Bankafstemming is het proces waarbij het kasboek van het bedrijf wordt vergeleken met de bankafschriften. Het doel is om elke transactie nauwkeurig te onderzoeken en eventuele fouten of potentiële fraude te identificeren.

De twee grootboeken komen over het algemeen niet overeen vanwege factoren zoals bankkosten, rente, openstaande cheques en deposito's onderweg. Met deze discrepanties moet rekening worden gehouden in een bankafstemmingsverklaring om de huidige financiële positie nauwkeurig weer te geven.

In deze blog presenteren we enkele praktijkvoorbeelden van bankafstemmingsverklaringen en helpen we de belangrijkste problemen op te lossen waarmee we te maken krijgen tijdens de bankafstemming.

Wat is een bankafstemmingsverklaring?

Een bankafstemmingsverklaring is een financieel document dat het kasboek van het bedrijf vergelijkt met de bankafschriften om nauwkeurigheid en consistentie in de financiële gegevens te garanderen. Dit proces helpt het bedrijf zijn fondsen te monitoren en bij te werken, en eventuele discrepanties aan te pakken. Als er inconsistenties worden vastgesteld, moeten deze worden gecorrigeerd of op passende wijze worden uitgelegd.

Bij het bankafstemmingsproces wordt grondig onderzoek gedaan naar de oorzaken van verschillen tussen de twee rekeningen. Verschillende redenen dragen bij aan dergelijke discrepanties:

• Bancaire kosten – Op bankrekeningen kunnen rekening-courantkredieten, rekeningonderhoudskosten of andere boetes in rekening worden gebracht die mogelijk niet in het kasboek van het bedrijf zijn gemarkeerd. Als alternatief moet eventuele rente op het banksaldo in het kasboek worden verantwoord.
• Openstaande cheques – Cheques die aan leveranciers zijn uitgegeven, worden mogelijk niet ingediend, maar in het grootboek verwerkt. Vertragingen bij de verwerking door de bank kunnen er ook toe leiden dat cheques pas aan het einde van de registratieperiode in het afschrift worden weergegeven.
• Betalingsvertragingen: Het kan enkele dagen duren voordat betalingen via ACH of Wire bij de bank terechtkomen. Dit kan ertoe leiden dat de transactie op het afschrift ontbreekt.
• Boekhoudkundige/bankfout: De bank of de bedrijfsaccountant kan een fout hebben gemaakt bij de boekhouding van een transactie. Veelvoorkomende voorbeelden zijn gemiste betalingen, dubbele betalingen of terugbetalingen.

Veel voorkomende voorbeelden van bankafstemmingsverklaringen

Laten we nu eens kijken naar voorbeelden van bankafstemmingsverklaringen uit de praktijk en het soort problemen waarmee u te maken kunt krijgen:

Bancaire kosten

Het banksaldo van XYZ Corp op 31 december 2023 bedraagt ​​$10,000, terwijl het kasboeksaldo $10,300 bedraagt. Het verschil wordt toegeschreven aan specifieke bankkosten. Laten we de transacties eens bekijken:

• Er werd een boete van $ 200 opgelegd vanwege een geweigerde cheque, geregistreerd op het bankafschrift maar niet in het kasboek.
• Er werd $ 300 in rekening gebracht als jaarlijkse onderhoudskosten voor de bank, die op het bankafschrift werden vermeld, maar niet in het kasboek.
• Er werd een dividend van $ 100 uitbetaald uit de aandelenportefeuille, vastgelegd op het bankafschrift maar niet in het kasboek.
• Een driemaandelijkse rentebetaling van $ 100 door de bank, vastgelegd op het bankafschrift maar niet in het kasboek.

Uitstaande cheques – Banksaldo > Kasboeksaldo

XYZ Corp heeft op 10,000 december 31 een banksaldo van $2023, terwijl het kasboeksaldo $9,000 bedraagt. Het lagere kasboeksaldo wordt veroorzaakt door uitstaande cheques. Laten we de transacties eens bekijken:

• Er zijn twee cheques van in totaal $ 1,400 uitgegeven, maar deze moeten nog worden verwerkt. Deze transactie wordt wel in het kasboek vastgelegd, maar niet in het banksaldo.
• Er is een inkomende betaling van $ 400 van een klant gestart, maar de bank heeft deze nog niet goedgekeurd. Deze transactie wordt wel in het kasboek vastgelegd, maar niet in het banksaldo.
• Een driemaandelijkse rentebetaling van $ 100 door de bank wordt gedocumenteerd op het bankafschrift, maar is niet opgenomen in het kasboek.

Betalingsvertragingen – Kasboeksaldo > Banksaldo

XYZ Corp heeft een banksaldo van $20,000 op 31 december 2023. Het kasboeksaldo bedraagt ​​echter $18,000, wat een hoger saldo weerspiegelt als gevolg van vertragingen bij de banken waarbij bepaalde transacties niet op de afsluitdatum waren geregistreerd. Deze transacties zijn geregistreerd op 3 januari 2024. Laten we de details eens bekijken:

• Er zijn twee cheques van in totaal $ 4,000 uitgegeven, maar deze zijn nog niet verwerkt. Deze worden in het kasboek aangegeven, maar niet weerspiegeld in het banksaldo.
• Een inkomende betaling van $ 2,000 via ACH werd vier dagen nadat deze was geïnitieerd, verwerkt. Hoewel het op 31 december in het kasboek stond, staat het op 4 januari op het bankafschrift.

Boekhoudkundige fouten

XYZ Corp heeft op 20,000 december 31 een banksaldo van $2023. Het kasboeksaldo bedraagt ​​echter $15,000. Bij onderzoek zijn fouten geconstateerd bij het vastleggen van betalingen door de accountant. Laten we de transacties eens bekijken:

• Er werd een cheque van $ 2,000 uitgegeven, maar deze werd nooit in het kasboek opgenomen.
• Een leveranciersbetaling van $ 500 werd per ongeluk twee keer op verschillende data geregistreerd, ondanks dat deze slechts één keer werd verwerkt.
• Een inkomende betaling van $ 500 werd ten onrechte ingevoerd als $ 5,000.
• Een transactie van $ 1,000 kon niet worden verwerkt en werd vervolgens terugbetaald.

Bank fouten

XYZ Corp heeft op 10,000 december 31 een banksaldo van $2023. Het kasboeksaldo bedraagt ​​echter $12,000. Het banksaldo is lager vanwege een aantal bankgerelateerde fouten:

• De betaling van $ 1000 door de klant wordt niet weergegeven omdat de klant een fout heeft gemaakt met het rekeningnummer.
• De banktransactie is mislukt en de terugbetaling van $ 1000 is niet verwerkt.
• Het bankafschrift toont een fout waarbij een inkomende transactie van $1000 wordt geboekt als $3000.
• De bank heeft uw cheque van $ 2000 verloren of kwijtgeraakt.

Bankfouten kunnen bij de bank worden betwist en opgelost. Bankafstemming is van cruciaal belang als u dergelijke fouten tijdig wilt ontdekken binnen de geschillenvensters!

Alternatief formaat voor bankafstemming

In de bovenstaande methode hebben we rekening gehouden met verschillende transacties die discrepanties veroorzaakten tussen het kasboek en het banksaldo. Als alternatief kunnen bedrijven de grootboeken ‘aanpassen’ om een ​​bankafschrift op te stellen. Bij deze methode:

Stap 1: Banksaldo aanpassen

Bankafschriften moeten worden aangepast door de openstaande stortingen toe te voegen (deposito-in-transit) en de openstaande uitgaande cheques af te trekken (uitstaande cheques). De logica hier is:

Banksaldo + deposito's onderweg – Uitstaande cheques = aangepast banksaldo

Stap 2: Kasboeken aanpassen

Het kasboeksaldo moet worden aangepast voor bankservicekosten, opgebouwde rente en afgewezen cheques (NSF-cheques). De logica hier is:

Kasboeksaldo + rente – bankkosten – afgewezen cheques = aangepast kasboek

Hoe kan de bankafstemming worden gestroomlijnd?

Bankafstemming is een moeizaam proces met verschillende handmatige stappen. Een efficiëntere aanpak is het gebruik van software voor bankafstemming, waardoor handmatige fouten worden verminderd en de organisatie- en tijdbesparingen door automatisering worden vergroot.

Hulpmiddelen voor bankafstemming maken hoofdzakelijk gebruik van twee afstemmingsmethoden: Document Review en Analytics Review. Bij Document Review haalt OCR-software relevante gegevens uit documenten en presenteert deze in het vereiste formaat. Automatiseringstools zoals Nanonets gaan nog een stap verder en stellen gebruikers in staat regels te definiëren voor het detecteren van afwijkingen, duplicaten en mismatches. Als de software discrepanties kan identificeren, vereenvoudigt dit het afstemmingsproces aanzienlijk met meer dan 90%.

Automatiseer uw hypotheekverwerking, acceptatie, fraudedetectie, bankafstemmingen of boekhoudprocessen met een kant-en-klare aangepaste workflow.

Nanonets vereenvoudigt en stroomlijnt het accountafstemmingsproces met zijn AI-aangedreven workflowautomatiseringsoplossing. Deze tool automatiseert verschillende stappen, minimaliseert handmatige inspanningen en verhoogt de efficiëntie met een factor 10.

Als Nanonets aansluit bij uw zakelijke vereisten, vraag dan gerust om een ​​offerte op maat die is afgestemd op uw specifieke behoeften.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/how-to-solve-real-life-problems-of-bank-reconciliations-with-examples/