Door: Frank Weishaupt, CEO van Owl Labs
Nu kantoren over de hele wereld zich beginnen te openen en bedrijven hun hybride werkmodellen beginnen vast te stellen, moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat ze over de juiste technologie en strategieën beschikken om door deze nieuwe wereld van werk te navigeren. Het is van cruciaal belang dat bedrijfsleiders beleid opstellen dat ervoor zorgt dat zowel degenen die op afstand werken als persoonlijk in staat zijn om actief samen te werken in alle zakelijke bijeenkomsten om een tweeledig systeem te voorkomen. Zorgen voor gelijkwaardigheid bij vergaderingen is de eerste plaats om te beginnen als het gaat om het voorkomen van een cultuur waarin collega's persoonlijk werken.
In de geest van Halloween heb ik geschetst hoe je kunt navigeren door een handvol vergadergruwelen die kunnen voortvloeien uit hybride werken.
De huidige staat van hybride werk
We hebben de vele verhalen van bedrijven gehoord waardoor werknemers volledig op afstand kunnen blijven or dwingen om terug te keren naar kantoor. In ons jaarlijkse State of Hybrid Work Report, waarin 500 bedrijfsleiders in het VK werden ondervraagd, is de meerderheid (84%) van de Britse bedrijven echter van plan om na de pandemie een hybride, flexibel of extern personeelsbestand te hebben. Dit is in lijn met de algemene trends die we wereldwijd hebben gezien. Wat HR betreft, wil 88% van de Britse bedrijfsleiders graag vooruitstrevend beleid verkennen dat gericht is op de toekomst van werk na de pandemie, zoals overal werken, onbeperkte vakanties en vierdaagse werkweken.
Naarmate kantoorruimtes verschuiven, verandert ook de technologie die we gebruiken om ze van stroom te voorzien. Bijgevolg voeren bijna alle (94%) Britse organisaties beleid uit om zich voor te bereiden op een postpandemische werkplek. Meer specifiek is 43% van de organisaties van plan communicatietools (zoals Slack-, Zoom- en Meeting Owl-conferentiecamera's) te gebruiken. Bovendien levert 33% van de bedrijven apparatuur voor thuis en op kantoor voor werknemers, zodat ze gemakkelijk vanaf beide locaties kunnen werken, aangezien slechts 16% van de bedrijven verwacht dat werknemers fulltime naar kantoor terugkeren. Deze plannen zijn een belangrijke eerste stap naar productief hybride werken, maar er zijn nog steeds best practices die moeten worden gevolgd als het gaat om hybride vergaderingen.
Wegblijven van hybride ontmoetingsgruwelen
- “Oh sorry Lauren, kun je jezelf herhalen? Dat begreep ik niet helemaal”
We hebben allemaal die beruchte laatste woorden gehoord, en we weten allemaal hoe snel dat de taak kan laten ontsporen. Bij hybride vergaderingen is technologie ongelooflijk belangrijk – in dit geval de audio- en visuele elementen van de ruimte voor degenen die inbellen.
Covid heeft de evolutie van videoconferentietechnologie versneld om virtuele vergaderingen te verbeteren. Omdat bedrijven veel investeren om hybride vergaderingen beter mogelijk te maken, worden er nieuwe functies geïntroduceerd om de persoonlijke communicatie tussen persoonlijke en externe deelnemers te verbeteren. Enkele van deze technische toptools zijn de 360-graden slimme vergadercamera's van Owl Labs en zoomfuncties zoals de slimme galerijwand - die helpt te identificeren wie er aan het woord is.
- Inclusief iedereen (op afstand of persoonlijk)
Een belangrijke manier om gelijkheid tussen deelnemers te waarborgen, is door degenen die bellen meer aanwezig te laten zijn in de ruimte. Naast het hoofdscherm in het midden, kunt u een extra grote monitor instellen die "levensgrote" panelen van de deelnemers op afstand toont voor de duur van de vergadering.
Deze grotere beelden zijn een constante herinnering om collega's op afstand bij het gesprek te betrekken. Gebrek aan inclusie in gesprekken tussen deelnemers op afstand is het meest voorkomende probleem bij hybride vergaderingen, en dit is slechts een van de manieren om dit te verminderen.
- De samenwerking laten stromen
Samenwerkingstools die vaak voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt, zoals whiteboards, zijn moeilijker te gebruiken wanneer degenen die inbellen ze niet kunnen zien of er iets mee kunnen doen. Daarom is het belangrijk om elke activiteit of oefening opnieuw te bekijken en specifiek te focussen op hoe deelnemers op afstand zullen deelnemen. Overweeg welke tools en technieken, digitaal of fysiek, kunnen worden gebruikt om hun interactie met de aanwezigen in de zaal te maximaliseren.
Vaak werkt het het beste om iedereen in de vergadering deel te laten nemen aan een digitale tool voor degenen die inbellen. Het kan logisch lijken om alle collega's op afstand in één breakoutroom te groeperen terwijl degenen in de kamer kleinere discussies hebben - maar dat is gewoon benadrukt hun afstandelijkheid in plaats van hen in het gesprek te betrekken.
- Strategisch plan van aanpak
Effectieve vergaderingen vergen voorbereiding, en dit geldt nog meer als het gaat om hybride vergaderingen. Zoom-overbelasting is een realiteit, dus als u de juiste vergaderplanning opstelt, zorgt u ervoor dat alle deelnemers de tijd goed besteden. Dit geldt des te meer als het gaat om hybride vergaderingen. Het creëren van een duidelijke agenda, het delen van het doel, de agenda en de doelen van de vergadering voorafgaand aan de vergadering zorgt ervoor dat alle deelnemers op één lijn zitten en geïnformeerd zijn. Overweeg voorafgaand aan de vergadering hun persoonlijkheden en hoe ze in beide scenario's zullen handelen - zijn wat rustiger? Hebben sommigen de neiging om over anderen te praten? Zorg ervoor dat er plannen zijn om dit te omzeilen.
Een facilitator is een belangrijk onderdeel van dit soort bijeenkomsten. Ze moeten collega's op afstand betrokken houden en ervoor zorgen dat hun stem wordt gehoord, niet onderbroken of besproken. Soms moet de begeleider misschien 'opgestoken hand' gebruiken of de deelnemers oproepen om ervoor te zorgen dat alle stemmen worden gehoord.
Over het algemeen kunnen hybride vergaderingen, wanneer ze goed worden uitgevoerd, net zo productief zijn, zo niet meer, dan persoonlijke vergaderingen. Maar als leiders van vergaderingen gewoon standaard de ouderwetse vergadertactieken gebruiken, kunnen degenen die op afstand werken zich snel vervreemd voelen van hun persoonlijke collega's. Door de juiste technologie te gebruiken en de vergaderaanpak van uw bedrijf te herzien, kunt u ervoor zorgen dat u een betrokken en toegewijd personeelsbestand behoudt dat ideeën en creativiteit boven de locatie stelt.
PlatoAi. Web3 opnieuw uitgevonden. Gegevensintelligentie versterkt.
Klik hier om toegang te krijgen.
Bron: http://hrnews.co.uk/how-to-avoid-common-meeting-horrors/
