Martin Zwilling , Oprichter en directeur , Opstartprofessionals

8 november 2023

Zelfs in dit tijdperk van video's en sms-berichten is beschamend slecht schrijven de snelste manier om je startup-droom bij investeerders, zakenpartners of zelfs klanten de kop in te drukken. Omdat ik erg zichtbaar ben in de startup-gemeenschap, krijg ik nog steeds een verbazingwekkend aantal slecht geschreven e-mails, uitgebreide samenvattingen en bedrijfsplannen met één paragraaf per hoofdstuk.

In de competitieve wereld van het bedrijfsleven krijg je maar één kans om een ​​geweldige eerste indruk te maken. Je moet effectief kunnen communiceren in alle gebruikelijke vormen, inclusief zakelijk schrijven, maar ook praten, presenteren en video's produceren. Als u niet over de vereiste vaardigheden of discipline beschikt, wordt u gebrandmerkt als een slecht bedrijfsrisico voordat de boodschap zelfs maar wordt overwogen.

Zakelijk schrijven is geen vaardigheid waarmee iedereen wordt geboren, maar een vaardigheid die iedereen kan leren. Omdat we allemaal verliezen als een ondernemer met een geweldig idee wordt tegengehouden door een gebrek aan communicatie, wil ik graag een korte samenvatting geven van de basisstrategieën voor zakelijk schrijven. Houd deze in gedachten terwijl u op zoek gaat naar anderen die samen met u uw idee om de wereld te veranderen ondersteunen:

1. Kom tot de kern van de eerste zin. In dit tijdperk van overdaad aan gegevens heeft iedereen geleerd zich af te melden als ze niet snel een relevant doel en de focus voor uw boodschap kunnen ontcijferen. Die context moet worden geschapen voordat uw verkooppraatje of achtergrondverhaal enige betekenis heeft. Voordat u begint, zorg ervoor dat u uw eigen doel begrijpt.

Gust Launch kan uw startup rechtzetten, zodat het klaar is om te investeren.

2. Plan de berichtenstroom naar een logische conclusie. Willekeurige gedachten of opsommingen van feiten vormen geen effectief zakelijk schrijven. Meestal is uw boodschap informatief of bedoeld om te overtuigen, dus elk element moet consistent zijn met die intentie. Neem altijd de belangrijkste documentelementen op: een opening, een hoofdtekst en een conclusie.

3. Kernpunten moeten worden benadrukt en positief zijn. Actie-items moeten worden onderstreept of gescheiden in opsommingstekens om visuele herkenning in een snelle scan mogelijk te maken. Positieve boodschappen hebben meer impact, dus beperk negatieve en emotionele uitspraken tot een minimum. Vermijd bloemrijke taal en overmatig gebruik van bijvoeglijke naamwoorden. Strakke formulering verduidelijkt de boodschap.

4. Sluit af met een duidelijke call-to-action. Als u op zoek bent naar een investeerder, een partner of een klant, zorg er dan voor dat de volgende stap duidelijk wordt vermeld, en niet slechts impliciet. Contactgegevens moeten altijd worden vermeld. Eindigend met "Mag ik volgende week een uur in uw agenda vragen om de details te bespreken?" is beter dan “Mis deze kans niet.”

5. Praat op een unieke manier met elke ontvanger. Algemene berichten gericht op groepen mensen maken geen goede eerste indruk, vooral als de begroeting niet-specifiek is en e-mail naar een lange lijst met adressen wordt gestuurd. Slimme zakenmensen stemmen hun gesprekken af ​​op elke ontvanger, en dezelfde overweging moet worden toegepast op schriftelijke berichten.

6. Gebruik professionele opmaak. Een slecht opgemaakt document, geheel in hoofdletters, in gemengde lettertypen of in één alinea, zal zelfs de beste boodschap vernietigen. Als u om een ​​miljoen dollar vraagt, stuur uw bericht dan niet in steno op uw smartphone of sms, waarbij u spelfouten negeert. Toon uw ontvangers professioneel respect, en u zult respect terugkrijgen.

7. Houd uw schrijfstem vriendelijk en hoffelijk. Als uw schrijftoon boos, cynisch of arrogant is, verwacht dan niet dat een lezer openstaat voor wat u te zeggen heeft. Stem uw taalgebruik af op het leesniveau van de ontvanger of lager. Proberen indruk te maken of de lezer te intimideren met technische termen of acroniemen werkt niet bij zelfverzekerde professionals.

Als algemene regel geldt dat sms-berichten of e-mails vanaf een smartphone nooit voor zakelijke doeleinden mogen worden gebruikt met iemand die u niet goed kent. E-mails zijn acceptabel als ze op één pagina worden bewaard, met minimale bijlagen, geadresseerd aan één ontvanger, met een relevante onderwerpregel en professioneel opgemaakt.

Als de bedrijfskritiek hoog is, of als het onderwerp gevoelig is of gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd kan worden, sla dan de schriftelijke communicatie geheel over, ten gunste van een telefoongesprek of een persoonlijke ontmoeting. Schriftelijke communicatie kan nooit effectief emoties en lichaamstaal overbrengen, dat kunnen er wel vijftig zijn
procent of meer van de boodschap.

Elke ondernemer moet onthouden dat hij zichzelf verkoopt in elke schriftelijke communicatie, meer nog dan dat hij zijn idee of financieringsaanvraag verkoopt. Slecht gebruik van de algemeen beschikbare schrijftechnologie, inclusief opmaakhulpmiddelen en spellingcontroles, zal worden gelezen als een onattent of riskant partnerschap. Dat concurrentienadeel kun je je niet permitteren.

Over

Martin Zwilling is de CEO en oprichter van Opstartprofessionals, Inc.; Advisory Board Member voor meerdere startups; Angels Selectiecommissie ervaring; Adjunct-hoogleraar aan de Embry-Riddle University. gepubliceerd op Inc, Forbes, Ondernemer en Huffington Post. Voel je vrij om mij te volgen op Twitter @StartupPro of verbind met mij op LinkedIn.

Gust Launch kan uw startup rechtzetten, zodat het klaar is om te investeren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://gust.com/blog/7-tips-on-written-communication-to-startup-investors/