In de drukke zakenwereld wordt het handmatig beheren van crediteuren- en factuurverwerking een steeds grotere uitdaging.

De uitdagingen zijn talrijk:

• uiterst trage handmatige gegevensinvoer
• het altijd aanwezige risico op menselijke fouten
• gebrek aan efficiëntie in het goedkeuringsproces

Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om deze kritieke activiteiten te stroomlijnen. Tegenwoordig kan de AP-automatiseringstechnologie een ooit moeizaam proces automatiseren. In combinatie met Sage-boekhoudsoftwaresuites op de markt wordt de integratie van AP Automation-software een noodzaak voor bedrijven die streven naar efficiëntie en nauwkeurigheid. De integratie van nanonetten met Sage betekent een sprong voorwaarts in het beheer van financiële transacties en zet een nieuwe standaard voor operationele efficiëntie in het digitale tijdperk. Laten we eens kijken hoe dit werkt en hoe u dit voor uw teams kunt instellen.

De evolutie van factuurverwerking

De reis van factuurverwerking vanaf de traditionele, handmatige wortels naar de digitale grens is een verhaal van technologische evolutie.

Vóór de jaren tachtig: handmatige crediteurenadministratie

De crediteurenprocessen waren volledig handmatig en omvatten fysieke facturen, papieren cheques en grootboekboeken.

Jaren 1980 en 1990: digitale grootboeken

Vroege softwareoplossingen boden basismogelijkheden voor digitale grootboeken, waardoor sommige delen van het proces werden gestroomlijnd.

Jaren 2000: elektronische facturering ontgrendeld

Het internet bracht een revolutie teweeg in de crediteurenadministratie en introduceerde elektronische facturering, online transacties en e-mailcommunicatie. Dit tijdperk zag een aanzienlijke vermindering van op papier gebaseerde processen.

Jaren 2010: gebruiksvriendelijke cloudoplossingen

Cloudgebaseerde oplossingen maakten meer schaalbare, flexibele en toegankelijke financiële activiteiten mogelijk, terwijl mobiele technologie factuurbeheer en -goedkeuring onderweg mogelijk maakte.

Eind 2010-heden: geautomatiseerde crediteurenoplossingen

De nieuwste evolutie omvat het gebruik van automatisering en kunstmatige intelligentie om het hele proces te automatiseren, inclusief:

• Boekhouding en AP Intelligence: De komst van op AI gebaseerde boekhoudsystemen heeft een nieuw tijdperk van efficiëntie ingeluid. Deze systemen zijn in staat repetitieve taken uit te voeren, zoals gegevensinvoer, het matchen van facturen en transactieverwerking, en werken met een snelheid en nauwkeurigheid die de menselijke capaciteiten te boven gaat.
• Verbonden workflow tussen apps: In het huidige onderling verbonden digitale landschap is naadloze communicatie tussen applicaties cruciaal. E-mails, AP-tools, boekhoudsoftware, ERP's en andere databases werken nu samen, waardoor het vastleggen en synchroniseren van gegevens tussen platforms wordt geautomatiseerd.
• Intelligente gegevensverzameling: Door gebruik te maken van AI-technologieën zoals natuurlijke taalverwerking en optische tekenherkenning (OCR) automatiseren de huidige systemen de extractie en interpretatie van gegevens uit verschillende factuurformaten. Dit omvat het verwerken van ongestructureerde en gescande gegevens met een ongekende efficiëntie, waardoor het crediteurenproces soepeler en nauwkeuriger verloopt dan ooit tevoren.

OCR-technologie voor het scannen van facturen

OCR (Optical Character Recognition) vereenvoudigt de manier waarop bedrijven met documenten omgaan. In ons geval scant OCR facturen en andere papieren documenten en zet deze om in digitale tekst. De digitale tekst wordt geïnterpreteerd met behulp van AI en factuurgegevens worden geëxtraheerd –

• Velden (factuurdatum, factuurnummer, bedrag, verkopergegevens, kopergegevens, enz.)
• Regelitems (beschrijvingen en kosten van de verkochte goederen en diensten).
• GL-codes (automatisch toegewezen door AI op basis van gegevens uit het verleden).
• Andere dimensies op basis van context (categorisering van uitgaven, enz.)

Welke impact hebben OCR- en factuurscansoftware?

Diverse gerapporteerde statistieken onderstrepen de impact van automatiseringssoftware. Deze cijfers vertegenwoordigen een verhaal van het soort succes waar u en uw team naar uit kunnen kijken.

Dramatische kostenbesparingen bij de verwerking

Laten we beginnen met de financiële gezondheid van uw afdeling. Het is aangetoond dat AP Automation de verwerkingskosten met maar liefst 70% verlaagt. Dit gaat niet alleen over het besparen van centen; het gaat erom dat je je budget herverdeelt in de richting van groei, training en misschien zelfs die kantoor-espressomachine waar iedereen naar kijkt. Beschouw dit als een investering in zowel de efficiëntie als het welzijn van uw team.

Tijd is van de essentie

Nu, Stel je voor dat je de verwerkingstijd van je facturen met 384% verkort. Deze dramatische daling betekent dat uw team meer facturen sneller kan verwerken dan ooit tevoren, waardoor er tijd vrijkomt om zich te concentreren op strategische initiatieven die er echt toe doen. Met AP Automation wordt “daar heb ik geen tijd voor” “Wat staat er nu op de agenda?”

Foutreductie voor gemoedsrust

We weten dat fouten niet alleen vervelend kunnen zijn, maar ook kostbaar kunnen zijn. Met een reductie van 37% in factuurverwerkingsfouten, AP Automation zorgt voor gemoedsrust in uw activiteiten. Minder fouten betekent minder uren besteed aan correctiecycli en meer vertrouwen in uw gegevensintegriteit. Dit vertaalt zich ook in minder wrijving met leveranciers en belanghebbenden, waardoor de weg wordt geëffend voor soepelere relaties en activiteiten.

Het cultiveren van leveranciersrelaties

Over relaties gesproken, laten we het hebben over de 76% van de organisaties die een verhoogde leverancierstevredenheid melden. Dit is de sleutel. Tevreden leveranciers betekenen een betrouwbare toeleveringsketen en mogelijkheden voor onderhandelingen en kortingen in de toekomst. Dankzij AP Automation zullen uw leveranciers de stiptheid en nauwkeurigheid van uw betalingen opmerken en waarderen.

Cashflowoptimalisatie door kortingen voor vroegtijdige betaling

Een besparing van 3% door kortingen voor vroegtijdige betaling geeft uw organisatie een financiële facelift, verbetert uw cashflow en biedt u meer hefboomwerking en flexibiliteit in uw financiële activiteiten.

Naleving zonder complicaties

Tenslotte het kroonjuweel van AP Automation: 100% stressvrije compliance. In een tijd waarin de eisen van de regelgeving steeds groter worden, is het bereiken van volledige naleving zonder stress ronduit wonderbaarlijk.

Nanonetten voor OCR en factuurscannen in Sage

Voor bedrijven die Sage gebruiken voor hun boekhoudkundige behoeften is het handmatige proces van het verwerken van facturen niet alleen een geduldtest, maar ook een aanzienlijke aanslag op de middelen. Een OCR- en factuurscansoftware voor Sage transformeert dit cruciale maar omslachtige proces in een gestroomlijnde, efficiënte workflow.

Laten we eens kijken hoe boekhoudteams OCR-gebaseerde AP-automatiseringssoftware zoals Nanonets kunnen gebruiken en deze kunnen integreren met Sage om hun boekhoudworkflow te stroomlijnen.

Handmatige AP-workflow in Sage

Laten we het typische handmatige AP-proces doornemen voor een bedrijf dat Sage gebruikt:

Factuurontvangst: Facturen komen in verschillende formaten binnen, waaronder papier en digitaal. Het personeel moet deze documenten handmatig verzamelen en ordenen.

Handmatig sorteren en GL-codering: Elke factuur wordt vervolgens gesorteerd op basis van criteria zoals leverancier, bedrag of vervaldatum, wat veel tijd en moeite kost. Elke factuur moet vervolgens worden gecodeerd naar de juiste grootboekrekeningen.

Data Entry: cruciale informatie van elke factuur, zoals leveranciersgegevens, bedragen en datums, wordt handmatig ingevoerd in Sage.

Factuurverificatie: Afhankelijk van het bedrijfsbeleid kunnen facturen in twee richtingen (factuur en inkooporder), drieweg (factuur, inkooporder en ontvangstrapport) of in vier richtingen (factuur, inkooporder, ontvangstrapport en inspectierapport) worden gematcht met transacties verifiëren.

Goedkeuring: Eenmaal geverifieerd, worden facturen ter goedkeuring doorgestuurd, waarbij vaak meerdere afdelingen of bevoegdheidsniveaus betrokken zijn.

Payment Processing: Goedgekeurde facturen worden gepland voor betaling op basis van voorwaarden en cashflowoverwegingen.

Verzoening: Ten slotte worden betalingen afgestemd in Sage, zodat alle transacties nauwkeurig worden weergegeven in de financiële administratie.

Geautomatiseerde AP-workflow met nanonetten

Laten we nu deze workflow opnieuw bekijken met Nanonets geïntegreerd in Sage:

Factuurontvangst: Stel u voor: elke factuur die uw bedrijf ontvangt, ongeacht de bron, komt netjes op één digitale plek terecht. Facturen worden automatisch geïmporteerd uit de chaos van e-mails, stations en databases zodra ze binnenkomen, waardoor u tijd bespaart en fouten wordt verminderd.

Nanonets leest automatisch per e-mail verzonden facturen uit de hoofdtekst en bijlagen van de e-mail.

Alle handgeschreven en afgedrukte facturen kunnen eenvoudig worden gescand met een smartphone of direct worden geüpload naar het platform.

Digitale bonnen kunnen rechtstreeks worden gemaakt en afgedrukt met behulp van het Nanonets-platform, of vanuit uw e-mail, apps en databases in Nanonets worden geïmporteerd.

Dit proces zorgt ervoor dat elk stukje data, ongeacht de herkomst ervan, zijn plaats vindt in een gecentraliseerde, digitale opslagplaats, klaar voor verdere actie.

Geautomatiseerde gegevensinvoer: Nanonets AI leest facturen met een nauwkeurigheid van meer dan 99%, waardoor de uren tot slechts momenten worden teruggebracht. Deze verandering betekent dat uw team het zware werk achter zich kan laten en zich kan richten op werk dat er echt toe doet. Gegevens worden vervolgens geëxtraheerd en rechtstreeks in Sage ingevoerd, zonder dat handmatige gegevensinvoer vereist is.

Geautomatiseerd sorteren en GL-codering: Nanonets gebruikt OCR om facturen automatisch te herkennen en te categoriseren op leverancier, datum, bedrag en andere relevante criteria. De toewijzing van GL-codes kan worden geautomatiseerd door –

• Training op basis van gegevens uit het verleden: Dit omvat het uploaden van historische financiële documenten en transacties die zijn getagd met historisch correcte grootboekcodes. Het model leert van deze voorbeelden om GL-codes voor nieuwe transacties nauwkeurig te voorspellen.

• Kant-en-klare generatie AI: Door gebruik te maken van Nanonets GenAI kan onze software de tekst op financiële documenten interpreteren op een manier die het menselijk begrip nabootst. Hierdoor kan het relevante informatie, context en semantiek extraheren om complexe redeneringen toe te passen om GL-codes nauwkeurig toe te wijzen, zelfs in gevallen waarin transactiedetails dubbelzinnig of schaars zijn.

Intelligente factuurverificatie: Door gebruik te maken van AI voert Nanonets automatisch twee-, drie- of vierweg-matching uit door de geëxtraheerde factuurgegevens te lezen en te vergelijken met inkooporders, ontvangstrapporten en inspectierapporten die aanwezig zijn in Sage.

Validatie: Het systeem signaleert eventuele discrepanties voor menselijke beoordeling, maar voor het overige worden facturen die aan de bedrijfscriteria voldoen automatisch ter goedkeuring doorgestuurd of direct goedgekeurd op basis van vooraf ingestelde regels.

Goedkeuring: Goedkeuringen met nanonetten zijn niet langer een knelpunt. Ze worden flexibel en leven daar waar uw organisatie dat doet, of dat nu via e-mail, Slack of Teams is. Dit elimineert de noodzaak van storende telefoongesprekken en het maar al te bekende spervuur ​​van herinneringen.

Payment Processing: Goedgekeurde facturen worden automatisch in de wachtrij geplaatst voor betaling volgens hun voorwaarden, waardoor het cashflowbeheer wordt geoptimaliseerd.

Verzoening: U kunt uw bankafschriften importeren en Nanonets stemt de betalingen automatisch af in Sage, waardoor financiële overzichten actueel en nauwkeurig zijn en uw boeken 90% sneller sluiten.

We bespraken eerder de tastbare voordelen van het gebruik van OCR- en factuurscansoftware voor Sage. Maar bovendien betekent de overgang van een handmatig naar een geautomatiseerd AP-proces niet alleen een verschuiving in de manier waarop taken worden uitgevoerd, maar ook een fundamentele transformatie in de rol van de financiële afdeling. Met tools als Nanonets gaan financiële teams over van backofficefuncties naar strategische bijdragers, waarbij ze gebruik maken van realtime gegevens en analyses om zakelijke beslissingen te nemen. Dit is de toekomst van financiën en is nu beschikbaar voor Sage-gebruikers dankzij de kracht van automatisering met Nanonets.

Zoals we hebben onderzocht, is de integratie van Nanonets met de boekhoudsoftware van Sage een doorbraak voor bedrijven die vastlopen door de inefficiëntie van handmatige factuurverwerking. De evolutie van handmatige naar geautomatiseerde crediteurenprocessen is niet alleen een stap voorwaarts; het is een sprong naar een toekomst waarin financiële activiteiten worden gestroomlijnd, het foutenpercentage daalt en strategische besluitvorming mogelijk wordt gemaakt door realtime data-analyse. Door van handmatig werk naar strategisch inzicht over te stappen, kunnen financiële teams die zijn uitgerust met de juiste automatiseringstools hun bedrijven naar een grotere winstgevendheid, wendbaarheid en concurrentievoordeel in het digitale tijdperk sturen.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/