Heeft u ooit gegevens uit een PDF of gescand document in een spreadsheet moeten extraheren? OCR kan een echte tijdbesparing opleveren. Scan eenvoudig uw documenten en converteer de afbeeldingen naar bewerkbare, doorzoekbare tekst. OCR maakt gegevensextractie eenvoudig, of u nu met PDF's, foto's of gescande pagina's werkt.

Deze handleiding leidt u door het proces van OCR naar spreadsheet, van scannen tot het verbeteren van de nauwkeurigheid. We bevelen OCR-tools aan en geven tips om de nauwkeurigheid te verbeteren en praktijkvoorbeelden van OCR te gebruiken die uren handmatig werk besparen.

Waarom gegevens reorganiseren in spreadsheets met OCR?

OCR is een totale gamechanger. Het neemt gegevens op die zijn opgeslagen in uw gescande papieren, pdf's en foto's en zet deze om in gestructureerde gegevens. We hebben het over kant-en-klare spreadsheets. Dit opent een hele nieuwe wereld van mogelijkheden.

Hier zijn enkele redenen waarom u zou moeten overwegen om OCR te gebruiken om uw gegevens in spreadsheets te ordenen:

1. Gemakkelijkere data-analyse

Zodra uw gegevens zijn geëxtraheerd en netjes in rijen en kolommen in een spreadsheet zijn georganiseerd, wordt het veel eenvoudiger om te analyseren en ermee te werken. U kunt snel trends ontdekken, sorteren, filteren, formules gebruiken en draaitabellen en grafieken maken. Dit niveau van gegevensmanipulatie is niet mogelijk in gescande documenten of PDF's.

2. Betere datakwaliteit

OCR-conversie naar spreadsheets levert heldere, gestructureerde gegevens op. Tijdens het OCR-proces kunnen de gegevens worden gevalideerd en gestandaardiseerd. Dit verbetert de algehele gegevenskwaliteit en nauwkeurigheid in vergelijking met ongestructureerde gescande documenten.

3. Verbeterde zoekbaarheid

Gescande documenten en afbeeldingen zijn complex om te doorzoeken. OCR lost dit op door de afbeeldingen om te zetten in daadwerkelijke tekst. Eenmaal in een spreadsheet worden de gegevens volledig doorzoekbaar. U kunt direct vinden wat u nodig heeft.

4. Verbeterde gegevensuitwisseling

Spreadsheets met de geëxtraheerde gegevens kunnen eenvoudig met anderen worden gedeeld voor samenwerking. De gegevens bevinden zich nu in een gestandaardiseerd herbruikbaar formaat en zitten niet meer vast in afzonderlijke documentafbeeldingen.

5. Automatiseringsmogelijkheden

Spreadsheetgegevens kunnen worden geautomatiseerd en gestroomlijnd binnen bedrijfssystemen. Met de mogelijkheid om CSV-bestanden uit te voeren, kunnen de door OCR geëxtraheerde gegevens automatisch naar databases en andere branchetoepassingen stromen.

6. Sla handmatige verwerking over

Uw team hoeft niet langer handmatig gegevens uit gescande documenten te transcriberen en hoeft niet langer de vervelende en ineffectieve workflow voor kopiëren en plakken voor PDF's te doorstaan. U kunt fouten verminderen en tijd besparen bij het opschonen en valideren van gegevens door monotone gegevensinvoertaken te elimineren. Het resultaat is dat uw medewerkers zich kunnen wijden aan productiever en bevredigender werk.

7. Schaalbaarheid

OCR-conversie schaalt mee naarmate de datavolumes groeien. Of u nu honderden of zelfs duizenden documentpagina's moet verwerken, OCR-automatisering handelt het soepel af. Handmatige gegevensinvoer schaalt niet zo snel bij grote volumes.

De workflow van OCR naar spreadsheet

Het converteren van documenten naar spreadsheets met OCR is eenvoudig als u deze belangrijke stappen volgt. Door een efficiënte workflow in te stellen, kunt u uren aan handmatige gegevensinvoer besparen en snel toegang krijgen tot informatie die is opgeslagen in PDF's of gescande bestanden.

Laten we erin duiken.

1. Verzamel documenten voor OCR

Verzamel eerst de documentafbeeldingen, pdf's of gescande papieren met de gegevens die u moet extraheren. Met Nanonets kunt u eenvoudig bestanden importeren uit meerdere bronnen, waaronder e-mail, cloudopslag, Dropbox, Google Drive, OneDrive en meer.

U kunt ook geautomatiseerde controlemappen of e-mail instellen om nieuwe bestanden of inkomende bijlagen automatisch te verwerken. API-aanroepen en integraties met andere bedrijfssoftware kunnen ook worden opgezet voor naadloze gegevensextractie.

2. Definieer gegevensvelden

Geef vervolgens de gegevensvelden of kolommen op die u wilt extraheren, zoals factuurnummer, datum, klantnaam, verschuldigd bedrag, enz. Nanonets biedt verschillende AI-modellen voor documenttypen zoals facturen, bonnen, visitekaartjes en meer.

De vooraf gebouwde modellen weten al hoe ze op intelligente wijze gemeenschappelijke velden uit elk documenttype kunnen extraheren. U kunt ook uw eigen aangepaste velden configureren en het AI-model trainen. Vervolgens kunt u met enkele monsters het model voorbereiden. Teken gewoon zones op voorbeelddocumenten om in kaart te brengen waar de kritieke gegevens zich bevinden.

Nu bent u klaar om de OCR uit te voeren en gegevens uit uw documenten te extraheren. Nanonets maakt gebruik van geavanceerde AI- en ML-algoritmen om tekst uit complexe documentlay-outs automatisch en met hoge nauwkeurigheid te identificeren en vast te leggen. De AI ‘leest’ elk document, extraheert de gedefinieerde velden en voert gestructureerde gegevens uit, klaar voor export.

Deze stap is volledig geautomatiseerd voor u zodra de gegevensvelden en het AI-model correct zijn geconfigureerd. Achter de schermen zet OCR-technologie gescande afbeeldingen om in tekst. Intelligente zonedetectie pikt er vervolgens de relevante datavelden uit.

4. Valideer en corrigeer gegevens

Controleer de geëxtraheerde gegevens op nauwkeurigheid. Nanonets maakt dit eenvoudig omdat u correcties rechtstreeks in de documentviewer kunt aanbrengen. Voor meer gevorderde gebruikers kunt u ook de gestructureerde JSON-uitvoer bewerken.

U kunt ook geautomatiseerde validatiemogelijkheden gebruiken om regels in te stellen om de vastgelegde gegevens te valideren. U kunt bijvoorbeeld controleren of een datum binnen een geldig bereik valt of een numerieke waarde onder een drempelwaarde. Eventuele validatieproblemen worden ter beoordeling gemarkeerd.

5. Spreadsheetgegevens exporteren en integreren

De uiteindelijke uitvoer met de gestructureerde gegevens uit uw gescande documenten of PDF's kan worden gedownload en gebruikt voor downstream-doeleinden. Met Nanonets kunt u deze exporteren als CSV-, Excel- of JSON-bestand, zodat u de gegevens eenvoudig kunt importeren in uw favoriete spreadsheettoepassing of andere bedrijfssoftware.

U kunt ook rechtstreeks integreren met populaire applicaties zoals Google Spreadsheets, QuickBooks, Salesforce, enz. Dankzij de Zapier-integratie kunt u verbinding maken met meer dan 5000+ apps voor een naadloze gegevensstroom. Deze integratie zorgt ervoor dat uw gegevens automatisch en in realtime op al uw platforms worden bijgewerkt.

Hoe u het OCR-naar-spreadsheet-proces kunt verbeteren

OCR-technologie is niet perfect. Het kan soms worstelen met scans van lage kwaliteit, complexe lay-outs of ongebruikelijke lettertypen. Maar zelfs kleine marginale verbeteringen in het OCR-proces kunnen tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen leiden.

Stel dat u een verzekeringsmaatschappij runt die duizenden documenten per dag verwerkt. Zelfs een verbetering van 2% in de OCR-nauwkeurigheid kan honderden arbeidsuren per week besparen.

Hier volgen enkele manieren om het proces van OCR naar spreadsheet te verbeteren:

1. Verbeter de kwaliteit van uw scans

Zorg ervoor dat de documenten die u scant duidelijk en leesbaar zijn. Scans van slechte kwaliteit kunnen leiden tot fouten in het OCR-proces. Verwerk scans dus vooraf om de beeldkwaliteit te verbeteren voordat u ze in uw OCR-systeem invoert.

Tips voor het verbeteren van de scankwaliteit:

• Gebruik een scanner met hoge resolutie (minimaal 300 dpi). Hierdoor worden fijnere details vastgelegd, waardoor de OCR-engine tekens nauwkeurig kan herkennen.
• Zorg ervoor dat de pagina's correct zijn uitgelijnd en niet scheef staan. Rechtzetten corrigeert gekantelde scans.
• Controleer de helderheid en het contrast van de scan. Pas de niveaus aan zodat de tekst duidelijk zichtbaar is en niet te licht of donker.
• Reinig de glasplaat van de scanner om stof, vlekken of artefacten op gescande afbeeldingen te voorkomen.
• Gebruik Adobe Scan of soortgelijke apps om scans van hoge kwaliteit vast te leggen met uw smartphone.
• Gebruik beeldverbeteringstechnieken zoals verscherping, ruisonderdrukking en binarisatie.

2. Standaardiseer uw documenten

Consistentie in documentlay-out en -ontwerp kan de OCR-nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. Standaardiseer indien mogelijk het formaat van de documenten die u verwerkt. Dit betekent dat de gegevensvelden in elk document op dezelfde locatie moeten worden bewaard, dat consistente lettertypen en -formaten moeten worden gebruikt en dat er een strakke, overzichtelijke lay-out moet worden gehandhaafd.

Hier volgen enkele tips voor het standaardiseren van documenten:

• Gebruik een consistent sjabloon voor alle documenten van hetzelfde type.
• Bewaar essentiële gegevensvelden in elk document op dezelfde plaats.
• Gebruik duidelijke, leesbare lettertypen en vermijd artistieke of ongebruikelijke lettertypen.
• Vermijd rommel en houd de lay-out schoon en eenvoudig.
• Beperk het gebruik van afbeeldingen, logo's en afbeeldingen in de buurt van belangrijke tekstvelden.
• Gebruik contrastrijke kleuren voor tekst en achtergrond om de leesbaarheid te verbeteren.

3. Investeer in een door AI aangedreven OCR-systeem

Deze systemen maken gebruik van machine learning-algoritmen om van elk verwerkt document te leren, waardoor hun vermogen om relevante gegevens te herkennen en te extraheren voortdurend wordt verbeterd.

Nanonetten zijn een goed voorbeeld van een door AI aangedreven OCR-systeem. Het biedt vooraf getrainde modellen voor verschillende documenttypen en stelt u in staat het model aan uw behoeften aan te passen. Hoe meer gegevens het verwerkt, hoe beter het patronen herkent en de gegevens nauwkeurig extraheert.

Bovendien zorgen de taalherkennings- en contextbegripmogelijkheden van AI-aangedreven OCR-systemen ervoor dat ze documenten in verschillende talen, valuta's, belastingformaten en meer kunnen verwerken. Dit maakt ze zeer veelzijdig en aanpasbaar aan uiteenlopende zakelijke behoeften.

4. Zet geautomatiseerde workflows op

Het automatiseren van repetitieve handmatige stappen in uw OCR-workflow kan de efficiëntie verbeteren en fouten minimaliseren. U kunt bijvoorbeeld regels voor automatisch importeren instellen die ervoor zorgen dat het OCR-systeem elke verzonden factuur automatisch verwerkt boekhouding@uwbedrijf.com.

Integraties met bedrijfssoftware zoals ERP's maken een naadloze gegevensstroom mogelijk. De geëxtraheerde spreadsheetgegevens kunnen automatisch worden gesynchroniseerd met downstream-databases. Geautomatiseerde validatieregels helpen eventuele extractiefouten vroegtijdig op te sporen. Workflows kunnen documenten die moeten worden beoordeeld, doorsturen naar het juiste personeel. Automatische meldingen en herinneringen zorgen ervoor dat er geen deadline wordt gemist.

Laatste gedachten

OCR-technologie heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we gegevens uit gescande documenten en PDF's extraheren en ermee werken. Door afbeeldingen om te zetten in gestructureerde spreadsheetgegevens maakt OCR vervelende handmatige invoer overbodig en worden de analysemogelijkheden vergroot.

Zoals deze handleiding schetst, kan het creëren van een efficiënte OCR-workflow met de juiste tools, zoals Nanonets, enorme hoeveelheden tijd besparen. Kleine verbeteringen in de nauwkeurigheid vertalen zich ook snel in aanzienlijke besparingen.

Wilt u zien hoe OCR uw zakelijke workflows kan versnellen? Nanonets biedt een gratis versie om AI-aangedreven gegevensextractie uit uw documenten te testen. Het converteren van PDF-tabellen of gescande facturen naar bewerkbare Excel-bladen was nog nooit zo eenvoudig. Meld u nu aan om aan de slag te gaan!

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/