Ben je ooit in een situatie geweest waarin één stukje feedback je leven veranderde? Ik heb! Jarenlang heb ik als fulltime medewerker gewerkt bij startups en techbedrijven.

Toen ontdekte mijn baas op een dag dat ik na werktijd een paar contentmarketing-optredens deed (wat geen geheim was). Aanvankelijk maakten ze zich zorgen en vroegen ze me om te kiezen tussen voor hen werken of me concentreren op freelancewerk.

Nadat ze er echter over hadden nagedacht, vertelden ze me dat het vanuit carrièreperspectief zinvol was om over te stappen naar een fulltime contentmarketing-freelancer, omdat veel bedrijven dit soort diensten nodig hadden en niemand hadden om mee te werken.

Dit stelde mij gerust dat de overstap naar freelancen de juiste keuze was, en sindsdien heb ik niet meer achterom gekeken.

Wat ik die dag hoorde was productieve feedback op zijn best. In dit artikel vertel ik je wat het is, hoe je het kunt delen en geef ik voorbeelden van managers die dagelijks constructief advies geven aan werknemers.

Wat is productieve feedback?

Hoe u productieve feedback kunt geven

Productieve feedbackvoorbeelden.

Een toppresteerder productieve feedback geven

Wat is productieve feedback?

Productieve feedback fungeert als constructieve kritiek. Het wordt gegeven om groei en verbetering op een specifiek gebied te ondersteunen. Het productiviteitsaspect suggereert dat de feedback nuttig, uitvoerbaar en motiverend moet zijn.

Om ervoor te zorgen dat de feedback productief is, moet deze de volgende elementen bevatten.

specificiteit

Feedback moet zich richten op specifiek gedrag of specifieke gebieden. Leg aan de ontvanger van de feedback precies uit wat hij of zij moet doen om te verbeteren en hoe hij dat moet doen. De opmerkingen mogen niet vaag zijn.

uitvoerbaarheid

Feedback moet duidelijke richtlijnen bevatten, zoals praktisch advies, hulpmiddelen of voorbeelden van de volgende stappen die de persoon moet nemen om zijn prestaties te verbeteren.

Positiviteit

Feedback moet positief worden gegeven om iemand te motiveren om actie te ondernemen, in plaats van hem neer te halen. Zorg ervoor dat u suggesties voor verbetering in evenwicht brengt met iemands sterke punten en prestaties.

tijdlijnen

Niet alle soorten feedback kunnen wachten tot een aanstaande werknemersevaluatie. 'Actualiteit' betekent dat de persoon met wie u spreekt zich de exacte situatie met details kan herinneren, zodat hij of zij ernaar kan verwijzen of zijn/haar perspectief kan presenteren.

Relevantie

Uw feedback moet betrekking hebben op een aspect van hun werk: het voltooien van doelen, de kwaliteit van het werk, of team communicatie. De medewerker kan in verwarring raken als het verband tussen uw feedback en zijn of haar werk niet onduidelijk is.

Openheid

Productieve feedback is geen monoloog; het is tweerichtingsverkeer. Zodra u uw standpunt deelt, is het belangrijk om naar de medewerker te luisteren en te bespreken hoe u verder kunt gaan.

Constructiviteit

Wanneer de manager en de medewerker de discussie beëindigen, moeten ze het gevoel hebben dat de feedbacksessie constructief was en dat het doel was dat de medewerker zijn werk zou verbeteren, en niet om op zijn tekortkomingen te wijzen.

Hoe u productieve feedback kunt geven

Stap 1. Wees duidelijk over de bedoeling.

Hoewel spontane feedback soms goed is, is het meestal beter om het te plannen. Voordat je iemand benadert om feedback te geven, moet je het doel ervan kennen. Hier zijn een paar vragen die je jezelf kunt stellen om erachter te komen:

• Heeft uw team of bedrijf last van het gedrag of handelen van een specifieke medewerker?
• In welke stemming ben je? Voel je je kalm of gestrest en boos?
• Bent u op een plek waar u privé feedback kunt geven, zodat u zich allebei op uw gemak voelt?
• Weet jij precies wat je wilt communiceren?

Onthoud dat productieve feedback altijd nuttig moet zijn en met empathie en respect moet worden gegeven. Als je niet zeker weet wat je bedoelingen zijn of als je je gespannen voelt, kun je het beste bewaren wat je tegen jezelf wilt zeggen.

Stap 2. Kies de juiste tijd en plaats.

Timing is cruciaal bij het geven van productieve feedback, omdat de medewerker in de juiste gemoedstoestand moet zijn en voldoende tijd moet hebben om te horen wat u zegt.

Plan indien mogelijk altijd een vergadering. Laura Grant, marketingmanager bij BlueSky-oplossingen, suggereert een semi-formele setting. Dat betekent dat de toon inclusief moet zijn, maar wel aan de formele kant.

“Je moet tijd vrijmaken voor een goede discussie en alle partijen de tijd geven om plannen te maken en doelstellingen vast te stellen”, zegt ze.

Katharina Larikka, prestatiemarketeer bij Druppel, is het daar mee eens en voegt eraan toe: “We hebben gezien dat de meeste feedback het meest productief is als de ontvanger ervoor openstaat. In de praktijk betekent dit dat we het delen in onze driemaandelijkse evaluatiebijeenkomsten, waarbij iedereen ernaar streeft feedback te geven en te ontvangen.”

Als feedback meer ad hoc moet zijn, vraagt ​​Larikka's team of het een goed moment is om feedback te geven voordat ze dat doen.

“Als je wilt dat een collega zich verbetert, is de eerste stap ervoor te zorgen dat hij/zij je hoort. Dat zal niet gebeuren als hij/zij een dag achter elkaar in vergaderingen zit en tussendoor je bericht leest”, zegt Larikka.

Stap 3. Vermijd beschuldigingen en beschrijf de situatie rustig.

De gouden regel voor het geven van productieve feedback is om ‘te goeder trouw’ naar de vergadering te komen. Terwijl dit geldt voor de manager en de medewerker, leidt eerstgenoemde doorgaans de vergadering en zet hij de toon.

Omdat niet alle feedbackbijeenkomsten een agenda hebben, moet u er rekening mee houden dat de persoon die feedback ontvangt, verrast en emotioneel kan zijn.

“Het is bijna onmogelijk om te voorspellen hoe de ontvanger zal antwoorden. Je moet aandachtig observeren en luisteren naar hun reactie om te begrijpen wat ze hoorden en hoe ze zich erover voelden”, zegt John Butterworth, CEO en oprichter van 10kscholen.

Als ze emotioneel worden, zegt Butterworth, merk het op, bespreek het en laat het los voordat je terugkeert naar de feedbackdiscussie.

"Als ze niet antwoorden of als je denkt dat er een diepere kwestie speelt, stel dan open vragen om verduidelijking te krijgen", zegt Butterworth.

Hij wijst ook op een belangrijk aspect: het erkennen van de tijd die medewerkers nodig hebben om verbeteringen door te voeren.

“Gedrag veranderen is moeilijk. Geef de ontvanger voldoende tijd, aandacht en steun. Als je een verbetering merkt, geef dan positieve feedback”, zegt hij. “Als er geen vooruitgang is, vraag dan hoe het met het actieplan gaat en kijk wat je nog meer kunt doen om te helpen.”

Butterworth zegt echter ook dat de toon van uw feedback in de loop van de tijd moet veranderen als de prestatieproblemen aanhouden.

Stap 4. Pauzeer en geef ze de kans om te reageren.

Nadat u alles heeft gezegd wat u wilde, moet u uw werknemer de kans geven om zijn standpunt of versie van de gebeurtenissen te presenteren. Je kunt vragen: “Hoe was het voor jou?” of “Wat denk je dat er is gebeurd?”

Mark Damsgaard, oprichter van Global Residence-index, zegt dat constructieve kritiek productief wordt als je uit een zorgelijke situatie komt en oprecht wilt dat je werknemers beter worden.

“Luisteren naar hun kant van het verhaal kan helpen als je de feedback al hebt gegeven. Wat was de reden voor hun fouten? Waarom waren ze de laatste tijd altijd te laat? Als je vervolgens actief naar hun kant luistert en weet waar ze vandaan komen, kun je hulp en suggesties bieden”, zegt Damsgaard.

Damsgaard merkt op dat deze suggesties ervoor kunnen zorgen dat ze zich meer gesteund voelen en dat uw werkplek een veilige plek is.

Damsgaard voegt eraan toe dat een dergelijke aanpak ervoor zorgt dat werknemers beter vooruit kunnen komen. Het gevoel hebben dat ze in een team zitten dat hen steunt, moedigt hen aan om harder en beter te werken.

Je kunt ze ook toestaan ​​om te delen opwaartse feedback — u leert misschien over kwesties waarvan u zich niet bewust was, en als u deze aanpakt, wordt uw samenwerking beter.

Stap 5. Bespreek de volgende stappen.

Ik zei dat productieve feedback bruikbaar moet zijn. Daarom moet u, voordat u uw vergadering beëindigt, uw medewerkers een paar suggesties geven over hoe ze zich kunnen verbeteren.

Je kunt ze ook vragen of ze ideeën hebben om hun gedrag te veranderen of hun prestaties te verbeteren.

Productieve feedbackvoorbeelden

Laten we eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden om een ​​beter inzicht te krijgen in wat productieve feedback is.

Een persoonlijk verhaal gedeeld op Quora

De eerste productieve feedback voorbeeld komt van een levenscoach, Sara Rosseel, die haar ervaringen deelde Quora.

In haar verhaal beschrijft ze een baan bij een internationaal bedrijf waar ze verschillende projecten in Latijns-Amerika en het Caribisch gebied leidde. Ze was de jongste persoon in het team en werkte graag 50-60 uur per week.

Rosseel zegt dat haar baas een ‘harde, no-nonsense vrouw’ was.

Tijdens haar functioneringsgesprek was de manager van Rosseel bezorgd dat Rosseel niet werd uitgedaagd. Rosseel zegt dat ze routinetaken op zich nam die de projectmanagers niet wilden uitvoeren.

“Dus vroeg ze me in wat voor soort werk ik het meest geïnteresseerd was en moedigde ze me aan om de projectmanagers te vragen mij erbij te betrekken. Ze legde uit dat de ervaring niet alleen waardevol zou zijn voor mijn toekomstige carrière, maar ook meer voldoening voor mij zou geven”, schrijft Rosseel.

De manager gaf Rosseel haar steun en een tijdlijn van zes maanden om haar vleugels uit te slaan.

“Niet elke manager in die organisatie – vooral degenen in hogere functies – is geïnteresseerd in jonge junior medewerkers. Ik beschouw mezelf gelukkig en heb sindsdien de kans gehad om hetzelfde advies aan anderen door te geven”, schrijft Rosseel.

Wat maakte deze productieve feedback?

• In de eerste plaats kwam het van een hooggeplaatst persoon met veel gezag. Ze had interesse in een junior medewerker en liet Rosseel duidelijk weten dat ze veel potentieel in haar zag en haar wilde helpen haar vleugels uit te slaan.
• De manager hanteerde de ‘stick-and-carrot’-aanpak: ze zei dat ze Rosseel zou helpen bij haar carrièreontwikkeling, op voorwaarde dat ze haar best zou doen. De manager stelde ook een ruwe deadline voor (namelijk zes maanden), waarbinnen Rosseel aanzienlijke verbetering moest laten zien. Bovendien vertelde ze haar precies wat ze moest doen.
• Bovendien zorgde de manager ervoor dat haar advies en carrièreplannen in overeenstemming waren met de doelstellingen en ambities van Rosseel, in plaats van de carrière van Rosseel te orkestreren.

Als laatste, maar allerbelangrijkste, vond de ontvanger van de feedback het advies nuttig en waardevol. Hierdoor kon Rosseel vooruitgang boeken in haar werk.

Productieve feedback ontvangen – mijn eigen ervaring

In een vorig professioneel leven werkte ik als projectmanager bij een softwareadviesbureau. Ik kwam bij het bedrijf terecht met drie jaar ervaring in het beheren van een digitaal product bij een startup.

Dus hoewel ik begreep hoe projectmanagementtools zoals JIRA werkten, gebruikte ik alleen de basisfunctionaliteiten van de tool.

Toen ik echter bij het nieuwe bedrijf kwam, begon ik ongeveer vier of vijf projecten tegelijkertijd te beheren, waarbij meer dan twintig mensen betrokken waren. Ik kwam er al snel achter dat ik een aantal projectborden moest aanpassen.

Ik vroeg een senior projectmanager om hulp en zij lieten me zien hoe ik geavanceerde regels kon gebruiken om de lay-out en functies aan mijn behoeften aan te passen.

Het bedrijf legt veel nadruk op open, productieve feedback. Het was dus geen verrassing dat ik een beschrijving van deze situatie vond in een spreadsheet die mijn manager gebruikte om feedback te verzamelen voor mijn maandelijkse prestatie-evaluatie.

De senior PM zei dat ik nog geen ervaren projectmanager was, dus ik hoefde in deze fase van mijn carrière nog geen kennis te hebben van de geavanceerde JIRA-functionaliteiten.

Maar als ik hiervan mijn carrièrepad voor de lange termijn wilde maken, zou ik er bekwaam in moeten worden.

De reden waarom dit zo'n gedenkwaardig stukje feedback was, is dat de collega-premier onderstreepte dat ze niet wilden dat ik het gevoel kreeg dat ik ondermaats presteerde.

Ze brachten dit ter sprake om mij een indicatie te geven van een vaardigheid die ik over bijvoorbeeld zes maanden zou moeten beheersen.

Dit zou mij voldoende tijd geven om JIRA in mijn eigen tempo te leren.

Ze zorgden er ook voor dat ik een positieve recensie gaf over mijn lopende werk, wat ik zag als een mooi schouderklopje en een aanmoediging om door te gaan.

Een toppresteerder productieve feedback geven

Weet wanneer je moet afstappen van de klassieke ‘sandwichmethode’.

Voor het geval u er niet bekend mee bent: de sandwichmethode is een techniek waarbij tussen een positieve start en een bemoedigend einde van het feedbackgesprek een stukje opbouwende kritiek wordt aangeboden.

Hoewel het erg populair is, hebben sommige teammanagers hun eigen mening, waaronder Amit Raj, oprichter en CEO van De Links-man.

“Ik vind het effectief om de sessie te beginnen en eindigen met oprechte waardering en aanmoediging, maar om de verbeterpunten in een apart, toegewijd gesprek aan te pakken. Dit scheidt positieve bekrachtiging van constructieve kritiek, waardoor teamleden beide volledig kunnen absorberen zonder zich overweldigd of verward te voelen”, zegt hij.

Raj had bijvoorbeeld ooit een teamlid dat moeite had met het halen van deadlines.

In plaats van deze kritiek tussen complimenten te plaatsen, plande hij een aparte bijeenkomst om tijdmanagementstrategieën te bespreken en uitvoerbare verbeterstappen aan te dragen.

“Deze methode hielp een positieve sfeer te behouden en prestatieproblemen op een constructieve manier aan te pakken, wat leidde tot betekenisvolle vooruitgang en groei voor het individu en het team als geheel”, zegt Raj.

Kies het communicatiemedium verstandig.

Sommigen van ons leren beter van audio of afbeeldingen, terwijl anderen het beste zijn in het synthetiseren van informatie in tekstvorm. Gary Gray, mede-oprichter en CEO van CouponChief, zegt dat we dit ook in gedachten moeten houden bij het geven van feedback.

Bij het aansturen van een extern team van meer dan dertig medewerkers ontdekte Gray dat verspreide teamleden veel beter reageren op feedback als je van medium wisselt en rekening houdt met hun leerstijlen.

“Sommige leden van mijn team leren audiovisueel, anderen geven de voorkeur aan tekst. Daarom gebruik ik documenten, e-mails, spraaknotities en zelfs asynchrone videoberichten om feedback te geven en iedereen de tijd te geven de informatie in zijn eigen tempo te verwerken”, zegt Gray.

Volgens Gray gooit het bedrijf deze communicatiemedia bewust door elkaar en kiest ze afhankelijk van de context.

Hij merkt bijvoorbeeld op dat gesproken notities in combinatie met schriftelijke feedback de toon en emotie beter overbrengen dan alleen tekst. Dit is handig bij gevoelige onderwerpen of complexe ideeën.

"Dit alles verkleint de kans op verkeerde interpretaties en creëert tegelijkertijd een nuttige referentie die we opnieuw kunnen bekijken om na te denken over wat werkte en wat niet", zegt Gray.

Zorg ervoor dat uw empathie door uw gesprek heen schijnt.

Hoewel managers verantwoordelijk zijn voor de resultaten van hun afdeling, moeten ze ook opkomen voor hun teamleden. Dit betekent dat ze empathie moeten tonen voor de persoon met wie ze praten, zelfs als ze een paar scherpe opmerkingen willen delen.

Alex Freeburg, zaakvoerder en oprichter van Wet Freeburg, zegt dat empathie, naar zijn ervaring, het verschil maakt.

“Ik begin met het erkennen van de inzet van een medewerker en waar hij extra ondersteuning kan gebruiken. Een simpele zin als: 'Ik begrijp dat dit project een uitdaging is geweest, en ik geloof dat we het samen beter kunnen maken' is veel krachtiger dan direct kritiek leveren', zegt Freeburg.

Door empathie, zegt Freeburg, houd je beter in de gaten hoe je feedback wordt ontvangen – of je medewerkers zich overweldigd voelen en of ze wat tijd nodig hebben om te begrijpen wat je hebt gezegd.

“Het opnieuw bekijken van het gesprek zorgt voor verwerkingstijd en follow-up, waardoor het feedbackproces een betekenisvolle impact kan hebben”, merkt Freeburg op.

Geef de feedback privé.

Het kiezen van de juiste plek om feedback te geven is net zo belangrijk als wat u gaat zeggen. De feedbackontvanger moet zich veilig en op zijn gemak voelen; daarom wordt het afgeraden om het op openbare plaatsen te geven.

James Wilkinson, CEO van Balance One Supplements, vertelt een verhaal over hoe hij feedback gaf aan een medewerker na een storing in de klantenservice.

Wilkinson herinnert zich een storing in de klantenservice toen de ervaring van de klant niet bepaald geweldig was.

“Ik heb privé met een teamlid gepraat om hem direct en privé feedback te geven”, zegt Wilkinson. “Ik deelde wat werkte, doorbrak de miscommunicatie en identificeerde samen strategieën voor hoe we deze in de toekomst konden voorkomen.”

Wilkinson merkt op dat de werknemer tijdens het incident niet publiekelijk werd beschaamd.

In plaats daarvan “kon ik ook meer leren dan alleen het oplossen van fouten: het geven van feedback laat zien dat je investeert in hun menselijkheid en hun ontwikkeling”, zegt Wilkinson.

Wilkinson zei dat goede feedback nooit alleen maar een manier is om fouten te corrigeren. Het zorgt er ook voor dat het team gelooft in hun potentieel en vermogen om te groeien en te verbeteren teamsamenwerking.

Formuleer feedback op basis van uw eigen observaties en ervaringen.

Zorg ervoor dat u niet klinkt alsof u hen de schuld geeft. U wilt uw medewerkers niet tegenwerken, maar gewoon zeggen dat ze iets anders moeten doen.

Lilia Tovbin, CEO en oprichter van BigMailer.io zegt: “Frameer feedback op basis van je observaties en ervaringen, wat je kunt bereiken met behulp van het 'ik'-perspectief. Dit voorkomt dat het beschuldigend klinkt en zorgt voor een constructiever gesprek.”

Tovbin zegt dat ze deze techniek onlangs heeft gebruikt terwijl ze feedback gaf aan een teamlid dat voortdurend te laat was bij hun virtuele vergaderingen.

“In plaats van te zeggen: 'Je bent altijd te laat, en dat is respectloos', benaderde ik het door te zeggen: 'Ik heb gemerkt dat onze vergaderingen iets later beginnen dan gepland, en dat heeft soms invloed op onze productiviteit.' Kunnen we bespreken hoe we ervoor kunnen zorgen dat iedereen op tijd is voor onze toekomstige vergaderingen?'” legt ze uit.

Deze aanpak opende een dialoog zonder de persoon defensief te maken, waardoor een positiever en productiever resultaat mogelijk werd.

Productieve feedback en carrièregroei

Vooruitgang is niet mogelijk zonder feedback – of deze nu aan de medewerker of aan de manager is gericht. Het belangrijkste om te onthouden is dat uw feedback uitvoerbaar en empathisch moet zijn.

Weten de mensen die u spreekt hoe verder te gaan? En heb je het gevoel dat je achter ze staat als ze extra hulp nodig hebben?

Het bieden van constructieve feedback is wat de beste managers kenmerkt; zij die verwachtingen weten te scheppen en tegelijkertijd bereid zijn hun medewerkers te ondersteunen in hun loopbaangroei.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback