Introductie

In de snelle wereld van het moderne bedrijfsleven zijn documentgoedkeuringsprocessen van cruciaal belang. Deze processen, die de beoordeling, wijziging en voltooiing van documenten omvatten, zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten soepel verlopen en voldoen aan de noodzakelijke nalevingsnormen. Deze processen hebben invloed op alles, van interne communicatie en contractonderhandelingen tot financiële rapportage en projectmanagement.

Traditioneel omvatte de goedkeuring van documenten een tijdrovende reeks handmatige overdrachten, waarbij fysieke documenten onder de relevante partijen werden verspreid ter beoordeling en aftekening. Hoewel deze methode eenvoudig was, was er sprake van inefficiëntie: vertragingen als gevolg van miscommunicatie, verloren papierwerk en een gebrek aan traceerbaarheid waren veelvoorkomende problemen. In de huidige digitale omgeving, waar snelheid en nauwkeurigheid essentieel zijn, zijn deze handmatige processen steeds onhoudbaarder geworden.

Betreed het tijdperk van workflowautomatisering, geïllustreerd door platforms als Nanonets Workflows. Deze tools zorgen voor een revolutie in de manier waarop bedrijven omgaan met geautomatiseerde en bijna contactloze documentgoedkeuringen door de documentstroom te automatiseren via vooraf gedefinieerde processen.

We zullen al het bovenstaande in onze blog bespreken, maar laten we eerst eens kijken naar deze documentgoedkeuringsprocessen en wat deze met zich meebrengen.

Documentgoedkeuringsprocessen begrijpen

Documentgoedkeuring is een cruciaal bedrijfsproces waarbij documenten worden beoordeeld, geverifieerd en goedgekeurd voordat ze worden afgerond en in werking worden gesteld. Dit proces is van fundamenteel belang in verschillende sectoren en voor een groot aantal documenttypen, waaronder contracten, voorstellen, financiële rapporten en beleidsdocumenten. Het primaire doel van documentgoedkeuring is ervoor te zorgen dat alle documenten accuraat, volledig en in overeenstemming met gevestigde normen en voorschriften zijn.

Ze dienen verschillende doeleinden:

• Het dient als kwaliteitscontrolemechanisme en garandeert dat de inhoud van het document correct is en voldoet aan de noodzakelijke goedkeuringscriteria die door de organisatie zijn vastgesteld.
• Documentgoedkeuringsprocessen zijn onmisbaar voor het handhaven van de operationele integriteit, het garanderen van naleving van wettelijke en regelgevende vereisten en het beschermen tegen fouten die kunnen leiden tot financiële verliezen of wettelijke aansprakelijkheid.
• Ze spelen ook een cruciale rol bij het faciliteren van effectieve communicatie en samenwerking binnen en tussen organisaties.

Handmatig documentgoedkeuringsproces

De traditionele aanpak voor documentgoedkeuring is handmatig, waarbij vaak fysieke documenten van de ene goedkeurder naar de andere worden doorgegeven.

Een klassiek voorbeeld van een workflow die in veel organisaties vaak handmatig wordt uitgevoerd, is het onboardingproces van medewerkers. Dit proces omvat verschillende stappen om een ​​nieuwe medewerker in het bedrijf te integreren. Hier volgt een gedetailleerd overzicht van elke stap:

1. Taakaanbod en aanvaarding
   • Actie: HR stuurt een vacature naar de kandidaat.
   • Werkwijze: Het aanbod wordt doorgaans per e-mail of post verzonden en bevat details over de functie, het salaris en de startdatum.
   • Reactie: De kandidaat aanvaardt het aanbod en stuurt een ondertekend exemplaar van de aanbiedingsbrief terug naar HR.
2. Opstellen van onboardingdocumenten
   • Actie: HR bereidt onboarding-documenten voor, zoals contracten, bedrijfsbeleid, belastingformulieren, enz.
   • Werkwijze: Deze documenten worden vaak afgedrukt en samengevoegd tot een onboardingpakket.
   • Reactie: De nieuwe medewerker is verplicht deze documenten te lezen, te ondertekenen en terug te sturen.
3. Werkstation instellen
   • Actie: De IT-afdeling richt een werkstation in voor de nieuwe medewerker.
   • Werkwijze: Dit omvat het toewijzen van een computer, het instellen van e-mailaccounts en het verlenen van toegang tot de benodigde software en netwerken.
   • Reactie: De werkplek van de nieuwe medewerker is vóór de startdatum gereed.
4. Introductie van het team
   • Actie: HR of de rekruteringsmanager stelt de nieuwe medewerker voor aan hun team.
   • Werkwijze: Dit kan via een geplande vergadering of een informele teambijeenkomst zijn.
   • Reactie: Teamleden heten de nieuwe medewerker welkom en geven eventueel een overzicht van lopende projecten.
5. Oriëntatie en training
   • Actie: HR of een aangewezen trainer voert oriëntatiesessies.
   • Werkwijze: Deze sessies omvatten bedrijfsgeschiedenis, cultuur, beleid en functiespecifieke training.
   • Reactie: De nieuwe medewerker woont deze sessies bij om zijn rol en het bedrijf beter te begrijpen.
6. Proefperiodebeoordeling
   • Actie: HR en de direct leidinggevende van de medewerker beoordelen het functioneren van de medewerker.
   • Werkwijze: Dit gebeurt meestal na een bepaalde periode (bijvoorbeeld 3 of 6 maanden) en omvat een formele bijeenkomst en feedbacksessie.
   • Reactie: Er wordt feedback gegeven aan de medewerker en er wordt een besluit genomen over het voortzetten van het dienstverband.
7. Voltooiing van de onboarding
   • Actie: Officiële voltooiing van het onboardingproces.
   • Werkwijze: Dit omvat vaak een laatste vergadering met HR om ervoor te zorgen dat al het papierwerk is voltooid en dat eventuele openstaande problemen worden aangepakt.
   • Reactie: De medewerker is nu volledig geïntegreerd in het bedrijf.

In een handmatig onboardingproces vereist elke stap aanzienlijke menselijke tussenkomst, van het voorbereiden en verwerken van fysieke documenten tot het plannen en houden van persoonlijke vergaderingen. Hoewel effectief, kan het tijdrovend zijn en gevoelig voor fouten, zoals vertragingen bij de documentverwerking of miscommunicatie. Automatisering van dergelijke processen kan deze taken aanzienlijk stroomlijnen, waardoor ze efficiënter en minder foutgevoelig worden.

Geautomatiseerd documentgoedkeuringsproces

Geautomatiseerde documentgoedkeuringsworkflows vertegenwoordigen een paradigmaverschuiving ten opzichte van de handmatige aanpak. Door gebruik te maken van technologie kunnen bedrijven de beperkingen van traditionele methoden overwinnen, waardoor de efficiëntie, nauwkeurigheid en veiligheid worden verbeterd.

Het transformeren van het handmatige onboardingproces van medewerkers naar een geautomatiseerde workflow met behulp van Nanonets Workflows kan de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. In dit scenario worden verschillende apps geïntegreerd in Zaps (geautomatiseerde workflows in Zapier) om elke stap te stroomlijnen. Hier ziet u hoe het kan worden gestructureerd:

1. Taakaanbod en aanvaarding
   • Trigger: HR werkt de status bij naar 'Aanbod geaccepteerd' op Workable.
   • Actie: Gmail verzendt een geautomatiseerde e-mail met de vacature en instructies voor digitaal ondertekenen met behulp van DocuSign.
2. Opstellen van onboardingdocumenten
   • Trigger: Kandidaat ondertekent aanbiedingsbrief op Docusign.
   • Actie: Er wordt een Google Drive-map gemaakt en de samengestelde onboarding-documenten worden automatisch verzonden. Er wordt ook een Google-formulier meegestuurd om de startdatum in te voeren.
3. Werkstation instellen
   • Trigger: Bevestiging van de startdatum via indiening via Google Formulieren.
   • Actie: Slack-melding aan de IT-afdeling om een ​​werkstation in te richten.
4. Introductie van het team
   • Trigger: Eén week voor de startdatum.
   • Actie: Google Agenda plant een teamintroductievergadering in de agenda.
5. Oriëntatie en training
   • Trigger: Eerste dag van de medewerker.
   • Actie: Gmail stuurt een e-mail met het oriëntatieschema en relevante trainingsbronnen opgehaald uit Notion op basis van de functie.
6. Proefperiodebeoordeling
   • Trigger: Einde van de proefperiode.
   • Actie: Google Agenda plant een prestatiebeoordelingsvergadering en stuurt herinneringen. U kunt ook HR-tools zoals BambooHR gebruiken om hetzelfde te doen.
7. Voltooiing van de onboarding
   • Trigger: Goedgekeurde voltooiing van de proeftijdbeoordeling.
   • Actie: Gmail stuurt een voltooiingsbevestiging van de onboarding en een SurveyMonkey-link voor feedback.

In deze geautomatiseerde workflow is elke stap van het onboardingproces met elkaar verbonden via triggers en acties in verschillende apps. Dit zorgt ervoor dat taken contactloos worden uitgevoerd zonder handmatige tussenkomst, waardoor de kans op fouten en vertragingen wordt verkleind. Het automatiseren van deze processen bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de ervaring van de nieuwe medewerker door tijdige en consistente communicatie en middelen te bieden.

Creëer geautomatiseerde documentgoedkeuringsworkflows met behulp van Nanonets en verminder handmatige taken.

Behoefte aan efficiënte workflows voor documentgoedkeuring

Inefficiënties in documentgoedkeuringsprocessen kunnen aanzienlijke knelpunten in de bedrijfsvoering veroorzaken. Uitgestelde goedkeuringen leiden tot vastgelopen projecten, gemiste kansen en kunnen een negatieve impact hebben op de klantrelaties. Op kritieke gebieden zoals financiën of juridische zaken kunnen vertragingen resulteren in het niet naleven van regelgeving en financiële boetes. Bovendien leiden inefficiënte workflows vaak tot herhaald werk, hogere operationele kosten en frustratie bij werknemers, waardoor de algehele productiviteit en het moreel worden aangetast.

Deze inefficiënties doen zich voor in verschillende sectoren:

Bouw: Vertragingen bij de goedkeuring van projectplannen of bouwkundige tekeningen kunnen de bouwschema's vertragen, wat gevolgen heeft voor deadlines en kosten.Gezondheidszorg: Patiëntenzorgplannen of medische rapporten vereisen tijdige goedkeuring om een ​​snelle behandeling en naleving van de gezondheidszorgregelgeving te garanderen.Financiering: In het bankwezen moeten goedkeuringen voor leningen of investeringen snel plaatsvinden om marktkansen te benutten en aan de verwachtingen van klanten te voldoen.Onderwijs : Curriculumwijzigingen of subsidiegoedkeuringen moeten efficiënt worden verwerkt om in lijn te zijn met academische kalenders en financieringscycli.Overheid: Beleidsdocumenten of goedkeuringen door regelgevende instanties moeten worden bespoedigd om te voldoen aan de wettelijke termijnen en verplichtingen op het gebied van de openbare dienstverlening.

Belangrijkste elementen van workflows voor documentgoedkeuring

Bij het opzetten van robuuste documentgoedkeuringsworkflows is het essentieel om rekening te houden met verschillende belangrijke componenten die een soepele werking en effectieve communicatie garanderen. In een uitgebreide workflow voor de goedkeuring van Nanonets-documenten heeft u de volgende componenten nodig, die hieronder worden vermeld. Zodra u een ruw ontwerp van uw workflow in gedachten heeft, kunt u een nieuwe Nanonets Workflow starten en uw apps gaan verbinden met behulp van geautomatiseerde triggers en acties.

Documentverzending en -verzamelingTools: Google Forms, JotForm of Microsoft Forms voor het verzamelen van informatie.Proces: Veilige en gemakkelijk toegankelijke portalen voor het indienen van documenten, waardoor consistente opmaak en inhoud worden gegarandeerd.Goedkeurders en rollen toewijzenTools: Trello, Asana of Monday.com voor taaktoewijzing.Proces: Definieer duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden voor elke goedkeurder om verantwoording en efficiëntie te garanderen.Machtigingsniveaus instellenTools: SharePoint of Google Drive voor documentopslag.Proces: Creëer verschillende toegangsniveaus om gevoelige informatie te beschermen en de documentintegriteit te behouden.Het vaststellen van vervaldataTools: Asana, Trello of Microsoft Project voor het bijhouden van deadlines.Proces: Stel realistische deadlines in om tijdige goedkeuringen te garanderen en zorg tegelijkertijd voor voldoende tijd voor een grondige beoordeling.Feedback en herzieningen bijhoudenTools: Google Docs of Microsoft Word voor realtime samenwerking.Proces: Maak duidelijke en traceerbare feedbackmechanismen mogelijk voor efficiënte revisies en updates.Meldingen en waarschuwingenTools: Slack, Microsoft Teams of e-mailautomatiseringstools zoals Mailchimp.Proces: Geautomatiseerde waarschuwingen om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de documentstatus en lopende acties.Definitieve goedkeuring en ondertekeningTools: DocuSign, Adobe Sign voor digitale handtekeningen.Proces: Veilige en verifieerbare methoden voor definitieve goedkeuring om wettelijke en procedurele naleving te garanderen.Rapportage en analyseTools: Power BI, Tableau voor datavisualisatie en rapportage.Proces: Regelmatige rapporten om de efficiëntie van de workflow te controleren en verbeterpunten te identificeren.

Creëer geautomatiseerde documentgoedkeuringsworkflows met behulp van Nanonets en verminder handmatige taken.

Een effectieve workflow voor documentgoedkeuring ontwerpen

Om een ​​gestroomlijnde workflow voor documentgoedkeuring te creëren, volgt u deze stappen, waarbij u de juiste tools integreert om de efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren.

Het document opstellenTools: Google Documenten, Microsoft Word.Proces: Creëer documenten met behulp van gestandaardiseerde sjablonen om consistentie te garanderen.Ter beoordeling indienenTools: E-mailplatforms zoals Outlook, Gmail; projectmanagementtools zoals Asana of Trello.Proces: Implementeer een systeem voor het ter beoordeling indienen van documenten, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle noodzakelijke informatie wordt opgenomen.Het document beoordelenTools: Adobe Acrobat voor PDF's, Microsoft Word voor gezamenlijk bewerken.Proces: Reviewers geven feedback en suggesties voor wijzigingen, waarbij ze gebruik maken van trackwijzigingen en commentaarfuncties voor transparantie.Feedback integrerenTools: Hetzelfde als tekenhulpmiddelen.Proces: Originele auteurs brengen noodzakelijke wijzigingen aan op basis van de feedback, waarbij ze mogelijk meerdere beoordelingscycli ondergaan.Laatste goedkeuringTools: DocuSign, Adobe Sign voor elektronische handtekeningen.Proces: De uiteindelijke goedkeurders beoordelen het document en ondertekenen elektronisch, waarmee de officiële goedkeuring wordt aangegeven.Archivering en archiveringTools: Cloudopslagoplossingen zoals Dropbox, Google Drive.Proces: Bewaar goedgekeurde documenten op een veilige, georganiseerde manier voor eenvoudig terugvinden en nalevingsdoeleinden.Bewaken en evalueren van de workflowTools: Tools voor workflowanalyse, zoals de ingebouwde analyse van Zapier, Google Analytics.Proces: Bewaak voortdurend de prestaties van de workflow en breng indien nodig aanpassingen aan om de efficiëntie te verbeteren.

Door elke stap zorgvuldig te ontwerpen en de juiste tools te integreren, kunnen bedrijven zorgen voor een soepel, efficiënt en transparant documentgoedkeuringsproces. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd en middelen, maar verbetert ook de algehele operationele effectiviteit.

Conclusie: Een revolutie in de documentgoedkeuring met nanonetworkflows

In de moderne bedrijfsvoering zijn de efficiëntie en nauwkeurigheid van documentgoedkeuringsworkflows cruciaal. Nanonets Workflows komt naar voren als een transformatieve oplossing, die de kracht van workflowautomatisering benut om deze processen te stroomlijnen en te verbeteren. Door geavanceerde AI en Large Language Models (LLM’s) te integreren, vereenvoudigt Nanonets niet alleen het creëren van workflows, maar vergroot het ook de mogelijkheid om ingewikkelde documentgerelateerde taken te beheren. Deze vooruitgang is niet alleen een upgrade; het is een strategische revolutie die de manier verandert waarop bedrijven omgaan met documentgoedkeuring, compliance garanderen en naadloze samenwerking bevorderen.

Geautomatiseerde documentgoedkeuring met nanonetten

In de moderne bedrijfsvoering zijn de efficiëntie en nauwkeurigheid van documentgoedkeuringsworkflows cruciaal. Nanonets Workflows komt naar voren als een transformatieve oplossing, die de kracht van workflowautomatisering benut om deze processen te stroomlijnen en te verbeteren.

Door geavanceerde AI en Large Language Models (LLM’s) te integreren, vereenvoudigt Nanonets bovendien niet alleen het creëren van workflows, maar vergroot het ook de mogelijkheid om ingewikkelde documentgerelateerde taken te beheren. Deze vooruitgang is niet alleen een upgrade; het is een strategische revolutie die de manier verandert waarop bedrijven omgaan met documentgoedkeuring, naleving garanderen en naadloze samenwerking bevorderen.

Contractbeheer op juridische afdelingenDocument indienen: Juridische teams dienen contracten in via Google Formulieren.Beoordelingsopdracht: Trello wijst contracten automatisch toe ter beoordeling op basis van het onderwerp.Geautomatiseerde beoordeling: Nanonets AI voert een eerste beoordeling uit en signaleert mogelijke problemen met behulp van LLM's.Feedback en herzieningen: Gezamenlijk bewerken en feedback geven via Google Documenten.Laatste goedkeuring: Digitale handtekeningen via DocuSign voor wettelijke naleving.archiveren: Veilige opslag van definitieve contracten in SharePoint.Beleidsontwikkeling bij overheidsinstantiesEerste opstelling: Beleid wordt opgesteld met behulp van gestandaardiseerde sjablonen in Microsoft Word.Raadpleging van belanghebbenden: Asana beheert het overlegproces en houdt de feedback van verschillende afdelingen bij.Revisie opname: Auteurs werken het beleid bij op basis van feedback, bijgehouden in Microsoft Word.Goedkeuring en publicatie: Definitieve ondertekening via Adobe Sign, gevolgd door publicatie op de website van het bureau.Financiële rapportage in bedrijfsfinancieringRapport genereren: Rapporten worden gegenereerd met behulp van Excel en gedeeld via e-mail.Gegevensverificatie: Nanonets AI vergelijkt financiële gegevens met interne databases.Managementbeoordeling: Het senior management beoordeelt en geeft feedback met behulp van samenwerkingstools.Nalevingscontrole: Geautomatiseerde controles op naleving van de regelgeving met behulp van aangepaste LLM's.Afronding: Rapporten worden elektronisch ondertekend en opgeslagen in Google Drive voor archivering.Goedkeuringen van onderzoeksvoorstellen in academische instellingenVoorstelinzending: Onderzoekers dienen voorstellen in via JotForm.Coördinatie van peer review: Geautomatiseerde coördinatie van peer reviews met behulp van Microsoft Project.Feedback-integratie: Onderzoekers herzien voorstellen op basis van commentaar van collega's.Goedkeuring door de ethische commissie: Voorstellen worden via DocuSign voor definitieve goedkeuring doorgestuurd naar de ethische commissie.Financieringstoewijzing: Goedgekeurde voorstellen worden automatisch gekoppeld aan financieringsbronnen met behulp van aangepaste Nanonets-integraties.

Begin aan uw reis met Nanonets door een gesprek te plannen met onze AI-experts. Ontvang een demo en proefversie op maat, speciaal ontworpen voor uw zakelijke behoeften. Ons team begeleidt u door het installatieproces en zorgt ervoor dat uw overgang naar geautomatiseerde workflows soepel en effectief verloopt.

Met Nanonets Workflows kunt u uw teams in staat stellen zich te concentreren op strategische taken die er toe doen. Zeg vaarwel tegen het handmatige gedoe en omarm een ​​toekomst waarin automatisering elk aspect van uw documentgoedkeuringsprocessen verbetert. Begin nu en ervaar de transformatieve kracht van Nanonets Workflows in uw bedrijf.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/document-approval/