De boekhouding van huurwoningen is misschien wel het moeilijkste onderdeel van het zijn van een landheer, vooral bij het onderhouden van eigendommen en het ordelijk houden van de financiën.

Er zijn echter manieren om het proces te vereenvoudigen en het hele jaar door georganiseerd te blijven, zodat de belastingtijd soepel verloopt. Hier zijn enkele boekhoudkundige tips om u te helpen huisbazen houd de financiën bij en bereid u voor op de belastingdag.

Het is niet persoonlijk. Het zijn zaken 

Dit lijkt misschien een no-brainer, maar het zou je verbazen hoeveel eigenaren van kleine bedrijven hun bankrekeningen voor zakelijke doeleinden gebruiken. Het openen van een aparte bankrekening voor uw verhuurbedrijf is van cruciaal belang omdat het het bijhouden van inkomsten en uitgaven met betrekking tot uw huurwoningen eenvoudiger maakt. Afzonderlijke rekeningen moedigen ook de organisatie aan en vereenvoudigen de belastingvoorbereiding. 

Als u uw record houden glijden, nu is het tijd om bij te praten. Zonder nauwkeurige financiële rapporten kunt u geen weloverwogen beslissingen nemen over uw vastgoed of bedrijf. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens over alle inkomsten en uitgaven die verband houden met uw huurwoningen is ook de sleutel tot het stroomlijnen van de belastingvoorbereiding. Dit omvat het bijhouden van huurbetalingen, onderhoudskosten van onroerend goed, reparaties, verzekeringspremies, onroerendgoedbelasting en hypotheekbetalingen – bij voorkeur allemaal op één plek. 

Wanneer het belastingseizoen aanbreekt, is het gemakkelijker om snel alle relevante financiële gegevens voor het belastingjaar te verzamelen en inkomsten en uitgaven te ordenen door ze te categoriseren. Vervolgens kunt u bepalen welke kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Gewoon aftrekbaar Kosten voor verhuurders kunnen bestaan ​​uit hypotheekrente, onroerendgoedbelasting, verzekeringspremies, onderhouds- en reparatiekosten, nutsvoorzieningen, afschrijvingen en professionele honoraria.

Volgen, monitoren, beoordelen, herhalen

In de geest van het hele jaar door georganiseerd blijven en het vermijden van waanzin tijdens het belastingseizoen, zijn er veel boekhoudkundige gegevenspunten die verhuurders regelmatig moeten volgen, monitoren en beoordelen. Het is een goed idee om alle uitgaven in verband met uw huurwoningen bij te houden, inclusief nutsvoorzieningen, beheerkosten voor onroerend goed en reguliere onderhouds- en reparatiekosten. 

Zorg ervoor dat alles huurinkomsten naar behoren wordt gedocumenteerd en verantwoord door regelmatig de juistheid van de huurinkomstenoverzichten te monitoren en te verifiëren. Bewaar bonnen en facturen voor elke gemaakte uitgave en neem de tijd om uw financiële rapporten maandelijks te bekijken, inclusief winst-, verlies- en cashflowoverzichten. Dit helpt u bij het identificeren van eventuele discrepanties of gebieden waarop u uw financiële beheerpraktijken kunt verbeteren.

Profiteer van technologie

Het gebruik van een spreadsheet om uw betalingen en uitgaven bij te houden is een van de oudste methoden voor het bijhouden van gegevens (naast het gebruik van pen en papier). Hoewel dit een beproefde manier is om gegevens te documenteren, kunnen betaalbare technologieën het proces automatiseren, waardoor tijd wordt bespaard en de efficiëntie van uw bedrijf wordt vergroot. 

Voor een app of software hoeft u alleen maar invoer in te voeren huurder en eenmalige huurbetalingsinformatie, waarbij tracking voor de gehele huurovereenkomst van de huurder wordt ingesteld. Dit zorgt ervoor dat u minder snel een fout in uw gegevens ontdekt als gevolg van menselijke fouten en elimineert de tijd die u besteedt aan het handmatig invoeren van informatie. De ingevoerde gegevens kunnen vervolgens eenvoudig worden geëxporteerd naar een .csv-bestand, compatibel met Microsoft Excel, Google Spreadsheets en Apple Numbers.

Zoek naar naadloze, geautomatiseerde boekhoudfuncties zoals eenvoudige installatie, op onroerend goed gebaseerde rapportage, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, sjablonen voor huurtransacties, het volgen van vaste activa, documentopslag, kilometerregistratie en belastingklare rapporten. Platformen waarmee u eenvoudig en snel al uw boekhoudbehoeften vanuit één app kunt volgen, bieden het meeste gemak.

Maak kennis met belastingcodes en deadlines

Zelfs als u een accountant inhuurt om u te helpen met uw belastingen, moet u als bedrijfseigenaar de federale, staats- en lokale belastingwetten kennen, evenals alle relevante deadlines. Maak uzelf vertrouwd met de belastingformulieren en deadlines die betrekking hebben op verhuurders, zoals Schema E (Aanvullend inkomen en verlies) en Formulier 1040. Let op de vervaldata voor het indienen van belastingen en eventuele verlengingen. 

Als u de belastingwetten en -regelgeving begrijpt – en elk jaar op de hoogte blijft van wijzigingen in de belastingwetgeving – kunt u beter informeren over hoe u met de boekhouding om moet gaan en kunt u het hele jaar door betere financiële besluitvorming stimuleren. Besteed speciale aandacht aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op verhuurders en eigenaren van kleine bedrijven om te profiteren van alle beschikbare aftrekposten en tegoeden.

Maximaliseer inhoudingen en tegoeden

Het is belangrijk om te bepalen welke kosten meetellen als aftrekbare kosten voor verhuurders. Hierbij kunt u denken aan hypotheekrente, onroerendgoedbelasting, verzekeringspremies, onderhouds- en reparatiekosten, nutsvoorzieningen, afschrijvingen en professionele honoraria. Bereken en registreer, indien van toepassing, de afschrijving voor uw huurwoning. Hierdoor kunt u de kosten van de woning gedurende de gebruiksduur ervan aftrekken, waardoor uw belastbaar inkomen daalt. 

U moet ook alle kosten voor uw thuiskantoor documenteren, want als u een deel van uw woning uitsluitend gebruikt voor het beheer van huurwoningen, komt u mogelijk in aanmerking voor aftrek van een percentage van de kosten van uw woning (zoals nutsvoorzieningen, verzekering en onderhoud). Zorg ervoor dat u gedetailleerde gegevens bijhoudt om uw claims te ondersteunen in het geval van een audit.

Zorg ervoor dat u onderscheid maakt tussen aftrekbare reparaties en kapitaalverbeteringen. Hoewel regulier onderhoud doorgaans aftrekbaar is in het jaar waarin het wordt uitgevoerd, moeten kapitaalverbeteringen, zoals het installeren van een zwembad of het uitvoeren van energie-efficiënte upgrades, mogelijk in de loop van de tijd worden afgeschreven. 

Raadpleeg een belastingadviseur

Als u ten slotte niet zeker bent over enig aspect van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van uw huurwoning of als u hulp nodig heeft bij de belastingvoorbereiding, kunt u advies inwinnen bij gekwalificeerde accountants die gespecialiseerd zijn in onroerendgoedbelasting. Zelfs als u liever uw boekhouding doet en uw eigen belastingen voorbereidt, is het altijd een goed idee om een ​​belastingprofessional te raadplegen om de uitgaven en inhoudingen correct te classificeren en ervoor te zorgen dat u zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving houdt. Ook kunnen zij waardevolle begeleiding bieden, afgestemd op uw specifieke situatie.

Ryan Barone is de mede-oprichter en CEO van HuurRedi, een bekroonde software voor verhuurbeheer die de manier transformeert waarop verhuurders en huurders hun huurervaring beheren.