"Wat we hier hebben... is een mislukking om te communiceren."
Een van de meest bekende citaten in ons culturele lexicon is een ontnuchterende herinnering dat effectieve communicatie een van de sleutels is tot het runnen van een succesvolle toeleveringsketen, maar het wordt vaak over het hoofd gezien in belang totdat het een probleem wordt. Met evoluerend klantgedrag en kooppatronen, toegenomen concurrentie en een wereldwijd verstoorde toeleveringsketen, is de behoefte aan effectieve communicatie tussen bedrijven en hun leveranciers nog nooit zo duidelijk geweest.
Terug naar de basis: de basis leggen voor succesvolle communicatie met leveranciers
Goede communicatieve vaardigheden worden alom geprezen als een van de sleutels tot succes op bijna elk gebied. Steek je hand op als je "goede communicatieve vaardigheden" hebt gezien in een functiebeschrijving of hebt gehoord "laten we de communicatielijnen openhouden".
Maar heeft deze regel zijn betekenis verloren zoals andere vermoeide clichés? Laten we hopen van niet, want uw vermogen om effectief te communiceren met uw leveranciers heeft een directe impact op de klantenservice, uw bedrijfsresultaten en uw merkreputatie. Het niet communiceren kan leiden tot gemiste deadlines, niet tijdige leveringen, verhoogde transportkosten, tekorten en woedende klanten.
En goede communicatie met leveranciers is een van de meest effectieve manieren om: aanhoudende tekorten in de toeleveringsketen beheren.
De kenmerken van supply chain-communicatie
Dus hoe definiëren we communicatie? Hier zijn een paar basisdefinities en kenmerken om in gedachten te houden:
- Uitwisseling van ideeën
- Informatiestroom
- Aansluiting
- Samenwerking
- Overtuiging
- Inspiratie
Simpel gezegd, communicatie is de motor die organisaties aandrijft. Maar wat gebeurt er als er een storing is? Stel je voor dat je een high-end botenfabrikant in Noord-Amerika bent die zich voorbereidt op het warme weer. Uw vraagplanning en voorspelling strategie zijn in topvorm. Alle interne stakeholders staan klaar om hun deel uit te voeren. Maar één cruciale leverancier had een veel langere doorlooptijd nodig dan gebruikelijk.
Nu begint het domino-effect en een van de grootste slachtoffers is uw serviceniveau, om nog maar te zwijgen van een item met een hoog ticket zoals een boot, uw inkomsten kunnen ernstig worden beïnvloed. Dus hoe verbeter je de communicatie met leveranciers voor een meer gestroomlijnde supply chain?
Hier zijn vier tips voor een betere communicatie met leveranciers om: de uitdagingen van de huidige toeleveringsketen overwinnen en u helpen het succes van de supply chain-planning te garanderen.
1. Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen bij de communicatie met leveranciers
Leg aan het begin van elke nieuwe relatie een duidelijk communicatiepad vast. Welke gegevens heb je nodig van leveranciers? Wat hebben ze van je nodig en welke communicatiekanalen of tools zijn er ingesteld? Zorg ervoor dat wat dan ook technologie voor supply chain planning u kiest maakt eenvoudig heen en weer communicatie mogelijk, maakt statusupdates mogelijk en geeft toegang tot onderdeelnummers/identifiers.
Te midden van de huidige onzekerheid over het aanbod, is het nog belangrijker om transparant te zijn met uw leveranciers over: productieprognoses om fabrikanten in staat te stellen vooraf te informeren over wat ze kunnen leveren en wanneer. Het zicht op het leveren van behoeften over een langere horizon verscherpt uw upstream-plan en stelt u in staat om verder vooruit te plannen.
2. Identificeer stakeholders voor supply chain planning
Bepaal wie de leiding heeft over uw leveranciersrelatie en gerelateerde belanghebbenden. Een RACI-matrix kan een snelle manier zijn om vast te stellen welke rol elke stakeholder speelt in de leveranciersrelatie en hun niveau van belang of verantwoordelijkheid binnen de communicatieketen.
Volgens Harvard Business Review gaat goed leiderschap over het communiceren van "Waarom?" Als je eenmaal een plan hebt gemaakt, je processen succesvol hebt opgezet en de spelers hebt bepaald, ga je een stap verder door: het waarom communiceren.
3. Geef prioriteit aan uw leveranciers en relaties wanneer u met leveranciers communiceert
Koester uw leveranciersrelaties te allen tijde. Nu zijn misschien niet alle leveranciers gelijk; sommige zijn misschien van strategischer belang voor uw bedrijf dan andere, maar ze hebben allemaal een impact op het bedrijf.
Gartner heeft dit advies: “Segregeer uw leverancierspubliek op basis van hun belang voor het bedrijf. Dit zal helpen bij het bepalen van de te gebruiken bericht- en communicatiekanalen.”
-
Leveranciers met een hoge impact op de omzet
-
Single-source leveranciers
-
Alleen leveranciers
-
Leveranciers in de meest getroffen regio's
-
Leveranciers die naar productielocaties in zwaar getroffen regio's verzenden
-
Leveranciers van essentiële grondstoffen of componenten
Wees proactief in het koesteren van die relaties, wacht niet tot er een probleem is. Regelmatige vergaderingen met uw leveranciers zijn een geweldige manier om hun zorgen weg te nemen, eventuele problemen aan te pakken en uw relatie te versterken.
4. Wees proactief en transparant in leverancierscommunicatie om zakelijke doelen te bereiken
Door transparant te zijn met uw leveranciers over productieprognoses, kunnen ze vooraf aangeven wat ze kunnen leveren en wanneer. Sterker nog, u en uw leveranciers kunnen samen bepalen welke wijzigingen of bezuinigingen nodig zijn in uw kortetermijnplan. Ga nog een stap verder door te bespreken hoe ver u moet plannen en hun capaciteiten moet begrijpen. Op basis van die gesprekken kun je besluiten om capaciteit tijdelijk naar andere fabrieken te verplaatsen of te beoordelen wat je snel en efficiënt kunt produceren. Er is geen garantie dat het materiaal dat u normaal bestelt beschikbaar zal zijn, dus het loont de moeite om slim te zijn met wat u bestelt om de service en winstgevendheid te maximaliseren. Analyseer welke leveringsorders zullen bijdragen aan een hogere margeverkoop, welke het meest waarschijnlijk zal worden verkocht, of wat nodig is om backorders snel uit te voeren. In wezen geeft u prioriteit aan het soort vraag waaraan uw leveranciers moeten voldoen, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen over productievereisten. Dit is een bijzonder waardevolle praktijk wanneer volatiliteit en verstoring van de toeleveringsketen veel voorkomen.
Effectieve communicatie gebeurt niet van de ene op de andere dag. Het kan maanden of zelfs jaren duren om te ontwikkelen, maar onthoud dat het hebben van een communicatieplan niet alles is. Het is het begin van een levend, ademend en evoluerend proces. 
Als uw toeleveringsketen met een crisis wordt geconfronteerd, zou u geen actieplan implementeren dat is ontworpen voor meer normale tijden. Je strategie zou evolueren. Houd bij twijfel deze belangrijke vragen in het achterhoofd om een succesvolle planning te stimuleren en bloeiende relaties te onderhouden met een van uw meest waardevolle activa: uw leveranciers. Wat is jouw doel? Wie is je publiek? Wat is uw bericht? Hoe moet je je boodschap overbrengen? Wat is jouw feedbackmechanisme?
Betere communicatie met leveranciers is essentieel voor het succes van supply chain planning
Houd de communicatie proactief, vooral als uw supply chain complex is. Wanneer interne belanghebbenden op één lijn zitten met leveranciers, zorgt dit voor een creatiever en meer collaboratief proces dat kan helpen het supply chain-risico te minimaliseren. De gevaren en gevolgen van slechte communicatie kunnen niet genoeg worden benadrukt, omdat dit zich vaak vertaalt in verloren inkomsten en verbroken relaties, en de klant uiteindelijk verliest. Of misschien niet. Klanten hebben meer macht dan ooit tevoren en als u de goederen niet kunt leveren, zullen ze een concurrent vinden die dat wel kan.
GARTNER is een gedeponeerd handelsmerk en servicemerk van Gartner, Inc. en/of zijn dochterondernemingen in de VS en internationaal, en wordt hierin met toestemming gebruikt. Alle rechten voorbehouden. Deze afbeelding is gepubliceerd door Gartner, Inc. als onderdeel van een groter onderzoeksdocument en moet worden beoordeeld in de context van het hele document. ¹ Effectieve communicatie met leveranciers tijdens de COVID-19-crisis. Miguel Cossio, Caroline Chumakov. Vernieuwd 14 oktober 2021.
