Succesvolle projecten krijgen steun van belanghebbenden in de hele organisatie. Daarom is stakeholdermanagement essentieel voor elk initiatief.

Stakeholdermanagement stelt u in staat om de behoeften van leiders te identificeren en eraan te voldoen, terwijl u de communicatie open houdt.

In dit artikel leer je wat stakeholdermanagement is, waarom het belangrijk is en hoe je een stakeholdermanagementplan maakt.

Inhoudsopgave

Waarom is stakeholdermanagement belangrijk?

Projecten mislukken wanneer de belangen en behoeften van stakeholders worden genegeerd. Dit leidt tot een gebrek aan steun van de belangrijkste belanghebbenden, wat het succes van het project in gevaar kan brengen.

Wanneer belanghebbenden het gevoel hebben dat aan hun behoeften wordt voldaan, is de kans groter dat ze het project steunen. Aan de andere kant, als niet aan hun behoeften wordt voldaan, kunnen ze proberen uw initiatief te blokkeren. Stakeholdermanagement helpt bij het opbouwen van positieve relaties die ervoor zorgen dat uw project soepel verloopt.

Een effectieve strategie voor stakeholdermanagement kan u helpen:

• Vermijd of los conflicten tussen belanghebbenden op.
• Veilige buy-in en ondersteuning van de belangrijkste belanghebbenden.
• Effectief communiceren met belanghebbenden.
• Manage verwachtingen van stakeholders.
• Bewaak de betrokkenheid van belanghebbenden gedurende het hele project.

Voordelen van stakeholdermanagement

Er zijn veel voordelen van een effectieve strategie voor stakeholdermanagement, waaronder:

• Verbeterde communicatie. Dat kan door de belangen en behoeften van stakeholders in kaart te brengen pas uw communicatie aan aan hun specifieke behoeften. Dit zorgt ervoor dat uw berichten worden ontvangen en begrepen.
• Verhoogde inkoop. Volgens KPMG, 61% van de projecten heeft zeer betrokken sponsors. Wanneer belanghebbenden het gevoel hebben dat er rekening wordt gehouden met hun belangen en behoeften, is de kans groter dat ze het project steunen.
• Minder risico's. Door met belanghebbenden in gesprek te gaan, kunt u potentiële risico's vroegtijdig identificeren en stappen ondernemen om deze te vermijden of te beperken. Dit kan helpen het algehele risico van het project te verminderen.
• Verbeterde prestatie. Een effectieve stakeholdermanagementstrategie kan u helpen middelen te optimaliseren en projectactiviteiten af ​​te stemmen op de belangen van belanghebbenden. Dit kan leiden tot betere projectprestaties.

Binnen het Stakeholdermanagementproces

Hoewel stakeholdermanagement voor sommigen misschien intuïtief lijkt, kun je beginnen met het systematisch opbouwen van vertrouwen met een meer formele routekaart.

De volgende zes stappen kunnen u helpen de prioriteiten van belanghebbenden te begrijpen en hoe u aan deze behoeften kunt voldoen.

1. Identificeer belanghebbenden.

Stary door te identificeren alle individuen en groepen die uw project kunnen beïnvloeden, zowel positief als negatief. Dit omvat interne belanghebbenden (zoals teamleden) en externe belanghebbenden (zoals klanten of leveranciers).

Stel uzelf de volgende vragen om uw stakeholders te identificeren.

• Op wie zal uw project invloed hebben?
• Wie heeft er belang bij uw project?
• Wie heeft de macht om uw project te beïnvloeden?
• Wie wil dat jouw project mislukt?
• Wie wil dat jouw project slaagt?

2. Geef prioriteit aan belanghebbenden.

Nadat u al uw belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is de volgende stap prioritering. Dit zal u helpen uw aandacht te richten op de belanghebbenden die het belangrijkst zijn voor het succes van uw project.

U moet vaststellen waar hun verwachtingen liggen, hoeveel invloed ze hebben, welke informatie ze van u willen hebben en hoe vaak ze rapportage van uw team willen. U kunt stakeholder mapping gebruiken om u te helpen bij het prioriteren van belangrijke leiders.

Voer een Stakeholder Mapping-oefening uit

Image Source

In de bovenstaande oefening voor het in kaart brengen van belanghebbenden wordt u gevraagd leiders in een raster van twee bij twee uit te zetten. De ene as heet macht en de andere interesse.

Op de machtsas beoordeelt u elke belanghebbende op hun vermogen om het project te beïnvloeden. Op de rente-as beoordeelt u elke belanghebbende op hun niveau van interesse in het project. Zo krijgt u een duidelijk beeld van met welke stakeholders u het meest belangrijk bent om mee om te gaan en hoe u dat het beste kunt doen.

Er zijn verschillende manieren om belanghebbenden in kaart te brengen, waaronder:

• RACI-matrix. Dit is een populaire methode voor het in kaart brengen van belanghebbenden die de letters R (verantwoordelijk), A (verantwoordelijk), C (geraadpleegd) en I (geïnformeerd) gebruikt om belanghebbenden te beoordelen op hun mate van betrokkenheid bij het project.
• Macht / rente-raster. Dit is een eenvoudige manier om belanghebbenden in kaart te brengen die kunnen worden gebruikt om betrokkenheid te prioriteren. Het wordt ook wel het Salience-model genoemd.
• Invloed/impactmatrix. Dit is een meer gedetailleerde methode voor het in kaart brengen van belanghebbenden die kan worden gebruikt om de potentiële impact van elke belanghebbende op het project te beoordelen.

3. Beoordeel de behoeften en belangen van belanghebbenden.

De sleutel tot een succesvol stakeholdermanagementplan is inzicht in uw stakeholders. Dit zal u helpen te beoordelen wat ze van het project willen en hoe u het beste met hen kunt omgaan.

Stel uzelf in dit stadium de volgende vragen.

• Begrijpt u hun behoeften, prioriteiten en problemen?
• Hebben zij de macht om het project te beïnvloeden?
• Welk financieel of emotioneel belang hebben zij bij de uitkomst van het project?
• Wat motiveert hen?

Door de antwoorden op deze vragen te begrijpen, kunt u beter een stakeholdermanagementplan ontwikkelen dat bij elke leider past.

4. Definieer de motieven van belanghebbenden.

Zodra je je stakeholders hebt geïdentificeerd en beoordeeld, kun je beginnen met het definiëren van hun motieven. Dit zal u helpen begrijpen wat ze van het project willen en hoe u het beste met hen kunt omgaan.

Er zijn verschillende manieren waarop u motieven van belanghebbenden kunt definiëren, waaronder:

• Interviews. U kunt belanghebbenden interviewen om hun mening over het project te krijgen. Dit kan persoonlijk, telefonisch of per e-mail.
• Enquêtes. Je kunt uitzenden enquêtes aan belanghebbenden om hun feedback over het project te krijgen. Dit is een snelle manier om gegevens te verzamelen van een groot aantal belanghebbenden.
• Focusgroepen. Je kunt vasthouden focusgroepen met belanghebbenden om hun input over het project te krijgen. Dit kan worden gebruikt om ideeën te genereren en problemen te identificeren.

Door de motieven van belanghebbenden te begrijpen, kunt u een effectief beheerplan voor belanghebbenden ontwikkelen dat aan hun behoeften en belangen voldoet.

5. Ontwikkel een plan voor betrokkenheid.

Het doel van stakeholderbetrokkenheid is om verwachtingen te managen en relaties op te bouwen. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, waaronder:

• Frequente communicatie. Dit is het belangrijkste aspect van stakeholder engagement. U moet regelmatig communiceren met belanghebbenden om hen op de hoogte te houden van het project en om feedback te krijgen. Dit kan worden gedaan via persoonlijke ontmoetingen, telefoontjes, e-mails of online tools zoals een project management software. Elke stakeholder heeft mogelijk zijn eigen communicatiestrategie nodig.
• Overleg. Dit houdt in dat belanghebbenden worden geraadpleegd bij de besluitvorming. Dit kan door middel van bijeenkomsten, enquêtes of focusgroepen.
• Samenwerking. Dit omvat het werken met belanghebbenden om taken te voltooien of doelstellingen te bereiken. Dit kan door middel van co-creatie, gezamenlijke planning of gedeelde besluitvorming.

De beste manier om met verschillende leiders om te gaan, hangt af van de belanghebbende en het project. U moet uw verlovingsplan op elk individu afstemmen.

Sjablonen voor Stakeholdermanagementplannen

Nadat u de belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is het tijd om beheerplannen voor elke groep te ontwikkelen.

De onderstaande sjablonen kunnen u helpen bij het maken van betrokkenheidsplannen en het organiseren van uw communicatie met belanghebbenden.

Asana

Als stakeholdermanagement nieuw voor je is, biedt deze sjabloon van Asana een eenvoudige manier om georganiseerd te blijven. In dit plan noteert u elke belanghebbende, hun interesse in uw project en hoe invloedrijk ze zijn op uw werk.

Vervolgens kunt u een vakje aanvinken om hun communicatievoorkeuren te identificeren. Dat omvat hoe vaak ze van uw team willen horen en hoe ze willen dat u contact opneemt.

Waar we van houden: Met deze sjabloon weet u in één oogopslag welke van uw leiders de voorkeur geeft aan een snelle Slack versus een formele e-mail.

Documenten voor projectbeheer

Als u op zoek bent naar een meer gedetailleerd engagementplan, overweeg dan deze optie van Project Management Docs. Met dit document kunt u de visie van uw project volledig uiteenzetten en op welke afdelingen uw initiatief betrekking heeft.

Waar we van houden: Deze sjabloon bevat grafieken en tabellen die u kunt gebruiken om het belang van elke belanghebbende voor uw project te bepalen. U kunt dit document gebruiken om te brainstormen en uw definitieve ontwerp te schetsen.

KennisHut

Als je op zoek bent naar een complete gids voor het schrijven van een engagementplan, dan is KnowledgeHut er om je te helpen. Deze sjabloon bevat secties waarmee u belanghebbenden kunt identificeren en een tijdlijn kunt maken voor de betrokkenheid van elke persoon. U kunt ook de kosten en de betrokkenheid van personeel bijhouden.

Waar we van houden: Deze sjabloon bevat grafieken die u kunt invullen met gegevens van belanghebbenden. Als je vastloopt, bevat elke sectie nuttige vragen voor zelfreflectie om je op weg te helpen.

PM-training

Als u op zoek bent naar een eenvoudige spreadsheet om uw belanghebbenden te beheren, hoeft u niet verder te zoeken. Deze sjabloon van PMTraining biedt een eenvoudige benadering voor het managen van belanghebbenden.

Waar we van houden: dit sjabloon legt uit wie erbij betrokken is, wat ze moeten doen voor uw project en hoe u van plan bent ze betrokken te houden. Als u op zoek bent naar een snelle manier om een ​​gids voor stakeholdermanagement van één pagina te ontwikkelen, dan is dit het. Bovendien kan alles worden bewerkt in Google Documenten.

Tips voor stakeholdermanagement

Het formaliseren van stakeholdermanagement kan aanvoelen als een overweldigend proces. Of u nu net begint of al jaren ervaring heeft, de volgende tips kunnen u helpen bij succesvol stakeholdermanagement.

1. Definieer het doel van het project.

Volgens PMI, 44% van de projecten mislukt vanwege een gebrek aan afstemming tussen bedrijfs- en projectdoelstellingen.

Voordat u begint met het betrekken van belanghebbenden, is het van cruciaal belang om het doel van het project te definiëren. Dit zal u helpen identificeren met wie u moet samenwerken en wat hun doelstellingen zijn.

2. Definieer rollen en verantwoordelijkheden.

Definieer aan het begin van een project duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van elke belanghebbende. Dit helpt ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk is wat hun betrokkenheid bij het project is.

3. Communiceer regelmatig.

Regelmatige communicatie is essentieel voor succesvol stakeholdermanagement. U moet de belanghebbenden regelmatig op de hoogte houden van het project en hun feedback vragen.

Uw strategische doelstellingen moeten altijd duidelijk zijn in de communicatie met belanghebbenden. Hierdoor kan uw team de verwachtingen van belanghebbenden managen en positieve relaties creëren.

4. Wees transparant.

Het is belangrijk om transparant te zijn met belanghebbenden over het project. Dit zal helpen om vertrouwen op te bouwen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.

5. Zoek feedback.

Feedback is essentieel voor succesvol stakeholdermanagement. U moet in elke fase van het project feedback vragen aan belanghebbenden.

Houd hun suggesties bij en implementeer hun inzichten. U kunt vervolgens rapporteren over hoe u hun oplossingen hebt geïmplementeerd om hun steun verder te krijgen.

6. Kies de juiste software.

Alleen vandaag een op de vier teams maakt gebruik van projectmanagementsoftware. Het implementeren van een van deze tools kan u helpen georganiseerd te blijven.

Dat gaat van projectmanagementsoftware, zoals Basecamp of Asana, tot samenwerkingssoftware, zoals Google Drive of Trello. Kies een tech-stack die het beste past bij de behoeften van uw project.

7. Wees flexibel.

Stakeholdermanagement is geen one-size-fits-all proces. U moet flexibel zijn en uw aanpak afstemmen op elke persoon met wie u werkt.

Maak een effectief stakeholdermanagementplan

Belanghebbenden hebben de macht om uw project te beïnvloeden, dus door leiders te betrekken en hun behoeften voorop te stellen, kunt u ervoor zorgen dat alles soepel verloopt.

Houd deze tips in gedachten terwijl u uw strategie voor stakeholdermanagement ontwikkelt om op koers te blijven.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/stakeholder-management