Het beheren van uitgaven blijkt voor veel organisaties vaak een enorme opgave. Traditionele systemen voor onkostenbeheer gaan vaak gepaard met uitdagingen: handmatige gegevensinvoer is tijdrovend en gevoelig voor fouten; frauduleuze claims kunnen door de mazen van het net glippen; en het garanderen van naleving van het bedrijfsbeleid en de belastingwetten kan aanvoelen als het navigeren door een mijnenveld. Deze inefficiënties putten niet alleen waardevolle hulpbronnen uit, maar leiden ook de aandacht af van de kernactiviteiten van het bedrijf, waardoor groei en innovatie worden belemmerd.

Kunstmatige intelligentie (AI) is tegenwoordig een transformerende kracht geworden op het gebied van onkostenbeheer. AI-technologieën bieden veelbelovende oplossingen voor deze eeuwenoude problemen, waarbij alledaagse taken worden geautomatiseerd, de nauwkeurigheid wordt verbeterd en processen worden gestroomlijnd.

Gebruiksvoorbeelden van AI in onkostenbeheer

In de kern is kunstmatige intelligentie (AI) de simulatie van menselijke intelligentie in machines die zijn geprogrammeerd om te denken als mensen en hun acties na te bootsen. De volgende AI-oplossingen zijn relevant in de context van onkostenbeheer:

Automatisering van de workflow voor onkostenbeheer

1. Ontvangst- en factuurverwerking: AI-algoritmen kunnen automatisch gegevens uit bonnen en facturen halen, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd. Deze mogelijkheid stroomlijnt onkostendeclaratie- en terugbetalingsprocessen, waardoor fouten en fraude worden geminimaliseerd.

2. Kostencategorisatie en GL-codering: AI verbetert de efficiëntie door uitgaven automatisch te categoriseren en toe te wijzen aan de juiste grootboekcodes (GL). Het vermindert handmatige inspanningen, verhoogt de nauwkeurigheid en zorgt voor consistentie in de financiële rapportage.

3. Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows: AI kan het bedrijfsbeleid afdwingen door uitgaven automatisch te categoriseren en deze door de juiste goedkeuringsworkflows te leiden. Dit zorgt ervoor dat uitgaven sneller worden beoordeeld en goedgekeurd, met consistente naleving van het beleid.

4. Integratie met financiële systemen: AI kan onkostenbeheersystemen naadloos integreren met andere financiële software, zoals boekhoudsystemen of ERP-oplossingen. Deze integratie vergemakkelijkt realtime financiële analyses en helpt bij het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens.

5. Fraudedetectie en -preventie: Door patronen en afwijkingen in onkostendeclaraties te analyseren, kan AI potentiële fraude of beleidsschendingen identificeren. Deze proactieve aanpak helpt organisaties risico's te beperken en compliance effectiever af te dwingen.

Maak gebruik van generatieve AI

6. Chatbots voor onkostenvragen: Door AI aangedreven chatbots kunnen medewerkers direct hulp bieden bij vragen over het onkostenbeleid, indieningsprocessen of de status van terugbetalingen. Dit verbetert de gebruikerservaring en vermindert de werkdruk voor financiële teams.

7. Kant-en-klare categorisering: Gebruikmaken van GenAI om financiële transacties automatisch in vooraf gedefinieerde categorieën te classificeren zonder uitgebreide training, maatwerk of handmatige tussenkomst. Deze aanpak biedt een snelle, nauwkeurige en schaalbare oplossing voor het categoriseren van uitgaven.

Implementeer AI voor onkostenbeheer

Nu we inzicht hebben in de gebruiksscenario's die kunnen worden opgelost met behulp van AI, gaan we onderzoeken hoe we deze voor uw bedrijf kunnen implementeren.

Automatisering van de workflow voor onkostenbeheer

Dit kunt u doen door de juiste software voor onkostenbeheer te gebruiken om uw uitgaven van begin tot eind te beheren.

Beoordeel de specifieke behoeften van uw organisatie, rekening houdend met factoren als omvang, uitgavenvolume en specifieke vereiste functies (bijvoorbeeld OCR, goedkeuringsinstellingen, mobiele toegankelijkheid, integratie met boekhoudsoftware, enz.).

Bekijk vervolgens de verschillende softwareopties voor onkostenbeheer, waarbij u functies, gebruikersrecensies, prijzen en het gemak van integratie met bestaande systemen vergelijkt.

We hebben een lijst samengesteld met de beste onkostenbeheersoftware die momenteel op de markt verkrijgbaar is. Lees het door op onderstaande link te klikken.

De 15 beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer in 2024

Ontdek de wereld van software voor uitgavenbeheer in 2024. Ontdek de beste oplossingen en leer hoe u de juiste oplossing voor uw bedrijf kiest.

De volgende stap is het instellen van uw workflow in uw onkostenbeheersoftware.

Laten we eerst even kort bekijken hoe een handmatige workflow zonder AI en automatisering eruit ziet.

1. Kostenontwikkeling: Medewerkers maken onkosten: reizen, maaltijden, noem maar op. Ze klampen zich vast aan bonnetjes als kostbare artefacten, die, laten we eerlijk zijn, na een wasexpeditie vaak vervaagd belanden.

2. Handmatige gegevensinvoer: Medewerkers registreren handmatig onkosten. Denk aan spreadsheets, verfrommelde bonnetjes en af ​​en toe een koffievlek. Het is een moeizaam proces, vol menselijke fouten en ongeveer net zo efficiënt als een eenbenige race.

3. Generatie van onkostendeclaraties: Het proces waarbij wordt geprobeerd deze spreadsheets samen te stellen tot iets dat lijkt op een onkostendeclaratie.

4. Omslachtige goedkeuringen: Managers betreden vervolgens de arena om de naleving en redelijkheid van het beleid te bestrijden. Dit proces omvat vaak meer heen en weer dan een pingpongwedstrijd.

5. Langzame terugbetalingen: Na goedkeuring komen medewerkers in de fase van de wachttijden voor terugbetaling. Het is een limbo waar de tijd stilstaat en het moreel vaak een klap krijgt.

6. Gegevensinvoer in ERP/boekhoudsoftware: Gegevensinvoer – de vloek van het bestaan ​​van het financiële team keert weer terug. Het handmatig invoeren van de gegevens in de boekhoudsystemen met de juiste categorisering en codering is net zo spannend als het zien drogen van de verf.

7. Inzichten? Meer zoals achteraf: Er worden periodieke rapporten gegenereerd, die inzichten bieden die vaak net zo actueel zijn als de krant van gisteren.

Automatisering en kunstmatige intelligentie hebben dit sombere landschap getransformeerd.

Een moderne onkostenbeheersoftware zoals Nanonetten maakt gebruik van deze technologische ontwikkelingen om het onkostenbeheer naadloos, efficiënt en foutloos te maken.

Laten we nu eens kijken hoe de geautomatiseerde workflow voor onkostenbeheer eruit ziet met Nanonets.

1. Kostenontwikkeling: Dezelfde oude uitgaven, maar hier gebeurt de magie. Ontvangstbewijzen worden sneller vastgelegd dan een vliegende kogel, dankzij de wonderen van mobiele technologie en naadloze integraties om bonnen uit uw apps en databases te importeren.

2. Automatische magische opname: Optical Character Recognition (OCR)-technologie komt tussenbeide en haalt gestructureerde gegevens uit bonnen sneller naar digitale gegevens dan u kunt zeggen ‘kosten’.

3. Kostencategorisering en GL-codering: Nanonets biedt de flexibiliteit om regels en categorieën aan te passen aan uw specifieke behoeften. Je kunt inschakelen Intelligente kostencategorisatiePas onkostencategorieën en subcategorieën aan op basis van uw zakelijke behoeften, en Nanonets wijst uitgaven automatisch toe aan de juiste categorieën en subcategorieën en detecteert afwijkingen voor verdere beoordeling. Bovendien werkt deze functie kant-en-klaar zonder dat er trainingsgegevens nodig zijn!

GL-codetoewijzing kan effectief worden uitgevoerd door:

• Training op basis van gegevens uit het verleden: Met Nanonets kun je een machine learning-model trainen om financiële transacties te herkennen en te categoriseren. Dit omvat het uploaden van historische financiële documenten en transacties die zijn getagd met historisch correcte grootboekcodes. Het model leert van deze voorbeelden om GL-codes voor nieuwe transacties nauwkeurig te voorspellen.

• Kant-en-klare generatie AI: Door gebruik te maken van Nanonets GenAI kan onze software de tekst op financiële documenten interpreteren op een manier die het menselijk begrip nabootst. Hierdoor kan het relevante informatie, context en semantiek extraheren om complexe redeneringen toe te passen om GL-codes nauwkeurig toe te wijzen, zelfs in gevallen waarin transactiedetails dubbelzinnig of schaars zijn.

4. Realtime rapportage: Rapporten worden met één klik op de knop gegenereerd. Het is alsof u uw eigen persoonlijke assistent heeft, zonder de koffieruns. Er zijn realtime gegevens in het systeem aanwezig die volledig inzicht in de bedrijfskosten garanderen, zonder vertragingen en fouten.

5. Gemakkelijke goedkeuringen: Systeemgestuurde nalevingscontroles treden als eerste in werking en signaleren alleen de uitschieters. Managers kunnen zich concentreren op echte problemen in plaats van bij elke melding Whack-a-Mole te spelen. U kunt vervolgens mensen op de hoogte toevoegen om ervoor te zorgen dat facturen op het juiste moment ter goedkeuring naar de juiste persoon worden verzonden. Bovendien kunt u uw goedkeuringsbeleid en aangepaste validatiecontroles afdwingen.

6. Naleving cruisecontrol: Continue, geautomatiseerde audits maken het leven gemakkelijker. Anomalieën steken uit als een zere duim, en de handhaving van het beleid is strenger dan een trommel.

7. Vergoedingen voor de snelheid van het licht: Terugbetalingen gebeuren razendsnel, waardoor het moreel van de werknemers een boost krijgt in de stratosfeer.

8. De Sync-symfonie: Dankzij de naadloze integratie met uw boekhoudsoftware en andere apps wordt gegevensinvoer en -afstemming eerder een harmonieuze symfonie dan een chaotische kakofonie.

9. Analyse met de snelheid van denken: Realtime inzichten zijn binnen handbereik en bieden een kristallen bol in bestedingspatronen en besparingsmogelijkheden.

Chatbots voor onkostenvragen

Dit omvat het maken van een aangepaste chatbot die uw onkostenbeleid opneemt en op basis daarvan onkostengerelateerde vragen beantwoordt. Dankzij de vooruitgang op het gebied van generatieve AI is de implementatie hiervan net zo eenvoudig als het uploaden van uw onkostenbeleid.

Om dit te doen, kunt u –

• Gebruik een ChatGPT-werkruimteaccount.
• Zet uw eigen Chatbot in.
• Gebruik een chatbotsoftware die deze chatbot voor u maakt.

Lees meer in ons artikel hieronder.

Chat met PDF's met behulp van ChatGPT & GPT API

Met behulp van de GPT API van ChatGPT en OpenAI leert deze codetutorial hoe u met PDF's kunt chatten, PDF-taken kunt automatiseren en PDF-chatbots kunt bouwen.

Voordelen van AI in onkostenbeheer

De integratie van kunstmatige intelligentie (AI) in onkostenbeheersystemen brengt een groot aantal voordelen met zich mee die een revolutie teweegbrengen in de manier waarop organisaties met hun financiën omgaan.

1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit

AI automatiseert vervelende en tijdrovende taken zoals gegevensinvoer, onkostencategorisering en het goedkeuringsproces. Deze automatisering maakt werknemers tijd vrij, waardoor ze zich kunnen concentreren op meer strategische taken, in plaats van te verzanden in administratieve taken. De snelheid van het verwerken van onkosten en vergoedingen neemt aanzienlijk toe, waardoor de cyclustijd van indiening tot goedkeuring en betaling wordt verkort.

2. Verhoogde nauwkeurigheid en minder fouten

Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor menselijke fouten, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden in financiële gegevens. Door AI aangedreven systemen maken gebruik van Optical Character Recognition (OCR) en machine learning-algoritmen om gegevens met hoge precisie uit bonnen en facturen te extraheren en te verwerken. Dit minimaliseert fouten, zorgt voor nauwkeurigheid in onkostendeclaraties en handhaaft de integriteit van financiële gegevens.

3. Verbeterde naleving en fraudedetectie

AI-systemen kunnen worden geprogrammeerd om het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten automatisch te begrijpen en af ​​te dwingen. Ze kunnen afwijkingen, ongebruikelijke bestedingspatronen en mogelijke frauduleuze activiteiten detecteren door grote hoeveelheden gegevens in realtime te analyseren. Deze proactieve benadering van compliance en fraudedetectie helpt organisaties risico's te beperken en potentiële financiële verliezen en juridische problemen te voorkomen.

4. Verbeterde werknemerservaring

Door AI aangedreven chatbots en intuïtieve interfaces maken het voor werknemers gemakkelijker om onkosten in te dienen, te informeren naar beleid en de status van hun vergoedingen te volgen. Deze gebruiksvriendelijke aanpak verbetert de algehele ervaring voor werknemers, wat leidt tot een hogere tevredenheid en naleving van onkostendeclaratieprocedures.

5. Kostenbesparing

De adoptie van AI bij onkostenbeheer leidt tot directe en indirecte kostenbesparingen. Het automatiseren van routinetaken verlaagt de arbeidskosten, terwijl verbeterde nauwkeurigheid en fraudedetectie financiële verliezen voorkomen. Bovendien kunnen de strategische inzichten van AI bedrijven helpen hun uitgaven te optimaliseren, wat leidt tot effectiever budgetgebruik.

6. Schaalbaarheid en flexibiliteit

AI-systemen kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften en kunnen worden opgeschaald om de toenemende volumes aan onkostentransacties te verwerken zonder een overeenkomstige toename van het aantal fouten of de verwerkingstijd. Deze schaalbaarheid zorgt ervoor dat bedrijven kunnen groeien en evolueren zonder beperkt te worden door hun onkostenbeheerprocessen.

Hoewel de sprong van het implementeren van handmatig naar geautomatiseerd onkostenbeheer misschien een gigantische sprong lijkt, is het in werkelijkheid een reeks kleine, praktische stappen richting efficiëntie, duidelijkheid en uiteindelijk een grotere winstgevendheid.

Hier zijn enkele casestudies van bedrijven die met succes onkostenbeheer en automatisering hebben geïmplementeerd met behulp van AI:

1. SaltPay gebruikt nanonetten om te integreren met SAP om leveranciersfacturen te beheren.
2. In2 Project Management helpt Water Supply Corporation 700,000 AUD te besparen met Nanonets AI.
3. Hoe Happy Jewellers, een MKB, profiteerde van NanoNets.
4. Nanonets AI helpt ACM Services bij het automatiseren van de extractie van onkostendocumenten, waardoor het Accounts Payable-team 90% tijd bespaart.
5. Tapi automatiseert de onderhoudsfacturen van onroerend goed met behulp van Nanonets.
6. Puma automatiseert hun onkostenbeheerproces met Zoho Expense.
7. SWISS verbeterde de efficiëntie van de onkostenverwerking met 80% met Rydoo.
8. Suncommon beheert de bedrijfsuitgaven en bespaart bedrijfstijd door gebruik te maken van de Expensify Card.

Conclusie

Door processen te automatiseren, de nauwkeurigheid te verbeteren, naleving te garanderen en strategische inzichten te bieden, transformeren AI-technologieën onkostenbeheer in een strategische troef in plaats van een administratieve last.

Organisaties die AI-aangedreven oplossingen voor onkostenbeheer adopteren, positioneren zichzelf voor verhoogde operationele efficiëntie, financiële controle en concurrentievoordeel op de markt.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/