Gartner definieert uitgavenbeheer als een reeks praktijken die ervoor zorgen dat organisaties inkoop- en sourcingbeslissingen nemen in het belang van zowel het bedrijfsresultaat als de bedrijfsefficiëntie.

Van oudsher omvatte uitgavenbeheer handmatige en foutgevoelige processen, waardoor het een uitdaging was om een ​​volledig inzicht te krijgen in de bedrijfsuitgaven. Met de komst van digitalisering hebben bedrijven nu echter toegang tot software voor uitgavenbeheer die een revolutie teweegbrengt in de manier waarop uitgaven worden beheerd.

Door software voor uitgavenbeheer te implementeren, kunnen bedrijven hun uitgavenprocessen stroomlijnen en de waarde van hun uitgaven maximaliseren. Dit wordt bereikt door alle activiteiten op het gebied van sourcing, contractering, inkoop, leveranciersbeheer, factuurverwerking en betalingen te integreren.

Wat is uitgavenbeheersoftware?

Softwareoplossingen voor uitgavenbeheer zijn krachtige tools die bedrijven een gecentraliseerd platform bieden, meestal op de cloud, om verschillende aspecten van hun uitgavenprocessen te integreren en te stroomlijnen. Deze oplossingen bieden automatisering van sourcing, contractering, inkoop, leveranciersbeheer, factuurverwerking en betalingen. Door gebruik te maken van software voor uitgavenbeheer, kunnen organisaties deze processen digitaliseren en consolideren, waardoor ze gegevens over hun uitgavenpatronen kunnen verzamelen en analyseren en waardevolle inzichten kunnen verwerven in de hele organisatie.

De beste software voor uitgavenbeheer

Er zijn tegenwoordig verschillende oplossingen voor uitgavenbeheer beschikbaar op de markt, om tegemoet te komen aan alle soorten en maten van bedrijven. Laten we eens kijken naar enkele van de beste oplossingen voor uitgavenbeheer die momenteel beschikbaar zijn. Er zijn momenteel verschillende oplossingen voor uitgavenbeheer op de markt, voor alle soorten en maten van bedrijven.  

Laten we eens kijken naar enkele van de beste oplossingen voor uitgavenbeheer die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn.

Nanonetten

Nanonets onderscheidt zich als de beste software voor uitgavenbeheer dankzij het krachtige, op AI gebaseerde data-extractieplatform en een reeks geavanceerde functies die zijn ontworpen om workflows voor onkostenbeheer te optimaliseren. Nanonets bevat geavanceerde OCR-technologie en deep learning-algoritmen om gegevens uit verschillende documenttypen te herkennen en te extraheren en te integreren in alle bedrijfssoftware. Het platform is zeer aanpasbaar, waardoor gebruikers extractieregels kunnen aanpassen en hun eigen modellen kunnen trainen. Met het AI-gestuurde automatiseringsplatform van Nanonets kunnen bedrijven uitgavenbeheerprocessen optimaliseren, handmatig werk verminderen, de efficiëntie verhogen en de naleving verbeteren. Door het automatiseren van kritieke taken zoals data-extractie, validatie, reconciliatie en compliance-monitoring, stelt Nanonets bedrijven in staat zich te concentreren op strategische besluitvorming en de algehele financiële prestaties te verbeteren.

Kenmerken:

• Ondersteuning voor meerdere talen
• API-integratie voor naadloze integratie met andere tools en systemen.
• Schaalbaar en in staat om grote hoeveelheden documenten en gegevens te verwerken, waardoor het geschikt is voor bedrijven van elke omvang.
• AI-algoritmen zorgen voor nauwkeurigheid van gegevens en gereedheid voor beoordeling
• Goedkeuringsworkflows,
• Dubbele waarschuwingen en tools voor fraudedetectie
• Naadloze integratie van transactie-informatie uit diverse bronnen in het ERP, wat nauwkeurige en tijdige betalingen mogelijk maakt.
• Geautomatiseerde onkostenherkenning en -classificatie, waardoor handmatige gegevensinvoer en GB-codering worden verminderd.
• Gestroomlijnde goedkeuringsprocessen voor onkosten, automatisering van uitgavenlimieten en goedkeuringsmechanismen
• Besteed data-analyse om besparingsmogelijkheden te identificeren en kostenbesparende maatregelen aan te bevelen.
• Integratie met NetSuite, Quickbooks Online, Xero en Sage Intacct,
• Integratie met Slack, waardoor werknemers waarschuwingen kunnen ontvangen, verzoeken kunnen afhandelen en goedkeuringen kunnen verkrijgen rechtstreeks binnen de Slack-interface.

Voordelen van Nanonetten:

• Zero shot AI die vanaf dag 1 gegevens uit documenten kan vastleggen.
• Transparant prijsbeleid.
• Meerdere directe ondersteuningsopties, waaronder chat, ondersteuningsportal en e-mail.
• Royale proefaanbieding voor gebruikers om het platform te testen.
• Toegewijde accountmanager beschikbaar voor het topplan.
• Biedt annotatieservices om te helpen bij het labelen van gegevens.
• Bevat vooraf gebouwde sjablonen voor eenvoudigere implementatie.

Nadelen van Nanonetten:

• Beperkte keuze van niveaus voor abonnementen.
• Er is nog geen virtueel kaartaanbod beschikbaar.

Bronnen:

RAMP

RAMP biedt een uitgebreide reeks oplossingen voor uitgavenbeheer, waaronder bedrijfskaarten, onkostenbeheer, factuurbetalingen en boekhoudintegraties. Het bedrijf prijst een gemiddelde verlaging van de uitgaven van ongeveer 3.5% en kan bogen op boekafsluitingen die acht keer sneller zijn dan traditionele methoden. Hun platform maakt het mogelijk om miljarden dollars aan jaarlijkse aankopen te faciliteren, waarbij een breed scala aan bedrijven in de Verenigde Staten wordt bediend, van software-startups tot complexe landbouwactiviteiten. RAMP's toewijding aan innovatie is erkend met de onderscheiding Fast Company's 2023 Most Innovative Company in Noord-Amerika te zijn.

Voordelen

• Ramp Bill Pay voor geautomatiseerde factuurinvoer en goedkeuringsverzoeken voor GL-updates en ERP-synchronisatie
• Cloudgebaseerd platform
• Virtuele bedrijfskaarten voor medewerkers
• Realtime inzicht in de uitgaven van werknemers, waardoor gebruikers worden gewaarschuwd voor verdachte activiteiten.
• Cashback op aankopen, partnerbeloningen en gratis buitenlandse transacties
• Integratie met NetSuite, Quickbooks Online, Xero en Sage Intacct,
• Integratie met Slack, waardoor werknemers waarschuwingen kunnen ontvangen, verzoeken kunnen afhandelen en goedkeuringen kunnen verkrijgen rechtstreeks binnen de Slack-interface.

Voordelen van oprit:

• Geautomatiseerde transactiecodering, goedkeuringen en beoordelingen
• Vereenvoudigde transactiecodering met gecombineerde volgcategorieën
• Regels en goedkeuringsworkflows om bedrijfsbeleid af te dwingen
• Eenvoudig aanmaken van onkostendeclaraties voor werknemers voor vergoeding
• Integratie met Sage Intacct en andere boekhoudsystemen
• Onbeperkt 1.5% cashback op transacties
• Mogelijkheid om onbeperkte virtuele kaarten te maken
• Goedkeuring vooraf van uitgaven voor proactief beheer
• Mobiele app en mobiele website voor gemakkelijke toegang
• Vrij te gebruiken

Nadelen van oprit:

• Geen live chat support
• Vereiste om Ramp VISA-kaart te gebruiken, niet in staat om eigen VISA- of AMEX-kaarten te gebruiken

Bron:

Lucht basis

Airbase is geschikt voor bedrijven met 100-5,000 werknemers. Het biedt een scala aan functies die automatisering van de crediteurenadministratie, onkostenbeheer en bedrijfskaarten combineren, Airbase biedt een uitgebreide oplossing voor bedrijven. Het platform is geschikt voor complexe bedrijfsprocessen, zoals meerdere dochterondernemingen en inkooporders, waardoor zelfs de meest ingewikkelde boekhoudkundige behoeften efficiënter worden.

Kenmerken:

• Flexibele intake- en goedkeuringsworkflows,
• Naadloze integratie met andere bedrijfssystemen en met grootboeken,
• Opstellen van regels die het specifieke beleid van het bedrijf weerspiegelen
• Bijhouden van elke uitgegeven dollar
• Eenvoudig terugvinden van documentatie voor audit- of boekingsdoeleinden.
• Kan worden geïntegreerd met HRIS-systemen, wat veilige en gestroomlijnde autorisatieprocessen voor uitgaven van werknemers mogelijk maakt. I
• Tweefactorauthenticatie voor wijzigingen van bankrekeningen via het leveranciersportaal versterkt de bescherming tegen oplichting.
• Dynamisch algoritme om goedgekeurde leveranciers op te nemen, waardoor toekomstige transacties naadloos worden verwerkt.

Voordelen van vliegbasis:

• Naadloze integratie met AMEX voor het monitoren en controleren van het gebruik van bedrijfskaarten
• Uitstekende vergoedingsmodule voor efficiënt beheer van personeelskosten, inclusief kilometers
• Eersteklas klantenondersteuning voor snelle hulp bij vragen over modules

Nadelen van vliegbasis:

• Niet-intuïtieve gebruikersinterface die extra klikken vereist voor navigatie
• Afwezigheid van terugkerende betalingsfunctie, waardoor elke maand handmatige indiening van onkosten vereist is
• Beperkte opties voor overzichtsrapportage voor het groeperen van onkosten, zoals op reis of categorie.

Bron:

met iemand delen

Divvy is een uitgebreide oplossing voor uitgaven- en onkostenbeheer die speciaal is ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven. Door een gebruiksvriendelijk softwareplatform te combineren met een speciale kaart, stelt Divvy bedrijven in staat hun financiële processen te stroomlijnen, tijd te besparen en kosten te verlagen. De geïntegreerde oplossing automatiseert de verwerking van onkostennota's, budgetten en vergoedingen, waardoor het niet meer nodig is om creditcardafschriften handmatig op elkaar af te stemmen. Met realtime inzicht in de uitgaven van werknemers stelt Divvy bedrijven in staat hun budgetten beter te beheren en af ​​te stappen van de "nu uitgeven, later vergeving vragen"-benadering. Het platform biedt ook verbeterde bescherming tegen fraude door het gebruik van virtuele kaarten en de mogelijkheid om aparte kaarten aan te maken voor verschillende abonnementen, met individuele limieten en de mogelijkheid om kaarten direct te bevriezen. Met het uploaden van mobiele kwitanties en pushmeldingen voor goedkeuringen, vereenvoudigt Divvy het volgen van contante uitgaven en terugbetalingsverzoeken, waardoor snelle en probleemloze betalingen aan werknemers mogelijk worden.

Kenmerken:

• Functies voor bankafstemming en cashmanagement
• Het grootboek zorgt voor uitgebreide financiële tracking
• Workflowbeheer, waardoor efficiënte goedkeuringsprocessen en controle over uitgaven mogelijk zijn. T
• Belastingbeheer, tracking van activiteiten en versiebeheer.
• Ontvangstbeheer,
• controle uitgeven
• Personeel's management
• Klantbeheer.
• Fraudedetectie en waarschuwingen voor dubbele betalingen.

Voordelen van Divvy:

• Efficiënt aankoopproces: Divvy blinkt uit in het faciliteren van naadloze en tijdige aankopen, en zorgt ervoor dat het geld snel terechtkomt bij degenen die het nodig hebben.
• Eenvoudige budgettering: het platform vereenvoudigt budgetbeheer door kaarthouders te beperken om alleen binnen hun aangewezen budgetten of op hun toegewezen kaarten uit te geven.
• Responsieve klantenondersteuning: Divvy's klantenondersteuningsteam reageert over het algemeen snel, biedt tijdige hulp en beantwoordt vragen van gebruikers.

Nadelen van Divvy:

• Gebrek aan communicatie: in bepaalde gevallen is Divvy bekritiseerd vanwege ontoereikende communicatie, zoals tijdens technische problemen, waardoor gebruikers geen tijdige updates en ondersteuning kunnen krijgen.
• Beperkte boekhoudcontroles: Divvy heeft geen auditspoor, wat een standaardfunctie is in boekhoudsoftware, waardoor de transparantie en verantwoording mogelijk worden beperkt.
• Beperkte gebruikersrollen: het platform biedt slechts drie vooraf gedefinieerde gebruikersrollen (beheerder, eigenaar en lid) zonder aanpassingsmogelijkheden, waardoor de flexibiliteit bij het toewijzen van toegangs- en controlemachtigingen wordt beperkt.

Bronnen:

SAP Arib

Ariba werd in 2012 onderdeel van SAP. Tegenwoordig stelt het SAP Ariba-portfolio voor uitgavenbeheer bedrijven in staat hun uitgaven te optimaliseren en hun processen te versnellen. De oplossingen maken directe, intelligente verbindingen tussen handelspartners mogelijk via het SAP Business Network, wat een revolutie teweegbrengt in communicatie en samenwerking.

Kenmerken:

• SAP Ariba-oplossingen kunnen naadloos worden geïntegreerd met andere SAP-inkoopoplossingen
• Automatiseer inkooplevenscycli
• Leveranciers management
• Stroomlijn catalogusbeheer
• Strategische productsourcing
• Contract management,
• Besteed analysemogelijkheden
• Geautomatiseerde ontvangstverwerking en betalingsoplossingen u

Voordelen van SAP Ariba:

• Geautomatiseerde inkoopprocessen die de inkoopworkflow stroomlijnen.
• Goede workflow-goedkeuringen, zorgen voor efficiënte en conforme inkooppraktijken.
• Uitstekende gebruikerservaring, vooral voor incidentele gebruikers.
• Gedecentraliseerde inkoopactiviteiten door Guided Buying.
• Naadloze integratie met S/4 via middleware.
• Lagere Accounts Payable-kosten met het SAP Business Network en gebruiksvriendelijke gebruikerservaring.
• Processtandaardisatie voor consistente en efficiënte inkooppraktijken.
• Verbeterd inzicht in inkoopactiviteiten.

Nadelen van SAP Ariba:

• Beperkte rapportagemogelijkheden in downstreamprocessen, mogelijk van invloed op data-analyse en besluitvorming.
• Onvoldoende systeemstabiliteit en integratie met de component Strategic Sourcing.
• Problemen met de bruikbaarheid van de gebruikersinterface van Facturering.
• Afwezigheid van budgetcontrolefunctie in NON-PO-facturen, mogelijk van invloed op financiële controle en nauwkeurigheid.

Bronnen:

Bestek

Spdesk is een uitgebreid platform voor uitgavenbeheer dat bedrijven volledig inzicht biedt in de bedrijfsuitgaven. Met zijn 7-in-1-oplossing die bedrijfskaarten, factuurbetalingen, onkostenvergoedingen, budgetten, goedkeuringsworkflows, rapportage, compliance en pre-accounting omvat, vereenvoudigt en centraliseert Spendesk het hele uitgavenproces. Spendesk wordt vertrouwd door duizenden bedrijven, van startups tot gevestigde merken, en is ontworpen om tijd en geld te besparen tijdens het hele bestedingsproces. Met 100% zichtbaarheid, ingebouwde automatisering en een gemakkelijk te implementeren goedkeuringsproces stelt Spendesk elke medewerker in staat om verantwoordelijk te zijn voor de financiële gezondheid van het bedrijf. Het is een oplossing voor het beheer van zakelijke uitgaven die op maat is gemaakt voor ondernemingen en het mkb en een reeks functies biedt die processen voor onkostenbeheer stroomlijnen. Spendesk is geïmplementeerd als een cloudgebaseerde oplossing en biedt flexibiliteit en toegankelijkheid, en ondersteunt mobiele apparaten, desktopplatforms (Windows en Mac) en webapplicaties. Met aanpassingsmogelijkheden om aan specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen, zorgt Spendesk voor een ervaring op maat. Het biedt ook mobiele apps voor Android en iOS, zodat gebruikers hun uitgaven onderweg kunnen beheren.

Kenmerken:

• Workflow management mogelijkheden nl
• Ondersteuning voor meerdere valuta's
• Automatisch beheer van facturen,
• Bestedingsbeheersing om de financiële beheersing te optimaliseren.
• Terugkerende factureringsfunctionaliteit
• Pintransacties
• Online betalingsmogelijkheden

Voordelen van Spendesk:

• Efficiënt uitgavenbeheersysteem dat alle uitgavengegevens van het bedrijf op één plek consolideert.
• Geautomatiseerde betalingen en goedkeuringen besparen bedrijven veel tijd.
• Gebruiksvriendelijk platform voor uitgavenbeheer.
• Biedt een breed scala aan functionaliteit binnen één platform.

Nadelen van Spendesk:

• Beperkt zicht op specifieke categorie-uitgaven, waardoor tracking en analyse een uitdaging kunnen zijn.
• Relatief hogere kosten in vergelijking met andere tools voor uitgavenbeheer.
• Beperkte integratiemogelijkheden met boekhoudsystemen.
• Het opzetten en monitoren van processen binnen het platform kan ondanks de gebruiksvriendelijke interface tijdrovend en uitdagend zijn.

Bronnen:

Brex

Brex is een in San Francisco gevestigd financieel service- en technologiebedrijf dat zakelijke creditcards en cashmanagementrekeningen aanbiedt aan technologiebedrijven. Met Brex kunnen bedrijven wereldwijde uitgaven beheren, boeken in realtime afsluiten en profiteren van ingesloten beleid, geautomatiseerde onkostendeclaraties en AI-gestuurde inzichten. Brex-kaarten, ook wel zakelijke betaalkaarten genoemd, vereisen een minimum bankrekeningsaldo van $ 50,000 (of $ 100,000 om te openen) voor professioneel geïnvesteerde klanten. Kaarthouders die in gebreke blijven met betalingen, zullen hun persoonlijk krediet of activa niet schaden. Brex biedt ook Brex Empower, een financieel softwareplatform om individuen te helpen zich te houden aan het onkostenbeleid van hun werkgever. Daarnaast biedt Brex diensten zoals het uitgeven van kaarten in meerdere valuta's, het beheren van uitgaven en vergoedingen in meerdere valuta's, het automatiseren van onkostendeclaraties, het beheren van wereldwijde reizen met toegang tot inventaris tegen concurrerende tarieven, en het automatiseren van het crediteurenproces van factuur tot afstemming.

Kenmerken:

• Aanpasbaar beleid op basis van specifieke use cases, afdelingen of niet-Amerikaanse entiteiten.
• Blokkeren of goedkeuring vereisen voor uitgaven
• Vereenvoudigde onkostenregistratie
• Slimme categorisatie en beheer van digitale bonnen stroomlijnen het volgen
• Integratie met vergoedingen voor werknemers en vereenvoudigt facturering aan klanten
• Elektronische betalingen
• mobiel ontvangstbewijs vastleggen
• Geautomatiseerde administratieve taken.

Voordelen van Brex:

• Partnerschappen met bedrijven als TravelBank en Lyft bieden extra beloningen die aansluiten bij specifieke behoeften en cultuur.
• Uitstekend klantenserviceteam dat vriendelijk, efficiënt en responsief is bij het oplossen van vragen.
• Gebruiksvriendelijke interface en handige onkostenregistratie via sms-berichten en web-uploads.
• Vereenvoudigt het proces van het bijhouden van uitgaven en biedt een naadloze ervaring.

Nadelen van Brex:

• Sommige gebruikers vinden het verwarrend om geld over te maken tussen de creditcard- en bankzijde.
• Zou baat hebben bij meer hulp bij het identificeren van gebieden met te hoge uitgaven en het volgen van uitgaven rond specifieke rekeningen.
• De beschikbaarheidsberekening voor kredietlimieten kan voor sommige gebruikers onvoldoende transparant en voorspelbaar zijn.

Bronnen:

Mesh-betalingen:

Mesh Payments is een alles-in-één platform voor uitgavenbeheer dat volledige controle en inzicht biedt in elke transactie. Met Mesh worden handmatige taken geautomatiseerd en wordt de gehele betalingsworkflow gestroomlijnd, wat resulteert in beter beheer en optimalisatie van bedrijfsbetalingen. Dit platform bespaart kostbare tijd door de uren die worden besteed aan maandelijkse boekafsluitingen te verminderen. Mesh biedt uitgebreide oplossingen voor verschillende uitgavenbehoeften, waaronder reizen, kantoorbenodigdheden, leveranciersbetalingen en diverse uitgaven. Door traditionele onkostendeclaraties overbodig te maken, stelt Mesh gebruikers in staat om virtuele en fysieke kaarten met vooraf goedgekeurde budgetten toe te wijzen, kaarten aan specifieke leveranciers te vergrendelen en eenvoudig kaarten te annuleren wanneer dat nodig is. Het platform automatiseert ook de categorisering van uitgaven, het verzamelen en matchen van bonnen, betalingsworkflows en goedkeuringen, en uitgebreide tracking van aankopen. Slimme inzichten in de betalingsworkflow helpen bij het optimaliseren van software-as-a-service (SaaS)-uitgaven en het identificeren en elimineren van ongebruikte abonnementen. Mesh vereenvoudigt processen verder door transacties met een enkele klik te synchroniseren met ERP-systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt en tijd en moeite voor het team wordt bespaard.

Kenmerken:

• Gebruikers hebben toegang tot onbeperkte fysieke en virtuele Visa-betaalpassen, waardoor ze gemakkelijk en flexibel kunnen uitgeven. Het platform biedt ook automatiseringen voor ontvangst- en onkostenbeheer, waardoor administratieve taken worden gestroomlijnd.
• Integratie met boekhoudsoftware en ERP's, waardoor een vlotte gegevenssynchronisatie wordt gegarandeerd en handmatige invoer wordt verminderd.
• Op maat gemaakte inzichten in geldbesparing, die waardevolle informatie bieden om uitgaven te optimaliseren en kostenbesparende mogelijkheden te identificeren.
• Geautomatiseerde betalingsworkflows, die het proces van het goedkeuren, volgen en beheren van zakelijke betalingen vereenvoudigen.
• Realtime waarschuwingen via e-mail, sms of Slack houden gebruikers op de hoogte van betalingsactiviteiten, waardoor snelle besluitvorming mogelijk wordt.
• 1% cashback op kaartaankopen en welkomstaanbiedingen ter waarde van $ 500. Virtuele kaarten zijn direct beschikbaar en bieden handige betalingsmogelijkheden.

Voordelen van mesh-betalingen:

• Goede klantenservice: gebruikers waarderen het vermogen om uitgaven effectief te beheren en te budgetteren, ongeacht hun expertiseniveau.
• Naadloze integraties met boekhoudsoftware: Mesh biedt geweldige integraties met populaire boekhoudsoftware, wat de bruikbaarheid van het platform vereenvoudigt en gestroomlijnde transactiesynchronisatie mogelijk maakt.

Nadelen van mesh-betalingen:

• Beperkte bruikbaarheid voor niet-Amerikaanse entiteiten: Mesh is alleen beschikbaar voor gebruik met Amerikaanse entiteiten, wat de toegang beperkt voor bedrijven die buiten de Verenigde Staten actief zijn.
• Het is ook beperkt tot bedrijven die ten minste $ 50,000 per maand aan een kaart uitgeven en biedt alleen debetkaarten aan, zonder kredietoptie.
• Gebrek aan saldo-opties voor meerdere valuta's: gebruikers merken op dat het niet mogelijk is om saldi in verschillende valuta's aan te houden, wat een beperking kan zijn voor bedrijven met internationale activiteiten.

bronnen

Centrum®

Center® is een uitgebreide zakelijke creditcard- en onkostenbeheeroplossing die helpt bij het bijhouden van onkosten door real-time zichtbaarheid en aanpasbare uitgavencontroles te bieden. Met een focus op configureerbaarheid, uitbreidbaarheid en intelligentie, wil Center het uitgavenbeheer transformeren en bedrijven in staat stellen door middel van real-time inzicht in de uitgaven van werknemers. Center Expense, het kernaanbod, combineert een bedrijfskaart met geïntegreerde software die wordt geleverd via een gebruiksvriendelijke app-ervaring. Het geeft niet alleen real-time inzicht in de uitgaven van werknemers, maar automatiseert ook handmatige taken, waardoor financiële teams flexibeler en efficiënter worden en meer mogelijkheden krijgen om groei en succes na te streven.

Kenmerken:

• De geïntegreerde onkostensoftware van Center, Center Expense, werkt met de CenterCard Corporate Credit Card, mogelijk gemaakt door MasterCard. Door deze integratie kunnen uitgaven automatisch worden vastgelegd zodra ze zich voordoen, waardoor handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is.
• Bedrijven kunnen regels en workflows instellen om onkostencontrole te stroomlijnen en het auditproces te automatiseren.
• Gebruikers kunnen alle benodigde gegevens in één systeem verzamelen, waardoor er geen noodzaak is voor meerdere tools of handmatige gegevensconsolidatie.

Voordelen van Center®:

• Naadloze integratie van bedrijfskaart met het platform voor eenvoudig scannen van bonnen en onkostendeclaratie.
• Aanpasbare bestedingslimieten, goedkeuringen op meerdere niveaus en realtime bestedingsdashboards.
• Expense hub biedt gemakkelijke toegang om onkosten te beoordelen, goed te keuren en te controleren.
• Tool voor reisbeheer met geïntegreerde reisboekingen, polisvlaggen, meldingen en vergoedingen.
• Integratie met populaire boekhoud- en ERP-platforms zoals NetSuite en QuickBooks.
• Beschikbaarheid van telefonische ondersteuning, assistentie bij onboarding en training van werknemers.
• Extra functies zoals aangepast onkostenbeleid, automatische nalevingscontroles, facturering en een robuuste mobiele app.
• Vertrouwd en gebruikt door gerenommeerde bedrijven zoals FleetGenius, Talend en Mammoth Holdings.

Nadelen van Center®:

• Beperkt tot het bedienen van Noord-Amerikaanse bedrijven.
• Geen melding gemaakt van ondersteuning voor meerdere valuta's op de website.

Bronnen:

Verkrijgen

Procurify, opgericht in september 2012 in BC, Canada, is cloudgebaseerde inkoopsoftware die is ontworpen om het uitgavenbeheer voor bedrijven te stroomlijnen. Het biedt een geconsolideerd platform waar verschillende teams kunnen samenwerken en hun eigen inkoopprocessen effectief kunnen beheren. Van aanvraag tot betaling, Procurify integreert alle inkoopstappen in één cloudgebaseerde oplossing. Met een missie om uitgavenbeheer radicaal te veranderen, biedt Procurify ongeëvenaarde zichtbaarheid en controle over uitgaven, waardoor bedrijven aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen kunnen realiseren. Procurify, erkend als de beste inkoopleider door G2, heeft het vertrouwen gewonnen van talloze klanten over de hele wereld en beheert meer dan 30 miljard dollar aan organisatie-uitgaven. De software kan naadloos worden geïntegreerd met grote ERP-boekhoudsystemen zoals NetSuite en QuickBooks Online, waardoor een naadloos en efficiënt inkoopproces wordt gegarandeerd. Procurify's alomvattende benadering van uitgavenbeheer maakt hen tot een vertrouwde partner voor bedrijven die hun financiële activiteiten willen optimaliseren en kostenbesparingen willen maximaliseren.

Kenmerken:

• Mogelijkheid voor activabeheer, waardoor bedrijven hun activa gedurende hun hele levenscyclus effectief kunnen volgen en beheren.
• Functies voor onkostenbeheer maken efficiënt bijhouden en controleren van onkosten mogelijk, waardoor financiële transparantie wordt gegarandeerd.
• Uitgebreide functionaliteiten voor leveranciers- en inkooporderbeheer
• Tools voor leveranciersbeheer vergemakkelijken effectief leveranciersrelatiebeheer,
• Inkooporderbeheer zorgt voor een nauwkeurige en tijdige orderverwerking.
• Functies voor budgetbeheer helpen bedrijven hun uitgaven onder controle te houden, waardoor ze budgetten kunnen instellen en bewaken om te hoge uitgaven te voorkomen.
• Contractbeheermogelijkheden maken efficiënt contractbeheer mogelijk, waardoor risico's worden verminderd en naleving wordt gegarandeerd.
• Veilingbeheerfunctionaliteit, waarmee bedrijven het inkoopproces kunnen optimaliseren door de beste waarde voor hun aankopen te verkrijgen.
• Factuurverwerkingsfuncties automatiseren factuurbeheer, verbeteren de nauwkeurigheid en verminderen handmatige inspanning.
• Met mobiele ondersteuning voor zowel Android- als iOS-platforms hebben gebruikers gemakkelijk toegang tot Procurify op hun mobiele apparaten, waardoor inkoopbeheer onderweg mogelijk wordt.

Voordelen van Procurify:

• Productcatalogusfunctie.
• Goedkeuringsroutings voor efficiënte inkoopprocessen.
• PO Punch-out-optie beschikbaar voor bepaalde leveranciers.
• Organiseert en stroomlijnt de inkoopstroom.
• Zorgt voor nauwkeurige facturering en tijdige betalingen aan leveranciers.
• Soepele workflow en het gemak om items goedgekeurd te krijgen.
• Met de delegatiefunctie kunnen tijdelijke goedkeurders worden ingesteld.
• Handig e-mailen van PO's rechtstreeks vanuit Procurify.

Nadelen van Procurify:

• Onvermogen om gelijktijdige budgetten open te hebben voor verschillende jaren.
• De voorraadcapaciteit kan beperkt of ontbrekend zijn.
• Onvermogen om artikelen op een aanvraag om te schakelen naar een catalogusartikel voordat een inkooporder wordt gegenereerd.
• Slechte automatisering van het importeren van rekeningen in QuickBooks Desktop, waardoor handmatige tussenkomst vereist is.

Bronnen:

Coupa

Coupa is een cloud-native suite van Business Spend Management-applicaties die organisaties in staat stelt om de zichtbaarheid en controle over hun uitgaven en toeleveringsketens te verbeteren. Het is geschikt voor middelgrote bedrijven in verschillende sectoren en biedt hen de tools om toeleveringsketens te optimaliseren, de efficiëntie te verbeteren, besparingen te behalen en risico's te beperken. Coupa Software, met hoofdkantoor in San Mateo, Californië, is een toonaangevende leverancier van Business Spend Management (BSM)-technologie, met een wereldwijde aanwezigheid. Hun cloudgebaseerde oplossing omvat inkoop, betaling en supply chain management, waardoor bedrijven transacties effectief kunnen beheren. Coupa maakt gebruik van geanonimiseerde klantgegevens om waardevolle inzichten en aanbevelingen te bieden voor het verbeteren van zakelijke transacties. Coupa bedient een breed scala aan klanten, waaronder grote ondernemingen, middelgrote bedrijven, non-profitorganisaties, overheidsdiensten en kleine bedrijven. De veelzijdigheid en compatibiliteit met verschillende applicaties maken het een waardevol hulpmiddel voor organisaties die hun uitgavenbeheerprocessen willen optimaliseren.

Kenmerken:

• Gecentraliseerd beheer van aanvragen en goedkeuringen.
• Intuïtieve en gebruiksvriendelijke begeleide koopervaring
• Geautomatiseerde en schaalbare Accounts Payable-oplossingen voor facturen en onkosten.
• Leveranciersbeheer
• Wereldwijd betalingsplatform om kortingen en werkkapitaal te maximaliseren en afstemmingsprocessen te automatiseren.
• Integratie met ERP-systemen, zoals NetSuite, SAP Business One en Oracle Cloud Financials, verloopt naadloos met Coupa.

Voordelen van Coupa:

• Geen opstartkosten
• Handige tool voor het volgen van uitgaven en het zorgen voor een correcte doorbelasting van de kostenplaats
• Uitstekende snelheid en gebruiksgemak
• Geïntegreerde zoekfunctie en punchout-mogelijkheid
• Mobiele ondersteuning en geweldige klantenondersteuning
• Handige plaatsing van aanvragen en volgen van goedkeuringsstromen

Nadelen van Coupa:

• Problemen met paginafunctionaliteit, wachtwoordwijziging en foutmeldingen
• Moeite met integreren met Oracle
• Slechte zoekbalkfunctionaliteit
• Hoge kosten, mogelijk ontoegankelijk voor kleine of low-budget bedrijven

Bronnen:

betalen

Soldo biedt een scala aan oplossingen om bedrijven te helpen hun uitgavenbeheer te verbeteren. Soldo biedt zakelijke betaalkaarten, gemoderniseerde onkostendeclaraties, boekhoudtools en efficiënte methoden voor het vastleggen van bonnen. Hun plannen komen tegemoet aan verschillende gebruikersbehoeften, van individuele gebruikers tot op maat gemaakte bedrijfsoplossingen. Soldo's prepaid Mastercards® dienen als alternatief voor traditionele zakelijke creditcards, bieden realtime inzicht in de bedrijfsuitgaven en stellen werknemers in staat effectiever te werken. De prepaidkaarten hebben vooraf bepaalde limieten, waardoor te hoge uitgaven en onverwachte uitgaven worden voorkomen. Deze kaarten zijn verbonden met een Soldo-account en stellen bedrijven in staat om zakelijke uitgaven op één centrale locatie te volgen. De mobiele app maakt eenvoudig opwaarderen mogelijk en managers kunnen overal snel verzoeken goedkeuren of afwijzen, waardoor een gestroomlijnd financieel toezicht wordt gegarandeerd.

Kenmerken:

• Cloudgebaseerd systeem
• Goedkeuring procescontrole
• Workflow Management
• Factuurbeheer
• Ondersteuning voor meerdere valuta's,
• Besteed controle
• Robuuste tools voor het beheer van goedkeuringsprocessen, facturen en bonnen.
• Compatibiliteit met desktop- en mobiele platforms, waaronder Windows, Mac, Android en iOS, zorgt voor flexibiliteit en toegankelijkheid.
• API-integratie en aanpassingsmogelijkheden om aan te passen aan specifieke zakelijke behoeften.
• Meertalige ondersteuningsfunctie

Voordelen van Soldo:

• Integratie van bankieren en kostenbeheer in één platform
• Eenvoudig beheer van kaarten, gebruikers en transacties via een gebruiksvriendelijke webconsole
• Uitgebreide dekking van verschillende soorten uitgaven, inclusief kaartuitgaven en online abonnementen
• Zeer aanpasbare rapportagemogelijkheden voor financiële inzichten op maat
• Flexibiliteit om zoveel kaarten te verkrijgen als nodig is voor het bedrijf
• Voor het gemak toegankelijk via desktop- en mobiele versies
• Verbeterde beveiliging met virtuele kaartbetalingen voor veilige online aankopen.

Nadelen van Soldo:

• Brengt buitenlandse transactiekosten en geldopnamekosten met zich mee, die van invloed kunnen zijn op internationaal gebruik
• Niet beschermd door het Financial Services Compensation Scheme (FCSC), wat mogelijk een risico vormt in geval van financiële problemen
• Vereist nog steeds een standaard zakelijke bankrekening in combinatie met Soldo
• Ruimte voor verbetering in valutaconversiefunctionaliteiten
• Momenteel ontbreekt een teamreisplannerfunctie, hoewel deze in de toekomst kan worden geïntroduceerd.

Bronnen:

Corpay Een

Corpay One is een app die beschikbaar is op zowel internet als smartphones en die tot doel heeft financiële processen voor bedrijven te vereenvoudigen en te automatiseren. De geavanceerde scan- en workflowmogelijkheden stellen bedrijven in staat om facturen, goedkeuringen, naleving en boekhouding efficiënter dan ooit af te handelen. Corpay One is ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven, accountants, consultants en boekhouders en biedt een gebruiksvriendelijke ervaring op verschillende apparaten. Na het aanmaken van een account kunnen gebruikers eenvoudig een betalingsbron aansluiten en beginnen met het indienen van documenten via smartphone, internet of e-mail. Het intelligente systeem van de app analyseert de belangrijkste informatie over deze documenten en gaat verder met het betalen van aanstaande rekeningen op de vermelde vervaldatums met behulp van de aangewezen betalingsbron. Corpay One biedt een scala aan handige functies, waaronder gezamenlijk documentbeheer met collega's, aanpasbare workflows voor goedkeuringsprocessen, directe factuurontvangst van leveranciers, geautomatiseerd scannen en opnemen van bonnen, en naadloze integratie met boekhoudsystemen voor gegevenssynchronisatie. Door een eenvoudige, veilige en zorgeloze oplossing te bieden, stelt Corpay One bedrijven in staat hun financiële processen te automatiseren en zich te concentreren op andere essentiële aspecten van hun bedrijf.

Kenmerken:

• Aanpasbare workflows,
• Geen extra kosten per stoel
• Begeleide onboarding en live online ondersteuning.
• Handsfree documenten scannen,
• Mobiele app voor beheer onderweg
• Realtime synchronisatie met boekhoudsoftware zoals QuickBooks Online, Xero en Sage Intacct.
• Browser ondersteuning

Voordelen van Corpay One:

• Gratis software met verwerkingskosten voor betalingen
• Corpay Mastercard voor geautomatiseerde betalingen, cashflowverlenging, kortingen en kredietopbouw
• Aangepaste boekhoud- en goedkeuringsworkflows voor naadloze betalingen en leveranciersbeheer
• Bestedingslimieten voor budgetbeheer
• Integratie met populaire apps van derden
• Extra functies zoals volglijsten, terugbetalingen, teamsamenwerking, geautomatiseerde goedkeuringen en audittrajecten
• Mobiele app voor handig onkostenbeheer
• Uitstekende klantenservice
• Naadloze integratie met bestaande boekhoudsoftware
• Nuttige en informatieve rapporten

Nadelen van Corpay One:

• Geen ondersteuning voor meerdere valuta's of hulpmiddelen voor reisbeheer
• Geen telefonische ondersteuning
• De kaart van Corpay One is beperkt tot in de VS gevestigde bedrijven
• Onvermogen om een ​​betaling ongedaan te maken als er een fout optreedt
• Potentieel ongemak bij het trainen van nieuwe gebruikers die sterk afhankelijk zijn van het controleren op betalingsbestemmingen
• Gebrek aan inzicht in eerdere zaken of problemen binnen het platform, waardoor externe opslag van probleemgerelateerde informatie nodig is.

Bronnen:

kabbelend

Rippling biedt een uitgebreid platform voor uitgavenbeheer dat naadloos kan worden geïntegreerd met zijn salarisadministratieoplossing, waardoor financiële leiders en controllers een uniform beeld van en controle over de bedrijfsuitgaven krijgen. Door gebruik te maken van werknemersgegevens, synchroniseert het Rippling-platform automatisch alle bedrijfsuitgaven, inclusief bedrijfskaarten, personeelskosten, terugbetalingsverzoeken en salarisupdates, in de hele organisatie. Het platform vereenvoudigt kaartbeheer door de volledige levenscyclus van de kaarthouder te automatiseren, kaarten uit te geven aan nieuwe werknemers, beleid voor promoties bij te werken en kaarten in te trekken wanneer werknemers vertrekken. Beheerders hebben gedetailleerde controle over kaartgroepen, stellen bestedingslimieten in, aankoopcategorieën en fysieke of virtuele kaartopties. Ze kunnen ook beleid opstellen op basis van factoren zoals de locatie van de werknemer, de rol, het niveau, het type handelaar en het bestedingsbedrag. Bovendien maakt Rippling probleemloze vergoedingen mogelijk voor werknemers en aannemers in meer dan 100 landen, waardoor beheerders onkostenaanvragen en vergoedingen kunnen beoordelen en goedkeuren op een gecentraliseerde locatie die wordt gesynchroniseerd met Rippling Payroll.

Kenmerken:

• Gebruikers-, rol- en toegangsbeheer: Rippling maakt efficiënt gebruikersbeheer mogelijk door tools te bieden om rollen en toegangsrechten binnen het platform te beheren.
• Prestaties en betrouwbaarheid: Rippling zorgt voor krachtige en betrouwbare werking van zijn platform en biedt een naadloze gebruikerservaring.
• Beheer: het platform biedt administratieve mogelijkheden, waardoor beheerders verschillende aspecten van werknemersgegevens en instellingen kunnen beheren.
• Verlofopbouw: Rippling bevat functies voor het beheren en volgen van verlofopbouw van werknemers, waardoor het gemakkelijker wordt om vakantie- en verlofbeleid te beheren.
• Directe storting: Rippling ondersteunt de functionaliteit voor directe storting, waardoor bedrijven de salarisbetalingen rechtstreeks op de bankrekeningen van werknemers kunnen automatiseren.
• Aftrek vóór belasting: het platform maakt aftrek vóór belasting mogelijk, waardoor werknemers kunnen bijdragen aan uitkeringsregelingen of spaarprogramma's voordat er belasting wordt geheven.
• Zelfbediening voor werknemers: Rippling biedt functies voor zelfbediening voor werknemers, waaronder een webportaal en een mobiele app, waarmee werknemers gemakkelijk toegang hebben tot hun eigen informatie en deze kunnen beheren.
• Benefits Manager: De Benefits Manager-functie van Rippling helpt bij het beheren van personeelsbeloningen, zoals inschrijving, planselectie en doorlopende administratie.
• Functies van het platform voor vergoedingenbeheer: het platform biedt uitgebreide functies voor het beheer van vergoedingen, waaronder het beheer van vergoedingen, inschrijvingsplanning en een zelfbedieningsportaal.
• Voordelendashboards: Rippling biedt voordelendashboards, die visuele inzichten en analyses bieden met betrekking tot personeelsbeloningen, waardoor bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen en hun arbeidsvoorwaardenaanbod kunnen optimaliseren.

Voordelen van rimpelen:

• Geïntegreerde suite voor het beheer van HR, IT en financiën.
• Gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve dashboards.
• Krachtige automatiseringstools minimaliseren handmatige gegevensinvoer.
• Holistische oplossing met gecentraliseerd beheer.
• Schaalbaar en aanpasbaar om groei op te vangen.
• Stapsgewijze handleidingen vereenvoudigen complexe processen.
• Vereenvoudigde installatie voor kleine organisaties.

Nadelen van rimpelen:

• Hogere kosten in vergelijking met sommige concurrenten.
• Geen gratis proefversie beschikbaar, alleen een demo met een expert.
• Steile leercurve door overvloed aan tools en dashboards.
• Tijdrovende setups met uitgebreide to-do lijsten en taken tijdens de automatisering.

Bronnen:

kosten

Expensya is een cloudgebaseerde oplossing voor reisbeheer die de volledige levenscyclus van onkostendeclaraties voor ondernemingen stroomlijnt. Met de OCR-technologie kunnen werknemers automatisch belangrijke details uit bonnen halen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Het platform stelt beheerders in staat om creditcardafschriften te importeren en deze om te zetten in onkosten, wat reconciliatie vereenvoudigt. Op afstand gebaseerde berekeningen zorgen voor nauwkeurige vergoedingsaanvragen, terwijl mobiele apps medewerkers in staat stellen om onderweg onkosten vast te leggen en in te dienen. Expensya biedt via zijn API naadloze integratie met platforms van derden, zoals Uber, Quickbooks en Oracle. Maandelijkse of jaarlijkse abonnementsopties zijn beschikbaar en ondersteuning wordt online geboden. Met Expensya kunnen bedrijven hun reiskosten efficiënt beheren, administratieve lasten verminderen en financiële processen verbeteren.

De oplossing voor uitgavenbeheer kiezen

Het kiezen van de beste software voor uitgavenbeheer vereist een zorgvuldige afweging van verschillende factoren. Hier zijn enkele belangrijke aspecten waarop u zich moet concentreren bij het nemen van uw beslissing:

• Flexibiliteit: Zoek naar een oplossing die flexibiliteit biedt en zich kan aanpassen aan de specifieke behoeften van uw team en stakeholders. Een rigide of beperkte tool kan uw vermogen om uitgaven effectief te beheren belemmeren. Beoordeel de functies en mogelijkheden die uw team nodig heeft en zorg ervoor dat de software hieraan kan voldoen.
• maatwerk: Een goede software voor uitgavenbeheer moet het mogelijk maken om workflows aan te passen. Dankzij deze aanpassing kunt u het systeem aanpassen aan uw unieke processen en aanpassen aan veranderingen naarmate uw bedrijf groeit. Zorg ervoor dat de software het aanpassingsniveau biedt dat nodig is voor de veranderende behoeften van uw organisatie.
• Gebruikerservaring: Gebruikerservaring speelt een cruciale rol bij de succesvolle acceptatie van software. Selecteer een tool voor uitgavenbeheer die een gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve navigatie biedt. Hierdoor kan uw team de functies van de software snel leren kennen en gebruiken, waardoor de voordelen ervan worden gemaximaliseerd. Een vereenvoudigde gebruikerservaring stimuleert de betrokkenheid van medewerkers en zorgt ervoor dat waardevolle functies effectief worden gebruikt.
• Behoeften van de betrokkenen: Identificeer de specifieke vereisten en verwachtingen van elke belanghebbende die betrokken is bij uitgavenbeheer. Deze belanghebbenden kunnen inkoopteams, financiële afdelingen en ander belangrijk personeel zijn. Houd rekening met hun perspectieven bij het evalueren van verschillende software-opties om ervoor te zorgen dat de gekozen oplossing aan ieders behoeften voldoet.

Waarom Nanonets?

Met zijn krachtige AI-mogelijkheden biedt Nanonets een uitgebreid uitgavenbeheersysteem dat aanzienlijke besparingen voor uw bedrijf kan opleveren, door de uitgaven met minimaal 5% te verminderen. Door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie stelt Nanonets financiële teams in staat om uitgavengegevens uit verschillende bronnen te extraheren, wat resulteert in een opmerkelijke 10x hogere productiviteit.

Nanonets consolideert alle uitgavengegevens in een gebruiksvriendelijk platform en biedt een gecentraliseerde hub voor het beheer van financiële informatie. Door geautomatiseerde synchronisatie van facturen en betalingsgegevens uit elke bron, zorgt Nanonets ervoor dat uw financiële gegevens altijd nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk zijn voor beoordeling.

Een opvallend kenmerk van Nanonets is het vermogen om onnodige of verkwistende uitgaven te voorkomen. De oplossing omvat robuuste financiële controles, waaronder goedkeuringsworkflows, dubbele waarschuwingen en fraudedetectie, waardoor foutieve uitgaven effectief worden geëlimineerd. Door onverwachte of onnodige kosten te vermijden, kunnen bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen realiseren.

Bovendien vereenvoudigt Nanonets de integratie met uw bestaande workflows door middel van naadloze 1-klik integraties met ERP- en betalingssoftware. Deze gestroomlijnde integratie verbetert betalings- en afstemmingsprocessen, waardoor er tijd vrijkomt voor strategische taken en de algehele operationele efficiëntie wordt gestimuleerd.

Afhaal

Tools voor uitgavenbeheer spelen een cruciale rol bij het helpen van organisaties bij het optimaliseren van hun uitgaven, het stroomlijnen van processen en het verkrijgen van betere controle over hun financiële activiteiten. Deze tools bieden een scala aan functies, zoals kostenregistratie, budgetbeheer, leveranciersbeheer en analyse, waardoor bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen en kosten kunnen besparen. Het kiezen van de juiste tool voor uitgavenbeheer hangt af van factoren als flexibiliteit, aanpassingsmogelijkheden, gebruikerservaring en integratiemogelijkheden. Het is essentieel voor organisaties om hun specifieke behoeften te beoordelen en een tool te selecteren die aansluit bij hun vereisten. Door een effectieve tool voor uitgavenbeheer te implementeren, kunnen bedrijven de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en financieel succes stimuleren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/spend-management-software/