Een datacatalogus kan een uitstekende bron zijn voor een bedrijf. Een belangrijk element van modern metadata management, het kan veel workflows en bedrijfsprocessen duidelijker maken, een betere samenwerking tussen afdelingen stimuleren en de productiviteit op verschillende belangrijke manieren verhogen.

Gretchen Burnham en Becky Lyons van Eerste San Francisco Partners onlangs met DATAVERSITY® om de tafel gezeten om te praten over enkele van de grote vragen bij de acceptatie en ontwikkeling van datacatalogi, waaronder wanneer te beginnen en hoe u de buy-in van de directie kunt krijgen.

Wat is een gegevenscatalogus?

Een datacatalogus is een uitgebreide directory het opsommen en beschrijven van alle beschikbare bedrijfsgegevensactiva die een bedrijf gebruikt in zijn gehele organigram. Lyons vergeleek het met een oude bibliotheekkaartcatalogus. Al die informatie in de gegevenscatalogus verwijst naar de locatie van verschillende gegevensbronnen en wat erin staat. “Een datacatalogus is in wezen een inventaris”, zei ze, “een levende inventaris van data-assets die voortdurend moet worden herzien en vernieuwd.”

Organisaties moeten de inhoud van hun datacatalogus regelmatig aanpassen om te voorkomen dat ze alleen maar "verzamelen, verzamelen, verzamelen", waarschuwde Burnham. De waarde van een catalogus zit in het gebruik, niet in de verzameling. “Het moet bruikbaar zijn voor wat je organisatie probeert te bereiken.”

Een gegevenscatalogus is in wezen hetzelfde als een metadata-opslagplaats, zei Burnham, maar de term 'datacatalogus' klinkt toegankelijker voor een minder technisch onderlegd publiek. Net als datacatalogi slaan metadata-repositories op metadata die gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen in het bedrijf.

Voordelen van het gebruik van een gegevenscatalogus

Wanneer correct geïmplementeerd en geoptimaliseerd, kan een gegevenscatalogus mensen helpen waardevolle gegevens binnen hun organisatie te vinden - waarvan ze misschien niet eens weten dat ze bestaan ​​- en samenwerken om deze op een zinvolle manier te begrijpen en te gebruiken. "Een datacatalogus is een communicatiemechanisme", legt Lyons uit. "Het is een manier om gegevens naar de mensen te brengen die het elke dag gebruiken." 

Evenzo benadrukte Burnham het belang van het stimuleren van uitlijning als een primair voordeel van catalogi. "Er werken elke dag allerlei verschillende mensen met de gegevens van een organisatie", zegt ze. Een datacatalogus stelt iedereen in staat om op dezelfde pagina te komen over al die gegevens en hoe deze zich verhouden tot zakelijke doelen en problemen: "Wat betekenen deze gegevens eigenlijk voor ons allemaal?"

Een datacatalogus kan zichtbaarheid creëren en redundanties oplossen. Het kan ook problemen voor bedrijfsanalisten oplossen. Omdat het zo'n Zwitsers zakmes voor bedrijven is, adviseerden zowel Lyons als Burnham dat organisaties echt uitzoeken wat ze nodig hebben - kijkend naar de pijnpunten van hun onderneming en hoe ze deze willen oplossen - voordat ze verder gaan met de implementatie van de catalogus.

Heeft uw organisatie een datacatalogus nodig?

Bedrijven kunnen verklikkers of "symptomen" gaan vertonen dat ze een datacatalogus nodig hebben, zei Lyons. Als u bijvoorbeeld zakelijke bijeenkomsten doorbrengt met ruzie over de betekenis van de gegevens en 'wiens cijfers kloppen' in plaats van beslissingen te nemen, is dat een aanwijzing dat een gegevenscatalogus zou kunnen helpen. 

Lyons en Burnham wezen op andere scenario's die aangeven dat een bedrijf baat zou kunnen hebben bij een datacatalogus: als uw data-analisten en datawetenschappers besteden veel tijd aan het zoeken naar data in plaats van deze te analyseren; als een groot deel van uw personeel de pensioengerechtigde leeftijd nadert (of als u een hoog personeelsverloop heeft) en u het risico loopt waardevolle zakelijke kennis te verliezen; of als je aan het verkennen bent selfservice-analyse voor zakelijke gebruikers en belanghebbenden. Ook bij fusies en overnames is een datacatalogus essentieel.

"Je brengt twee heel verschillende organisaties, culturen, inzichten, toepassingen, gegevens, dat alles samen - het is allemaal heel, heel anders", zei Lyons. "Datacatalogi zijn een geweldige manier om de huidige staat te begrijpen en de toekomstige staat te creëren."

Soorten gegevenscatalogi

Als u eenmaal hebt besloten dat uw organisatie een gegevenscatalogus moet gebruiken, wilt u bepalen welk type catalogus het beste aansluit bij de behoeften. Bedrijven met een zeer collaboratieve benadering zullen meer profiteren van een "open catalogus in Wiki-stijl waar iedereen is bedoeld om bij te dragen", aldus Burnham. Daarentegen willen meer traditionele, streng gecontroleerde bedrijven misschien meer beheer- en goedkeuringsprocessen ingebouwd hebben.

Praat met uw databasebeheerder (DBA) en data-architectuur team over de huidige technologiestapel van uw onderneming - en ook waar deze naartoe gaat - om ervoor te zorgen dat u uw catalogusinspanningen in de toekomst gemakkelijk kunt opschalen. Verschillende tools kunnen beter aansluiten op uw omgeving dan andere en bieden verschillende niveaus van governance-ondersteuning en automatisering.

Overweeg vervolgens wie de gegevenscatalogus gaat gebruiken en hoe hun vaardigheden hun gebruikerservaring zullen beïnvloeden. Minder technisch onderlegde werknemers hebben bijvoorbeeld een gebruikersinterface nodig die de hand van de gebruiker beter vasthoudt.

"Steeds meer zien we dat bedrijfsanalisten - zelfs niet ontwikkelaars - datacatalogi willen gebruiken", zegt Burnham. "En ze zullen een heel ander comfortniveau hebben met een gebruikersinterface dan iemand die weet hoe hij SQL moet schrijven voor de kost." 

Tot slot, hoe gaan deze medewerkers de metadata in een datacatalogus gebruiken? Zullen ze het gebruiken om rapporten te schrijven? Databases beheren? Problemen met bedrijfsuitlijning oplossen? "Wees specifiek", adviseerde Burnham. "Zorg voor een gemeenschappelijke lijst om aan alle leveranciers te presenteren, zodat u appels tot appels kunt zien voor de verschillende producten." Dit zal u helpen objectieve beslissingen te nemen in plaats van te leunen op het product van de meest sympathieke verkoopagent.

Hoe u een zakelijke buy-in kunt krijgen?

Lyons en Burnham waren het erover eens dat de sleutel tot het verkrijgen van buy-in eenvoud is. Beschrijf de voordelen en gebruiksgevallen op een manier die besluitvormers begrijpen. Spreek bij het bespreken van de verdiensten van metadata bijvoorbeeld de taal van uw stakeholders:

"Je komt misschien in de verleiding om te zeggen dat metadata 'gegevens over gegevens' zijn, en hoewel het technisch waar is, zullen je belanghebbenden het niet begrijpen", zegt Burnham. “Zeg dus iets over metadata als bruikbare context over de data van je organisatie. 'Data over data' is een leuke slogan, maar het vertelt het publiek niet genoeg als het niet al datamensen zijn.”

Gebruik analogieën die resoneren met besluitvormers, stelde Lyons voor. Voor een jonger publiek vergelijkt ze een datacatalogus graag met een Spotify-afspeellijst: "Denk erover na of je zo'n lijst zou hebben van alle rapporten - en informatie over die rapporten - waar je elke dag naar kijkt", zei ze. Dit type beschrijving helpt de buy-in te bevorderen en iedereen enthousiast te maken.

Connecties maken

Met een andere analogie ziet Burnham datacatalogi als een brug die mensen en data met elkaar verbindt:

"Datacatalogi zijn een manier voor een bedrijf om over zijn gegevens te praten - hoe deze worden gebruikt en wat ze erover denken, evenals de meer technische aspecten zoals waar het leeft en hoe het is gestructureerd - en die dingen vervolgens met elkaar te verbinden."

Met ondersteuning van de directie en veel zorgvuldige planning, kan een datacatalogus organisaties de nodige tools bieden om die verbindingen te leggen en bedrijfskritieke informatie te gebruiken - het organiseren van data-assets, het verbeteren van de communicatie rond data en het helpen van iedereen om de meeste waarde uit de gegevens van hun organisatie.

Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com