U weet al dat het essentieel is om ervoor te zorgen dat uw leveranciers op tijd worden betaald, zonder fouten of zorgen. Daarnaast wilt u misschien een oplossing vinden die de kosten drastisch verlaagt en tegelijkertijd de factuur- en betalingsprocessen stroomlijnt, zodat u kunt profiteren van nieuwe mogelijkheden om uw bedrijf te laten groeien en uitbreiden.
Een efficiënt AP automatiseringsoplossing kan u daarbij helpen. Accounts Payable-afdelingen hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat leveranciers- en leveranciersfacturen op tijd worden verwerkt, goedgekeurd en betaald om het bedrijf in beweging te houden.
Er zijn veel manieren om mee te beginnen Automatisering van crediteuren. We hebben de vijf beste best practices geïsoleerd die u kunt gebruiken om uw AP-afdeling succesvol te maken:
Betalingen automatiseren en digitaliseren
Het lijkt misschien een goed idee dat betalingsautomatisering een must is voor elk succesvol bedrijf. Op papier gebaseerde processen hebben veel bedrijven jarenlang kwetsbaar gemaakt, vooral in het licht van de recente gebeurtenissen. Betalingsautomatisering stelt AP-afdelingen in staat betalingen op afstand en efficiënter uit te voeren, met realtime tracking en 24/7 toegang tot betalingsinformatie.
In de kern verhoogt betalingsautomatisering de productiviteit binnen de afdeling door tijd en middelen te besparen. Het stelt bedrijven ook in staat om de meeste, zo niet alle, betaalbaar cheque-afdrukken te elimineren, terwijl het mogelijk is om op afstand bedrijfscontinuïteitscontrole af te drukken.
Het extra voordeel van maandelijkse kortingen op virtuele kaartuitgaven maakt betalingsautomatisering een topprioriteit voor toekomstige CFO's en AP-professionals, waarbij sommige AP-afdelingen meer dan $ 300 per jaar in kortingen op AP-uitgaven.
Factuurverwerking volledig automatiseren
Als AP-automatisering nieuw voor u is, denkt u misschien dat u al factuurautomatisering hebt ingevoerd. Veel financiële professionals geloven dat omdat ze meestal e-facturen ontvangen of omdat hun ERP stelt hen in staat om gemakkelijk facturen per e-mail te scannen, ze zijn al geautomatiseerd. Meestal is dat niet het geval.
Factuurautomatisering biedt AP-afdelingen de mogelijkheid om papieren facturen, e-facturen en facturen per e-mail automatisch te verplaatsen naar een digitale workflow met herkenning op vier niveaus en automatische fraudedetectie. Factuurautomatisering maakt ook goedkeuringsprocessen op afstand mogelijk, goedkeuringsworkflows met meerdere factoren (drempels voor factuurbedragen), e-mailmeldingen naar goedkeurders wanneer een factuur wordt ontvangen, vlaggen voor ontbrekende of bijgewerkte informatie, aangepaste teken- en veldscans, meldingen voor extreme variaties in bedragen, dubbele factuurwaarschuwingen en meer.
Een volledig geautomatiseerde factuuroplossing elimineert vrijwel het risico op fraude en geeft uw AP-afdeling volledige controle over het factuurgoedkeuringsproces.
Schakel No Touch & Remote AP in
De recente pandemie heeft bedrijven ertoe aangezet om te kampen met een groot aantal operationele tekortkomingen in hun huidige processen waarvan ze zich anders misschien niet bewust waren. Misschien niet meer dan de overduidelijke behoefte aan business continuity planning en extern proces enablement op alle gebieden van de bedrijfsvoering.
Financiën en AP-afdelingen hebben in het verleden veel langer handmatige processen aangehouden dan andere bedrijfsonderdelen. De belangrijkste reden voor de vertraging bij de invoering van nieuwere en meer gestroomlijnde processen is altijd het comfort geweest van vertrouwde betalingsmethoden en de waargenomen moeilijkheid bij het verkrijgen en onderhouden van betalingsgegevens van leveranciers. Het bijhouden van bank- en creditcardgegevens lijkt zeker moeilijker dan het schrijven van een papieren cheque, waar u alleen een naam en een adres nodig heeft.
Echter, kantoorsluitingen en het gecentraliseerde karakter van boekhoudkundige en AP-afdelingen hebben enorme gaten in de papieren processen van het verleden geprikt. Bedrijven kunnen niet langer uitsluitend vertrouwen op het lokaal afdrukken van cheques en crediteurenoplossingen. Accounts Betalende professionals moeten externe, no-touch facturen en betalingsmogelijkheden inschakelen.
Afgezien van de duidelijke voordelen van ononderbroken factuurverwerking en betalingsuitgifte, zijn er ook de kostenbesparingen bij het digitaliseren van betalingen en facturen. Een recente PYMNTS studies schat dat bedrijven de tol van $ 150 miljard aan verouderde AP- en AR-processen kunnen overschrijden door over te stappen op AP- en AR-automatisering.
Decentraliseer en laag AP-functionaliteit
Veel gerenommeerde organisaties, waaronder Harvard, schat dat de effecten van COVID-19 een negatieve impact zullen hebben op de bedrijfsvoering tot ver in 2022. Het sluiten van kantoren en het afdwingen van sociale afstanden kan voor de zomer een korte sabbatical duren. Toch zou het onrealistisch optimistisch zijn om aan te nemen dat het hier gewoon zal blijven.
Dat betekent dat AP- en financiële professionals oplossingen moeten implementeren die volledige functionaliteit vanuit het kantoor of het huis mogelijk maken. Decentralisatie is van cruciaal belang voor alle aspecten van de bedrijfsvoering in ons nieuwe normale. Als u het kantoor niet kunt halen om papieren facturen te ontvangen en papieren cheques af te drukken, heeft u een volledig beveiligd back-upschema nodig.
Financieleiders zijn al van plan om kantoordiensten te spreiden, waarbij sommige werknemers wordt gevraagd om voor onbepaalde tijd vanuit huis te werken, aangezien de bureaus verder uit elkaar worden verplaatst en de vergaderruimten worden gesloten. Bedrijven zijn ook op zoek naar manieren om kosten te besparen, aangezien de prijs voor kantoorruimte de komende maanden naar verwachting zal verdrievoudigen. Werken op afstand afspraken zijn een noodzaak, waardoor automatisering van facturen en betalingen belangrijker is dan ooit tevoren.
Omarm High Tech, Low Touch Economy
Andere delen van de wereld buiten de Verenigde Staten hebben lang geleden een contactloze economie omarmd. In het VK zijn betalingen op papier en fysieke creditcards vrijwel achterhaald. We verwachten volledig een vergelijkbare verschuiving in Noord-Amerika de komende jaren, zo niet eerder.
De papieren cheque zou aanvankelijk in 2 uit B2030B-betalingen verdwijnen. Wees niet verbaasd als de cheque veel eerder verloopt in een postcoronavirussamenleving. Aanbieders van digitale cheque-oplossingen hebben al een manier gecreëerd om cheques binnen enkele seconden via e-mail uit te geven, zonder een vel papier of een verspilde stempel. Andere bedrijven hebben cheques volledig afgelegd ten gunste van nieuwere, veiligere betaalmethoden, zoals Virtuele kaarten (vCards) en Real-Time Payments (RTP).
Ongeacht hoe lang het duurt voor bedrijven om papieren cheques uit hun betalingsproces te verwijderen, één ding is zeker: het einde is nabij. De dag des oordeelsklok is ingesteld op vijf minuten tot middernacht voor papieren cheques in AP. De Hightech, low touch economy is hier om te blijven.
Door deze strategieën te gebruiken, profiteert u van de volgende voordelen:
Bespaar tijd
Tijd is geld in zaken, en met een AP automatiseringsoplossingkunt u tijd besparen om facturen en betalingen handmatig te verwerken.
Onmiddellijke kostenreductie
Geautomatiseerde oplossingen zorgen voor een effectieve vermindering van uw uitgaven, zodat u kunt bezuinigen op bestellingen van verbruiksartikelen voor cheques, MICR-toner, voorraad, enveloppen en frankering.
Inkomsten Generation
Door over te stappen op elektronische betalingen, kunt u ook een nieuwe inkomstenstroom creëren. Elk virtuele kaart verzonden zorgt voor een maandelijkse korting voor uw bedrijf, waardoor uw AP-afdeling een inkomstengenerator wordt (doorgaans bijna 1% van de totale uitgaven - elke maand betaald).
Meer controle en vertrouwen
Door uw betalingssysteem te automatiseren, wint u meer onder controle te houden over het proces heen, en vertrouwen in de wetenschap dat het systeem voor u werkt.
Betere organisatie
U hoeft niet langer handmatig papierwerk te doorzoeken en te doorzoeken om te vinden wat u zoekt, omdat elke gedetailleerde factuur onmiddellijk kan worden gevonden.
Veilig
Uw automatiseringsoplossing voor crediteuren slaat gegevens op in de cloud, waardoor u een beter gevoel van veiligheid krijgt omdat u weet dat uw bestanden veilig zijn en op bankniveau beveiligd.
U bespaart tijd en geld door handmatige AP-verwerkingstaken te elimineren en over te stappen op het gemak van een omzetgenererende machine.
Nu u de voordelen van automatisering van crediteuren kent, leest u hoe OnPay Solutions een onmiddellijk rendement op uw investering voor uw AP-afdeling kan garanderen. Klik hier om meer te leren!
Leer meer hoe automatiseer crediteuren:
Oorspronkelijk gepubliceerd op 18 april 2018. Bijgewerkt op kwaliteit en inhoud op 15 mei 2020.
Bron: https://www.onpaysolutions.com/payment-blog/accounts-payable-automation-strategies-for-success
