Het stroomlijnen van uw onkostendeclaratieproces is niet alleen geweldig voor zakelijke efficiëntie en nauwkeurigheid - het is een doorbraak voor uw bedrijfsresultaten.

Denk er eens over na: snellere vergoedingen, nauwkeurige financiële gegevens en eenvoudigere naleving van bedrijfs- en belastingwetten. Maar het blijft een pijnlijke exercitie. Volgens dit rapport van de Global Business Travel Association, het verwerken van een onkostennota voor een hotelverblijf van één nacht kost gemiddeld $ 58 en duurt 20 minuten!

Ongeacht hoe fantastisch uw bedrijfsmodel is of hoe goed uw verkoopcijfers ook zijn, lekkende declaratieprocessen kunnen een langzame, stille moordenaar zijn voor uw financiën. En als u een nieuw of groeiend bedrijf bent, is dat een hit die u zich niet kunt veroorloven.

Het goede nieuws is dat het automatiseren van uw declaratieproces het sneller, nauwkeuriger en goedkoper kan maken. Als u een snelle, krachtige boost voor uw financiën wilt, moet u zich op dit gebied concentreren.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw declaraties beter kunt automatiseren en beheren.

Wat is een declaratie?

Een onkostendeclaratie is een formeel verzoek van een werknemer om vergoeding van onkosten die namens het bedrijf zijn gemaakt. Dit kunnen reiskosten, maaltijden, kantoorbenodigdheden of andere kosten zijn die een werknemer uit eigen zak heeft betaald.

Verschillende manieren waarop onkostendeclaraties worden gegenereerd

Als uw teamlid tijdens een zakenreis een verkeersboete krijgt, zijn dat geen zakelijke kosten. Maar als ze een klant hebben getrakteerd op een chique diner of een hotel hebben geboekt, dan kunnen ze daar aanspraak op maken.

De IRS heeft een eenvoudige regel over wat telt als legitieme zakelijke uitgave. Het moet gewoon en noodzakelijk zijn. Gewoon betekent dat het gebruikelijk is in uw branche en noodzakelijk betekent dat het nuttig en geschikt is voor uw bedrijf.

Onkostendeclaraties kunnen uit verschillende plaatsen komen, zoals reizen, kantoorbenodigdheden of het opbouwen van klantrelaties. 

Laten we het opsplitsen:

1. Reiskosten: Denk aan vliegtickets, hotels, huurauto's en benzine wanneer de werknemers voor zaken onderweg zijn.

2. Eten en entertainment: Dit kan onder meer zijn dat uw verkoopteam potentiële klanten ontmoet voor maaltijden of kaartjes voor een netwerkevenement bemachtigt.

3. Kantoorkosten: Alles, van je dagelijkse kantoorbenodigdheden tot de internetrekening, valt onder deze categorie.

4. Accommodatie: Eventuele kosten voor overnachtingen, zoals hotelkamers of huurappartementen, tellen hier mee.

5. Onverwachte gerelateerde uitgaven: Deze omvatten onvoorziene kosten die worden gedragen door werknemers, zoals noodreparaties of juridische kosten, die geen deel uitmaken van de reguliere bedrijfsvoering, maar noodzakelijk zijn voor het bedrijf.

Er zijn verschillende manieren waarop onkostendeclaraties kunnen worden gegenereerd:

Ontvangsten: Op de meest traditionele manier bewaren werknemers hun bonnetjes van zakelijke aankopen en dienen ze deze in samen met hun declaratierapporten.

Creditcardafschriften: Als het bedrijf een zakelijke creditcard verstrekt, kunnen de uitgaven rechtstreeks vanaf het kaartafschrift worden gevolgd.

Mobiele apps: Veel bedrijven gebruiken nu kostenbeheer apps waarmee werknemers een foto van hun kassabon kunnen maken en deze direct kunnen indienen.

Dagvergoedingen: In sommige gevallen kunnen bedrijven een dagvergoeding verstrekken aan werknemers om hun onkosten te dekken. Alle uitgaven buiten deze vergoeding moeten afzonderlijk worden gedeclareerd.

Al deze methoden hebben voor- en nadelen, en de beste keuze hangt vaak af van de grootte en behoeften van uw bedrijf.

Hoe bedrijven onkostendeclaraties bijhouden en beheren

Traditioneel vertrouwden bedrijven op handmatige processen voor het volgen en beheren van onkostendeclaraties. Dit houdt meestal in dat werknemers papieren onkostendeclaraties invullen, fysieke bonnen bijvoegen en deze indienen bij hun manager of een controller.

De manager beoordeelt en keurt vervolgens de claims goed. Daarna de meldt worden doorgestuurd naar de boekhouding voor verdere verwerking. Het boekhoudteam voert de gegevens in het boekhoudsysteem in, verifieert de uitgaven en geeft vergoedingen aan de werknemers.

Klinkt als veel werk, nietwaar? En het is. Maar dat is nog niet eens het ergste. Denk eens aan al het gedoe en mogelijke fouten die kunnen optreden.

• Medewerkers moeten al hun gegevens bijhouden ontvangsten en geef ze op tijd door.
• Managers moeten elke claim afzonderlijk beoordelen en goedkeuren, waardoor kostbare tijd wordt verspild die beter elders kan worden besteed.
• Valse of opgeblazen claims kunnen er doorheen glippen en financiële verliezen veroorzaken.
• Boekhoudkundige fouten kunnen optreden bij het handmatig invoeren van gegevens, wat kan leiden tot verschillen in de financiële administratie.
• Vertragingen in de verwerking kunnen leiden tot te late terugbetalingen, waardoor werknemers ontevredenheid krijgen.
• Het boekhoudteam moet de gegevens extraheren en categoriseren voor belastingdoeleinden, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn.
• Onnauwkeurige gegevens kunnen financiële planning en budgettering belemmeren, wat kan leiden tot slechte zakelijke beslissingen.

Met al deze hindernissen is het geen verrassing dat veel bedrijven geautomatiseerde oplossingen voor onkostenbeheer omarmen. Deze tools stroomlijnen het hele proces, van indiening tot goedkeuring tot terugbetaling. Ze kunnen ook worden geïntegreerd met uw boekhoudsysteem, waardoor het volgen en categoriseren van uitgaven eenvoudiger wordt.

Waarom zou u overwegen uw declaratieproces te automatiseren?

Stel je voor: een medewerker maakt een bon en uploadt deze naar een online platform. Het extraheert automatisch de gegevens, categoriseert de kosten en dient de claim in. De claim wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de juiste manager voor goedkeuring, gevolgd door de boekhoudafdeling voor verwerking. De werknemer krijgt een vergoeding en de onkostengegevens worden automatisch geregistreerd en gecategoriseerd in het boekhoudsysteem.

Met een automatiseringsoplossing als Nanonets Onkostendeclaratie OCR, is dit geen hypothetisch scenario maar realiteit. U kunt de noodzaak van handmatige gegevensinvoer elimineren, het risico op fouten verkleinen en het gehele declaratieproces versnellen.

Er zijn verschillende redenen waarom u zou moeten overwegen om uw declaratieproces te automatiseren:

1. Verbetert de verwerkingssnelheid: Automatisering elimineert handmatige gegevensinvoer, versnelt goedkeuringstijden en zorgt voor snellere terugbetalingen. Uw team kan zich concentreren op belangrijkere taken in plaats van vast te lopen aan papierwerk.

2. Verminder handmatige tussenkomst: Aangezien regels en workflows vanaf het begin worden ingesteld, hoeven managers en boekhoudteams minder tijd te besteden aan het beoordelen en goedkeuren van elke claim. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en zorgt voor consistentie in het proces.

3. Vermindert onnauwkeurigheden: Ongeldige gegevens, dubbele invoer en frauduleuze claims worden automatisch gemarkeerd en kunnen onmiddellijk worden afgehandeld. Dit zorgt ervoor dat uw financiële administratie nauwkeurig, betrouwbaar en compliant is.

4. Verbetert de zichtbaarheid: Met automatisering krijgt u real-time inzicht in uw uitgaven. U kunt uitgaventrends volgen, gebieden met hoge uitgaven identificeren en weloverwogen beslissingen nemen om de kosten te beheersen.

5. Zorgt voor naleving: Geautomatiseerde systemen kunnen worden geprogrammeerd met het onkostenbeleid en de IRS-voorschriften van uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat alle claims compliant zijn, waardoor het risico op audits en boetes wordt verkleind.

6. Vereenvoudigt rapportage: Geautomatiseerde tools genereren gedetailleerde rapporten, waardoor het gemakkelijker wordt om gegevens te analyseren en inzicht te krijgen in uw uitgavenpatronen. Dit kan helpen bij het budgetteren en financiële planning.

7. Verbetert de medewerkerstevredenheid: Werknemers willen geen honderden onkostendeclaraties indienen of weken wachten op hun vergoeding. Met een geautomatiseerd systeem kunnen ze eenvoudig hun onkosten declareren en snel hun geld terugkrijgen; u hoeft niet meer achter goedkeuringen aan te jagen of u zorgen te maken over kwijtgeraakte bonnetjes.

8. Milieuvriendelijk: Geen gebruik meer van printer en kopieerapparaat. Door digitaal te gaan, verkleint u uw ecologische voetafdruk en draagt ​​u bij aan een meer duurzaam milieu.

9. Schaalbaar: Naarmate uw bedrijf groeit, groeien ook uw uitgaven. In tegenstelling tot handmatige verwerking, kunnen geautomatiseerde systemen eenvoudig worden geschaald om meer gebruikers en transacties te accommoderen, waardoor een soepele werking wordt gegarandeerd terwijl uw bedrijf uitbreidt.

10. Bespaart geld: Natuurlijk hangt er een prijskaartje aan het automatiseren van uw systeem, maar overweeg dit: geen uitgaven meer voor papier, inkt en andere kleine dingen. Nooit meer betalen voor uren besteed aan vervelende handmatige gegevensinvoer en -verwerking. Bovendien kan het verbeteren van de nauwkeurigheid en het verminderen van dubbele en frauduleuze claims u op de lange termijn meer geld besparen.

Hoe u uw declaratieproces kunt automatiseren

Uw bedrijf kan unieke behoeften en vereisten hebben. Een klein bedrijf heeft misschien alleen een OCR-tool nodig om ontvangstgegevens vast te leggen. De rest kan worden beheerd met behulp van een spreadsheet.

Een middelgroot bedrijf daarentegen heeft misschien een uitgebreidere oplossing nodig. Een die alles regelt, van gegevensverzameling tot goedkeuringsworkflows tot integratie met boekhoudsoftware.

Zorg ervoor dat u uw vereisten duidelijk begrijpt voordat u nadenkt over automatisering.

Hier volgt een kort overzicht van de stappen die u kunt volgen om uw declaratieproces te automatiseren:

1. Identificeer uw behoeften

Bepaal wat u wilt bereiken met automatisering. Dit kunnen snellere verwerkingstijden, minder fouten, betere naleving of al het bovenstaande zijn.

Houd ook rekening met factoren als:

• De grootte van uw bedrijf
• Uw onkostenbeleid
• Het aantal onkostendeclaraties dat u afhandelt
• De technische mogelijkheden van uw team
• Uw budget
• Hindernissen in de bestaande workflow

2. Evalueer beschikbare oplossingen

Onderzoek de markt naar beschikbare oplossingen voor onkostenbeheer. Zoek naar functies die aansluiten bij uw behoeften:

• OCR voor het vastleggen en verwerken van gegevens
• Op regels gebaseerde goedkeuringen voor snellere verwerking
• AI-aangedreven anomalie markeren
• Zelflerende algoritmen voor het categoriseren van uitgaven
• Integratie met uw boekhoudsoftware
• Onkostendeclaratie onderweg
• Aanpasbare goedkeuringsworkflows
• Nalevingscontroles en waarschuwingen
• Gedetailleerde rapportage en analyse

3. Kies een oplossing voor onkostenbeheer en implementeer deze

Houd bij het kiezen van een oplossing rekening met factoren als gebruiksvriendelijkheid, vereiste training, schaalbaarheid, beveiligingsmaatregelen, kosten en klantenondersteuning.

Beperk uw opties. Vraag een demo of een proefperiode aan. Hierdoor krijgt u praktische ervaring met de software en kunt u bepalen of deze goed bij uw bedrijf past.

Zodra u de juiste oplossing heeft gevonden, kunt u deze implementeren in uw organisatie. Dit kan inhouden:

• Trainen van uw medewerkers
• Het definiëren van de in aanmerking komende uitgaven, goedkeurders, goedkeuringslimieten en workflows
• De rollen en het systeem instellen om te voldoen aan uw onkostenbeleid en voorschriften
• Integratie met uw bestaande systemen (boekhouding, salarisadministratie, HR, enz.)

4. Bewaak en optimaliseer de prestaties

Controleer de nauwkeurigheid van het vastleggen van gegevens, goedkeuringstijden en terugbetalingstijden. Ontdek hoe vaak manuele interventie nodig is en of het systeem afwijkingen correct signaleert. Werk zo nodig de rollen en regels bij.

Houd feedback van gebruikers bij. Vinden uw medewerkers het systeem gebruiksvriendelijk? Kunnen ze hun onkosten declareren en snel terugbetaald krijgen? U kunt hun feedback gebruiken om verbeteringen aan te brengen.

Houd ook de impact van het systeem op uw bedrijfsresultaten in de gaten. Bespaart u tijd en geld? Helpt de tool u kosten te beheersen en fraude te verminderen?

Hoe Nanonets kan helpen bij het automatiseren van uw declaratieproces

Declaratieverwerking wordt een stuk eenvoudiger met Nanonetten. U kunt het volledige declaratieproces automatiseren, van het vastleggen van ontvangstbewijzen tot het goedkeuren van onkosten en het verwerken van betalingen.

Hier is een kort overzicht van hoe Nanonets kunnen helpen:

1. Automatiseer het vastleggen van gegevens: Werknemers kunnen hun bonnetjes in bulk uploaden en alle informatie wordt automatisch opgehaald en gecategoriseerd. Geen zorgen over opmaak of handmatige invoerfouten.

2. Centraliseer onkostenbeheer: Alle onkostendeclaraties worden op één plek opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden gevolgd, beheerd, betaald en gecontroleerd. U kunt de geparseerde gegevens eenvoudig exporteren als CSV of Excel bestanden voor verdere analyse of rapportage.

3. Werk met een intelligent model: Ons model voor de verwerking van declaraties leert van uw acties in de loop van de tijd. Dit helpt de nauwkeurigheid van gegevensextractie en categorisatie te verbeteren, waardoor het proces in de loop van de tijd efficiënter wordt.

4. Pas de workflows aan: U kunt goedkeuringsworkflows instellen die aansluiten bij het beleid van uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat alle declaraties de nodige checks and balances ondergaan voordat ze worden goedgekeurd.

5. Markeer automatisch afwijkingen: Identificeer ongebruikelijke onkostendeclaraties op basis van historische gegevens en markeer ze ter beoordeling. Dit helpt bij het voorkomen van fraude en het handhaven van de naleving van het bedrijfsbeleid.

6. Integreer met bestaande systemen: Naadloze integratie met tools zoals Google Drive, Zapier, Xero, Sage, Gmail, QuickBooks en meer. Vergeet eindeloze datamigratie en geniet van een soepele overgang.

7. Toegang tot realtime analyses: Krijg inzicht in uw uitgavenpatronen, identificeer trends en neem datagestuurde beslissingen. Bewaak uw declaraties in realtime en onderneem snel actie wanneer dat nodig is.

8. Zorg voor naleving: Met ingebouwde nalevingscontroles en waarschuwingen kunt u ervoor zorgen dat alle onkostendeclaraties voldoen aan het beleid en de regelgeving van uw bedrijf. Het bijhouden van een auditspoor wordt moeiteloos en u kunt mogelijke juridische problemen voorkomen.

Laatste gedachten

Het onder controle houden van onkostendeclaraties is cruciaal voor elk bloeiend bedrijf. Te midden van de drukte van groei en expansie is het maar al te gemakkelijk om de kosten uit het oog te verliezen.

De oplossing? Automatiseer de verwerking van onkostendeclaraties. Deze eenvoudige stap kan u op korte termijn tijd, geld en heel wat kopzorgen besparen.

Het vermindert handmatige fouten, zorgt voor naleving en geeft een duidelijk beeld van de uitgaven van uw bedrijf. Het gaat niet alleen om kostenbeheersing, het gaat om het nemen van intelligente, weloverwogen zakelijke beslissingen.

Nanonets is er om u op deze reis te helpen en biedt een slimme, betrouwbare, veilige en efficiënte oplossing voor het beheren van onkostendeclaraties. Ons platform is ontworpen om zich aan te passen aan uw zakelijke behoeften, waardoor de overgang naar geautomatiseerd onkostenbeheer soepel en pijnloos verloopt.

met Nanonetten, kunt u elk onderdeel van het onkostenvergoedingsproces automatiseren:

• Haal gegevens uit verschillende documenten, zoals facturen, kwitanties, e-mails of websites.
• Stroomlijn onkostentagging
• Vereenvoudig grootboekcodering met workflowautomatisering
• Automatiseer het goedkeuringsproces
• Bespaar 90% van uw tijd door vervelende taken uit te voeren, zoals gegevensinvoer, documentvergelijking en classificatie.
• Verlaag uw kosten met 80% op het gebied van personeels- en boekhoudkosten

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• ChartPrime. Verhoog uw handelsspel met ChartPrime. Toegang hier.
• BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/