OLCC-regels zijn complex en veranderen vaak, dus naleving kan een uitdaging zijn en schendingen komen vaak voor. In de loop der jaren hebben we klanten bijgestaan in administratieve procedures aan de hele westkust, en elk systeem heeft zijn eigen eigenaardigheden. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden als u zich in het proces bevindt.
Focus op compliance aan de voorkant!
Het is nu meer dan ooit tijd om ervoor te zorgen dat de regels worden nageleefd. Het OLCC heeft duidelijk gemaakt dat ze verwachten dat licentiehouders de regels begrijpen en zich eraan houden. Nederzettingen waren vroeger gemakkelijker te vinden. OLCC is niet langer bereid om licentiehouders hun licenties te laten behouden in sommige gevallen wanneer er meerdere regelovertredingen zijn, of zelfs één ernstige regelovertreding.
We moedigen alle vergunninghouders ten zeerste aan om een uitgebreid nalevingsplan op te stellen in plaats van een vaag idee van de regels te hebben en er maar het beste van te hopen. Als u uw licentie wilt behouden, moet u zich vertrouwd maken met de regels. Een van de beste investeringen en activa die u voor uw bedrijf kunt hebben, is een compliance-persoon wiens taak het is om de regels te kennen en ervoor te zorgen dat uw bedrijf te allen tijde compliant is. Het is de taak van die persoon om op de hoogte te blijven van de OLCC-regels (die nog steeds veranderen) en ervoor te zorgen dat elk aspect van de licentie in overeenstemming is met die regels.
Of verdeel het werk over meerdere mensen. Als je bijvoorbeeld iemand hebt die je Instagram-account beheert, maak het dan een deel van hun taak om ervoor te zorgen dat elk bericht aan de regels voldoet. Welke afspraak je ook maakt, zorg ervoor dat je iemand of een team van mensen hebt die de regels door en door kennen, en het zal melden als je praktijken niet-conform zijn.
Ook uw medewerkers moeten de regels kennen. Hoewel het tijd en moeite kost, moet u absoluut intern beleid ontwikkelen voor het melden van schendingen van de OLCC-regels door werknemers. Het feit dat uw werknemer een marihuana-arbeidsvergunning heeft, is niet genoeg om u te redden als ze het verknoeien - uw bedrijf kan op de loer liggen voor elke overtreding die ze begaan.
Als je vragen hebt of een proces correct is, neem dan contact met ons op! Als u een persoon heeft die zich toelegt op naleving en een advocaat om te helpen met tolken wanneer dat nodig is, zorgt u voor een minimaal risico.
Wees proactief tijdens het onderzoek
Over het algemeen kunnen klanten zich op drie manieren bewust worden van een overtreding: zelfrapportage, melding door een inspecteur via telefoon of e-mail, of melding tijdens een routine-inspectie. Daarna zal de inspecteur een heffingsdocument opstellen en zullen ze NIET met u communiceren over wat er in dat rapport staat. U kunt 2-4 maanden in het ongewisse blijven. Hoewel veel mensen in deze tijd op hun handen zitten, zijn er stappen die kunnen worden genomen om toekomstige schikkingsonderhandelingen of de hoorzitting op te zetten.
Ten eerste kun je een brief schrijven met een samenvatting van de relevante gebeurtenissen, die het OLCC als zelfrapportage zal beschouwen (we kunnen hierbij helpen). Als u op deze manier proactief bent, zal de onderzoeker uw samenvatting meestal aan hun rapport toevoegen, wat een zeer nuttige context kan bieden.
Ten tweede kun je dingen op een rij zetten: bewaar back-ups van beveiligingscamera's als je denkt dat een hoorzitting mogelijk zes maanden kan duren, of begin ervoor te zorgen dat je zakelijke documentatie in orde is. Allemaal zaken die uw leven een stuk gemakkelijker zullen maken als u eenmaal het laaddocument heeft ontvangen.
Zodra u het OLCC-factuurdocument heeft ontvangen, is het belangrijk om te onthouden dat het proces nog maar net is begonnen. We raden altijd aan om elke keer een antwoord in te dienen. Het schriftelijke antwoord moet heel specifiek zijn in het toegeven of ontkennen van bepaalde feiten, en het moet absoluut verzachtende omstandigheden bevatten, zoals uw aanvaarding van de overtreding, gevallen van samenwerking met het OLCC, eventuele zelfrapportage die u heeft gedaan. U moet dit behandelen als een gerechtelijke aanvraag en dit zo volledig en overtuigend mogelijk maken, en ervoor zorgen dat het voor de deadline wordt ingediend.
Dien een openbaar archiefverzoek in om al die back-updocumentatie en onderzoeksmateriaal te krijgen dat is gebruikt om het factureringsdocument op te stellen. Er kunnen kleine kosten aan verbonden zijn, maar over het algemeen is het erg handig om al die informatie te hebben. Ons kantoor heeft een uitstekende werkrelatie met het OLCC, en dat heeft ons in het verleden geholpen om snel records te krijgen.
Zodra u uw antwoord en verzoek om te horen indient, wordt u toegewezen aan een casuspresentator (AP&P-persoon) met wie u kunt beginnen te onderhandelen. U kunt het proces starten door een informele oproep of e-mail te starten, of uw advocaat het voor u laten doen. Schikkingen kunnen vele vormen aannemen, en het kan enorm nuttig zijn om een advocaat te hebben die met het OLCC heeft samengewerkt.
We hopen dat dit een nuttige herinnering was voor al onze licentiehouders. Ga voor recente artikelen over het wijzigen van OLCC-regels naar:
- Oregon Cannabis: nieuwe regels, deel 1
- Oregon Hennep: nieuwe regels (deel 2)
- Oregon Hennep: nieuwe regels (deel 3)
- Oregon Cannabis: Nieuwe Regels, Deel 4 – Herhaalde Overtreders Pas op!
Voor een samenvatting van nieuwe wetten die de afgelopen maand zijn aangenomen en die zullen leiden tot nog meer nieuwe regels voor cannabisexploitanten in Oregon, ga hier.
De post OLCC-overtreding? Houd deze twee punten in gedachten verscheen eerst op Harris Bricken Sliwoski LLP.
