In 2023 besloot ik een halve marathon te gaan lopen. Zoals elke langeafstandsloper zou doen, vond ik een trainingsplan en ging op pad om wat oefenkilometers af te leggen.

Maar je weet wat ze zeggen over de best opgestelde plannen, toch?

Mijn lichaam liet mij in de steek en ik brak mijn heup. Wat er helaas toe leidde dat ik een paar dagen ziek moest zijn op het werk. Hoe moest ik dit aan mijn baas uitleggen?

Met een ziektedag-e-mail.

Ziektedag-e-mails zijn korte, directe e-mails die u naar uw baas stuurt om hen op de hoogte te stellen van uw afwezigheid. Het is belangrijk om te onthouden dat u niet om een ​​vrije dag vraagt, maar dat u uw baas vertelt dat u niet aanwezig zult zijn vanwege medische redenen waar u geen controle over heeft.

Of je nu net als ik bent en een bot hebt gebroken, lichamelijk ziek bent of een geestelijke gezondheidsdag nodig hebt, je kunt ChatGPT gebruiken om e-mails over ziektedagen te schrijven.

Hier is hoe.

(Tip: gebruik deze ChatGPT-prompts hieronder!)

Wat ChatGPT mij schreef

ChatGPt is een nuttige schrijfassistent, vooral als u te maken heeft met een writer's block en niet zeker weet hoe u een formele ziektedag-e-mail moet schrijven.

Ik vroeg ChatGPT om vijf ziektedag-e-mails te schrijven die ik voor verschillende scenario's kon gebruiken.

Dit is wat ik heb.

De e-mail 'Ik ben er vrij zeker van dat ik een bot heb gebroken'

Beginnend met het voorbeeld van mijn gebroken heup, vroeg ik ChatGPT om een ​​e-mail te schrijven om mijn baas te laten weten dat ik niet zou komen werken vanwege een mogelijk gebroken bot.

Dit is de prompt: 'Ik moet mijn baas een e-mail sturen om hem te laten weten dat ik ziek ben. Ik denk dat ik een bot heb gebroken. Schrijf alstublieft een e-mail.”

En hier is de voorgestelde ziektedag-e-mail van ChatGPT.

Image Source

Het e-mailconcept van ChatGPT beschrijft de situatie zonder in detail te treden. In de e-mail wordt duidelijk dat u uw gemiste taken op u zult nemen wanneer u terugkeert naar kantoor en dat u het aanbod om op afstand te werken indien mogelijk uitbreidt.

Maar er wordt ook van uitgegaan dat u al contact heeft opgenomen met een medische professional en door een arts bent beoordeeld. Dit is niet altijd het geval. Soms heeft u een vrije dag nodig om een ​​afspraak te maken bij een orthopedische kliniek.

Afhankelijk van uw situatie moet u het concept dus zo eerlijk mogelijk bewerken. In mijn ervaring is eerlijk zijn veel beter dan proberen iets te verbergen.

De toon van ChatGPT is formeel. Als uw werkomgeving formeler en serieuzer is, zal dit concept van een ziektedag-e-mail zonder al te veel bewerkingen werken.

Sommige kantoren en werknemers zijn meer ontspannen. Als dit jouw kantoorsfeer is, moet je het concept aanpassen zodat het aansluit bij jouw toon en de verwachtingen van je baas.

Pro tip: Bewerk altijd een ChatGPT-concept-e-mail. De toon is dat waarschijnlijk niet jouw stem, en het zal duidelijk zijn dat je een AI-schrijftool hebt gebruikt voor je ziektedag-e-mails.

De e-mail 'Ik heb een buikgriep'

Als u buikgriep heeft, kunt u onmogelijk naar uw werk. Als collega zou ik niet willen dat je naar kantoor komt, vooral niet als je besmettelijk bent.

Het beste wat u kunt doen, is ChatGPT gebruiken om een ​​ziektedag-e-mail te schrijven en aan uw baas uit te leggen waarom u niet kunt komen.

Ik heb deze prompt gebruikt om een ​​e-mail te schrijven: “Ik moet mijn baas een e-mail sturen waarin ik uitleg dat ik ziek ben en niet naar mijn werk kan komen. Ik heb buikgriep en ben besmettelijk. Schrijf alstublieft mijn e-mail.”

Hier is het antwoord van ChatGPT.

Image Source

Je hoeft niet op bloederige details over je ziekte in te gaan om je baas te vertellen dat je last hebt van een buikgriep. Simpelweg zeggen: ‘Ik heb een besmettelijke buikgriep’ is voldoende. Geloof me.

ChatGPT doet goed werk door een van de belangrijkste redenen uit te leggen waarom u thuis moet blijven: om de verspreiding van ziekten naar anderen te voorkomen. En bij de reactie wordt ook rekening gehouden met de impact die uw afwezigheid zal hebben op de rest van het team.

Nogmaals, ChatGPT gaat ervan uit dat u een medische professional heeft gezien over uw ziekte. Als u nog niet naar de dokter bent geweest of als u geen behoefte heeft aan een 24-uurs buikgriep, moet u dit deel van de e-mail verwijderen voordat u deze verzendt.

Pro tip: Verwijder elke kopie uit uw ChatGPT-concept die niet van toepassing is op uw situatie en laat de grove details van uw ervaring achterwege.

De e-mail 'Ik heb een verkoudheid'

De verkoudheid is lang niet zo ernstig als het soms voelt. Als we echter iets van de pandemie hebben geleerd, is het het beste om thuis te blijven als u zich ziek voelt.

Als je verkouden bent en thuis moet blijven van je werk, gebruik dan mijn ChatGPT-prompt om je e-mail naar je baas te schrijven.

De prompt is: “Ik moet vandaag thuisblijven van mijn werk. Ik ben verkouden. Schrijf alstublieft een e-mail naar mijn baas om uit te leggen dat ik ziek ben en vandaag thuis zal zijn.

Hier ziet u hoe het antwoord eruit ziet.

Image Source

In het antwoord van ChatGPT wordt duidelijk uitgelegd dat u weet dat u verantwoordelijk bent voor ontbrekend werk. En het erkent dat door thuis te blijven om uit te rusten, u veel eerder dan later op de hoogte zult zijn van uw spel.

Het antwoord erkent ook de gezondheid en het welzijn van uw collega's. Mijn ervaring is dat bazen het waarderen als je thuis blijft om te herstellen, zodat de rest van het team niet ziek wordt. Te veel werknemers die met ziekteverlof zijn, kunnen de productiviteit gedurende de week vertragen.

Eén ding dat ik echter niet leuk vind aan de ChatGPT-reacties is: "Ik waardeer uw steun gedurende deze tijd" aan het einde van de e-mail.

Wat mij betreft klopt de formulering niet. Door deze reactie klinkt het alsof uw verkoudheid een situatie van leven of dood is. In de meeste gevallen herstelt u binnen een paar dagen volledig van een verkoudheid, dus het gedeelte over ondersteuning is overbodig.

Pro tip: Verwijder alle zinnen die uw ziekte erger laten lijken dan ze is.

De e-mail ‘Ik heb COVID’

Als u bent blootgesteld aan COVID of de griep en u tekenen of symptomen vertoont, moet u absoluut een ziektedag nemen en thuis blijven. Waarschijnlijk heb je toch geen zin om te werken.

En als u zich niet goed genoeg voelt om uw ziektedag-e-mail te schrijven, gebruik dan deze prompt: “Ik ben positief getest op COVID. Mijn dokter heeft mij vijf dagen zonder werk gezet, of totdat ik negatief test. Schrijf alstublieft een e-mail waarin ik mijn afwezigheid uitleg aan mijn baas.'

Het antwoord van ChatGPT zal dit zijn:

Image Source

In het ChatGPT-antwoord wordt duidelijk uitgelegd wanneer u over vijf dagen weer aan het werk gaat of wanneer u negatief test op het virus. Als u dit vooraf aangeeft, weet uw baas wanneer hij uw terugkeer naar kantoor kan verwachten.

In de reactie wordt ook melding gemaakt van het verstrekken van documentatie van een medisch bezoek. Mijn ervaring is dat sommige HR-afdelingen documentatie van medische notities van uw zorgverleners vereisen, terwijl andere dat niet doen. Als uw werkplek een doktersverklaring vereist, bewaar dit deel dan in uw e-mail aan uw baas.

Pro tip: Geef in uw ChatGPT-query de dagen op waarop u werkloos bent. Hierdoor krijgt u een accuraat antwoord dat geen bewerking vereist.

De e-mail 'Ik heb een dag voor geestelijke gezondheid nodig'

Weet je wanneer je mentaal niet in staat bent om naar je werk te gaan? Voelt u zich een beetje opgebrand en weet u dat rust u goed zou doen?

Het is in orde. We hebben het allemaal meegemaakt, en het is geen schande om een ​​dag in de geestelijke gezondheidszorg te nemen om te herstellen. Het kan echter lastig zijn om een ​​e-mail te schrijven waarin je uitlegt waarom je een vrije dag nodig hebt, vooral als je lastig gevallen wilt worden door werkbezoeken terwijl je weg bent.

Hier leest u hoe u uw ChatGPT-prompt schrijft om een ​​ziektedag op te nemen voor uw geestelijke gezondheid.

Prompt: “Ik moet een dag voor geestelijke gezondheidszorg nemen. Ik ben niet lichamelijk ziek, maar geestelijk uitgeput. Ik moet mijn telefoon uitschakelen en overdag geen zakelijke oproepen ontvangen. Schrijf alstublieft een e-mail naar mijn baas waarin ik uitleg waarom ik zonder werk zal zijn.”

Hier is het ChatGPT-antwoord.

Image Source

Het ChatGPT-antwoord op deze prompt is beleefd maar direct. Het legt duidelijk uit waarom je een vrije dag nodig hebt, zonder expliciet te zeggen: “Ik heb een dag voor de geestelijke gezondheidszorg nodig!”

In plaats van aan te bieden om op afstand te werken, verduidelijkt dit antwoord ook dat u voor of na uw terugkeer naar kantoor aan uw werkverplichtingen zult voldoen. Werken terwijl u op pad bent voor een geestelijke gezondheidszorgdag, ondermijnt het doel van uw broodnodige afwezigheid.

Dit ChatGPT-antwoord is over het algemeen een goed geschreven ziektedag-e-mail. Maar zoals ik al eerder zei, je zult het concept moeten bewerken om er zeker van te zijn dat het overeenkomt met jouw toon.

Pro tip: U moet ChatGPT laten weten dat u geen werkoproepen accepteert terwijl u afwezig bent. Anders zal uw gegenereerde antwoord zeggen: "Ik zal mijn taken voltooien tijdens mijn afwezigheid", wat ertoe kan leiden dat uw baas denkt dat u wel zin heeft om op afstand te werken.

Het perfecte e-mailsjabloon voor ziektedagen

ChatGPT is een geweldige schrijfbron, maar de uitvoer ervan kan lezen als een standaardantwoord. U moet het concept bewerken voordat u uw baas een e-mail stuurt met de reden waarom u zonder werk moet zitten.

Of u kunt een e-mailsjabloon voor ziektedagen gebruiken om op te slaan en snel te bewerken wanneer dat nodig is.

Laten we eens kijken naar de elementen van een perfecte e-mailsjabloon voor ziektedagen.

Onderwerpregel

Laat de onderwerpregel van een e-mail nooit leeg. In plaats daarvan moet in uw onderwerpregel duidelijk worden aangegeven waar de e-mail over gaat. Zo mist je baas de e-mail in zijn inbox niet.

Een goede onderwerpregel om te gebruiken is: [Uw naam] Ziekteverlofaanvraag.

Begroeting

In het ChatGPT-e-mailantwoord luidt de begroeting: "Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt."

Dit is een geweldige manier om uw e-mail aan uw baas te beginnen.

Uitleg

In uw ziektedag-e-mail moet worden uitgelegd waarom u niet naar uw werk kunt komen. Voeg iets toe als: 'Ik wilde u alleen laten weten dat ik vandaag onwel ben en niet kan werken.'

U hoeft niet in detail te treden over uw ziekte, maar u moet wel duidelijk aangeven dat u zich niet goed voelt. Als je besmettelijk bent, wil je dat misschien vermelden, zodat je baas begrijpt waarom je niet op kantoor bent.

Terug naar het werk

Je baas zal willen weten wanneer je terugkomt. Het is belangrijk om dit in uw e-mail op te nemen, zodat uw baas weet of iemand anders op kantoor taken met hoge prioriteit moet uitvoeren. Gewoon zeggen: 'Ik ben dinsdag terug', is prima.

Beschikbaarheid

Als u zich goed genoeg voelt om thuis te werken, vermeld dat dan in uw e-mail. Je baas zal het waarderen dat je bereid bent het team te helpen terwijl je niet op kantoor bent.

Maar als u zich te ziek voelt om op afstand te werken, moet u dat zeggen. U kunt zeggen: "Ik zal aan mijn werkverplichtingen voldoen als ik weer op kantoor ben."

Conclusie

U moet uw ziektedag-e-mails altijd afsluiten met een slotverklaring om uw baas te bedanken voor het begrip van uw hachelijke situatie. Zeg gewoon: "Bedankt voor uw begrip!" om uw e-mail te sluiten.

E-mailsjabloon voor ziektedagen

Uit ervaring heb ik ontdekt dat het handig is om een ​​concept-e-mailsjabloon op te slaan in je inbox of Google Drive in geval van ziekte en noodgevallen.

Bewaar een kopie van deze ziektedag-e-mailsjabloon om deze indien nodig te gebruiken en te bewerken.

Onderwerpregel: [Uw naam] Aanvraag ziektedag

Goedemorgen, [naam van de baas].

Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Helaas voel ik mij vandaag niet lekker en kan ik niet naar mijn werk komen. Ik ben bang dat ik besmettelijk ben en maak me zorgen over de verspreiding van mijn ziekte naar mijn collega's.

Ik hoop morgen weer op kantoor te zijn!

Ik voel me goed genoeg om een ​​aantal werktaken op afstand uit te voeren. Als ik vandaag iets vanuit huis moet doen, laat het me dan weten. Ik zal regelmatig mijn e-mail controleren.

OR

Ik voel me vandaag niet goed genoeg om op afstand te werken. Ik zal mijn werkverantwoordelijkheden afhandelen als ik terugkom op kantoor.

Ik ga binnenkort weer aan het werk. Dank u voor uw begrip!

[Jouw Naam]

Een ziektedag nemen

Je baas een e-mail sturen om een ​​ziektedag op te nemen, vooral als dat nodig is, hoeft geen extra stress voor je lichaam te veroorzaken. Als u niet zeker weet wat u in uw e-mail moet zeggen, gebruik dan ChatGPT om u te begeleiden.

Het is belangrijk op te merken dat het antwoord van ChatGPT op uw vraag alleen als concept mag worden gebruikt. Anders zou uw baas kunnen vermoeden dat u een AI-tool hebt gebruikt om uw e-mail te schrijven, en loopt u het risico te formeel te klinken.

Of gebruik mijn sjabloon als u vastzit en ChatGPT niet beschikbaar is. Het e-mailsjabloon voor ziektedagen is kort, krachtig en to the point. Bovendien leest het niet als een robot, zoals ChatGPT-reacties soms doen.

Kopieer, plak en bewaar de sjabloon of het ChatGPT-antwoord voor wanneer u moet rusten, herstellen en beter worden.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/sick-email-examples