Leren afstemmen met QuickBooks Online is een startstap voor het gebruik van QuickBooks om boeken te beheren. QuickBooks is een handig hulpmiddel waarmee u uw rekeningen kunt afstemmen zonder externe hulpmiddelen te gebruiken. 

In dit artikel doorlopen we het afstemmingsproces in QuickBooks, behandelen we veelvoorkomende problemen en geven we nuttige tips.

Zoek naar “Reconcile” in de bovenste helpmenubalk. Kies de rekening die u wilt afstemmen.

Stap 2: Afstemming openingssaldo

Het openingssaldo en de datum worden automatisch gedetecteerd op basis van het eindsaldo en de datum van de vorige afstemming.

Als dit de eerste keer is dat u afstemt in QuickBooks Online (QBO), worden de transacties weergegeven vanaf het begin van de rekening en is het openingssaldo nul.

Als u meer wilt weten over eerdere afstemmingen, zoals de einddatum van het afschrift, kunt u deze informatie vinden in het gedeelte 'Geschiedenis per rekening'.

Stap 3: Eindsaldo afstemmen

Voer het eindsaldo en de einddatum in. U kunt er ook voor kiezen om de velden 'servicekosten' en 'verdiende rente' toe te voegen. 

Servicekosten: voer eventuele servicekosten in die door uw bank worden opgelegd. Voer de gegevens, het bedrag en de onkostenrekening in. U kunt een onkostenrekening toevoegen, zoals 'Bankservicekosten'.

Verkregen rente: Vul het veld in om rekening te houden met de rente die u van uw bank ontvangt. Voer de gegevens, het bedrag en de onkostenrekening in. U kunt een onkostenrekening toevoegen, zoals 'Verdiende rente'.

Stap 4: Transacties matchen en wissen

Het QBO-afstemmingsscherm toont een vinkje en een grijze achtergrond voor goedgekeurde transacties. Terwijl de ongeëvenaarde transacties bovenaan verschijnen.

Zoek voor elke niet-gematchte transactie de overeenkomende transactie op uw afschrift. Als het bedrag overeenkomt, voltooit u de transactie. Herhaal dit proces totdat alle transacties zijn gematcht. Als het verschil 0 bedraagt, gefeliciteerd, is uw account afgestemd. Druk op “Nu voltooien” om de afstemming te voltooien.

Als het verschil niet nul is, moet u de transacties identificeren die niet in QuickBooks zijn vastgelegd. Dit kan te wijten zijn aan boekhoudfouten, niet-verantwoorde kosten of ongeautoriseerde transacties.

Fouten in uw afstemming identificeren

1. Openstaande betalingen en stortingen

Als gevolg van bankvertragingen worden uitstaande cheques en lopende stortingen niet op het bankafschrift geregistreerd of kunnen deze na de sluitingsdatum worden geregistreerd. Het kan zijn dat dit niet op uw bankafschrift staat.

2. Fout bij boekhoudkundige invoer:

Transactiebedragen of datums kunnen verkeerd worden ingevoerd. Dit kan leiden tot een nummermismatch, wat leidt tot ongeëvenaarde transacties. 

3. Bankkosten of verdiende rente:

Als u hier bij aanvang geen rekening mee heeft gehouden, kan dit ertoe leiden dat uw banksaldo een ander bedrag weergeeft.

4. Ongeautoriseerde transacties, fraude of diefstal

Bedrijven wereldwijd verliezen tot 5% van hun omzet door fraude en diefstal. Dit kan te wijten zijn aan ongeautoriseerde transacties van werknemers of diefstal van creditcard- of bankrekeninggegevens. Verzoening is een heel nuttig proces om dit te identificeren en snel te melden om het bedrijf tegen verliezen te beschermen.

Automatiseer de afstemming van bankafschriften

Het afstemmen met QBO vergt veel handmatige inspanning en kan tijdrovend zijn. Dit is een groter probleem bij bedrijven met een hoog volume en snelle doorlooptijden. Het kan dagen duren om honderden transacties volledig af te stemmen.

Met automatiseringssoftware kunt u het afstemmingsproces terugbrengen tot minuten. Dit zou het samenvoegen van gegevens uit meerdere financiële bronnen vereisen, het extraheren van relevante gegevens uit documenten, het matchen van gegevens uit verschillende bronnen en fraudecontroles.

Als u uw bankafstemmingsproces wilt automatiseren, organiseer dan een demogesprek met onze experts om uw workflows te automatiseren met behulp van Nanonets.

Automatiseer fraudedetectie, bankafstemmingen of boekhoudprocessen met een gebruiksklare, aangepaste workflow.

Afstemmingssoftware kan 3 belangrijke items voor u automatiseren:

1. Software voor buiten – Automatiseringssoftware zoals Nanonets kan naadloos worden geïntegreerd met uw ERP of e-mail om documenten zoals kasboeken, bankafschriften, facturen en bonnen te verzamelen. De software haalt alleen relevante informatie uit elk document via OCR-technologie.
   verklaringen
2. Gegevensovereenkomst – Zonder codeautomatisering kunt u eenvoudig regels instellen die overeenkomen met de twee documenten. U kunt in de loop van de tijd nieuwe regels opstellen en hoeft niet met formules te worstelen.
3. Identificatie van fouten en fraudecontrole – Stel vlaggen in om onregelmatige transacties, duplicaten of ongeautoriseerde transacties te identificeren.

Afstemmingssoftware helpt u tijd te besparen en stelt u en uw team in staat de taken uit te voeren die er toe doen. Uitchecken Nanonetten voor meer informatie over afstemmingsautomatisering.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/how-to-reconcile-in-quickbooks-online/