergroot de efficiëntie en voorkom knelpunten door het stroomlijnen van crediteurenworkflows. AP-automatisering met ERP-integratie elimineert de noodzaak van extra gegevensinvoer in een boekhoudsysteem, omdat de gegevens tussen systemen worden gesynchroniseerd.

2 – Gebruik een intelligent technologiegedreven AP-automatiseringssysteem

Een cloudgebaseerd, modern AP-automatiseringssysteem, aangedreven door kunstmatige intelligentie (AI), machinaal leren (ML), OCR (optische karakterherkenning) en op regels gebaseerde robotische procesautomatisering (RPA) voor het automatiseren van repetitieve taken zal de ruggengraat vormen voor de implementatie veel van deze best practices op het gebied van crediteuren in uw bedrijf. 

Belanghebbenden die het uniforme AP-automatiseringssysteem gebruiken, krijgen toegang tot relevante elektronische documentgegevens, waaronder de leveranciersfactuur, inkooporder, contract en ontvangstrapport, met een gegevensopslagplaats die is verbonden met de leveranciersportaal. 

AI-gestuurde optische tekenherkenning (OCR) digitaliseert en legt nauwkeurig vast verkopersfactuur gegevens, inclusief regelitems. De gecentraliseerde elektronische documentgegevens zijn beschikbaar voor gebruik bij geautomatiseerde factuurverificatie, factuurmatching en het verkrijgen van goedkeuring voor betaling van leveranciersfacturen. 

Voordelen: 

Naast een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie van de factuurverwerking, helpt het gebruik van een AI-gestuurd AP-automatiseringssysteem uw bedrijf de relaties met leveranciers te verbeteren door betere communicatie, waaronder de betalingsstatus, en snellere betalingen. Een modern, cloudgebaseerd AP-automatiseringssysteem elimineert papieren documenten, versterkt de interne controles en helpt uw ​​bedrijf uitgaven te visualiseren en te controleren en betere beslissingen te nemen, met behulp van één uniform systeem dat toegankelijk is voor belanghebbenden. 

3 – Implementeer sterke interne controles en signaleer uitzonderingen

Interne controles op crediteurenadministratie Best practices zijn onder meer een goede scheiding van taken en het beperken van de roltoegang tot het leveranciershoofdbestand. Door de scheiding van taken kan het crediteurenpersoneel dat verantwoordelijk is voor de factuurverwerking bijvoorbeeld geen facturen goedkeuren voor betaling, betalingen voltooien zonder de juiste goedkeuring, journaalboekingen maken of transacties naar het grootboek boeken om de boeken af ​​te sluiten. 

Voor de beste praktijken op het gebied van interne controle op crediteuren moeten sterke interne controles gebruik maken van op technologie gebaseerde systemen om mogelijke fouten, waaronder dubbele facturen, op te sporen en te signaleren en potentiële fraude te voorkomen. Door facturen niet tweemaal te betalen, vermijdt u kosten die de cashflow op een bepaald moment of voor altijd zouden verlagen als leveranciers niet onmiddellijk kredieten voor teveel betaalde bedragen verstrekken of restituties contant betalen. 

Voordelen:

Bedrijven moeten sterke interne controles handhaven om fraude en fouten te voorkomen. Een AP-automatiseringsoplossing biedt een audittrail en digitaliseert transacties. Goede interne controles verlagen ook de externe auditkosten omdat er minder tijd nodig is om de audit te voltooien. 

4 – Leveranciers aan boord krijgen en statusmeldingen automatiseren via een leveranciersportaal 

AP-automatiseringssoftware bevat een leveranciersportaal voor onboarding van de leveranciers van uw bedrijf en het verbeteren van de communicatie, inclusief de betalingsstatus van leveranciersfacturen. 

Voordelen: 

Het onboarden van leveranciers via een portal in AP-automatiseringssoftware zorgt voor de nauwkeurigheid van gegevens in het leveranciershoofdbestand zonder duplicatie, kan worden gebruikt om leveranciersbelastingformulieren zoals W-9- of W-8-formulieren te verzamelen en geeft de betalingsstatus, betalingsgeschiedenis en factuur aan geschiedenis. Facturen kunnen door leveranciers worden geüpload via het leveranciersportaal of worden ontvangen via e-mail of andere beschikbare methoden. 

5 – Automatiseer digitale 2- of 3-weg matching van facturen 

Het automatiseren van het elektronisch matchen van facturen is een ander onderdeel van de best practices voor de verwerking van crediteurenfacturen. Het AP-automatiseringssysteem zou moeten presteren 3-weg factuurmatching per regelitem voor goederen met inkooporders en ontvangstrapporten of tweerichtingsmatching van facturen met inkooporders bij ontvangst van rapporten zijn niet van toepassing op het type crediteurenfactuurtransactie. Uw bedrijf zou alleen moeten betalen voor de werkelijke hoeveelheid bestelde en ontvangen goederen tegen de onderhandelde inkooporderprijs. 

Voordelen: 

Automatische elektronische factuurgegevens die per regelitem overeenkomen met de inkooporder (PO) en een ontvangstrapport voor driewegmatching (of tweerichtingsfactuur- en PO-matching) zorgen ervoor dat facturen worden ontvangen voor artikelen die door het bedrijf zijn goedgekeurd en dat er alleen betalingen worden gedaan indien vereist voor geautoriseerde ontvangen goederen of diensten. 

6 – Gebruik automatische goedkeuringsprocessen voor AP-facturen

Geautomatiseerde goedkeuring is een van de beste best practices in crediteurenprocessen. AP-automatiseringssoftware automatiseert de goedkeuring van crediteurenfacturen proces door facturen naar de aangewezen goedkeurder te sturen in overeenstemming met de beleidsregels en limieten van het bedrijf. De goedkeuringsproces voor crediteuren kan RPA gebruiken om de goedkeuringsroutering te automatiseren of u de mogelijkheid te geven aangewezen goedkeurders toe te voegen. Als u goedkeurders toevoegt, moet u rekening houden met best practices voor interne controles op crediteuren, waaronder de scheiding van taken, hun goedkeuringsniveau en de bevoegdheid om een ​​factuur voor betaling goed te keuren. 

Voordelen: 

Geautomatiseerde goedkeuring van facturen resulteert in efficiëntie, geen verloren of ontbrekende papieren documenten en snellere goedkeuringen door aangewezen goedkeurders die overal kunnen goedkeuren. AP-automatiseringssystemen signaleren uitzonderingen en dubbele facturen om betalingsfouten te voorkomen. 

7 – Optimaliseer elektronische betaalmethoden

Best practices op het gebied van crediteuren omvatten het uitvoeren van elektronische betalingen in plaats van het gebruik van papieren cheques om leveranciers te betalen. Fraudeurs hebben de frequentie van het stelen van papieren cheques in de post en het wassen van cheques uitgebreid om op frauduleuze wijze de begunstigden en bedragen te herzien en geld van de betalers te stelen. Naast het risico op financiële verliezen, vergt het afdrukken van papieren cheques, het persoonlijk of met bedrijfsstempels ondertekenen van cheques, het vullen van enveloppen met cheques en het versturen van cheques onnodige personeelstijd en kost het uw bedrijf geld. 

De typen elektronische overboekingen (EFT) omvatten binnenlandse Amerikaanse ACH-betalingen, vergelijkbare systemen buiten de Verenigde Staten voor overboekingen van bankrekening naar bankrekening, bankoverschrijvingen, PayPal en overdrachten van digitale portemonnees. Uw bedrijf moet papieren cheques vervangen door een kosteneffectieve elektronische betaalmethode. Bij wereldwijde betalingen is het wisselen van vreemde valuta ook een overweging waarmee u effectief om kunt gaan bij het betalen van leveranciersfacturen op crediteuren. 

Voordelen: 

Het maken van elektronische betalingen verlaagt de betalingskosten per factuur, verhoogt de efficiëntie, vermindert het frauderisico, zorgt voor ecologische duurzaamheid en vergroot het aantal soorten betaalmethoden dat kan worden gebruikt. 

8 – Maximaliseer kortingen voor vroegtijdige betaling

Het maximaliseren van kortingen voor vroegtijdige betaling die door leveranciers worden aangeboden als factuurvoorwaarden (zoals 2/10 netto 30) is een van de meest essentiële best practices voor crediteuren, omdat het een kostenbesparende strategie is die de winstgevendheid en cashflow verbetert. Wanneer uw bedrijf zijn facturen vóór de 10e dag betaalt in plaats van op de 30e dag waarop het volledige bedrag verschuldigd is, kan het het te betalen factuurbedrag verminderen met de korting van 2%. De korting is niet 2% per jaar, maar 2% verdiend in 10 dagen, dus het is de moeite waard om te nemen. 

Uw AP-automatiseringssysteem versnelt de factuurverwerking en de goedkeuring van leveranciersfacturen, waardoor het mogelijk wordt om deze kortingen voor vroegtijdige betaling op tijd te benutten met best practices voor de verwerking van crediteurenfacturen. Wanneer u consequent kortingen voor vroegtijdige betaling hanteert, draagt ​​uw financiële team bij aan de bedrijfsresultaten en wordt het niet als bedrijfskosten aangemerkt. 

Voordelen: 

Het verdienen en ontvangen van kortingen voor vroegtijdige betaling bespaart aanzienlijk geld (vooral bij grote voorraadaankopen) en verbetert de cashflow, brutomarge en winstgevendheid. 

9 – Reconcilieer betalingen en crediteurensaldi onmiddellijk

Stem betalingen en crediteurensaldi snel en regelmatig af met het grootboek om fouten en onregelmatigheden in de crediteurenadministratie te ontdekken en de betrouwbaarheid van het kassaldo vast te stellen. Afstemming kan het beste worden uitgevoerd als een geautomatiseerd proces in plaats van handmatig opgestelde spreadsheets te gebruiken. 

Voordelen: 

AP-automatiseringssystemen stemmen automatisch betalingen en crediteurensaldi af. Als gevolg hiervan zullen de saldi van contanten en crediteuren nauwkeuriger zijn en kunnen de boeken eerder worden gesloten.

10 – Optimaliseer de zichtbaarheid, statistieken, business intelligence en realtime AP-rapportage

Best practices voor crediteuren zijn onder meer het verkrijgen van realtime inzicht in crediteurensaldi, geplande betalingen en zakelijke uitgaven. 

Bedrijven bereiken deze best practices op het gebied van crediteurenprocesdoelen met behulp van AP-automatisering met realtime data-analyse, inclusief statistieken AP KPI's, AI-ondersteunde bedrijfsinformatie en betere crediteurenrapportage. Met tijdig crediteurenrapportenkunnen de boekhoudkundige en financiële afdelingen deze rapporten controleren op tijdigheid van betalingen, problemen met leveranciersverschillen of -geschillen oplossen en, indien gewenst, terugbetalingen aanvragen voor tegoeden die aan uw bedrijf zijn verschuldigd bij niet-frequente leveranciers. 

Voordelen: 

Alle belanghebbenden hebben inzicht in één realtime systeem in plaats van gebruik te maken van geïsoleerde systemen. AP-automatiseringssoftware biedt realtime dashboards, analyses en AI-gestuurde bedrijfsinformatie voor besluitvorming. Met een automatiseringssysteem voor crediteuren registreert u facturen ook sneller, zodat crediteurensaldi en bedrijfsuitgaven actueler worden voor vrijwel realtime analyse. 

Conclusie

Digitale transformatie met AP-automatiseringssoftware is een sleutel tot het behalen van de voordelen van best practices op het gebied van crediteurenadministratie. Om de beste best practices op het gebied van crediteuren te implementeren, ontdekt u een AP-automatiseringssoftware genaamd Flow by Nanonets.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/