Door Haley Altman, algemeen directeur transactiebeheer bij Stapelbed

Nu advocatenkantoren blijven sluiten als reactie op de coronaviruspandemie, moeten individuele advocaten zich aanpassen aan het werken op afstand en tegelijkertijd cliënten helpen door een ongelooflijk uitdagende tijd te navigeren.

Gelukkig zijn advocaten behoorlijk bedreven in het omgaan met tegenstrijdige behoeften en druk – dat is een kenmerk van de advocatuur.

Door deze pandemie zijn veel advocaten echter buiten de grenzen van die stoïcijnse façade gekomen. Bedrijven worden geconfronteerd met ongelooflijke uitdagingen nu de inkomsten afnemen en de wereld conservatiever wordt ten aanzien van de uitgaven. Kritieke investeringen die zeker leken, deals die naar verwachting de komende maand zouden worden gesloten, loonverplichtingen die opeisbaar leken, relaties met leveranciers en contracten worden allemaal beïnvloed door de pandemie.

Sommige bedrijven zullen het niet overlevenkunnen deals worden geschrapt en kunnen investeringen worden uitgesteld. Cliënten hebben meer nodig dan alleen juridisch advies. Hoe kunt u uw klantrelaties behouden onder het gewicht van deze buitengewone stress? Hoe kun je er zijn voor je klanten als je er letterlijk niet kunt zijn? Mijn advies is: denk breder na over hoe je je klanten kunt adviseren, denk na over wat je kunt doen.

Here
zijn vier zinvolle manieren die u kunnen helpen bij het beheren en toevoegen van waarde aan uw klant
relaties tijdens de coronacrisis.

1. Begrijp dat juridisch advies van invloed kan zijn op zakelijke beslissingen.

Veel
Er is aandacht besteed aan overmachtsclausules die bedrijven daartoe de mogelijkheid bieden
contracten beëindigen op grond van buitengewone maatregelen, waarbij technologie in opkomst is
zorgen ervoor dat teams deze clausules kunnen vinden en begrijpen. Echter, in een verbonden
wereld, is het belangrijk om de algehele impact ervan te begrijpen en erover na te denken
het uitoefenen van deze bepalingen naast het omgaan met veel verschillende uitdagingen
waar klanten momenteel mee te maken hebben. Hoe kunt u uw klant het beste helpen positioneren?
succes in de toekomst? Begrijpt u de diepte van hun relaties en
zakelijke behoeften waarmee u hen kunt helpen bij deze cruciale beslissingen?

Help klanten bij het identificeren van belangrijke relaties die behouden moeten blijven en onderhouden voor toekomstig succes van het bedrijf. Welke aanpak kunnen ze volgen om relaties op lange termijn in stand te houden, in plaats van contracten te beëindigen? Begrijp hoe ze de opties uit de federale stimuleringswetten kunnen benutten om de bedrijfscontinuïteit te behouden. Help hen te begrijpen hoe ze manieren kunnen bedenken om de cashflow te behouden zonder de bedrijfsreputatie negatief te beïnvloeden.

2. Gebruik hulpmiddelen om effectief te communiceren.

Gezicht
ontmoetingen met whiteboardsessies aangaan is nog steeds mogelijk als u dat wilt
Maak gebruik van samenwerkings- en communicatietools om verbinding te maken met uw klanten en
kan u helpen de reactie en ontvankelijkheid van uw cliënt beter te peilen. 

Project
Met managementtools kunt u zakelijke mijlpalen en belangrijke actiepunten in kaart brengen
met elke optie na te streven. Bijvoorbeeld als er een beleggingstransactie wordt aangezet
wacht even, wat is de huidige landingsbaan, op welk buigpunt voeg je toe
extra cashflowbeperkingen en wat moet u delen met de huidige
investeerders kleinere interne rondes nastreven. Voor klanten die de uitgang navigeren
strategieën kunt u samenwerkingstools gebruiken om opties en mogelijkheden beter te beoordelen
identificeer samen in realtime de volgende stappen.

ZIJN
zei dat u de beveiliging van de informatie van uw klanten moet handhaven. Werk
met uw bedrijf over het verkrijgen van VPN-toegang voor gevoelige overdrachten en zorg ervoor dat u
e-mail is veilig.

3. Leef mee met uw klanten.

Het luisteren
voor uw klanten is op dit moment van cruciaal belang. Ze moeten alles kunnen delen
zorgen bij u. Je krijgt de kans om een ​​duurzaam vertrouwen bij klanten op te bouwen
door de tijd te nemen om hun zorgen, problemen en behoeften echt te begrijpen.
 Wees proactief in het onderhouden van contact, zodat uw klanten er geen meer hebben
ding om je zorgen over te maken. Dit gaat niet alleen over het op de hoogte houden van uw klanten; zijn
over het geruststellen van hen dat u er voor hen en op het werk bent.

Houd er rekening mee dat ik het hier heb over één-op-één-communicatie, en niet over het sturen van generieke e-mailberichten naar uw hele klantenlijst. Iedereen krijgt al genoeg van die communicatie! Houd contact, maar concentreer uw berichten op de behoeften van uw klanten in plaats van op uw inspanningen om operationeel te blijven. Uw communicatie moet effectief en efficiënt zijn, wat ervoor zorgt dat ze inspelen op de zorgen van uw klanten en tegelijkertijd respectvol omgaan met hun tijd. Vergeet niet de kracht van het verbinden met uw klanten op menselijk niveau. Je hebt de mogelijkheid om relaties te verdiepen, zelfs als je fysiek gescheiden bent.

4. Houd de deals van uw klanten in beweging.

Het is
het is slechts een realiteit van de onzekere economische voorspellingen die sommige deals kunnen opleveren
uitgesteld, uitgesteld of geheel geannuleerd. Maar jij kunt helpen ze te behouden
georganiseerd, op koers en de afsluiting versnellen.

Ik heb Doxly gebouwd – en dat is nu Letterlijke transactie – uit frustratie over hoe traag, vervelend en op papier gebaseerde transacties waren. Die nadelen worden nu alleen maar geaccentueerd. Voor deals die in de wacht worden gezet, is het moeilijk om door e-mails en aantekeningen van gesprekken te bladeren om een ​​accuraat beeld te vinden van waar u was gebleven. Fysieke handtekeningen vereisen persoonlijk contact met papieren pakketten en vaak met de koeriers die ze bezorgen. Deze contacten kunnen het risico van blootstelling van individuen aan het coronavirus vergroten, de inspanningen om sociale afstand te nemen ongedaan maken en de vereiste quarantaine- of afzonderingsperioden onderbreken voor degenen die mogelijk zijn blootgesteld.

Voor de typische assemblage van handtekeningpakketten zijn ook printers en scanners nodig die grote hoeveelheden papier kunnen verwerken. Met transactiebeheertools kunt u de tijd en de fysieke tools die nodig zijn voor het maken van handtekeningpakketten verminderensluiten naadloos aan op tools voor digitale handtekeningen en creëren elektronische sluitingsboeken waarmee deals kunnen worden afgerond zonder de vertragingen of de potentiële risico's die gepaard gaan met traditionele sluitingsmaatregelen.

Ja,
Dit is ongetwijfeld een moeilijke episode in onze persoonlijke geschiedenis, maar met de
Met de huidige stand van de techniek kunnen advocaten hun cliënten blijven bedienen
er doorheen. Door op afstand toegang te krijgen tot documenten en andere informatie, vasthouden
virtueel vergaderen en het elimineren van de noodzaak om transacties fysiek te ondertekenen of per post te verzenden
documenten kunt u uw klantrelaties onderhouden en zelfs versterken.

Dit laatste punt is zo belangrijk – en de gevolgen in termen van risico voor de menselijke gezondheid zo cruciaal – dat Litera biedt gedurende zes maanden een Lite-versie van Litera Transact gratis aan. Met deze versie kunnen advocaten de deals van hun cliënten op koers houden door checklists te maken, afsluitboeken samen te stellen en digitaal handtekeningen te verkrijgen. Dat betekent geen persoonlijk contact, geen papier, geen koeriers, geen post en geen uitstapjes naar kantoor.

In het volgende artikel gaan we dieper in op hoe advocaten hun handmatige processen kunnen stroomlijnen – of helemaal kunnen afschaffen – in hun nieuwe #wfh-realiteit. Als u het gemist heeft, kunt u hier de inleiding tot onze serie bedrijfscontinuïteit vinden hier en het vorige bericht over hoe u advocaten kunt helpen op afstand te werken hier.

[Artificial Lawyer brengt u met trots dit gesponsorde thought leadership-artikel van Stapelbed. ]

Bron: https://www.artificiallawyer.com/2020/04/21/managing-evolving-client-relationships-remotely/