Geachte heer/mevrouw: Als uw inbox er net zo uitziet als de mijne, zit deze vol met e-mails die klinken als een negentiende-eeuwse liefdesbrief of een sms-bericht van een tiener.

Eerlijk gezegd is dit niet de schuld van iemand. Als samenleving geven we simpelweg geen les e-mail etiquette of professionals omscholen als de normen veranderen. Als u het geluk had een cursus Zakelijk Schrijven te volgen, heeft u waarschijnlijk geleerd hoe u een sollicitatiebrief moet opmaken ('Geachte heer/mevrouw', 'Aan wie het aangaat', 'Hartelijk', etc.) en hoe u een sollicitatiebrief moet opmaken en een formeel schrijven. klacht.

Maar wat betreft dagelijkse e-mails? Je staat er alleen voor – tot nu toe.

Ik heb de belangrijkste fouten die mensen maken in zakelijke e-mails verzameld met 14 voorbeelden van onprofessionele e-mails waar u van kunt leren.

14 Onprofessionele e-mailvoorbeelden

Vraagt ​​u zich af of u een onprofessionele e-mail heeft verzonden of dat uw collega te ver ging? Blader door deze onprofessionele e-mailvoorbeelden om de aanvaardbare en onaanvaardbare e-mailetiquette van vandaag te zien.

1. Iemands naam of geslacht doorkruisen

Hallo Brandy,

Kunt u dit toevoegen aan de agenda voor onze vergadering van maandag?

Hartelijk dank,

Gil

Maddy, Maggie, Molly – ik heb het allemaal gehoord. Ik had een baas die mij drie maanden lang Brandy noemde. Ik noem Amanda niet, dus een e-mail met die aanhef is een teken dat die persoon mij niet kent.

Het leren van iemands naam en favoriete voornaamwoorden is belangrijk. Het afslachten van iemands naam is de belangrijkste manier om je bericht te vernietigen voordat het zelfs maar is gelezen.

Wat te doen in plaats daarvan: Controleer de spelling van iemands naam nogmaals voordat u op Verzenden drukt, en doe geen aannames over geslacht. Als je beseft dat je een fout hebt gemaakt, bied dan je excuses aan! Misschien heb je je kans gemist in een koud e-mailscenario, maar met collega's of klanten: erken de fout en ga verder.

2. Ontbrekende aanhef of handtekening

Kan iemand dit voor mij opvolgen?

E-mailcommunicatie is minder formeel geworden, maar er moet nog steeds een begroeting en een aftekening plaatsvinden. Dit geldt vooral voor een nieuwe e-mail, maar ook voor antwoorden. Veel mensen hebben geen handtekening voor een antwoord-e-mail, dus e-mails in een groepsthread kunnen verwarrend zijn als er geen e-mail wordt toegeschreven.

Wat te doen in plaats daarvan: stel één e-mailhandtekening in voor nieuwe e-mails en een kortere voor antwoorden. Gebruik 'Hallo [Voornaam]' of 'Beste [Voornaam]' om een ​​e-mail te openen en u af te melden met in ieder geval uw voornaam onderaan. Dat heb je niet nodig een slimme aftekening voor e-mails, maar u kunt er een kiezen als het u uitkomt.

3. Rommelige grammatica en spelling

Hallo

Ik neem contact op voor informatie over een project. Voor een aankomend websiteproject zijn wij dringend op zoek naar een schrijver. Het is voor een klant in de auto-industrie. Laat het me weten als dit een goede dag is om verbinding te maken en verder te bespreken.

Met vriendelijke groet,

Todd

Als schrijver en hoofdvak Engels waardeer ik goede grammatica, maar ik besef dat dit niet ieders kracht is (noch is Engels niet ieders moedertaal). Hoewel de meeste mensen één typefout over het hoofd zullen zien, laat deze nog steeds geen goede indruk achter. Wanneer u meerdere typefouten maakt, of de lezer uw bericht niet begrijpt, loopt u tegen ernstige problemen aan.

Wat te doen in plaats daarvan: Lees uw e-mails zelf na en gebruik tools zoals Grammaticaal voor Chrome om alles op te vangen wat je mist.

4. Slechte koude e-mails

Hallo,

Je hebt niet gereageerd op pogingen om contact met je op te nemen, dus zoom ik opnieuw in op je inbox.

Bent u op zoek naar ENORME groei?

Uw website ziet er goed uit, maar bevat enkele ernstige fouten in de code waardoor deze moeilijk vindbaar is in Google. Als u uw bedrijf wilt laten groeien in plaats van het in een internetgat achter te laten, hoeft u niet verder te zoeken!

Hieronder stuur ik u een rapport waarin u een lijst vindt met de belangrijkste fouten in de websitecode, na correctie hiervan wordt uw website opnieuw geïndexeerd in Google en zal deze aanzienlijk hogere posities in de zoekmachine bereiken in een korte tijd.

Brock

Het opvolgen van prospects is een belangrijk onderdeel van de verkoop, maar er is een goede en een verkeerde manier om dit te doen. De beste koude e-mails zijn persoonlijk, kort en to the point. Het sturen van meedogenloze vervolg-e-mails die de ontvanger beschamen en geen nieuwe informatie of waarde toevoegen, is een trefzeker recept voor mislukking.

Wat te doen in plaats daarvan: Wees persoonlijk en beleefd. Laat zien dat je de persoon en zijn bedrijf hebt onderzocht en eindig met een duidelijke call-to-action.

5. Onbeleefde vervolgacties

Hallo Melanie,

Heb je mijn laatste e-mail gezien?

karen

Of u nu een collega of een klant schrijft, pas op voor de passief-agressieve of ronduit onbeschofte vervolgreactie. Er is niets erger dan op vrijdag om 4 uur een e-mail te ontvangen en maandagochtend zo'n briefje in je inbox te hebben staan. Het is zelfs nog erger als deze persoon passief-agressief uw baas op het briefje kopieert.

Wat te doen in plaats daarvan: Wacht een passende hoeveelheid tijd (1-2 werkdagen) voordat u beleefd incheckt. Als u binnen een specifieke deadline een antwoord nodig heeft, herinner hen er dan aan waarom. Als het een echte crisis is, gebruik dan een alternatieve communicatiemethode, zoals Slack, een telefoontje of loop naar hun kantoor.

6. Overdreven vriendelijk of informeel zijn

Hey broer!

hoe gaat het? Hopelijk ben je de week doorgekomen! 🤪

Controleer of u hulp nodig heeft bij het rapport. als je al begonnen bent, geweldige saus! 🌮 LMK als je me nodig hebt om met wat ideeën langs te komen!

szie je in de buurt

Kyle

Geen enkele e-mail aan een klant, baas of vreemdeling mag er uitzien zoals hierboven. Om e-mails professioneel te houden, moet je het jargon, de emoji's en het gebrek aan interpunctie in sms-berichten behouden. Er is enige flexibiliteit voor e-mailthreads met nauwe collega's, maar houd deze beperkt en gebruik uw gezond verstand.

Wat te doen in plaats daarvan: Schrijf in volledige zinnen. Het jargon kan buitensluitend zijn als mensen het niet kennen, dus blijf bij gewone taal. Als je iemand echt goed kent, kun je wat losser worden.

7. Te formeel zijn

Geachte mevrouw,

Ik vertrouw erop dat dit bericht je goed vindt. Mijn naam is Jerome en ik vertegenwoordig XYZ, een toonaangevende leverancier van videoconferentieoplossingen.

Dit platform wordt vertrouwd door Fortune 500-bedrijven en is ontworpen volgens de hoogste normen van uitmuntendheid. Met onze functies, waaronder HD-audio en scherm delen, kunt u vergaderingen op afstand faciliteren en uw bedrijf eenvoudig laten groeien.

Ik zou het een eer vinden om zo snel mogelijk een kort videogesprek te plannen om een ​​persoonlijke demonstratie van de software te geven en uw behoeften te bespreken. Kunt u mij op de hoogte stellen van uw beschikbaarheid volgende week?

Met vriendelijke groeten,

Jerome

Aan het andere uiterste bestaat er zoiets als zijn ook professioneel. Al te formele e-mails kunnen rigide, onpersoonlijk en onbereikbaar overkomen. Het is niet nodig om de formele meneer/mevrouw te gebruiken. aanduidingen niet meer – een voornaam is voldoende, tenzij iemand een speciale titel heeft. Hoewel sommige situaties of bedrijfstakken meer formaliteit vereisen dan andere, is het over het algemeen moeilijk om een ​​band met iemand op te bouwen als je in deze stijl schrijft.

Wat te doen in plaats daarvan: Schrijf in volledige zinnen en volg de e-mailetiquette, maar vermijd al te langdradige, formele zinnen ten gunste van preciezere, alledaagse zinnen die dezelfde boodschap overbrengen. Je kunt respect tonen zonder archaïsch te zijn.

8. Slechte onderwerpregels

Onderwerp: hallo?

De meeste slechte onderwerpregels zijn vaag (hallo, inchecken, kunnen we chatten?) of spam bevatten. Zoekwoorden als ‘gratis’, ‘geld verdienen’ of ‘vrijblijvend’ kunnen e-mailfilters activeren en uw e-mail in de prullenbak belanden omdat ze op phishing-e-mails lijken.

De slechtste onderwerpregel? Helemaal niets plaatsen.

Wat te doen in plaats daarvan: Maak uw onderwerpregel beschrijvend maar kort (minder dan 50 tekens). De lezer moet een idee hebben waar de e-mail over gaat voordat hij deze opent. Gebruik Power Woorden om de kans te vergroten dat iemand het opent.

9. Dubbelzinnigheid/geen call-to-action

Hallo iedereen,

Dat zijn enkele geweldige gedachten en suggesties. Ik vind het leuk waar dit heen gaat. Laten we deze ideeën in beweging brengen!

Clarisse

We zijn allemaal wel eens in groeps-e-mailthreads geweest waarin mensen ideeën naar voren brachten, anderen enthousiast reageerden, en vervolgens gebeurde er niets. Klinkt dit bekend? Dubbelzinnigheid is onprofessioneel omdat het de ander onduidelijk laat over wat er vervolgens zal gebeuren.

Wat te doen in plaats daarvan: Sluit elke professionele e-mail af met een specifieke call-to-action. Geef duidelijk aan welke verantwoordelijkheid u van plan bent op u te nemen, geef een tijdlijn en vermeld vervolgens aanvullende actiestappen die u kunt delegeren.

10. Ontbrekende details

Hallo iedereen,

Sorry, ik vergat de powerpoint toe te voegen! Hier is het. Enkelen van jullie vroegen waar de lunch en leersessie op vrijdag wordt gehouden, en dat is in de Sky Room.

Nogmaals bedankt,

melisse

Er is niets zo gênant als het versturen van een belangrijke e-mail en het vergeten van een belangrijk detail, zoals een bijlage of datum. Als u op een e-mail met meerdere vragen reageert, kunt u gemakkelijk terugschrijven en de ene vraag beantwoorden terwijl u de andere vergeet. Hoewel het de besten van ons overkomt (ik ben er geweest!), Kunt u de kans dat dit gebeurt verkleinen.

Wat te doen in plaats daarvan: Neem de tijd voor het schrijven en proeflees uw e-mails. Als u een e-mail beantwoordt, proeflees dan de originele e-mail om er zeker van te zijn dat u alles hebt beantwoord. Als het een massa-e-mail is, vraag dan iemand anders om het voor u te bewijzen, zodat u zeker weet dat er niets ontbreekt en dat alles klopt.

11. Allen verkeerd gebruiken

Kan iedereen gewoon stoppen met iedereen te antwoorden? Bedankt

We hebben allemaal antwoord gehoord: allemaal horrorverhalen. De meeste 'reply-all'-ongelukken zijn toevallig: iemand stuurt een bericht naar een veel groter publiek dan de bedoeling was, of hij stuurt een privébericht naar een groep door op 'allen beantwoorden' te klikken.

Wat te doen in plaats daarvan: Als u een één-op-één-antwoord op een gesprek wilt sturen, controleer dan de lijst met ontvangers of overweeg een nieuwe e-mail te starten. Als u merkt dat u per ongeluk een antwoord-alles-bericht ontvangt, maak het dan niet nog erger door iedereen te antwoorden. Neem individueel contact op met de afzender om het probleem op te lossen.

12. Uitgebreide e-mails

Hallo!

Hoe heeft jouw week je behandeld? Ik kan niet geloven dat we weer een week onder nul hebben. Ik heb gisteren geprobeerd mijn honden mee te nemen voor een wandeling, maar het duurde maar een paar blokken voordat ze allebei bibberden en we terug moesten gaan! Ik ben al klaar voor de zomer.

Volgende week kom ik dinsdag naar kantoor (Taco Tuesday mag je toch niet missen?). Ik trotseer het woon-werkverkeer een paar dagen sinds we onze bijeenkomst hebben! Heb jij zin om een ​​kopje koffie te pakken? Ik wil graag bijpraten en horen wat er nieuw is op uw afdeling.

Jackie

Het is goed om een ​​goede verstandhouding op te bouwen met collega's en zakelijke contacten, maar lange, uitgebreide e-mails zijn simpelweg niet effectief. Als het een koude e-mail is, haalt de lezer de tweede alinea niet. Op de werkvloer hebben uw collega's misschien niet de tijd of energie om lange persoonlijke anekdotes door te nemen en op dezelfde manier te antwoorden.

Wat te doen in plaats daarvan: Respecteer de tijd van de persoon en trim de e-mail tot de belangrijkste details. Beperk elk gesprekje tot één regel. Als u veel te zeggen heeft, bewaar het dan voor een vergadering of een echt gesprek.

13. Roddels en klachten

Jawel. Kun je geloven wat er net tijdens de bijeenkomst is gebeurd? Hij zag eruit alsof hij na die ene opmerking een bloedvat zou laten barsten.

Tina

“Schrijf nooit iets op waarvan je niet wilt dat iemand anders het leest.” Ik kreeg dit advies op de middelbare school, en hoewel ik denk dat het niet universeel van toepassing is, is het zeker van toepassing op je zakelijke e-mail. Roddels, klachten of het uitlachen van iemand horen niet thuis in professionele e-mail.

Wat te doen in plaats daarvan: Als u een legitieme klacht over iemand heeft, moet u het volgende doen. Praat rechtstreeks met de persoon of met uw baas of HR-directeur.

Documenteer het gesprek achteraf in een paar opsommingen in een e-mail. "Hallo daar, ik vat ons gesprek van vandaag samen..." Op die manier beschikt u indien nodig over een overzicht van prestatieproblemen of personeelsdossiers.

Heb je gewoon even stoom af moeten blazen over een lastige collega? Bewaar het voor happy hour.

14. Het niet erkennen of bedanken van iemand

Hi Matt,

Fijn dat dat is afgevinkt. Verderop: kunnen we volgende week een strategiecall voor het tweede kwartaal plannen?

Jonathan

Als iemand werk voor je heeft gedaan of je een plezier heeft gedaan, is het onbeleefd om zijn/haar bijdragen niet te erkennen. Of erger nog: de eer opeisen voor het werk van iemand anders.

Wat te doen in plaats daarvan: Wanneer u een project afrondt of gewoon iets ontvangt dat iemand heeft gestuurd, bedank dan iedereen voor zijn werk en bijdragen. Met een beetje dankbaarheid en erkenning in het bijzijn van hun leeftijdsgenoten kom je al een heel eind.

Professionele e-mails zijn belangrijk

Of u nu een e-mail stuurt naar uw baas, een collega, een klant of een lead, professionaliteit is belangrijk omdat uw e-mails u en uw bedrijf vertegenwoordigen. Zorg ervoor dat u uw e-mails altijd opnieuw leest om te controleren op zaken als de naam van de ontvanger, typefouten, toon en of u alle benodigde informatie en eventuele bijlagen hebt toegevoegd.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples