Heeft u de taak gekregen om een ​​offerteaanvraag of een RFP te maken?

Of je nu geen idee hebt wat dat is of al een tijdje niet geschreven hebt, de gids van vandaag kan je helpen.

We duiken in de details van wat een RFP eigenlijk is, waarom u er een nodig zou kunnen hebben en hoe maak vandaag nog je allereerste.

Om te beginnen moet u begrijpen wat al deze letters zelfs betekenen.

Wanneer uw bedrijf een nieuw (vaak groot) project heeft, of een project dat complexer is en een beetje moet worden uitbesteed, kan een RFP u helpen de klus in één keer goed te klaren.

Het RFP-document wordt een manier voor u om snel de sterke en zwakke punten van potentiële leveranciers met betrekking tot uw project bloot te leggen zonder dat u zelf te veel tijd hoeft te besteden aan het zoeken naar hen.

RFP's kunnen u ook een voorproefje geven van verschillende strategieën die u misschien nog niet had overwogen, aangezien elke leverancier zijn eigen unieke actieplan samen met zijn bod zal opnemen.

En u zult deze informatie hebben voordat u zich ooit aan de leverancier moet binden.

Houd er rekening mee dat dit niet moet worden verward met een offerteaanvraag.

RFP versus offerteaanvraag

Een RFQ, of offerteaanvraag, is iets anders dan een RFP, omdat het alleen de offerte zelf is. Hier vragen bedrijven meerdere prijsoffertes van verschillende leveranciers om diensten alleen op basis van prijs te vergelijken. Hoewel een RFP een prijsopgave bevat (samen met verschillende andere details), geeft een RFQ niets anders weer dan de prijs.

In tegenstelling tot een RFP is een RFQ een offerteaanvraag of offerteaanvraag.

Hier leest u hoe u het verschil kunt begrijpen:

Hoewel u technisch gezien een offerte ontvangt in een RFP, krijgt u ook informatie over de tijdlijn van voltooiing, het leveringsschema en de lijst met geleverde services.

Maar met een offerteaanvraag ontvangt u alleen de offerte zelf voor de service of producten die u wilt kopen.

In de meeste gevallen is het niet voldoende om alleen offertes te vergelijken om te zien of een potentiële leverancier geschikt is voor uw bedrijf. Daarom is een RFP in deze situaties geschikter.

Wat is een RFP in marketing?

In marketing wordt een RFP vaak gebruikt om marketingactiviteiten uit te besteden die uw merk kunnen helpen het bereik te vergroten. Deze activiteiten omvatten alles met betrekking tot marketing dat u intern niet kunt doen.

Als u bijvoorbeeld bij een kleine start-up werkt, kunt u een RFP maken om een ​​full-service communicatie- en marketingbedrijf te vinden om een ​​geïntegreerd marketingplan voor uw bedrijf op te stellen. Als dit het geval is, geeft u in uw RFP aan dat u op zoek bent naar een bedrijf dat u kan helpen "SEO-aanwezigheid te vergroten" of "volgers op sociale media aan te trekken", enz.

Aan de andere kant, als u voor een marketingbureau werkt, wilt u RFP's in uw regio in de gaten houden met betrekking tot de diensten die u aanbiedt. Als u bijvoorbeeld voor een webdesignbedrijf werkt, wilt u zoeken naar bedrijven die RFP's voor webdesigndiensten hebben gemaakt.

Wat is een RFP in de verkoop?

In de verkoop wordt vaak een RFP gemaakt wanneer een bedrijf een product of dienst wil kopen om aan zijn behoeften te voldoen. Als een onderneming bijvoorbeeld op zoek is naar nieuwe CRM-software, kan het bedrijf een RFP vrijgeven waarin wordt uiteengezet waarnaar het op zoek is en wat het hoopt te bereiken met nieuwe CRM-software.

Om deze reden kunnen RFP's een cruciale rol spelen in de verkoopcyclus van ondernemingen. Ondernemingen die RFP's uitgeven, zijn vaak op zoek naar bedrijven die hen IT-ondersteuning, beveiliging, onboarding en training en andere aanvullende diensten kunnen bieden. Om deze grotere accounts te sluiten, is het van vitaal belang dat uw verkoopteam is voorbereid met een RFP-responsproces en in staat is om efficiënt te reageren op deze grote bedrijven binnen de toegewezen tijd.

Het RFP-proces uitgelegd

Voordat potentiële bieders hun voorstellen kunnen indienen, moet er een RFP worden opgesteld door het bedrijf dat het werk aanvraagt. (PS We laten je later in deze handleiding zien hoe je dit doet)

Dit geeft potentiële opdrachtnemers een beter idee van waar uw bedrijf naar op zoek is.

Zodra uw RFP is verzonden, kunnen aannemers of leveranciers deze beoordelen en hun beste biedingen indienen om mee te dingen naar de opdracht.

In deze voorstellen nemen leveranciers over het algemeen de volgende items op:

• Een actieplan hoe ze het probleem gaan oplossen
• Een tijdlijn van wat je kunt verwachten
• Eventueel benodigde achtergrondinformatie
• Hoeveel ze verwachten dat het hele project gaat kosten

In bepaalde gevallen kunnen bieders terugkomen en zeggen dat specifieke onderdelen van de RFP moeten worden aangepast op basis van hun ervaring in de branche.

Op dit moment kunt u hun feedback bekijken en een nieuwe RFP maken om zich aan te passen aan de wijzigingen, of u kunt het origineel laten zoals het is en het in gedachten houden bij het overwegen van de andere ingediende biedingen. We zullen het proces voor het maken van de perfecte RFP hierna uitsplitsen.

5 RFP-fasen om de beste biedingen te krijgen

1. Beoordeel wat je nodig hebt.

Voordat u een RFP opstelt, moet u een beetje voorbereiden om erachter te komen wat u nodig heeft en wat u wilt bereiken. Dit proces helpt u bij het definiëren van uw doelen, de reikwijdte van het project en het ontdekken van obstakels.

Gebruik deze tijd om onderzoek te doen naar concurrenten en de industrie om te evalueren waar u staat. Volgt u de huidige industriestandaarden en richtlijnen? Is uw product vergelijkbaar met wat de concurrentie biedt, of mist u functies die waarde toevoegen?

2. Maak een lijst van eventuele technische specificaties.

Door vooraf technische specificaties in uw RFP op te nemen, kunnen leveranciers bepalen of ze al dan niet kunnen bieden wat u nodig heeft. Dit beschermt ook uw bedrijf, want in het geval dat een leverancier ermee instemt dat hij in eerste instantie aan uw specificaties kan voldoen, maar niet levert nadat hij het project heeft aangenomen, kunt u hem verantwoordelijk houden voor de specificaties die in de RFP worden vermeld.

3. Verspreid de RFP.

Zodra de RFP is geschreven, is het tijd om deze te versturen. U kunt het op uw website publiceren, misschien zelfs een specifieke bestemmingspagina ervoor maken. Maak gebruik van branchegerelateerde beroepsgroepen waarvan u lid bent en maak daar reclame voor. Het gebruik van uw lokale kamer van koophandel is ook een uitstekende plek om reclame te maken voor uw RFP als u liever met een lokale leverancier werkt.

4. Evalueer uw aanbiedingen.

Zodra u alle voorstellen heeft ontvangen, is het bijna moeiteloos om ze allemaal te vergelijken en te bepalen welke leverancier het beste bij uw bedrijf past.

Van de stapel bieders wilt u dit beperken tot een handvol van uw top drie, vijf of tien favorieten om te overwegen, afhankelijk van hoeveel u ontvangt of waarin u geïnteresseerd bent. Besteed tijd aan het verder doorlichten van potentiële verkopers om te bepalen wie echt de ideale match is voor de job.

5. Selecteer de beste leverancier voor de opdracht.

Sommige bedrijven vragen mogelijk nog een beste en laatste bod aan hun beste leveranciers nadat ze dit onderhandelingsproces zijn gestart om ervoor te zorgen dat ze niet alleen de juiste persoon of het juiste bedrijf voor de klus krijgen, maar ook voor de juiste prijs.

Hoewel dit misschien klinkt als een extra stap, is het er een die u later geld, tijd en hoofdpijn kan besparen.

Maar dit leidt ons ook tot een grote vraag: is dit allemaal echt nodig?

Kun je niet gewoon tijd besteden aan het reviewen van twee of drie leveranciers in je eentje?

Zoals u hierna zult zien, is die route zeker niet in uw belang.

Waarom een ​​offerteaanvraag indienen?

Laten we deze twee scenario's kort met elkaar vergelijken:

• Optie #1: Besteed tijd aan het zelf vinden van de perfecte leverancier.
• Optie #2: Gebruik een RFP om potentiële leveranciers naar je toe te laten komen.

Kies de eerste route en u zult waarschijnlijk uw collega's, vrienden en netwerkgroepen gebruiken om mogelijke verwijzingen voor de baan te zoeken.

Of u kunt een Google-zoekopdracht uitvoeren om de beste leveranciers in uw regio te bekijken.

Nadat je de website van een mogelijke kandidaat voor de baan hebt bekeken, maak je het perfecte bericht om contact op te nemen en te zien of ze zelfs kunnen helpen.

Vervolgens moet u de details van uw project uitleggen en kunt u hen al dan niet vragen om een ​​voorstel in te dienen voordat u beslist om hen voor uw project te kiezen.

Het is geen ingewikkeld proces, maar hebben we al gezegd dat je het moet herhalen voor elke veelbelovende verwijzing of leverancier die je tegenkomt?

Stel je voor hoe lang dat gaat duren!

Wat als deze potentiële aannemers uw projectdetails al kenden en ze terugkwamen met hun beste actieplan en een formeel bod dat u moet beoordelen?

Dus in plaats van elke keer je behoeften uit te leggen, zou je het gewoon een keer schetsen en naar de massa sturen.

En om u nog meer tijd te besparen, is het aan potentiële aannemers - niet aan u - om contact op te nemen.

RFP-voordelen

Hoewel het maken van een RFP vooraf tijd kost, is het zeker de moeite waard om het voorwerk te doen. Voordelen van het maken van een RFP zijn onder andere:

• Bespaart tijd: zoals uitgelegd in de bovenstaande scenario's, bespaart een RFP u veel tijd bij het bereiken van leveranciers. In plaats daarvan kunt u één RFP-document maken, dit publiceren en de leveranciers naar u toe laten komen.
• Niet beperkt door uw netwerk: Als u zelf outreacht, blijft u waarschijnlijk binnen uw eigen netwerk en vertrouwt u op verwijzingen. Hoewel verwijzingen geweldig zijn, kunt u door online een RFP te publiceren een veel groter aantal leveranciers bereiken.
• Doorgelichte oplossingen: de RFP-route geeft u ook een voorproefje van het echte actieplan van elke leverancier, niet het plan waar ze u telefonisch of persoonlijk over praten. Aangezien potentiële kandidaten een formeel bod moeten uitbrengen, moeten ze tijd besteden aan het schetsen van de oplossing en het echt oplossen van het probleem.

Met RFP's heb je een gemakkelijke manier om leveranciers uit te schakelen en vrij snel door de stapel opties heen te snijden.

Maar om op dit punt te komen, kunt u deze volgende fout niet maken.

Wat Niet Te doen met een RFP

Als u de juiste leverancier wilt vinden, moet uw RFP specifiek zijn.

Met alleen 'ja' of 'nee' vragen stellen kom je nergens.

Daarom moet u specifieke vragen stellen die doordachte antwoorden vereisen. Stel open vragen waarbij ze hun denkproces moeten uitleggen bij het oplossen van een probleem.

Probeer zinnen te gebruiken die lijken op deze:

• Kun je een voorbeeld geven van hoe je dit probleem of een soortgelijk probleem voor een ander bedrijf hebt opgelost? Ben je onvoorziene wegversperringen tegengekomen? Wat zou je deze keer hetzelfde of anders doen?

• Met uw voorgestelde herontwerp, hoe lang zou een niet-technisch onderlegde persoon erover doen om het nieuwe registratieformulier in te vullen? Hoeveel tijd denk je dat dit kan besparen?

Met deze tips in gedachten bent u klaar om uw eerste RFP op te stellen.

Hoe schrijf je een RFP

Dit is de basisstructuur van een RFP en wat u in uw RFP moet opnemen:

1. Projectoverzicht

Voordat u ingaat op de specifieke kenmerken van uw bedrijf, moet u een korte introductie geven van het project zelf, zodat verkopers meteen weten of het de moeite waard is om op te bieden.

2. Uw bedrijfsachtergrond

Dit zou geen lange geschiedenis van uw bedrijf moeten zijn. Integendeel, het zou aannemers een beter idee moeten geven van wat uw bedrijf doet en wie u als doelmarkt bedient.

3. De doelen van uw project

Identificeer duidelijk wat u hoopt te bereiken met dit project en wat u ziet als een "overwinning", zodat iedereen op dezelfde golflengte zit.

4. Projectomvang

De details van het project zijn essentieel in een RFP. Net zoals je geen vage vragen wilt gebruiken, helpt een vage projectomvang je ook niet om de juiste leverancier te vinden.

Besteed tijd aan het gedetailleerd uitwerken van uw projectomvang, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan.

5. Doel Leverbaar Schema

Zelfs als uw deadlines niet superstrak zijn, moet u toch een doelschema voor de levering in gedachten hebben. Dit moet in uw RFP worden opgenomen, zodat potentiële leveranciers goed kunnen inschatten of ze over de middelen en bandbreedte beschikken om de klus op tijd af te ronden.

6. Mogelijke wegversperringen

Verberg uw bestaande of potentiële problemen niet onder het spreekwoordelijke tapijt als u wilt dat ze verdwijnen. Een succesvolle RFP is expliciet duidelijk over eventuele technische problemen of mogelijke roadblocks, zoals: Heb je te maken met custom coding of een verouderd platform? Heeft uw team beperkte middelen?

Door dit van tevoren uit te leggen, weten potentiële verkopers precies waar ze aan beginnen.

U zult natuurlijk ook aannemers uitsluiten die de taak vanwege die beperkingen niet aankunnen.

Maar u komt ook in contact met bedrijven die weten hoe ze deze veelvoorkomende problemen met vaardigheid en finesse kunnen omzeilen.

Onthoud dat het veel beter is om hier nu achter te komen dan nadat u het bod heeft geaccepteerd en aan het werk bent gegaan.

7. Budgetbeperkingen

Het is ook belangrijk om op voorhand met uw budget te zijn. Hoe meer je verrassingen kunt elimineren, hoe beter voor alle betrokken partijen.

8. Wat u zoekt in potentiële leveranciers

Een andere manier om verrassingen te verminderen of te elimineren, is door precies uit te leggen wat u zoekt in potentiële opdrachtnemers.

Het enige dat u hoeft te doen, is aangeven wat het belangrijkst is voor uw project (dwz tijd, oplossing, budget, enz.) en laten zien hoe u hun voorstellen op basis daarvan zult evalueren.

We zullen u binnenkort laten zien hoe dit wordt gedaan, maar voordat we dat doen, is er nog iets dat u hier wilt toevoegen: een RFP-begeleidende brief.

Net als een sollicitatiebrief voor een cv, creëert een RFP-sollicitatiebrief een professioneel imago voor uw merk en zet het de toon voor potentiële leveranciers. Het geeft aan dat ze het voorstel en het project serieus moeten nemen.

Het goede nieuws is dat er een aantal tools zijn om het maken van RFP's eenvoudiger en minder stressvol te maken dan u denkt.

Voorbeeldreacties op RFP's

Als u een RFP heeft uitgegeven en reacties verzamelt, vraagt ​​u zich misschien af ​​waar u op moet letten bij effectieve RFP-reacties. Laten we hier een paar voorbeelden bekijken van indrukwekkende RFP-voorbeeldreacties.

Voorbeeld een: Algemeen RFP-antwoord voor webdesignservices

Geachte [auteur van RFP]:

Wat betreft uw verzoek om een ​​voorstel (RFP), [ons bedrijf] is zeer verheugd over de mogelijkheid om u webdesigndiensten aan te bieden. Na gewerkt te hebben met [korte lijst van eerdere klanten], geloven we dat een samenwerking met [bedrijf waarnaar u schrijft] een enorme impact zou hebben op uw klanttevredenheid en bedrijfsresultaten.

Als een van [de branche van de klant] toonaangevende aanbieders van [de belangrijkste service van de klant], weet u hoe belangrijk deze tijd van het jaar kan zijn voor uw klanten. Gemiddeld zijn de leveringskosten $[xxxx.xx], en [naam klant] zet zich in voor "[opdrachtverklaring klant]".

Naarmate deze uitdagingen vaker voorkomen, wordt het steeds belangrijker om klanten een krachtige, SEO-geoptimaliseerde website te bieden om nieuwe leads aan te trekken. Met dit in gedachten is [ons bedrijf] van plan [naam klant] te helpen:

• Maak een gestroomlijnde, indrukwekkende website die schoon, gebruiksvriendelijk en mobielvriendelijk is en op alle apparaten werkt, zodat webkijkers een sterke eerste indruk van uw merk krijgen, ongeacht het apparaat waarmee ze u vinden.

• Help je merkidentiteit te versterken door middel van een nieuw logo en een nieuw, samenhangend kleurenpalet.

• Zorg ervoor dat elk van uw webpagina's SEO-geoptimaliseerd is om snel te scoren, wat nieuwe klanten naar uw website zal trekken en uw leiderschap in de branche zal aantonen.

Zoals vermeld in de samenvatting, is [ons bedrijf] van plan om [naam van de klant] te helpen [korte toespeling op de voordelen voor de klant uiteengezet in de samenvatting]. Om dit te doen, heeft ons team een ​​voorstel gedaan voor een reeks te leveren producten, een volgorde van werkzaamheden, taakverdeling en verwachte voltooiingsdata om ervoor te zorgen dat de samenwerking tussen [uw bedrijf] en [naam van de klant] succesvol is.

[Uw bedrijf] kan niet wachten om met u samen te werken om [naam klant] te helpen bij het aanpakken van [uitdagingen klant beschreven in samenvatting]. Om samen te vatten, zie hieronder een kort overzicht van de diensten die in dit partnerschap zijn inbegrepen.

Dit voorbeeldantwoord legt duidelijk en beknopt uit hoe de service van de verkoper de kritieke pijnpunten van de koper zal oplossen als het gaat om het maken van een sterke website. Door de belangrijkste voordelen te schetsen, laat je de klant zien hoe je hem op de eerste plaats zet en je focust op zijn behoeften om de klus te klaren.

Voorbeeld twee: Videoproductiebedrijf dat zijn diensten aanbiedt

Image Source

Bij het reageren op een RFP van Anthem Blue Cross en Blue Shield, koos Paul Horton Visuals ervoor om een ​​volledige webpagina te maken die was gewijd aan hun RFP-reactie. Dankzij het webpagina-formaat kon het team van Paul Horton een volledige voorbeeldvideobehandeling en -proces maken om Anthem te laten zien wat ze zouden kunnen leveren als Anthem hen zou kiezen. De pagina bevat ook een ingesloten video om de sterke punten van Paul Horton te benadrukken: videoproductie.

Voorstelsoftwaretools om u te helpen RFP's te beheren

In dit artikel, hebben we 10 tools geschetst waarmee u in minder tijd professioneel ogende voorstellen kunt beheren en maken.

Voor de doeleinden van vandaag zijn de volgende vijf tools geweldige plekken om aan de slag te gaan:

1. RFPIO

RFPIO lost het probleem op van het reageren op RFP's, van projectbeheer tot samenwerking, tot integratie met andere software. Hun oplossing omvat rapportagedashboards, functies voor automatisch reageren en het automatisch genereren van proactieve voorstellen vanuit uw CRM. RFPIO bevat ook een intelligente antwoordbibliotheek die eerdere RFP-antwoorden omzet in on-demand informatie die inkomstenteams in staat stelt om bedrijfsinhoud binnen handbereik te hebben, waar ze ook werken.

En wat is beter? RFPIO heeft een integratie met HubSpot die uw RFP automatisch met uw portal synchroniseert, waardoor het gemakkelijk wordt om informatie met uw team te delen.

2. PandaDoc

Overweeg om offertesoftware PandaDoc te gebruiken om op maat gemaakte RFP's met uw eigen huisstijl te maken.

Hier kun je binnen enkele minuten je eerste RFP opzetten en zelfs samenwerken met teamleden via realtime updates in het document zelf.

3. Nusi

Net als andere voorstelsoftware op de markt, gebruikt Nusii een editor voor slepen en neerzetten die het bouwen van RFP's een fluitje van een cent maakt, vooral voor beginners.

Dankzij het strakke, moderne, eenvoudige ontwerp is het ook heel gemakkelijk om erachter te komen.

Een van de nuttigste functies van Nusii is het gebruik ervan voor het herwerken van bestaande RFP's om u tijd te besparen. Kopieer gewoon de inhoud van een RFP die u bevalt en bewerk de informatie om aan uw nieuwe verzoek te voldoen.

4. Loopio

Hoe bent u van plan alle reacties op uw RFP's te organiseren?

Een opvallend kenmerk van Loopio is de RFP-antwoordbibliotheek, die u direct toegang geeft tot al uw antwoorden van eerdere RFP's. Dit bespaart u het gedoe om te zoeken naar wat u nodig heeft in een overvolle inbox.

Hun magische functie helpt je zelfs om automatisch een antwoord in te vullen als het lijkt op een antwoord dat je al hebt gedaan.

Bovendien kun je je hele RFP-proces beheren, inclusief het verzenden van geautomatiseerde antwoorden, en samenwerken met je team, allemaal op één plek met hun intuïtieve dashboard.

En als voorsteltools op dit moment buiten het budget vallen, of als u eerst uw eigen hand wilt proberen, kunt u deze sjabloon als uitgangspunt gebruiken.

5. RFP360

RFP360 stroomlijnt uw benadering van RFP-responsbeheer. Hun intuïtieve kennisbeheer-, workflow- en samenwerkingsfuncties maken het gemakkelijk om overtuigende antwoorden in één enkele bibliotheek te creëren, te beoordelen, bij te werken en goed te keuren. Automatisering van voorstellen en mogelijkheden voor antwoordintelligentie (AI) versnellen uw vermogen om vragen te beantwoorden, de best mogelijke antwoorden voor te stellen en deze automatisch in bulk af te ronden.

U kunt ook RFP's in verschillende formaten importeren en gepolijste definitieve voorstellen genereren en integreren extensies laat iedereen in uw organisatie inhoud uit uw kennisbibliotheek gebruiken in Microsoft Office-bestanden, online vragenlijsten en formulieren - zonder die applicaties te verlaten.

Gratis en bewerkbare RFP-sjabloon

Download een gratis, bewerkbare RFP-sjabloon.

Om deze sjabloon eenvoudig te gebruiken download hem hier of vul onderstaand formulier in. U kunt secties of stukjes informatie verwijderen die geen betrekking hebben op uw project en alles toevoegen wat u nog meer nodig heeft voor uw RFP's. Ook deze beproefde kunt u gebruiken voorstel formule om ervoor te zorgen dat uw RFP ook professioneel en verzorgd is.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/rfps