NeoGrowth, een NBFC, gespecialiseerd in het verstrekken van leningen aan kleine bedrijven en het MKB, heeft een programma, New Hire Connect '4-3-2', dat de nadruk legt op een soepele, gestandaardiseerde en naadloze onboarding en initiële reis voor een nieuwe medewerker, en niet op alleen op het hoofdkantoor, maar voor alle locaties en functies in heel India.

In het kader van dit programma houdt het HR-team contact met elke nieuwe medewerker op de vierde dag, de derde week en de tweede maand vanaf de datum van indiensttreding, met een gestructureerde vragenlijst over de dagen die in de organisatie worden doorgebracht.

Tegen de vijfde dag wordt bijvoorbeeld feedback gegeven op aspecten als de vraag of de laptop/desktop, de ID-overdracht, de teamintroductie, enzovoort, op tijd zijn gebeurd. Richting week vier wordt er aandacht besteed aan zaken als of het kennismakingsgesprek met de skip-level manager heeft plaatsgevonden, of er rolhelderheid is, of er review meetings plaatsvinden, enzovoort.

“Het opzetten van een formele manier om beter contact te maken met werknemers was iets waarvan we dachten dat het de noodzaak van dit moment was. Voordien was ons verloop aan de hogere kant en dit programma heeft ons geholpen dit terug te dringen. Het heeft ons geholpen direct feedback te krijgen over onze on-boarding-processen en tijd te besparen omdat we deze niet vaak hoeven te beoordelen.”

Arun Kumar Nayyar, MD en CEO, NeoGrowth

Deze '4-3-2'-verbinding heeft het bedrijf geholpen het on-boarding-traject voortdurend te verbeteren en feedback te verzamelen over corrigerende en preventieve acties, op gebieden als bedrijfs- en functionele introductie, rolhelderheid, werktevredenheid, werkcultuur en kantoorinfrastructuur en hygiëne, en leren en ontwikkeling. Voor eventuele geconstateerde lacunes worden in overleg met de betrokken functiehoofden/supervisors corrigerende maatregelen gepland en tot afsluiting gevolgd.

“Het opzetten van een formele manier om beter contact te maken met werknemers was iets waarvan we dachten dat het de noodzaak van dit moment was. Voordien was ons verloop aan de hogere kant en dit programma heeft ons geholpen dit terug te dringen. Het heeft ons geholpen direct feedback te krijgen over onze on-boarding-processen en tijd te besparen omdat we deze niet vaak hoeven te beoordelen”, onthult Arun Kumar Nayyar, MD & CEO van NeoGrowth.

NeoGrowth heeft de afgelopen drie jaar een aantal andere HR-programma's geïmplementeerd die zich richten op het onboardingproces. Hoewel het bedrijf een klein personeelsbestand van 800 medewerkers heeft, is het zeer gefocust op het geven van een goede start aan zijn mensen.

HR Mitra

Een HR-praktijk die sinds 2018 bestaat, waarbij de NeoGrowth HR optreedt als een 'Mijter' (wat vriend betekent) om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerkers regelmatig contact hebben tot het moment dat ze zich aanmelden. Hier neemt de HR-afdeling 30 dagen, 15 dagen en één dag vóór de indiensttreding contact op met de potentiële werknemer om te helpen met elke vorm van vraag of ondersteuning. Volgens Nayyar heeft dit initiatief hen niet alleen geholpen een goede relatie op te bouwen met hun potentiële werknemers, maar hen ook beter te begrijpen. Het heeft er ook toe bijgedragen dat het aantal last-minute uitval is teruggedrongen.

NeoBuddy

Dit programma is in december 2020 aangepast en opnieuw gelanceerd voor sales/field executives, en vanaf medio januari 2021 uitgebreid naar andere functies en rollen tot medewerkers op senior managerniveau. Hier is een ervaren medewerker die de processen en de cultuur kent van het bedrijf wordt toegewezen als buddy voor een nieuwe medewerker. De buddy fungeert als aanspreekpunt voor vragen of problemen op het gebied van product, beleid en processen. Dit helpt de nieuwe medewerkers de werkcultuur te begrijpen en zorgt ervoor dat ze zich niet buitengesloten of misplaatst voelen. Buddy mapping wordt gedaan als onderdeel van het pre-lidmaatschapsproces zelf, zodat de nieuwe medewerkers op de eerste dag van hun toetreding op de hoogte worden gesteld van hun Neo Buddy.

Voor de seniormaatjes is het een kans om te laten zien dat ze bereid zijn om zorg te dragen en verantwoordelijkheid te nemen voor het volgende niveau. “Het is een goede gelegenheid voor de vrienden om mentorschap en leiderschapsvaardigheden te tonen, wat hen kan helpen in de toekomst grotere rollen te bekleden”, zegt Nayyar.

Prarambh (bedrijfsinductie)

Prarambh is een programma dat tot doel heeft de nieuwe medewerker vertrouwd te maken met de waarden, het managementteam, de algemene structuur en de werking van de organisatie. Het informeert hen over het werkingsritme van de belangrijkste afdelingen, wat helpt bij de algehele afstemming van verschillende teams bij NeoGrowth. Prarambh zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker de cultuur en het doel van de organisatie begrijpt en er trots op is.

“In het kader van dit programma worden verschillende workshops gehouden die virtueel worden uitgevoerd, waaraan het management en andere functionele hoofden deelnemen en de nieuwe medewerkers leren kennen”, zegt Nayyar.

Gurukul (functionele inductie)

Gurukul wordt uitgevoerd voor nieuwe medewerkers voor zakelijke functies, zoals verkoop, verlengingen, incasso's, kredietverlening en klantenservice, waarbij de rol frequente klantinteractie met zich meebrengt. Deze functies vertegenwoordigen bijna driekwart van de mankracht van het bedrijf. Gurukul is ontworpen om specifieker te zijn voor de productkenmerken, processen, toepassingen, tools en beleid met betrekking tot de respectieve afdelingen.

Gurukul is een tweedaagse interventie en wordt binnen een week na deelname uitgevoerd. Aan het einde van dag 2 van Gurukul wordt een online certificeringstest uitgevoerd, die verplicht moet worden afgelegd. Na voltooiing wordt een digitaal certificaat verzonden als automatische mailer. De praktijk van het uitvoeren van functionele inductie bestaat sinds 2018, terwijl het programma pas in 2020 'Gurukul' werd gedoopt, samen met de felicitatie van een digitaal certificaat.

“De evaluatie in het kader van dit programma is zeer rolspecifiek. Als deze test niet slaagt, betekent dit dat de persoon een herscholing nodig heeft, die wordt uitgevoerd door ons interne L&D-team”, legt Nayyar uit.

Nayyar is van mening dat de bovengenoemde HR-interventies en -programma's echt hebben bijgedragen aan het verbeteren van het productiviteitsniveau van de werknemers en het verloop. “Meer dan op kwantitatieve aspecten, meten wij onze HR-processen op kwalitatieve aspecten. Ik kan zeggen dat het productiviteitsniveau van ons verkoopteam de afgelopen drie jaar met 30 procent is gestegen”, besluit Nayyar.

Coinsmart. Beste Bitcoin-beurs in Europa
Bron: https://www.hrkatha.com/practice/neogrowths-4-3-2-onboarding-process/