Het AP-goedkeuringsproces is de workflow voor het verkrijgen van autorisatie voor het betalen van leveranciersfacturen (met kredietbetalingsvoorwaarden) die zijn opgenomen in de crediteuren voordat ze worden betaald. Het automatiseren van het goedkeuringsproces voor crediteuren in uw bedrijf is essentieel omdat het aanzienlijke tijd bespaart, de kosten verlaagt, het cashflowbeheer verbetert, de interne controlesen verbetert de leverancierstevredenheid.
Voordelen van het stroomlijnen van de workflow voor goedkeuring van AP-facturen
Uw bedrijf zal tijd- en kostenbesparingen ervaren en problemen en frustraties vermijden wanneer het een gestroomlijnd elektronisch goedkeuringssysteem voor crediteuren implementeert voor het autoriseren van factuurbetalingen in crediteuren, in plaats van een handmatig goedkeuringsproces voor crediteuren te gebruiken.
Tijd- en kostenbesparingen door het stroomlijnen van de workflow voor goedkeuring van AP-facturen
Wanneer uw bedrijf de workflow voor het goedkeuren van AP-facturen stroomlijnt, vermijdt het de extra kosten, tijdverlies en frustraties van een handmatig goedkeuringsproces voor AP-facturen door:
- Extra, tijdrovende stappen in de workflow voor het goedkeuren van AP-facturen
- knelpunten
- Ontbrekende en verloren papieren documenten
- Herhaalde follow-up met goedkeurders
- Beantwoorden van veel inkomende telefoontjes en e-mails van leveranciers over de betalingsstatus wanneer facturen niet op tijd zijn goedgekeurd voor betaling
Het stroomlijnen van de AP-factuurgoedkeuringsworkflow begint met inzicht in het inefficiënte handmatige goedkeuringsproces dat momenteel bestaat versus het gebruik van softwareproductiviteit uit AP-automatisering, met zijn geautomatiseerde stappen, regels, routering en andere ingebouwde efficiëntieverbeteringen. In tegenstelling tot het handmatige goedkeuringsproces voor leveranciersfacturen, biedt AP-automatiseringssoftware gestroomlijnde elektronische AP-goedkeuring.
Inefficiënte workflows in een handmatig goedkeuringsproces voor crediteuren
In een handmatig goedkeuringsproces voor betalingen kan uw crediteurenpersoneel papieren documenten, waaronder gekoppelde facturen, inkooporders en ontvangstdocumenten, naar elke toepasselijke factuurgoedkeurder sturen. Deze documenten voor het goedkeuringsproces voor AP-facturen komen echter niet uit dezelfde bron en worden niet op hetzelfde moment gemaakt.
De handmatige workflow voor het goedkeuren van AP-facturen kan betekenen dat tijdelijke bestandsmappen in archiefkasten worden gebruikt om papieren documenten te verzamelen in een set die aan de factuur wordt geniet en handmatig wordt gecontroleerd op overeenkomsten tussen de regelitems. (Documenten worden eerst handmatig geverifieerd en gematcht door de crediteuren afdeling, gecodeerd voor de boekhouding en ingetoetst in het boekhoud- of ERP-systeem om ze vast te leggen voordat facturen worden doorgestuurd naar goedkeurders in het AP-goedkeuringsproces.)
Als dit het papieren, oude systeem van uw bedrijf is voor het goedkeuringsproces voor AP-facturen, heeft u extra bedrijfskosten voor magazijnopslag en archivering van papieren documenten. Voeg tijd toe voor het vinden van de factuur die u zoekt in dozen met opgeslagen gegevens wanneer het in latere jaren tijd is voor de inkomstenbelastingcontrole. En hopen dat de benodigde factuur tegen die tijd niet verloren is gegaan. (Als uw bedrijf een scanservice gebruikt om papieren facturen te scannen voor digitale archivering, voegt u dat soort kosten toe.)
Problemen bij een handmatig goedkeuringsproces voor leveranciersfacturen
Een handmatig goedkeuringsproces voor leveranciersfacturen voor crediteuren brengt inherente problemen met zich mee die tijd en geld kosten om op te lossen:
- Wie is de goedkeurder van deze specifieke factuur? Is er voor facturen boven een bepaald bedrag een aanvullende goedkeuring van een tweede bevoegde persoon vereist in het betalingsgoedkeuringsproces?
- Is deze goedkeurder fysiek beschikbaar op kantoor om facturen goed te keuren die worden ondersteund door andere papieren documenten?
- Zal de goedkeurder de facturen onmiddellijk goedkeuren of zal het AP-personeel tijd verspillen met het handmatig versturen van herinneringen als onderdeel van het factuurgoedkeuringsproces?
- Zullen papieren facturen en bijbehorende documenten verloren gaan tijdens dit AP-goedkeuringsproces?
- Bij ontbrekende facturen zal de crediteurenafdeling contact moeten opnemen met de leverancier. Dit probleem vertraagt de factuurverwerking, inclusief het goedkeuringsproces voor de AP-factuur.
- Zal een leverancier producten op tijd naar uw bedrijf blijven verzenden als de betalingen aanzienlijk te laat zijn vanwege een vertraagd goedkeuringsproces voor facturen?
- Moet uw bedrijf hoge kosten voor late betaling in rekening brengen van de leverancier of mist u kortingen voor vroegtijdige betaling die door de leverancier worden aangeboden in de 2/10, netto 30 factuurbetalingsvoorwaarden?
Hoe u het goedkeuringsproces voor crediteuren kunt automatiseren
Met software voor AP-automatisering, inclusief geautomatiseerde digitale factuurregistratie en factuurverwerking met elektronische AP-goedkeuring, stroomlijnt uw bedrijf de workflow voor de goedkeuring van AP-facturen en bespaart het tijd en geld door de problemen van een traag en foutgevoelig handmatig factuurgoedkeuringssysteem te vermijden.
Als u wilt begrijpen hoe u het goedkeuringsproces voor crediteuren kunt automatiseren, kunt u overwegen hoe u AP-automatiseringssoftware kunt gebruiken om de AP-goedkeuring van uw bedrijf te stroomlijnen. handelsschulden. Ervaar vervolgens een totaaloverzicht van de volledige crediteurenworkflow in Flow (van Nanonets), een AP-automatiseringssoftware.
AP-automatiseringssoftware gebruiken om AP-goedkeuringen te stroomlijnen
AP-automatiseringssoftware omvat processen voor AP-goedkeuring. Met Flow van Nanonet, een softwareproduct voor AP-automatisering, kan uw bedrijf efficiënter worden en minimaal acht uur per week besparen op zijn AP goedkeuringsprocedure, met behulp van AI (kunstmatige intelligentie) en geautomatiseerde procesautomatisering (RPA)-technologie. Uw bedrijf hoeft niet voortdurend vervolg-e-mails op te stellen of crediteurenpersoneel in te zetten om met goedkeurders te communiceren tijdens het goedkeuringsproces voor crediteuren.
Voor AP-goedkeuring kunt u met Flow specifieke goedkeurders voor crediteurenfacturen toevoegen of AI-gestuurde, op regels gebaseerde geautomatiseerde goedkeuringen gebruiken. De geautomatiseerde software voor uitgaven en schulden is volledig aanpasbaar voor het uitvoeren van bedrijfsgoedkeuringen in de workflow voor het goedkeuren van AP-facturen. Het bedrijfsbeleid is in het systeem ingebed met deze geautomatiseerde regels voor het routeren van AP-goedkeuring naar geautoriseerde goedkeurders en ingebouwde goedkeurdermeldingen.
Nanonets, een cloudgebaseerd systeem met digitale factuur capture maakt elektronische AP-goedkeuring mogelijk via e-mail, Slack of de online software. Voor het goedkeuringsproces van betalingen kunnen goedkeurders snel leveranciersfacturen en personeelsbonnen goedkeuren, waar ze ook zijn.
Overzicht van de crediteurenworkflow in een AP-automatiseringssoftware
Stroom AP-automatiseringssoftware by Nanonets zorgt ervoor dat uw bedrijf de crediteurenworkflowprocessen kan stroomlijnen en de efficiëntie kan verbeteren. De Flow software gebruikt een dashboardmenu voor:
- Facturen
- Ontvangsten
- Leveranciers
- Team
- Goedkeuringen
- Integraties
- Analytics
Flowautomatiseringssoftware gebruikt voor debiteurenbeheer zal:
- Ontvang, lees en leg factuurgegevens automatisch per regelitem vast met AI
- Verwerk facturen snel voor tijdige betaling
- Maak en gebruik geautomatiseerde regels om het elektronische goedkeuringsproces voor facturen in te schakelen, voeg een goedkeurder toe en automatiseer de routering naar aangewezen goedkeurders om hun factuurgoedkeuringen te voltooien.
- Autosync goedgekeurde en gecodeerde facturen naar uw boekhoudsoftware
- Laat u een goedgekeurde leveranciersfactuur betalen (via een geïntegreerde betalingspartner)
Om facturen in het Flow AP-automatiseringssysteem te importeren, kunnen leveranciers deze automatisch importeren via e-mail of gedeelde schijven, of facturen rechtstreeks in Flow uploaden via Een factuur toevoegen. Flow leest de facturen met behulp van AI-automatisering technologie en legt de factuurgegevens per regelitem vast Beheer van leveranciersfacturen, beoordeling, goedkeuring, opname en betaling.
Factuurverwerking voor crediteuren omvat de volgende stappen:
- Factuur ontvangst
- Factuurverificatie
- 3-weg matching van facturen met inkooporders en ontvangstdocumenten
- Goedkeuring van factuurbetalingen in het goedkeuringsproces voor crediteuren
- Factuurbetaling.
Overwegen factuurverwerking als een reeks workflowstappen voor het gehele factuur-tot-betalingsproces in de crediteurenadministratie. Factuurverwerking verbetert de interne controles om foutuitzonderingen te detecteren en te signaleren en dwingt de scheiding van taken af voor factuurverwerking en factuurgoedkeuring. In dit artikel concentreren we ons op de AP-goedkeuringsstap van factuurverwerking.
Conclusie
Met software voor AP-automatisering, inclusief geautomatiseerde digitale factuurregistratie en factuurverwerking met elektronische AP-goedkeuring, stroomlijnt uw bedrijf de workflow voor de goedkeuring van AP-facturen en bespaart het tijd en geld door de problemen van een traag en foutgevoelig handmatig factuurgoedkeuringssysteem te vermijden. Als u wilt beginnen met het verbeteren van de AP-goedkeuringsworkflow van uw bedrijf, volgt u een productrondleiding of bekijkt u een demo van de AP-automatiseringsoplossing. Stroom door Nanonetten.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/
