B2B-betalingsautomatisering omvat alles, van de automatisering van het vastleggen en verwerken van facturen tot het doen van betalingen aan leveranciers en het afstemmen van die betalingen in uw boeken. Het stelt uw bedrijf in staat middelen vrij te maken, handmatige fouten te verminderen en zich te concentreren op meer strategische taken.

Uit een rapport uit 2018 bleek dat bedrijven in Noord-Amerika geld uitgeven $ 187 miljard jaarlijks op Accounts Payable (AP) verwerking, en arbeid vertegenwoordigt meer dan 90% van deze kosten. Wat als u deze kosten met 80% zou kunnen verlagen en de verwerkingssnelheid van facturen tot wel 10 keer zou kunnen verhogen? Klinkt te mooi om waar te zijn? 

Met de juiste B2B betalingsautomatisering software, dat is het niet. En de voordelen zijn niet beperkt tot kostenbesparingen, nauwkeurigheid en efficiëntie. B2B-betalingsautomatisering kan ook de relaties met leveranciers verbeteren, compliance waarborgen, boetes en boetes voorkomen en kritische inzichten bieden in cashflow en financiële gezondheid.

B2B-betalingsautomatisering is een game-changer voor bedrijven van elke omvang. In deze korte handleiding zullen we u door de basisprincipes van B2B-betalingsautomatisering leiden en hoe u AP-automatisering in uw bedrijf kunt implementeren.

Wat is B2B-betalingsautomatisering?

B2B-betalingsautomatisering is een technologiegestuurd proces dat de manier stroomlijnt waarop bedrijven betalingen aan leveranciers, aannemers en andere zakenpartners afhandelen.

Dus in plaats van dat uw team handmatig factuurgegevens invoert, controleert op fouten, betalingen initieert en die betalingen in uw financiële systeem afstemt, worden deze taken uitgevoerd door een oplossing zoals Nanonets.

Deze software automatiseert het hele proces met minimale menselijke tussenkomst, waardoor de tijd die aan deze vervelende taken wordt besteed, wordt verminderd en de kans op fouten en miscommunicatie aanzienlijk wordt verkleind.

Hoe kan B2B-betalingsautomatisering uw workflow stroomlijnen?

Investeren in een B2B-oplossing voor betalingsautomatisering is een slimme zet voor uw bedrijf. Soms is het moeilijk om de transformerende impact te geloven totdat je getuige bent van de veranderingen in actie.

Laten we dus eens kijken hoe deze oplossingen voor betalingsautomatisering verschillende delen van het B2B-betalingsproces automatiseren.

1. Factuurverwerking

B2B-oplossingen voor betalingsautomatisering kunnen gegevens vastleggen en facturen beoordelen om nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. Het extraheert vitale gegevens zoals factuurnummer, datum, leveranciersnaam en verschuldigd bedrag en koppelt deze aan de bijbehorende inkooporders en contracten.

Als er een mismatch is, markeert de software de factuur automatisch voor handmatige beoordeling. Uw team kan het bekijken en met een paar klikken terugsturen naar de leverancier voor correctie en opnieuw indienen.

Dit geautomatiseerde proces zorgt voor een drastische vermindering van de tijd die wordt besteed aan het handmatig invoeren en controleren van gegevens, wat leidt tot snellere factuurverwerkingstijden.

2. Goedkeuringsworkflows

Zodra de factuur is gematcht, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de aangewezen goedkeurder(s) voor beoordeling en goedkeuring. Het betalingsautomatiseringssysteem stuurt herinneringen en escalaties voor achterstallige goedkeuringen, waardoor de kans op vertraagde betalingen wordt verkleind, terwijl de kans op vervroegde betalingskortingen en betere partnerrelaties wordt vergroot.

Uw partners kunnen de status van hun facturen in realtime volgen, waardoor uw AP-team minder vragen krijgt. Dit niveau van transparantie bevordert het vertrouwen en verbetert uw zakelijke relaties.

3. Betalingsuitvoering

Betalingsautomatiseringssoftware initieert vervolgens betalingen op basis van de goedgekeurde facturen en betalingsvoorwaarden. De software maakt betalingsbestanden aan voor verschillende betaalmethoden zoals ACH, virtuele kaarten en cheques en stuurt deze naar de bank of betalingsverwerker.

Het is echter belangrijk op te merken dat de effectiviteit van betalingsautomatisering afhangt van de kwaliteit van de software en hoe goed deze is geïntegreerd in uw bestaande betalingssystemen. Aangezien de facturerings- en betalingsprocessen van bedrijf tot bedrijf verschillen, is het cruciaal om een ​​betalingsautomatiseringsoplossing te kiezen die kan worden aangepast aan uw specifieke behoeften.

Nemen Nanonetten, Bijvoorbeeld. Het kan facturen en inkooporders uit verschillende bronnen lezen, zoals e-mail, gescande documenten, digitale bestanden/afbeeldingen en cloudopslag, zodat u volledig contactloos te werk kunt gaan en uitgaven kunt matchen en afstemmen zonder handmatige tussenkomst. Je koppelt het eenvoudig aan je bestaande boekhoudsystemen, waaronder QuickBooks en Sage, zodat het je huidige processen niet verstoort.

4. Betalingsafstemming

Zodra de betalingen zijn uitgevoerd, zal de automatiseringssoftware ze afstemmen. Het zal de uitgevoerde betalingen vergelijken met de goedgekeurde facturen, zodat alle betalingen nauwkeurig en verantwoord zijn.

Eventuele discrepanties worden onmiddellijk gesignaleerd, zodat uw team deze snel kan onderzoeken en oplossen. Grootboekcodes worden automatisch toegepast, waardoor een naadloze integratie met uw boekhoudsysteem mogelijk is en het reconciliatieproces sneller en efficiënter verloopt.

5. Rapportage en analyse

B2B-betalingsautomatiseringssoftware automatiseert niet alleen handmatige taken; het biedt ook waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van uw bedrijf. Het genereert uitgebreide rapporten over uw betalingsactiviteiten, toont trends, identificeert knelpunten en signaleert mogelijkheden voor verbetering.

Deze gegevensgestuurde aanpak helpt u om nauwkeurigere budgetprognoses te maken, kostenbesparende mogelijkheden te identificeren en strategische beslissingen te nemen op basis van realtime financiële gegevens.

Waarom zou u B2B-betalingsautomatisering implementeren?

Het kan dus uw workflow stroomlijnen. Maar hoe vertaalt zich dat in tastbare voordelen voor uw bedrijf?

Hier zijn enkele dwingende redenen om te overwegen B2B-betalingsautomatisering te implementeren:

1. Kostenbesparingen

Een recent rapport onthulde dat bijna 92% van de bedrijven gebruikt cheques voor betalingen. Met de gemiddelde verwerkingskosten tussen $ 2.01 en $ 4, kan het handmatig verwerken van elke cheque erg duur zijn voor bedrijven. 

Geautomatiseerde B2B-betalingsverwerking kan de behoefte aan handmatig werk en op papier gebaseerde processen verminderen, waardoor de kosten voor het afdrukken, verzenden en opslaan van papieren cheques aanzienlijk worden verlaagd.

2. Verbeterde nauwkeurigheid

Handmatige betalingsverwerking is foutgevoelig, wat leidt tot onverwachte kosten en vertragingen. Dubbele betalingen, onjuiste bedragen en gemiste deadlines zijn slechts enkele voorbeelden van de onnauwkeurigheden die kunnen optreden bij handmatige verwerking. 

B2B-betalingsautomatisering kan deze fouten helpen elimineren door taken zoals gegevensinvoer, het matchen van betalingen met facturen en het identificeren van verschillen te automatiseren. In een recent onderzoek, bijna 62% van de organisaties noemde verhoogde efficiëntie als topprioriteit bij betalingsautomatisering en elektronische betalingen.

3. Snellere betalingsverwerking

Met geautomatiseerde factuurverwerking, factuurgoedkeuringsworkflows en betalingsuitvoering kan de tijd die nodig is om een ​​B2B-betaling te verwerken, worden teruggebracht van weken tot enkele dagen of zelfs uren. Facturen kunnen vanaf elke locatie worden goedgekeurd en betalingen kunnen onmiddellijk worden verwerkt, waardoor snellere doorlooptijden en een betere cashflow mogelijk zijn.

4. Sterkere leveranciersrelaties

Late betalingen, geschillen en andere betalingsgerelateerde problemen kunnen leveranciersrelaties schaden. B2B-betalingsautomatisering helpt bedrijven deze problemen te voorkomen door te zorgen voor tijdige betalingen en nauwkeurige betalingsgegevens. Dit kan bedrijven helpen sterkere relaties met leveranciers aan te gaan, wat kan leiden tot mogelijke kortingen, verbeterde voorwaarden en verbeterde samenwerking.

5. Schaalbaarheid en groei

B2B-betalingsautomatisering stelt organisaties in staat hun activiteiten efficiënter op te schalen. Naarmate leveranciers en facturen zich opstapelen, kan het handmatig verwerken ervan een knelpunt voor groei zijn. 

Geautomatiseerde B2B-betalingsverwerking helpt bedrijven het volume aan facturen en betalingen bij te houden, terwijl fouten worden verminderd en de efficiëntie wordt verhoogd. Dit zou bedrijven niet alleen helpen bij het plannen van hun activiteiten zonder zich zorgen te hoeven maken over vertragingen bij het verwerven van grondstoffen of kritieke benodigdheden, maar het richt zich ook op meer strategische taken die groei en winstgevendheid kunnen stimuleren.

6. Minder fraudegevoelig

Door de verwerking van leveranciersfacturen, goedkeuringsworkflows en uitvoering van betalingen te automatiseren, kan software voor betalingsautomatisering bedrijven een uitgebreid overzicht bieden van hun betalingsactiviteiten, waardoor ze ongebruikelijke transacties of activiteiten kunnen identificeren.

Bovendien kan software voor B2B-betalingsautomatisering beveiligingsmaatregelen implementeren, zoals meervoudige authenticatie, controles van gebruikersrechten en auditsporen, waardoor bedrijven beter beschermd zijn tegen fraude.

7. Verbeterde naleving

Het creëren van auditsporen en het onderhouden van gedetailleerde betalingsgegevens kan een uitdaging zijn met handmatige processen. Elke partner kan zijn eigen systeem en regels hebben voor het vastleggen van transacties. Je krijgt lukraak bijgehouden logboeken, die een probleem kunnen vormen tijdens audits of bij het naleven van regelgeving.

Met betalingsautomatisering wordt elke transactie systematisch gelogd en is deze eenvoudig te traceren. Bovendien kan de software worden geprogrammeerd om te voldoen aan verschillende internationale, nationale of branchespecifieke voorschriften, waardoor het risico op niet-naleving wordt verkleind. Dit vereenvoudigt niet alleen audits, maar biedt ook een gestructureerde manier om compliance-gerelateerde kwesties af te handelen.

8. Beter zicht en controle

Wanneer u uw B2B-betalingen automatiseert, krijgt u beter inzicht in uw uitgaven. Een uitgebreid overzicht van uw betalingsactiviteiten stelt u in staat trends te identificeren, inefficiënties op te sporen en op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen. Dit kan helpen om uw cashflow te optimaliseren, uw budget effectiever te beheren en toekomstige groei te plannen.

Bovendien geeft automatisering u meer controle over uw betalingen. U kunt goedkeuringsworkflows instellen, herinneringen voor aanstaande betalingen automatiseren en waarschuwingen ontvangen voor ongebruikelijke activiteiten. Dit zorgt ervoor dat u altijd op de hoogte bent en kunt ingrijpen wanneer dat nodig is.

9. Verhoogde productiviteit van werknemers en beter moreel

Handmatige betalingsverwerking is niet alleen tijdrovend, maar brengt ook vervelende taken met zich mee, die de productiviteit en het moreel van uw werknemers kunnen aantasten. Door B2B-betalingen te automatiseren, kunnen uw medewerkers tijd vrijmaken om zich te concentreren op meer strategische taken en initiatieven die kunnen bijdragen aan de groei van uw bedrijf.

Bovendien hoeven ze niet achter senior collega's aan te jagen voor goedkeuring van facturen, uren te besteden aan het afstemmen van betalingen of zich zorgen te maken over het kwijtraken van belangrijke documenten. Het behouden en motiveren van werknemers wordt gemakkelijker wanneer ze het gevoel hebben dat hun vaardigheden en tijd worden gebruikt voor zinvol werk.

Hoe implementeer je B2B-betalingsautomatisering in je organisatie om groei te stimuleren?

Veranderen is nooit gemakkelijk. Maar als u B2B-betalingsautomatisering effectief in uw organisatie kunt implementeren, kunt u uw betalingsprocessen stroomlijnen, tijd en geld besparen en de relaties met leveranciers verbeteren.

Hier zijn een paar tips om in gedachten te houden bij het implementeren van betalingsautomatisering binnen uw organisatie:

1. Beoordeel uw huidige betalingsprocessen

Van het archiveren van bonnen tot het importeren en consolideren van gegevens, zoek uit welke aspecten van uw B2B-betalingsverwerking nog steeds handmatig zijn. Op e-mail gebaseerde facturen worden bijvoorbeeld nog steeds handmatig ingevoerd in uw boekhoudsysteem of de facturen van een bepaalde leverancier worden afgedrukt en ter goedkeuring opgestuurd.

Door deze handmatige processen te identificeren, kunt u bepalen welke delen van uw betalingsverwerking kunnen worden geautomatiseerd en wat voor soort betalingsautomatiseringsoplossing het beste bij uw bedrijf past.

2. Zorg ervoor dat er zo min mogelijk handmatige validatie nodig is

Als uw team alle factuurgegevens handmatig moet valideren, automatiseert u uw betalingsprocessen niet echt. Het zou ertoe kunnen leiden dat facturen de volgende werkdag worden vereffend, wat resulteerde in een ongewenste vertraging in de bedrijfsvoering.

Kies software voor het automatiseren van B2B-betalingen die de tijd die nodig is om facturen te vereffenen, kan terugbrengen tot slechts enkele seconden. Op deze manier kan uw bedrijf een superieure en betrouwbare leverancierservaring bieden.

3. Bouw een universeel toegankelijke kennisbank op

Het creëren van een kennisbank die toegankelijk is voor alle relevante teamleden kan een grote bijdrage leveren aan de succesvolle implementatie van betalingsautomatisering. Het moet gedetailleerde informatie bevatten over de B2B-betalingsautomatiseringssoftware die u hebt gekozen, hoe het werkt, gebruikersrechten, goedkeuringsrouting en alle beleidsregels of procedures die moeten worden gevolgd.

Deze kennisbank moet regelmatig worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in uw betalingsautomatiseringsprocessen weer te geven, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.

4. Neem compliance en beveiliging serieus

B2B-betalingsautomatisering omvat gevoelige financiële gegevens, waardoor naleving en beveiliging van het grootste belang zijn. Uw B2B-betalingsautomatiseringssoftware moet voldoen aan de relevante regelgeving en internationale normen zoals PCI-DSS en ISO 27001, zodat de financiële gegevens van u en uw partners veilig zijn.

Bovendien moet u passende beveiligingsmaatregelen implementeren, zoals tweefactorauthenticatie, controles van gebruikersmachtigingen en auditsporen. U kunt ook een speciaal team opzetten of een externe auditor inhuren om de beveiliging en naleving te controleren.

6. Zorg ervoor dat B2B-betalingsautomatisering goed werkt met uw bestaande systemen

Stel dat u het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van SAP al gebruikt om uw bedrijfsprocessen te beheren. U moet ervoor zorgen dat de B2B-betalingsautomatiseringsoplossing die u kiest naadloos kan worden geïntegreerd met uw huidige systemen. Dit zal helpen om uw workflow te stroomlijnen en mogelijke problemen of verstoringen in uw activiteiten te voorkomen.

Als de software niet goed integreert met uw ERP-systeem, moeten uw medewerkers mogelijk handmatig gegevens overdragen tussen de systemen, waardoor het doel van automatisering teniet wordt gedaan. Zoek daarom naar een oplossing die API's of kant-en-klare integraties met populaire bedrijfssoftware biedt.

Waarom kiezen voor Nanonets om uw B2B-betalingsautomatisering te stroomlijnen?

Nanonets biedt een AI-aangedreven B2B-oplossing voor factuurbeheer dat de factuurverwerking automatiseert met een nauwkeurigheidspercentage van meer dan 90%. Onze oplossing kan automatisch factuurgegevens uit verschillende formaten halen, inclusief gescande pdf's en afbeeldingen, en integreer met uw bestaande boekhoudsystemen zoals Quickbooks, Xero en SAP. 

Nanonets voldoet aan de AVG en biedt ook beveiliging op ondernemingsniveau. Het is schaalbaar, eenvoudig te implementeren en biedt aanpasbare goedkeuringsworkflows en gedetailleerde analyses om u te helpen uw betalingsprocessen te optimaliseren.

Met Nanonets kunt u de verwerkingstijd van facturen terugbrengen van dagen naar minuten en handmatige invoerfouten voorkomen. 

Laatste gedachten

Ongeacht uw branche, het implementeren van betalingsautomatisering kan u helpen uw betalingsprocessen te stroomlijnen en de groei van uw bedrijf te stimuleren. Door handmatige processen te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en de relaties met leveranciers te versterken, kunt u uw bedrijf klaarstomen voor succes. 

Implementeer altijd B2B-betalingsautomatiseringssoftware die past bij uw behoeften en uw bestaande systemen. Uw financiën en medewerkers zullen u inderdaad dankbaar zijn. Vergeet niet dat het doel niet alleen is om te automatiseren, maar om intelligent te automatiseren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• ChartPrime. Verhoog uw handelsspel met ChartPrime. Toegang hier.
• BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/