Zoals het gezegde luidt: 'Als je faalt om te plannen, ben je van plan te falen'. Dit vat het belang van een jaarlijkse begroting samen. 

Het doel van jaarlijkse budgettering is om u de tools te geven die u nodig hebt om operationele beslissingen over uw bedrijf te nemen en vragen te beantwoorden zoals: 

• Wat is ons verkoopdoel?
• Hoeveel extra medewerkers kunnen we aannemen?
• Wanneer moeten we onze volgende aandelenronde verhogen?
• Wat zijn onze doelstellingen voor CAC, klantverloop, organische groei, MRR/ARR?
• Wat is onze cash runway in verschillende scenario's (dwz basis, best en worst case voor de komende 12 maanden?)
• Kunnen alle niet-waardetoevoegende uitgaven worden vermeden met behulp van op nul gebaseerde budgettering?
• Kan overtollig geld worden gebruikt om schulden af ​​te lossen om te besparen op rentelasten?

In dit artikel bespreken we de belangrijkste redenen waarom uw team een ​​jaarlijks budget moet opstellen, het verschil tussen planning, budgettering en prognoses, evenals drie jaarlijkse budgetteringstechnieken die beginners kunnen gebruiken om aan de slag te gaan. 

Wat is een jaarbegroting?

Een jaarlijkse begroting projecten inkomsten en uitgaven, activa en passiva en kapitaal positie voor een organisatie, meestal voor een periode van 12 maanden. Jaarlijkse begrotingen worden ook wel een operationeel plan, een jaarlijks operationeel plan of een financieel operationeel plan genoemd. 

Jaarbegrotingen worden, zoals de naam al doet vermoeden, eenmaal per jaar opgesteld, hetzij voor een kalenderjaar, hetzij voor een fiscaal jaar (als het fiscale jaar anders is dan het kalenderjaar). 

Het monitoren van de afwijking tussen het jaarlijkse budget/bedrijfsplan en de daadwerkelijke bedrijfsprestaties geeft inzicht in de zakelijke omgeving en het volledige financiële welzijn van het bedrijf.

Over het algemeen is financiële planning en analyse (FP&A) het team binnen de financiële functie van een bedrijf dat het hele budgetteringsproces aanstuurt. 

FP&A synchroniseert doorgaans met de hoofden van elke afdeling om een ​​afdelingsbudget te vormen in plaats van zelf een budget te maken. Dit is essentieel omdat het de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij de afdelingen legt voor de cijfers en plannen die ze hebben ingediend.

Waarom zijn jaarlijkse budgetten belangrijk voor abonnementsbedrijven?

Het abonnementsbedrijfsmodel verschilt van andere modellen doordat klanten op gezette tijden een terugkerende prijs moeten betalen voor toegang tot een product of dienst. Dit kunnen wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse betalingen zijn.

Een van de belangrijkste aspecten van het opbouwen van een succesvol abonnementenbedrijf is niet alleen het aantrekken van klanten, maar ook het aantrekken van loyale abonnees die hun abonnement waarschijnlijk voor een lange periode behouden. 

Houd bij het maken van een jaarbudget voor uw SaaS- of abonnementsbedrijf rekening met de volgende factoren: 

Macro-factoren

Langetermijnvisie

De langetermijnvisie of missieverklaring van een bedrijf communiceert haar waarden als organisatie. Deze waarden ontwikkelen zich vervolgens tot doelen en strategieën die de basis vormen van de begrotingen die worden opgesteld. 

Hier is als voorbeeld onze langetermijnvisie bij Baremetrics: 

Op basis van onze visie hebben we in de tweede helft van 2022 de volgende acties begroot: 

• Senior technisch talent ingehuurd om onze integratie met Flightpath Finance te voltooien 
• Een intern proces gecreëerd voor het valideren en communiceren van ideeën voor nieuwe functies, projecten en dergelijke, zodat ons collectieve werk is afgestemd op onze klantgerichte visie. 
• Huur een accountmanager in om relaties met onze klanten op te bouwen en proactief eventuele hiaten in productkennis en acceptatie aan te pakken (nog in ontwikkeling)

Kasstroombeheer

Het is geen geheim dat bedrijfsleiders, om een ​​SaaS-bedrijf te laten groeien, rekening moeten houden met de cashflow.

Een slechte cashflow betekent beperkt kapitaal om groeikansen te creëren. Het kan ook een bedreiging vormen voor het vermogen van een klein bedrijf om de dagelijkse activiteiten bij te houden. Het budgetteren van de cashflow geeft een bedrijf inzicht in zijn cashbehoeften en helpt bij het bepalen van een efficiënte allocatie van cash.

Besluitvorming

Budgettering kan worden gebruikt als een interne benchmark die leiders en het team helpt voortdurend de vraag te beantwoorden: brengt wat we doen ons waar we heen willen?

Bovendien geven budgetten leidinggevenden de informatie die ze nodig hebben om toezicht te houden op de planning, monitoring en beheersing van de activiteiten binnen de organisatie. Deze top-downbenadering helpt de leidinggevenden ook om hun verwachtingen voor het volgende jaar te communiceren.

Scenariobudgettering (Base, Target & Best case budget)

Budgetteren voor verschillende scenario's (denk aan COVID-19, inflatie, recessie enz.) houdt in dat je verschillende mogelijke toekomsten voor het komende jaar in kaart brengt, en ook hoe je daarop zult reageren.

U moet plannen hebben om op deze verschillende scenario's te reageren, zodat de hele organisatie het beste nastreeft, maar voorbereid is op het slechtste. 

Een agile bedrijf zijn betekent immers anticiperen op marktkrachten voordat ze zich voordoen en een plan hebben om potentiële problemen te ontwijken en tegelijkertijd nieuwe kansen te benutten. Het hebben van een budget helpt bij het kwantificeren van deze plannen.

Stakeholder management

Budgetten geeft investeerders en het bestuur (als u die heeft) verwachtingen van de bedrijfsprestaties in het komende jaar, door antwoorden te geven op vragen als de volgende:

• Waar en hoe wordt het geld besteed?
• Hoe ziet uw groeitraject er de komende 12 maanden uit?
• Wat zijn uw wervingsplannen en wervingscapaciteit?
• Wanneer en met welk niveau van inkomsten en uitgaven zal het bedrijf zonder contanten komen te zitten? Wanneer ga je nieuwe fondsen werven – eigen of vreemd vermogen?
• Wat zijn de organisatiedoelen? KPI's? Hoe gaan ze worden gevolgd? Wanneer krijgen de werknemers een bonus?

Micro factoren 

Onkostenbeheer

Abonnementsbedrijven moeten hun uitgaven zorgvuldig beheren om winstgevend te worden. 

Onkostenbeheer en -vermindering kunnen worden bereikt door op nul gebaseerde budgettering te volgen, waarbij het budget begint als een schone lei en alle uitgaven worden geëvalueerd en moeten worden gerechtvaardigd om in het budget te worden goedgekeurd. Dit elimineert uitgaven die geen waarde toevoegen of helemaal niet nodig zijn. 

Marketing en omzetbudgettering

Het definiëren van het juiste marketingbudget samen met het inkomstenbudget helpt het marketingteam om hun marketingcampagnes, doel-CPA en doel-CAC van tevoren te plannen.

Begroting versus werkelijke variantieanalyse

Budget versus werkelijke analyses vergelijken hoe het bedrijf presteert (de werkelijke waarden) met het gedefinieerde doel (het budget) over vaste perioden.

Variantieanalyse geeft inzicht in waar het bedrijf niet naar behoren presteert. Budgetten zijn uw gedefinieerde basislijn waartegen u uw werkelijke prestaties kunt afmeten en zijn daarom van cruciaal belang om als ambitieus maar realistisch te worden gedefinieerd.

Planning versus budgettering versus prognoses

Planning, budgettering en prognoses zijn allemaal belangrijke drijfveren voor duurzaam groeien.

Planning brengt dingen op gang en gaat door gedurende de hele levensduur van het bedrijf. Budgettering werkt op een gedetailleerder niveau en projecteert de komende 12 maanden. Prognoses schatten de toekomstige financiële projecties van een bedrijf vooraf in en ondersteunen in zekere zin de planning. 

Budgetteringstechnieken 

Er zijn verschillende methoden om budgetten te maken, maar de meest gebruikte door beginners zijn:

1. Incrementele budgettering

2. Zero-based budgettering met een bottom-up benadering

3. Top-down benadering

1. Incrementele budgettering 

Incrementeel budgetteren is een methode waarbij het budget voor volgend jaar wordt opgesteld door voort te bouwen op de werkelijke cijfers van vorig jaar na correctie voor inflatie en andere incrementele factoren

• Het is snel te doen en een relatief eenvoudig proces. 

• Met Forecasting+ is de informatie direct beschikbaar en kan deze automatisch uit uw boekhoudsoftware (Xero of QuickBooks) worden gehaald, dus er is zeer beperkte kwantitatieve analyse nodig.

• Het is geschikt in stabiele omstandigheden. Het is bijvoorbeeld onwaarschijnlijk dat het bedrag aan kantooruitgaven dat in een jaar wordt uitgegeven in het volgende jaar aanzienlijk zal verschillen, dus het nemen van de werkelijke uitgaven in het eerste jaar en daar een beetje inflatie bij optellen, zou een redelijk doel moeten zijn voor de uitgaven in het volgende jaar.

2. Zero-based budgeting gecombineerd met een bottom-up benadering

• Op nul gebaseerde budgettering vereist dat elk element van een budget opnieuw wordt geëvalueerd en opnieuw wordt nagedacht. Elk element wordt behandeld alsof het voor de eerste keer in de begroting wordt opgenomen en moet worden gerationaliseerd om de opname ervan in de begroting te rationaliseren in termen van de verwachte waarde die uit de prestaties zal worden afgeleid.
• Zero-based budgeting is tijdrovend en vereist actieve deelname van alle niveaus in een organisatie. Met Forecast+ kunnen de gebruikers hun invoer echter tegelijkertijd bijwerken, waardoor het niet meer nodig is om meerdere spreadsheets te consolideren en te gebruiken.

3. Top-down benadering

• Ook wel een 'gezaghebbend' of 'niet-participatief' budget genoemd, aangezien het wordt vastgesteld met geen of zeer weinig participatie van de werknemers en lager/middenmanagement.

• Het wordt over het algemeen end-to-end geleid en beheerd door het FP&A-team, en vermindert de benodigde tijd en deelname van alle werknemers in de organisatie. Een top-downbenadering kan worden gevolgd in organisaties die nieuw zijn gevormd of het bedrijf is erg klein, waarbij het hogere management alle noodzakelijke details heeft van de dagelijkse activiteiten in het bedrijf.

Conclusie

Het opstellen van een alomvattend, operationeel gericht budget vereist veel werk om op te zetten, maar de voordelen zijn van cruciaal belang om uw bedrijf te laten groeien. 

Daarom vertrouwen groeiende SaaS- en abonnementsbedrijven op Forecasting+ van Baremetrics. Forecasting+ integreert met QBO en Xero om elke maand automatisch uw actuals in te voeren. Maak vervolgens met uw bijgewerkte gegevens in een paar klikken de budgetten, modellen, scenario's en andere dashboards die u nodig hebt. 

Om uw jaarlijkse begroting voor 2023 voor te zijn, boek vandaag nog een gratis consult van Forecasting+.