Over de hele wereld, meer dan Elke dag worden er 300 miljard e-mails verzonden en ontvangen, gemiddeld. Als je het mij vraagt, zijn dat 300 mogelijkheden om jezelf te promoten in je e-mailhandtekening.

Veel mensen behandelen hun e-mailhandtekeningen als een bijzaak, wat een grote gemiste kans is. Het is een kans voor u om anderen te vertellen wie u bent, hoe u te bereiken bent en waar u meer over u of uw bedrijf te weten kunt komen.

Wat moet er precies in uw handtekening staan?

Inhoudsopgave

1. Voor- en achternaam

Net als bij postcorrespondentie moet uw naam altijd in uw e-mailhandtekening worden opgenomen, zodat de ontvanger van uw bericht weet van wie het afkomstig is.

Ik vind het leuk om dit mijn eerste regel tekst te maken.

2. Affiliatie-informatie (zoals functietitel en afdeling)

Nauwkeurig achter uw naam moeten uw aansluitingsgegevens staan. Uw voorkeuren kunnen uw functietitel, uw bedrijf of organisatie en/of zelfs uw afdeling omvatten.

Naar mijn mening geeft het aansluiten bij een grotere organisatie je meer geloofwaardigheid, vooral als het een herkenbare organisatie is.

3. Secundaire contactgegevens

Secundaire contactgegevens zijn ook belangrijk, zodat de ontvanger weet hoe hij anders contact met u kan opnemen. Op deze lijn heb ik de neiging om telefoon, fax of een andere communicatiemethode op te nemen die ik wil benadrukken.

In situaties waarin u uw directe lijn niet wilt ophoesten, zou ik van deze gelegenheid gebruik maken om uw persoonlijke website te promoten als een andere manier om contact op te nemen.

4. Pictogrammen sociaal profiel

Uw aanwezigheid op sociale media is een belangrijk onderdeel van uw persoonlijke merk omdat het je helpt om volgers in je omgeving te krijgen en mensen laat zien waar je om geeft.

Ik heb het gevoel dat ik veel over iemand kan vertellen door wat hij post en hoe hij zichzelf portretteert.

Daarom is het een goed idee om links naar uw sociale mediapagina’s op te nemen in uw e-mailhandtekening. Het versterkt niet alleen uw persoonlijke merk, maar het helpt mensen ook nieuwe manieren te vinden om contact met u op te nemen en u te volgen.

Waarom sociale-mediapictogrammen gebruiken in plaats van alleen tekstlinks? Omdat pictogrammen gemakkelijker herkenbaar zijn voor mensen die uw handtekening afromen – en ze zullen opvallen. Volgens onderzoek van NeoMam-studio's, vergroten afbeeldingen in kleur de bereidheid van een persoon om de rest van de inhoud te lezen met 80%.

Bekijk het onderstaande voorbeeld, gemaakt met behulp van HubSpot's e-mailhandtekeninggenerator.

5. Oproep tot actie

Een van de slimste dingen die u in uw e-mailhandtekening kunt doen, is een call-to-action opnemen. Voor mij zijn de beste CTA’s voor e-mailhandtekeningen eenvoudig, actueel, niet opdringerig en in lijn met uw e-mailstijl.

Kies een CTA die aansluit bij een van uw huidige bedrijfsdoelen en update deze wanneer deze doelen veranderen. Hier is een voorbeeld van de e-mailhandtekening van HubSpotter met een CTA voor de HubSpot Podcast Netwerk:

6. Boekingslinks

Als u merkt dat u heen en weer e-mailt met collega's en klanten die vergaderingen met u willen boeken (zoals ik dat doe), maak het hen dan gemakkelijk door een link op te nemen waarmee u uw agenda kunt boeken, rechtstreeks in uw e-mailhandtekening.

Er zijn veel tools beschikbaar waarmee mensen afspraken kunnen boeken. Als u bijvoorbeeld een HubSpot Sales-klant bent, kunt u dat eenvoudig doen deel uw persoonlijke ontmoetingslink met iedereen met wie u een vergadering wilt boeken.

Als u geen HubSpot-klant bent, is dit een van mijn favoriete vergadertools Calendly, dat gratis is voor Basic en waarmee u uw Google- of Office 365-agenda kunt integreren.

7. Disclaimer voor de branche of wettelijke vereisten

Sommige sectoren, zoals de juridische, financiële en verzekeringssector, hebben specifieke richtlijnen over e-mailgebruik en etiquette om te voorkomen dat privé-informatie wordt verzonden.

Om deze reden raad ik u aan om de regelgeving in uw branche te onderzoeken en een disclaimer op te nemen in uw handtekening over e-mailtransmissies.

Mail-Signatures biedt een aantal voorbeelden van e-maildisclaimers, waaronder deze:

“De inhoud van deze e-mail is vertrouwelijk en alleen bedoeld voor de in het bericht vermelde ontvanger. Het is ten strengste verboden om enig deel van dit bericht met derden te delen, zonder schriftelijke toestemming van de afzender. Als je dit bericht per ongeluk hebt ontvangen, beantwoord dit bericht dan en verwijder het, zodat we ervoor kunnen zorgen dat een dergelijke fout in de toekomst niet meer voorkomt.

8. Foto of logo

Ik gebruik graag een afbeelding om mijn e-mailhandtekening op te fleuren. Het voegt een persoonlijk tintje toe, zodat ontvangers die u nog nooit hebt ontmoet uw naam kunnen associëren met uw gezicht.

Als alternatief kunt u ook het logo van het bedrijf gebruiken om meer naamsbekendheid aan uw e-mail toe te voegen.

9. Voornaamwoorden

Het is handig om de voornaamwoorden van uw voorkeur aan uw handtekening toe te voegen, vooral als u e-mails stuurt naar personen die u nog nooit hebt ontmoet. Het neemt ook de dubbelzinnigheid weg en zorgt ervoor dat u met anderen communiceert op basis van hun voorkeuren.

1. Benadruk uw naam, affiliatie en secundaire contactgegevens.

Mijn ideale volgorde voor een e-mailhandtekening is mijn naam, lidmaatschap en waar andere mensen mij kunnen bereiken.

Uw aansluiting kan betrekking hebben op uw functietitel, uw bedrijf, uw school of een soortgelijke organisatie die u belangrijk acht voor uw ontvangers.

Uw secundaire contactgegevens kunnen uw persoonlijke telefoonnummer of website omvatten.

Hier is een voorbeeld e-mailhandtekening dat raakt alle drie de hierboven beschreven dingen mooi. Kevins voor- en achternaam gaan gepaard met zijn band met de Universiteit van Connecticut. Hij maakt ook reclame voor zijn persoonlijke website, zodat zijn ontvangers een ander kanaal hebben om zijn werk te zien en contact met hem op te nemen voor meer informatie.

Wilt u een handtekening maken zoals hieronder? Gebruik HubSpot's e-mailhandtekeninggenerator.

2. Houd de kleuren eenvoudig en consistent.

Naar mijn mening is branding het meest effectief als deze consistent is – en dat geldt ook voor uw e-mailhandtekening. Het toevoegen van kleur aan uw e-mailhandtekening is een leuke bijkomstigheid, waardoor deze zich onderscheidt van de rest van uw e-mail.

Pro tip: Als u ervoor kiest om kleur te gebruiken, zorg er dan voor dat u zich naast de donkere tekst bij één of twee kleuren houdt. Gebruik subtiele accenten die passen bij uw logo of branding, bijvoorbeeld Bretagne Hodak doet in haar e-mailhandtekening, hieronder. Merk op hoe haar social media iconen dezelfde blauwe tint hebben als de ZinePak logo.

3. Gebruik ontwerphiërarchie.

Bij een goed ontwerp gaat het erom uw informatie op een licht verteerbare manier te presenteren. Omdat uw e-mailhandtekening slechts een lijst met informatie is, raad ik u aan een hiërarchie te gebruiken om de aandacht van lezers te richten op wat ze als eerste zouden moeten lezen.

Pro tip: Schaal uw naam op naar een groter lettertype zodat deze de meeste aandacht trekt, zoals je zou doen op een cv. Kies vervolgens de informatie die vetgedrukt is en kleur op basis van belangrijkheid, zodat u de ogen van mensen logisch door het ontwerp kunt leiden.

4. Maak links traceerbaar.

Je zet dus een paar links in je e-mailhandtekening, waaronder je CTA en je social media iconen. Maar klikt iemand er echt op?

Om erachter te komen of de links in uw handtekening daadwerkelijk klikken aantrekken en impact hebben, raad ik u aan deze links traceerbaar te maken, net zoals u met elke andere link in uw e-mails zou doen.

Volg deze instructies om eenvoudig een trackinglink te maken waarmee u verkeer naar uw website kunt toeschrijven aan uw e-mailhandtekening.

Pro tip: Van tijd tot tijd kunt u de indeling van uw handtekening of de tekst in uw handtekening wijzigen om te zien wat de meeste klikken oplevert.

5. Gebruik ruimteverdelers.

Er zijn manieren om veel tekst in een compact gebied te passen zonder dat dit ten koste gaat van het ontwerp.

Het gebruik van ruimteverdelers in uw ontwerp, zoals in het onderstaande voorbeeld, is een geweldige manier om dit te doen.

Pro tip: U kunt ook glyph-verdelers gebruiken, dit is het verticale balksymbool (d.w.z. |.)

Image Source

6. Voeg een internationaal voorvoegsel toe aan uw contactnummer.

Als u met mensen over de hele wereld werkt, vergeet dan niet het voorvoegsel voor de landcode wanneer u uw telefoonnummer vermeldt.

Veel mensen zien dit over het hoofd als ze niet gewend zijn om zelf internationale voorvoegsels te kiezen, maar ik denk dat het voor uw internationale collega's en klanten erg nuttig is om dit meteen bij de hand te hebben.

Hier is een lijst met landcodes als je de jouwe niet kent.

Hier is een voorbeeld van Kit Smit, voorheen van Brandwatch, een bedrijf dat kantoren heeft in zowel de Verenigde Staten als Europa en met internationale klanten werkt.

Door de Amerikaanse landcode op te nemen, kunnen mensen in andere landen hem gemakkelijker telefonisch bereiken.

7. Maak je ontwerp mobielvriendelijk.

Volgens Truelist, meer dan een derde van de professionals open e-mails op hun telefoon, waardoor het een uitstekende communicatiemethode is voor zakelijke en professionele aangelegenheden.

Dit is wat dit voor mij betekent: hoe meer mensen e-mail lezen op mobiele apparaten, hoe meer u mobiele gebruikers top-of-mind wilt houden wanneer u e-mails schrijft, inclusief uw e-mailhandtekening.

Een belangrijke manier om uw e-mailhandtekening mobielvriendelijk te maken, is door het ontwerp van uw handtekening gemakkelijk leesbaar en klikbaar te maken voor mobiele gebruikers. Dit is waar schaal echt belangrijk wordt.

Zorg ervoor dat uw tekst groot genoeg is om op kleine mobiele schermen te lezen, en dat uw links en knoppen toegankelijk zijn zodat mensen er met hun vingers op kunnen tikken.

Pro tip: Bekijk het onderstaande voorbeeld en let op hoeveel ruimte er is tussen verschillende klikbare elementen zoals de social media iconen. Deze zijn geweldig om met uw vinger op een mobiel scherm te tikken, zodat gebruikers niet per ongeluk op het Facebook-pictogram tikken wanneer ze naar Twitter wilden gaan.

Image Source

8. Gebruik een generator voor e-mailhandtekeningen.

Als je al deze stappen hebt geprobeerd en je bent nog steeds niet tevreden met hoe je e-mailhandtekening is geworden, maak je dan geen zorgen: het overkomt de besten van ons.

Het kan lastig zijn om deze digitale handtekeningen perfect te krijgen. Probeer in plaats daarvan een gratis generator voor e-mailhandtekeningen om het zware werk voor u te doen.

In plaats van zelf de kleuren, lettertypen en lay-out te kiezen, biedt deze generator u verschillende combinaties waaruit u kunt kiezen. Voeg eenvoudig uw informatie, foto's en links toe. Kies vervolgens uw kleuren. Als u tevreden bent, kunt u deze eenvoudig toevoegen aan uw e-mailaccount.

9. Controleer uw nieuwe e-mailhandtekening op kwaliteit.

Zorg er ten slotte, net als bij elk deel van een e-mail, voor dat uw handtekening er net zo goed uitziet als u denkt door deze met verschillende e-mailclients te testen.

Pro tip: Microsoft Outlook herkent geen achtergrondafbeeldingen, dus gebruik deze niet. Bovendien laden sommige e-mailclients standaard helemaal geen afbeeldingen, dus daar zou ik rekening mee houden.

Professionele voorbeelden van e-mailhandtekeningen

Hieronder staan ​​enkele van mijn favoriete voorbeelden van e-mailhandtekeningen in het wild.

1. Voorbeeld van verticale e-mailhandtekening

Creëer een e-mailhandtekening zoals deze met de gratis handtekeninggenerator van HubSpot.

Als u wilt dat uw e-mailhandtekening weinig moeite kost en veel impact heeft en tegelijkertijd de aandacht vestigt op een call-to-action, denk ik dat dit een geweldige optie is.

Wat ik leuk vind: Het heeft een verticale lay-out en bevat niet alleen sociale links voor de eigenaar, maar gebruikt de ruimte ook effectief om de aandacht van de kijker naar de CTA-knop onderaan te trekken. En vanwege de smalle breedte is deze e-mailhandtekening ideaal als veel van uw ontvangers hun e-mail op een mobiel apparaat openen

Het beste gedeelte? U kunt uw eigen handtekening maken met exact dezelfde lay-out met behulp van onze gratis generator voor e-mailhandtekeningen.

2. Beige voorbeeld van professionele e-mailhandtekening

Image Source

Dit prachtige voorbeeld van een e-mailhandtekening is gebaseerd op afbeeldingen en hoewel we het gebruik van afbeeldingsbestanden voor uw handtekening niet aanbevelen, verdient het toch een plekje op deze lijst.

Wat ik leuk vind: Deze handtekening is beschikbaar als afbeeldingssjabloon op Canva en trok mijn aandacht vanwege de mooie lay-out, lettertypen en kleuren. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een afbeelding als e-mailhandtekening is dat de lettertypen niet veranderen, waardoor u een sterker merkverhaal kunt creëren.

Vergeet niet: Het lettertype wordt bepaald door de e-mailclient van de ontvanger, niet door u.

3. Voorbeeld van een verkorte e-mailhandtekening

Image Source

Dit eenvoudige voorbeeld van een e-mailhandtekening, gemaakt door het team op mysignature.io, gebruikt steno om elk deel van de contactgegevens van de afzender te identificeren. Het e-mailadres en de mobiele telefoon van de eigenaar worden respectievelijk aangeduid met de letters e en m.

Wat ik leuk vind: Deze trendy zet kan uw e-mailhandtekening onderscheiden van de rest. Ik raad het aan als je specifiek in een meer informele of informele branche zit.

Het enige dat ik zou kunnen afraden is het gebruik van zo'n lichte letter- en pictogramkleur, die voor kleurenblinde kijkers wellicht moeilijker te lezen is.

4. Voorbeeld van e-mailhandtekening van professor

Image Source

Dit moderne, opvallende voorbeeld van een e-mailhandtekening voor een professor bevat een CTA, een reeks knoppen voor sociale media en een paragraaf met standaard AVG-taal – wat van cruciaal belang is in sectoren waar u mogelijk de privégegevens van ontvangers nodig heeft.

Wat ik leuk vind: Bij het onderzoek voor dit bericht hebben we talloze voorbeelden van e-mailhandtekeningen gevonden voor professoren en werknemers in de academische wereld. Deze wint veruit de prijs op het gebied van ontwerp, professionaliteit en bruikbaarheid.

5. Voorbeeld van e-mailhandtekening van Instagram-influencer

Image Source

Of je nu een influencer bent op Instagram, YouTube of TikTok, het is essentieel om nog steeds een professionele e-mailhandtekening te hebben, vooral als je vaak op zoek bent naar zakelijke partnerschappen en deals.

Wat ik leuk vind: Deze handtekening bevat een slimme prompt voor de ontvanger om haar mediakit te downloaden. Nog belangrijker is dat het onderaan een knop bevat om “Vind haar leuk op Instagram” – wat essentieel is voor professionals waarvan de belangrijkste Key Performance Indicators zijn betrokkenheidsstatistieken.

6. Eenvoudig voorbeeld van e-mailhandtekening
Creëer een e-mailhandtekening zoals deze met de gratis handtekeninggenerator van HubSpot.

Houd het bij twijfel simpel. Dit voorbeeld van een e-mailhandtekening, beschikbaar als sjabloon in onze gratis handtekeninggenerator, bevat alle essentiële informatie met voldoende ruimte ertussen.

Wat ik leuk vind: Onderaan bevat de handtekening sociale links voor degenen die meer over u of uw bedrijf willen weten. En als je het bewerkt met HubSpot's gratis generator voor e-mailhandtekeningen, zul je merken dat je een foto van jezelf, een CTA-knop en meer kunt toevoegen.

7. Voorbeeld van formele e-mailhandtekening van de academische wereld

Image Source

Als je ooit een formele e-mailhandtekening nodig hebt, denk ik dat dit een goed voorbeeld is voor inspiratie. Dit voorbeeld van een e-mailhandtekening is gemaakt door de Universiteit van Illinois als leidraad voor haar werknemers en is effectief, eenvoudig en zonder franje.

Wat ik leuk vind: Dit is een leuke optie als je in een traditionele branche werkt. Ik vind het leuk dat er onderaan een privacyverklaring staat, wat vooral belangrijk is om op te nemen als je ooit van plan bent je e-mails met iemand te delen.

8. Voorbeeld van e-mailhandtekening voor onroerend goed

Image Source

Dit voorbeeld van een e-mailhandtekening in onroerend goed deed me wensen dat ik in de makelaardij werkte. Maar u kunt het altijd aan uw behoeften aanpassen met de tool van mysignature.io.

Wat ik leuk vind: De profielfoto bevat een cool, modern schaduweffect en de sociale knoppen onderaan zijn prominenter, waardoor dit een fantastische match is als je meer aandacht wilt vestigen op je sociale accounts.

Het enige dat ik met dit voorbeeld zou heroverwegen, als je het als inspiratie gaat gebruiken, is dat de CTA te dicht bij de andere twee sociale knoppen staat. Als u wilt dat uw call-to-action de volledige aandacht van uw ontvanger trekt, kunt u overwegen om in plaats daarvan kleine sociale knoppen te gebruiken.

9. Voorbeeld van professionele e-mailhandtekening van schoolleraar

Image Source

Met of zonder afbeelding, ik denk dat dit voorbeeld van een e-mailhandtekening een winnaar is. Er wordt zowel vetgedrukte als gewone tekst gebruikt om een ​​gevoel van structuur te creëren, en er wordt standaardtaal gebruikt over de vertrouwelijkheid van de e-mail.

Wat ik leuk vind: De taal onderaan is in een lichter lettertype, waardoor de aandacht eraf wordt gehouden. Dit is een solide voorbeeld dat u kunt volgen als u geen CTA in uw e-mailhandtekening hoeft te hebben.

10. Voorbeeld van horizontale e-mailhandtekening

Creëer een e-mailhandtekening zoals deze met de gratis handtekeninggenerator van HubSpot.

Neem dit ruime voorbeeld van een e-mailhandtekening als inspiratie als u veel informatie wilt opnemen, terwijl u ook de aandacht helemaal naar rechts op uw CTA wilt houden. Dit voorbeeld is beschikbaar als sjabloon op de e-mailhandtekeninggenerator van HubSpot en heeft aan de linkerkant ook ruimte om sociale links op te nemen.

Wat ik leuk vind: De eenvoud en aanpasbaarheid zijn fantastisch. En als u de visuele weergave van de handtekening tot aan het lettertype wilt bepalen, kunt u er altijd een screenshot van maken en deze als afbeelding gebruiken. Vergeet niet om alternatieve tekst op te nemen.

Pas deze e-mailhandtekening gratis aan (of maak uw eigen handtekening)..

Beste professionele e-mailhandtekening

De beste professionele e-mailhandtekening zal trouw zijn aan wie u bent, zowel op als buiten de werkplek.

Zodra u de basiscontactgegevens heeft opgenomen, is de rest van uw e-mailhandtekening een leeg canvas waarop u een stukje persoonlijkheid kunt delen met elke professionele e-mail die u verzendt.

Gewapend met deze best practices voor e-mailhandtekeningen, kunt u uw eigen handtekening maken die aansluit bij uw merk en uw e-mails een beetje extra geeft uhm.

Noot van de redactie: dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2019 en is bijgewerkt voor volledigheid.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/professional-email-signatures