De traditionele benadering van crediteurenadministratie kan tijdrovend, foutgevoelig en arbeidsintensief zijn, waardoor de organisatie zich niet meer kan concentreren op strategische initiatieven.

Gelukkig hebben geavanceerde ontwikkelingen op het gebied van automatiseringstechnologie een revolutie teweeggebracht in het crediteurenlandschap, waardoor bedrijven de kans krijgen om hun workflows te stroomlijnen en ongekende niveaus van efficiëntie te bereiken. In deze blog gaan we dieper in op de voordelen en functies van geavanceerde AP-automatiseringsoplossingen, waarbij we hun mogelijkheden vergelijken met traditionele methoden. We zullen ook onderzoeken hoe deze intelligente automatiseringstools financiële teams in staat stellen slimme AI, naadloze integratie en gebruiksvriendelijke functionaliteiten te gebruiken om hun AP-workflow radicaal te veranderen en transformerende resultaten te behalen.

Wat is Oracle NetSuite?

Oracle NetSuite is een cloudgebaseerd, geïntegreerd softwarepakket voor bedrijfsbeheer dat is ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren van verschillende aspecten van hun activiteiten, waaronder financiën, klantrelatiebeheer (CRM), inventaris, personeelszaken, e-commerce en meer. Het werd oorspronkelijk opgericht in 1998 als NetSuite Inc. en later overgenomen door Oracle Corporation in 2016.

Oracle NetSuite biedt een verenigd en schaalbaar platform waarmee bedrijven van elke omvang, van kleine startups tot grote ondernemingen, hun processen kunnen stroomlijnen, datagestuurde beslissingen kunnen nemen en meer efficiëntie kunnen bereiken tussen verschillende afdelingen. Enkele belangrijke functies en modules van Oracle NetSuite zijn onder meer financieel beheer, klantrelatiebeheer, inventaris- en supply chain-beheer, human resource management, business intelligence en rapportage en hun SuiteCloud-platform.

Wat is NetSuite-automatisering?

NetSuite-automatisering verwijst naar het gebruik van verschillende geautomatiseerde processen en tools binnen het Oracle NetSuite-platform om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en te optimaliseren. Als cloudgebaseerd ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) biedt NetSuite een breed scala aan automatiseringsfuncties in verschillende modules, waardoor bedrijven de efficiëntie kunnen verbeteren, handmatig werk kunnen verminderen en de algehele productiviteit kunnen verbeteren. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van NetSuite-automatisering:

• Werkstroomautomatisering: Met NetSuite kunnen bedrijven workflows automatiseren voor verschillende processen, zoals goedkeuringen van verkooporders, indiening van onkostendeclaraties, inkoopaanvragen en meer. Gebruikers kunnen regels en voorwaarden definiëren die specifieke acties activeren, zoals het verzenden van meldingen, het maken van taken of het initiëren van goedkeuringen, wat leidt tot een vlottere en snellere verwerking van taken.
• Financiële automatisering: Binnen de module financieel beheer biedt NetSuite automatisering voor taken als crediteuren en debiteuren. Factuurgoedkeuringen, terugkerende facturering, betalingsverwerking en omzetverantwoording kunnen worden geautomatiseerd, waardoor de noodzaak voor handmatige tussenkomst wordt verminderd en de financiële nauwkeurigheid wordt verbeterd.
• Voorraadbeheer: De automatiseringsfuncties van NetSuite strekken zich uit tot voorraadbeheer, waar bedrijven bestelpunten kunnen instellen, geautomatiseerde voorraadoverdrachten tussen locaties en automatische creatie van inkooporders op basis van vraag. Dit zorgt voor optimale voorraadniveaus en minimaliseert stockouts.
• Rapportage en dashboards: NetSuite biedt geautomatiseerde rapportage en realtime dashboards, waardoor gebruikers toegang hebben tot key performance indicators (KPI's) en financiële statistieken zonder dat handmatige gegevensverzameling nodig is. Rapporten kunnen worden ingepland voor regelmatige distributie aan belanghebbenden.
• Verkoop- en marketingautomatisering: De CRM-module van NetSuite omvat automatiseringsmogelijkheden voor verkoop- en marketingprocessen. Dit kan het scoren van leads, e-mailmarketingcampagnes, geautomatiseerde follow-ups en het volgen van klantinteracties omvatten.
• Zelfbediening voor leveranciers en klanten: NetSuite biedt zelfbedieningsportalen voor verkopers en klanten, waardoor ze toegang hebben tot relevante informatie, hun gegevens kunnen bijwerken, de status van bestellingen kunnen bekijken en zendingen kunnen volgen zonder hulp van bedrijfsmedewerkers.
• SuiteFlow en SuiteScript: NetSuite biedt tools zoals SuiteFlow (tool voor workflowautomatisering) en SuiteScript (op JavaScript gebaseerde scripttaal) waarmee bedrijven automatiseringsoplossingen kunnen aanpassen en bouwen die zijn afgestemd op hun specifieke behoeften.
• Gegevens importeren en integreren: NetSuite biedt tools voor het importeren en integreren van gegevens, waarmee bedrijven het proces van het importeren van gegevens uit externe bronnen en het up-to-date houden van hun administratie kunnen automatiseren.

Door gebruik te maken van NetSuite-automatisering kunnen bedrijven de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren, menselijke fouten verminderen, de nauwkeurigheid van gegevens verbeteren en waardevolle tijd vrijmaken voor werknemers om zich te concentreren op meer strategische taken. Het automatiseringsniveau kan worden aangepast aan de unieke behoeften en processen van elke organisatie, waardoor NetSuite een krachtige en flexibele oplossing is voor bedrijven die hun activiteiten willen stroomlijnen en groei willen stimuleren.

Wat is NetSuite financiële automatisering?

NetSuite Financial Automation is een reeks functies en mogelijkheden binnen het NetSuite-platform die verschillende financiële beheerprocessen automatiseert, de boekhouding stroomlijnt en de algehele financiële efficiëntie verbetert. Het doel van financiële automatisering is om handmatige taken te verminderen, fouten te minimaliseren, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en realtime inzicht in financiële gegevens te bieden. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van NetSuite Financial Automation:

Automatisering van crediteuren

NetSuite automatiseert het crediteurenproces, van het vastleggen van facturen tot het verwerken van betalingen. OCR-technologie wordt gebruikt om relevante gegevens uit facturen te extraheren, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Het systeem kan facturen automatisch ter goedkeuring routeren op basis van vooraf gedefinieerde regels en deze op nauwkeurigheid afstemmen op inkooporders.

Automatisering van debiteuren

In het debiteurenproces automatiseert NetSuite taken zoals het genereren van facturen, betalingsherinneringen en contante toepassing. Geautomatiseerde e-mailherinneringen kunnen naar klanten worden gestuurd voor achterstallige betalingen, waardoor het incassoproces wordt gestroomlijnd.

Automatisering van het grootboek

De financiële automatisering van NetSuite omvat geautomatiseerde grootboekboekingen op basis van vooraf gedefinieerde regels en transacties. Dit zorgt ervoor dat financiële gegevens nauwkeurig worden vastgelegd in de juiste grootboekrekeningen zonder handmatige tussenkomst.

Inkomstenherkenning

Voor bedrijven die moeten voldoen aan standaarden voor omzetherkenning (bijv. ASC 606 of IFRS 15), biedt NetSuite mogelijkheden voor geautomatiseerde omzetherkenning. Het systeem kan automatisch omzet herkennen op basis van vooraf gedefinieerde regels en criteria, waardoor tijd wordt bespaard en het risico op fouten wordt verkleind.

Beheer van vaste activa

NetSuite automatiseert het beheer van vaste activa, inclusief berekeningen van de afschrijving van activa en updates van het grootboek. Dit stroomlijnt het proces van het volgen en beheren van vaste activa gedurende hun levenscyclus.

Bankreconciliatie

NetSuite automatiseert bankafstemming door bankafschriften te importeren en transacties automatisch te matchen met overeenkomstige records in het systeem. Dit vermindert de tijd en moeite die nodig is voor handmatige afstemming en verbetert de nauwkeurigheid van financiële gegevens.

Financiële rapportage en dashboards

NetSuite biedt geautomatiseerde financiële rapportage en realtime dashboards, waardoor gebruikers toegang hebben tot belangrijke financiële statistieken en prestatie-indicatoren zonder handmatige gegevensverzameling. Rapporten kunnen worden ingepland voor regelmatige distributie aan belanghebbenden.

Multi-valuta en wereldwijde financiële instellingen

De financiële automatisering van NetSuite ondersteunt transacties in meerdere valuta's en wereldwijde financiële operaties, waardoor het voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn, gemakkelijker wordt om hun financiën efficiënt te beheren.

Naleving en audittraject

Met geautomatiseerde financiële processen houdt NetSuite een gedetailleerd audittraject bij, waarin alle acties op financiële transacties worden vastgelegd. Dit zorgt voor transparantie en naleving van interne controles en externe auditvereisten.

Integratie en maatwerk

Het SuiteCloud-platform van NetSuite maakt integratie met applicaties van derden en aanpassing van financiële workflows mogelijk om aan de unieke behoeften van elke organisatie te voldoen.

Versterk uw AP-team: omarm de gebruiksvriendelijke interface van Nanonets - Zeg vaarwel tegen verwarrende Netsuite-menu's

Wat omvat NetSuite AP-automatisering?

NetSuite Accounts Payable (AP) Automation is een krachtige functie die is geïntegreerd in het NetSuite-platform en is ontworpen om het crediteurenproces voor bedrijven te stroomlijnen. Deze geavanceerde automatiseringstool vereenvoudigt de volledige AP-workflow, van het vastleggen van de eerste factuur tot de uiteindelijke betalingsverwerking, wat resulteert in minder handmatig werk, verbeterde nauwkeurigheid en verhoogde efficiëntie binnen de crediteurenadministratie.

Een van de belangrijkste functionaliteiten van NetSuite AP Automation is het proces voor het elektronisch vastleggen van facturen. Bedrijven kunnen facturen nu digitaliseren door papieren exemplaren te scannen of ze elektronisch via e-mail te ontvangen. Deze stap is cruciaal om handmatige gegevensinvoer overbodig te maken. Het systeem maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR)-technologie om relevante informatie uit de facturen te halen, zoals leveranciersgegevens, factuurnummers, datums en regelitems, waardoor het eenvoudiger wordt om de gegevens te beheren en te verwerken.

Het volgende essentiële aspect van de automatiseringsfunctie is het geautomatiseerde factuurgoedkeuringsproces. Gebruikers kunnen goedkeuringsregels definiëren en instellen op basis van verschillende criteria, zoals het factuurbedrag of specifieke leveranciersgegevens. Wanneer een factuur wordt ontvangen, stuurt het systeem deze automatisch door naar de juiste goedkeurders volgens de vooraf vastgestelde regels. Deze naadloze en efficiënte workflow versnelt het goedkeuringsproces, zorgt ervoor dat facturen snel worden verwerkt en voorkomt vertragingen bij de betalingsverwerking.

NetSuite AP Automation biedt ook een intelligent matchingsysteem voor inkooporders. Het platform kan inkomende facturen automatisch matchen met de bijbehorende inkooporders en goederenontvangstnota's. Dit matchingproces in drie richtingen verifieert dat de goederen of diensten correct zijn ontvangen en gefactureerd, waardoor het risico op te hoge betalingen wordt verkleind en de grootst mogelijke nauwkeurigheid in het betalingsproces wordt gegarandeerd.

Naast het stroomlijnen van het goedkeurings- en matchingproces, faciliteert NetSuite AP Automation elektronische betalingen. Het platform ondersteunt verschillende elektronische betalingsmethoden, zoals ACH (Automated Clearing House), EFT (Electronic Funds Transfer) en virtuele creditcards. Door het uitvoeringsproces van betalingen te automatiseren, kunnen bedrijven leveranciers sneller en efficiënter betalen, terwijl ze ook profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling, indien van toepassing.

NetSuite stelt verkopers verder in staat door het gebruik van selfserviceportals. Leveranciers krijgen toegang tot hun facturen, betalingsstatus en historische betalingsinformatie. Door leveranciers directe toegang tot hun gegevens te bieden, vermindert het zelfbedieningsportaal het aantal vragen en telefoontjes naar de crediteurenafdeling, wat leidt tot vlottere interacties en verbeterde leveranciersrelaties.

Realtime zichtbaarheid is een belangrijk voordeel van NetSuite AP Automation. Financiële teams en andere belanghebbenden kunnen de status van facturen en betalingen in realtime volgen, waardoor een beter cashflowbeheer en beter geïnformeerde besluitvorming mogelijk is. Bovendien biedt NetSuite robuuste rapportage- en analysemogelijkheden voor crediteurengegevens. Bedrijven kunnen rapporten genereren over leveranciersprestaties, betalingstrends en andere belangrijke statistieken, die bijdragen aan betere financiële analyse en identificatie van potentiële gebieden voor procesverbetering.

De automatiseringsfuncties in NetSuite AP Automation verbeteren ook de naleving en zorgen voor een uitgebreide audittrail. Alle acties die op facturen en betalingen worden ondernomen, worden in detail vastgelegd, waardoor naleving van interne controles en externe auditvereisten wordt gegarandeerd, en een transparant overzicht van alle financiële transacties wordt geboden.

Hoe werkt NetSuite AP-automatisering?

• Factuur vastleggen: Facturen worden elektronisch vastgelegd in NetSuite via scan- of e-mailimportfuncties. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, waardoor fouten worden verminderd en tijd wordt bespaard.
• Factuuroverzicht: Accounts Payable-medewerkers kunnen de vastgelegde factuur vergelijken met het overeenkomstige record in NetSuite, waardoor nauwkeurigheid en volledigheid worden gegarandeerd. De zij-aan-zijweergave vereenvoudigt het beoordelingsproces en maakt het mogelijk ontbrekende details in te vullen.
• Matching en goedkeuring: NetSuite koppelt facturen aan inkoop- en ontvangstdocumenten om de juistheid te valideren. Dit matchingproces in drie richtingen helpt ervoor te zorgen dat facturen overeenkomen met de ontvangen goederen of diensten. Na matching worden facturen ter goedkeuring doorgestuurd naar het juiste personeel op basis van vooraf gedefinieerde regels en workflows.
• Geautomatiseerde betalingen: NetSuite AP Automation kan worden geïntegreerd met HSBC om geautomatiseerde betalingsservices te bieden. Dit maakt eenvoudige en veilige betalingsverwerking mogelijk via verschillende methoden, waaronder ACH (Automated Clearing House), cheques of virtuele creditcards. Betalingen kunnen direct binnen NetSuite worden geïnitieerd, waardoor het betalingsproces wordt gestroomlijnd en de efficiëntie wordt verbeterd.
• Verzoening: NetSuite werkt betalingsgegevens automatisch in realtime bij en koppelt ze aan bestaande transacties, zoals facturen en bankgegevens. Dit vereenvoudigt het reconciliatieproces door te zorgen voor een nauwkeurige en efficiënte afstemming tussen de financiële gegevens van de organisatie en de bankafschriften.
• Verschillen signaleren: Als onderdeel van het AP-automatiseringsproces identificeert NetSuite eventuele ontbrekende invoer of mogelijke discrepanties. Deze discrepanties worden gemarkeerd voor beoordeling, waardoor AP-medewerkers problemen snel kunnen onderzoeken en oplossen, waardoor nauwkeurige financiële gegevens worden gegarandeerd.
• Bankzichtbaarheid: NetSuite biedt inzicht in de bank- en creditcardrekeningactiviteiten van HSBC binnen het platform. Gebruikers hebben eenvoudig toegang tot rekeningsaldi, beheren accountgegevens en volgen de status van leveranciersbetalingen. Dit centraliseert financiële informatie en geeft real-time inzicht in bankactiviteiten. Zonder een HSBC-account of een vergelijkbare geïntegreerde betalingsgateway te gebruiken, zou u de betalingsverwerking buiten NetSuite handmatig moeten afhandelen. Dit kan inhouden dat u betalingsgegevens uit NetSuite exporteert en vervolgens betalingen verwerkt via de betalingssystemen van uw bank of andere betalingsplatforms.

Waarin verschilt Nanonets AP-automatisering?

Nanonets AP Automation is gespecialiseerde software die uitsluitend is gericht op automatisering van de crediteurenadministratie, terwijl NetSuite een uitgebreid cloudgebaseerd ERP-platform is met AP-automatisering als een van de modules.

Met Nanonets zijn er extra voordelen:

• Nanonets is gespecialiseerde AP-automatiseringssoftware gericht op het stroomlijnen en automatiseren van het crediteurenproces. Het maakt gebruik van AI- en OCR-technologieën om facturen, goedkeuringen en betalingen efficiënt vast te leggen, te verwerken en te beheren.
• Nanonets integreert met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor het naast bestaande softwareoplossingen kan werken.
• Met Nanonets kunt u een aangepast AP-goedkeuringsbeleid instellen met elke combinatie van goedkeurders, bestedingslimieten en afdelingsstructuren.

Ontdek de precisie van Nanonets: ongeëvenaarde AP-automatisering, afgestemd op uw behoeften - met Netsuite hoeft u niet meer te betalen voor ongebruikte functies

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/netsuite-ap-automation/