In de snel veranderende omgeving van vandaag staan ​​Human Resources (HR)-afdelingen voor de uitdaging om een ​​groot aantal taken te beheren en tegelijkertijd nauwkeurigheid, efficiëntie en naleving te waarborgen. De komst van HR-procesautomatisering heeft echter een revolutie teweeggebracht in de manier waarop HR-professionals werken. Door gebruik te maken van de kracht van technologie en intelligente software, stroomlijnt HR-procesautomatisering workflows, vermindert het fouten, verbetert het de nauwkeurigheid van gegevens en verbetert uiteindelijk de algehele werknemerservaring.

In deze blog gaan we dieper in op de verschillende aspecten van HR-procesautomatisering en onderzoeken we de voordelen, technologieën, gegevensextractie, procesoptimalisatie, compliance, beveiliging en implementatie. Laten we eens kijken hoe HR-procesautomatisering HR-afdelingen kan transformeren en hun volledige potentieel kan ontsluiten.

Wat is HR-automatisering?

HR-automatisering, ook wel bekend als HR-procesautomatisering, verwijst naar het gebruik van technologie en software om verschillende HR-taken en workflows te stroomlijnen en te automatiseren. Het omvat de toepassing van intelligente software en geavanceerde technologieën om repetitieve en tijdrovende HR-processen te automatiseren, waardoor handmatige tussenkomst wordt verminderd, de efficiëntie wordt verbeterd en de algehele operationele HR-prestaties worden verbeterd.

HR-automatisering omvat een breed scala aan activiteiten binnen het HR-domein, waaronder werving en selectie onboarding, W-2 formulierautomatisering, personeelsgegevensbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatiebeheer, training en ontwikkeling, tijdregistratie, loonverwerking, nalevingsbeheer en offboardingprocessen. Door deze processen te automatiseren, kunnen HR-professionals zich richten op meer strategische initiatieven en hoogwaardige taken waarvoor menselijke expertise vereist is, zoals het verwerven van talent, betrokkenheid van medewerkers en organisatieontwikkeling.

Voordelen van HR-automatisering

Tijd- en kostenbesparingen

HR-automatisering elimineert handmatige en repetitieve taken, waardoor de tijd en moeite die nodig is voor administratieve processen wordt verminderd. Hierdoor kunnen HR-professionals zich concentreren op strategische initiatieven en taken met toegevoegde waarde, waardoor uiteindelijk de productiviteit en efficiëntie toenemen. Bovendien verlaagt automatisering de operationele kosten door de behoefte aan uitgebreide handmatige arbeid te minimaliseren en processen te stroomlijnen.

Verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid

Automatisering elimineert het risico van menselijke fouten in verband met handmatige gegevensinvoer en -verwerking. Door HR-taken zoals gegevensinvoer, documentbeheer en loonverwerking te automatiseren, kunnen organisaties een hoger niveau van nauwkeurigheid en consistentie bereiken. Dit leidt tot verbeterde gegevensintegriteit en verkleint de kans op nalevingsproblemen of discrepanties in personeelsdossiers.

Verbeterde werknemerservaring

HR-automatisering stelt werknemers in staat zelfbedieningsmogelijkheden te bieden. Via selfserviceportalen voor werknemers kunnen personen hun persoonlijke gegevens inzien en bijwerken, verlof aanvragen, loonstroken bekijken en zich inschrijven voor uitkeringsprogramma's. Deze zelfbedieningsfunctionaliteit verbetert het gemak, het reactievermogen en de transparantie, waardoor werknemers de verantwoordelijkheid nemen voor hun HR-gerelateerde behoeften.

Gestroomlijnde werving en onboarding

Automatisering vereenvoudigt en versnelt de wervings- en onboardingprocessen. Systemen voor het volgen van sollicitanten automatiseren vacatures, cv-screening en communicatie met kandidaten, waardoor HR-teams grote hoeveelheden sollicitaties efficiënt kunnen beheren. Bovendien leiden geautomatiseerde onboarding-workflows nieuwe medewerkers door het benodigde papierwerk, trainingsmateriaal en oriëntatie, waardoor een soepele en consistente onboarding-ervaring wordt gegarandeerd.

Datagedreven besluitvorming

HR-automatisering biedt organisaties toegang tot realtime gegevens en analyses. Door HR-informatie te centraliseren en het verzamelen, rapporteren en analyseren van gegevens te automatiseren, kunnen organisaties waardevolle inzichten verkrijgen in personeelstrends, prestatiestatistieken en werknemersbetrokkenheid. Deze gegevensgestuurde inzichten maken geïnformeerde besluitvorming mogelijk, waardoor HR-professionals proactief uitdagingen kunnen aanpakken en HR-strategieën kunnen optimaliseren.

Compliance Management

HR-automatisering helpt organisaties te zorgen voor naleving van arbeidswetten, branchevoorschriften en vereisten voor gegevensprivacy. Automatiseringssystemen kunnen nalevingsgerelateerde taken volgen en afdwingen, zoals het beheren van personeelsdossiers, het volgen van certificeringen en licenties en het genereren van wettelijk vereiste rapporten. Dit verkleint het risico op niet-naleving, vermijdt boetes en zorgt voor een veilige en controleerbare HR-omgeving.

Workflowoptimalisatie en samenwerking

HR-automatisering maakt het stroomlijnen van HR-workflows mogelijk en bevordert de samenwerking tussen HR-teamleden. Geautomatiseerde workflows zorgen voor consistente processen en elimineren knelpunten, waardoor HR-professionals efficiënter en effectiever kunnen werken. Samenwerkingsfuncties, zoals gedeelde documentopslagplaatsen en taakbeheersystemen, vergemakkelijken naadloze communicatie en coördinatie binnen de HR-afdeling.

Schaalbaarheid en flexibiliteit

Automatiseringssystemen kunnen eenvoudig worden geschaald naarmate een organisatie groeit of veranderingen ondergaat. Of het nu gaat om het uitbreiden van het personeelsbestand, automatisering van W-2-formulierenDoor nieuw HR-beleid te implementeren of te integreren met andere bedrijfssystemen, biedt HR-automatisering de flexibiliteit om zich aan te passen en tegemoet te komen aan veranderende behoeften. Deze schaalbaarheid zorgt ervoor dat HR-processen de groei van de organisatie en veranderingen in HR-vereisten efficiënt kunnen ondersteunen.

Technologieën die de automatisering van HR-processen stimuleren

Documenten parseren en extraheren

Documentparsing speelt een cruciale rol in de automatisering van HR-processen. Intelligente software, aangedreven door machine learning-algoritmen en natuurlijke taalverwerking (NLP), haalt nauwkeurig relevante gegevens uit verschillende HR-documenten, zoals cv's, sollicitaties en contracten. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, versnelt documentverwerking en zorgt voor nauwkeurigheid van gegevens.

Gegevensintegratie en aangepaste workflows

HR-procesautomatiseringssoftware integreert naadloos met bestaande HR-systemen of databases, waardoor real-time gegevenssynchronisatie mogelijk is. Deze integratie centraliseert en consolideert HR-informatie en biedt HR-professionals één bron van waarheid. Er kunnen aangepaste workflows worden gecreëerd om af te stemmen op de specifieke HR-praktijken van een organisatie, waarbij processen zoals onboarding van werknemers, prestatiebeheer, verlofbeheer en nalevingsregistratie worden geoptimaliseerd.

Kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML)

AI- en ML-technologieën stellen intelligente automatiseringssystemen in staat om complexe taken uit te voeren. AI-gestuurde chatbots bieden gepersonaliseerde HR-ondersteuning en helpen bij vragen van werknemers, terwijl ML-algoritmen enorme hoeveelheden HR-gegevens analyseren om patronen te identificeren, resultaten te voorspellen en HR-strategieën te optimaliseren. Deze technologieën verbeteren de besluitvorming, het talentbeheer en de betrokkenheid van werknemers.

Cloudcomputing en Software-as-a-Service (SaaS)

Cloudgebaseerde HR-automatiseringsoplossingen maken gebruik van de kracht van cloud computing en SaaS-modellen. Deze technologieën bieden schaalbaarheid, toegankelijkheid en kosteneffectiviteit. Cloudplatforms stellen HR-professionals in staat om overal toegang te krijgen tot HR-systemen en -gegevens, waardoor werken op afstand en zelfbedieningsfunctionaliteit voor werknemers wordt vergemakkelijkt.

Application Programming Interfaces (API's)

API's maken een naadloze integratie tussen verschillende HR-systemen en -tools mogelijk. Door HR-automatiseringssoftware te verbinden met bestaande HR-systemen, zoals HRIS, salarisadministratiesystemen of talentmanagementplatforms, vergemakkelijken API's real-time gegevenssynchronisatie en elimineren ze de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer of duplicatie.

Automatiseer HR-taken en workflows met onze AI-gestuurde workflowbuilder, ontworpen door Nanonets voor jou en je teams.

7 HR-processen die automatisering nodig hebben

Automatisering speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen van HR-processen, het verminderen van handmatige inspanningen en het verbeteren van de operationele efficiëntie. Simpel gezegd, HR-automatisering is de toekomst van het werk. Hier zijn zeven HR-processen die enorm profiteren van automatisering:

1. Werving en sollicitanten volgen: Werving en het volgen van sollicitanten omvatten verschillende tijdrovende taken, zoals het plaatsen van vacatures, het screenen van cv's, het plannen van sollicitatiegesprekken en het communiceren met kandidaten. Automatisering stroomlijnt deze processen door gebruik te maken van systemen voor het volgen van sollicitanten (ATS) die automatisch cv's parseren, kandidaten screenen op basis van vooraf gedefinieerde criteria, sollicitatiegesprekken plannen en geautomatiseerde meldingen naar sollicitanten sturen. Dit bespaart HR-professionals kostbare tijd en zorgt voor een soepel en efficiënt wervingsproces.
2. Onboarding en werknemersdocumentatie: Het onboarding-proces vereist veel papierwerk, waaronder het verzamelen van werknemersinformatie, het beheren van contracten en het verspreiden van personeelshandboeken en -beleid. Automatisering vereenvoudigt dit proces door elektronische formulieren en zelfbedieningsportals aan te bieden waar werknemers de benodigde documenten en informatie kunnen indienen. Geautomatiseerde workflows kunnen nieuwe medewerkers door het onboardingproces leiden en ervoor zorgen dat alle vereiste documenten tijdig worden ingevuld en ondertekend.
3. Tijd- en aanwezigheidsbeheer: Het automatiseren van tijd- en aanwezigheidsbeheer elimineert de noodzaak van handmatige tijdregistratie, vermindert fouten en zorgt voor een nauwkeurige administratie. Met prikkloksystemen en mobiele applicaties kunnen medewerkers hun werkuren elektronisch registreren en verlof aanvragen. Geautomatiseerde systemen berekenen het totale aantal werkuren, houden overuren bij en integreren met salarisadministratiesystemen voor een naadloze salarisverwerking.
4. Prestatiemanagement en beoordelingen: Prestatiebeheer omvat het stellen van doelen, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen en het geven van feedback aan werknemers. Automatisering vereenvoudigt dit proces door tools voor digitaal prestatiebeheer te bieden. Deze tools vergemakkelijken het opstellen en volgen van prestatiedoelen, automatiseren beoordelingscycli en genereren prestatiebeoordelingsrapporten. Automatisering zorgt voor consistentie, transparantie en objectieve evaluatie van de prestaties van medewerkers.
5. Voordelen Administratie: Het beheren van personeelsbeloningen, zoals ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen en verlofregelingen, kan complex en tijdrovend zijn. HR-automatiseringssystemen vereenvoudigen het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden door zelfbedieningsportals te bieden waar werknemers zich kunnen inschrijven en hun secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen beheren. Deze systemen automatiseren de berekening van vergoedingen, houden verlofsaldi bij en genereren rapporten, waardoor de administratieve last wordt verminderd en een nauwkeurige administratie van uitkeringen wordt gegarandeerd.
6. Training en ontwikkeling: Automatisering verbetert trainings- en ontwikkelingsprocessen door leerbeheersystemen (LMS) te bieden die het maken, leveren en volgen van trainingsprogramma's mogelijk maken. LMS-platforms automatiseren cursusinschrijving, volgen de voortgang van werknemers en genereren trainingsrapporten. Automatisering zorgt ervoor dat werknemers toegang hebben tot relevant trainingsmateriaal, stroomlijnt de trainingsadministratie en verbetert de vaardigheden en competenties van werknemers.
7. Offboarding- en exitprocessen: Bij het verlaten van de organisatie moeten verschillende taken worden uitgevoerd, zoals het verzamelen van bedrijfseigendommen, het beëindigen van de toegang tot het systeem en het voeren van exit-interviews. Automatisering vereenvoudigt het offboardingproces door gestandaardiseerde checklists en workflows te bieden. Het zorgt ervoor dat alle noodzakelijke taken tijdig worden afgerond, vergemakkelijkt kennisoverdracht en maakt efficiënte exit-interviews mogelijk om feedback te verzamelen.

Nanonetten voor HR-automatisering

Welkom bij Nanonets Workflow Automation, waar AI-gestuurde technologie u en uw team in staat stelt om handmatige taken te automatiseren en binnen enkele minuten efficiënte workflows op te bouwen. Gebruik natuurlijke taal om moeiteloos workflows te creëren en te beheren die naadloos integreren met al uw documenten, apps en databases.

Ons platform biedt niet alleen naadloze app-integraties voor uniforme workflows, maar ook de mogelijkheid om aangepaste Large Language Models-apps te bouwen en te gebruiken voor geavanceerd tekstschrijven en het posten van reacties binnen uw apps. Tegelijkertijd blijft het garanderen van gegevensbeveiliging onze topprioriteit, met strikte naleving van de AVG-, SOC 2- en HIPAA-nalevingsnormen.

Om de praktische toepassingen van de workflowautomatisering van Nanonets beter te begrijpen, gaan we dieper in op enkele praktijkvoorbeelden. Het creëren van geautomatiseerde workflows met behulp van Nanonets Workflows kan de efficiëntie van HR-processen aanzienlijk verbeteren. Laten we enkele HR-processen bespreken die we hierboven noemden.

1. Werving en het volgen van sollicitanten
   • Trigger – LinkedIn: Een kandidaat solliciteert naar een vacature.
   • Actie 1 – Broeikasgassen: Greenhouse screent de aanvraag en categoriseert deze op basis van vooraf gedefinieerde criteria.
   • Actie 2 – Calendly: Er wordt een planningslink naar gekwalificeerde kandidaten gestuurd voor sollicitatiegesprekken.
   • Actie 3 – Gmail: Bevestigings-e-mails worden op afspraak naar zowel kandidaten als interviewers verzonden.
2. Onboarding en werknemersdocumentatie
   • Trigger – BambooHR: Wordt geactiveerd wanneer een nieuw werknemersitem wordt toegevoegd.
   • Actie 1 – DocuSign: Verzendt een digitaal onboardingpakket voor elektronische ondertekening.
   • Actie 2 – Google Formulieren: Verzendt een digitaal onboardingpakket voor elektronische ondertekening.
   • Actie 3 – BambooHR: Werkt de gegevens van de werknemer bij met ingevulde formulieren.
   • Actie 4 – Gmail: Verstuurt herinneringen voor openstaande documenten.
3. Tijd- en aanwezigheidsbeheer
   • Trigger – Schakelen: Begin- en eindtijden van werknemerslogboeken.
   • Actie 1 – Google Spreadsheets: Berekent het totale aantal uren en synchroniseert met de salarisadministratie.
   • Actie 2 – Speling: Verzendt met vaste tussenpozen urenregistratiewaarschuwingen voor goedkeuring door het management als er sprake is van speling.
   • Actie 3 – ADP: Goedgekeurde urenstaten worden automatisch bijgewerkt in het salarissysteem.
4. Prestatiemanagement en beoordelingen
   • Trigger – Planner: Er begint een nieuwe beoordelingsperiode.
   • Actie 1 – Rooster: Verzendt meldingen om prestatiebeoordelingen te voltooien.
   • Actie 2 – Luchttafel: Verzamelt beoordelingsgegevens en genereert rapporten.
   • Actie 3 – Gmail: Informeert medewerkers en managers om beoordelingen te bespreken.

Elk van deze zaps maakt gebruik van de kracht van Nanonets Workflows om alledaagse en tijdrovende HR-taken te automatiseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid over het hele HR-spectrum wordt verbeterd.

Automatiseer HR-taken en workflows met onze AI-gestuurde workflowbuilder, ontworpen door Nanonets voor jou en je teams.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/hr-automation-in-2023/