Ik ben 's nachts een contentschrijver en overdag een Head of Partnerships, en in mijn wereld is productief zijn alles.

Geen planning of een gebrek aan projectmanagement leidt tot achterstallige artikelen, mislukte samenwerkingsmogelijkheden, hoge druk en stress. We hebben het allemaal meegemaakt, herstellende van een nulproductiviteit.

Productiviteitssystemen helpen bij het ontwikkelen van een duurzaam evenwicht tussen werk en privéleven en bereiden zich voor op werksprints wanneer dat nodig is.

In dit bericht deel ik de zeven beste productiviteitssystemen die onderdeel zijn geworden van mijn routine, waardoor de dagelijkse sleur in een efficiënte werkdag verandert. U vindt hun voor- en nadelen en verschillende gebruiksscenario's.

Wat zijn productiviteitssystemen?

Productiviteitssystemen zijn methoden en hulpmiddelen die u helpen dingen efficiënt gedaan te krijgen. Ze doen niet het werk voor u, maar helpen u bij het organiseren en prioriteren van taken en uw welzijn, wat op een gegeven moment tot meer productiviteit leidt.

Productiviteitssystemen helpen u bijvoorbeeld met:

• Projecten opdelen in kleinere, beheersbare stappen.
• Focussen en afleiding vermijden.
• Doelstelling.
• Organisatie en werkstroom.

Laten we eens kijken naar de zeven productiviteitssystemen die ik gebruik en hoe ze mij helpen.

7 productiviteitssystemen om uw workflow te vereenvoudigen

1. De Pomodoro-techniek

Ik ben gewoon verliefd op deze methode om mijn productiviteit een boost te geven als ik moeite heb om mezelf bij elkaar te houden en dingen voor elkaar te krijgen. Het activeert onmiddellijk mijn focusmodus en ik raak zo in de zone dat niets mij kan afleiden.

Hoe werkt het?

De Pomodoro-techniek verdeelt uw werk in korte, gerichte intervallen (doorgaans 25 minuten), gevolgd door pauzes. Het helpt je scherp en gemotiveerd te blijven, omdat brokken van 25 minuten goed verteerbaar zijn voor je hersenen.

Image Source

Bovendien versterkt het zien van een aflopende timer in uw werkbalk uw bereidheid om gedurende deze tijd een taak te voltooien. Het is alsof je innerlijke stem zegt: “Kom op, man, je kunt 25 minuten werken zonder door je Instagram te scrollen.”

Ik gebruik de Marinara: Pomodoro-assistent Chrome-extensie om de Pomodoro-techniek gemakkelijk toegankelijk te maken. Timers van 30 minuten met een rusttijd van 5 minuten – dat is mijn regel.

Image Source

Maar vaak neem ik geen pauze en blijf ik gewoon aan mijn taak werken totdat deze klaar is. En als de timer afgaat, stel ik er nog een in om gefocust te blijven.

Ik gebruik Pomodoro ook voor tijdregistratie wanneer ik aan een specifieke taak werk, om inzicht te krijgen in mijn werklast en de tijd die ik aan taak X heb besteed.

Het helpt enorm bij een juiste tijdsinschatting en projectmanagement.

Voors:

• Helpt u zich te concentreren als het moeilijk is om aan het werk te gaan.
• Vermindert uitstelgedrag.
• Minder rugpijn en vermoeidheid.
• Betere planning voor weken en kwartalen.
• Meer verantwoordelijkheid voor taken.
• Minder afleiding – beter tijdmanagement.
• Consistente motivatie tijdens de taken.

nadelen:

• Geen. Ik gebruik deze methode al eeuwen en het is altijd nuttig.

Beste voor: Iedereen die zijn tijd beter wil beheren en meer gedaan wil krijgen in minder tijd.

Mijn oordeel

In het begin vond ik het moeilijk om de pauzes te accepteren. Ik had het gevoel dat ik tijdens die periodes tijd aan het verspillen was. Maar toen besefte ik hun kracht: die pauzes laden me letterlijk op.

2. Bullet-journaling

Een bullet journal, of zogenaamde BuJo, is als een geavanceerd dagboek waarin je kunt schrijven en tekenen. Het is georganiseerd met secties voor dagelijkse taken, kalenders, notities, gezondheidsregistratie en het stellen van doelen.

Image Source

Ik ben onlangs geweldig tegengekomen onderzoek onderzoeken hoe bullet journaling de creativiteit en productiviteit beïnvloedt. De conclusie is dat het niet alleen helpt om georganiseerd te blijven, maar ook om na te denken over wat is werkelijk belangrijk.

Ik hou ook van de stuk door een leraar die vertelde hoe bullet journaling haar hielp perfectionisme overwinnen. Dus, als je op zoek bent naar die ongrijpbare perfectie, lees het dan eens. 🙂

Van tijd tot tijd gebruik ik bullet journaling om mijn dagen te plannen, om te begrijpen hoe vol ik ben, en om tijd vrij te maken voor dingen die ik graag doe naast mijn werk. Het heeft mij ook geholpen te begrijpen hoeveel projecten ik kan uitvoeren.

Mijn planning teken ik bijvoorbeeld op super ouderwetse wijze op in mijn papieren notitieboekje. Dus mijn bullet journaling gaat meestal als volgt:

7 uur - wakker worden
8:00 – yoga
10:00 — bied een schets aan voor cliënt X
11:00 — interview experts voor het artikel van HubSpot
13 uur – lunchpauze
14:00 — werk voor een liefdadigheidsfonds
17 uur – bijeenkomst

Als je niet van ouderwets houdt productiviteitsmethoden, je kunt digitale alternatieven bekijken, zoals notie, Trello, Evernoteof Miro.

Naar mijn mening is Miro de coolste optie omdat het je doet denken aan een gewoon notitieboekje. Hiermee kunt u gemakkelijk items verplaatsen en de creativiteit bevorderen.

Image Source

Voors:

• Helpt bij aanpasbare organisatie.
• Helpt bij het stimuleren van de creativiteit en helpt bij het stellen van prioriteiten.
• Biedt gecentraliseerd taakbeheer.
• Faciliteert zelfreflectie.

nadelen:

• Tijdrovend onderhoud.
• Risico op inconsistentie.

Beste voor: Creatieven, visuele denkers en individuen die op zoek zijn naar een gepersonaliseerde organisatie.

Mijn oordeel

Bullet journaling is een praktijk die velen van ons op een bepaald moment in ons leven instinctief hebben gedaan. Laten we zeggen voor het plannen van uitstapjes, winkelen, trainingsroutines of soortgelijke activiteiten.

De truc is om het systematischer te leren doen. Soms vertrouw ik er volledig op. Andere keren gebruik ik bullet journaling net als een kladblok bij het overbrengen van informatie van papier naar mijn computer projectbeheer-apps.

3. Agendablokkering

Het grootste probleem waarmee mensen vaak worden geconfronteerd met hun planning, is het voortdurend schakelen tussen taken. Kalenderblokkering is een tijdbeheermethode waarbij u specifieke tijdvakken in uw agenda toewijst voor verschillende taken.

Mijn werkdag vóór het blokkeren van de agenda zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien: ik begin met het schrijven van een artikel. Dan, na een half uur, spring ik in een vergadering. Vervolgens ga ik naar mijn e-mails. Tenslotte kom ik terug op het artikel. Helemaal niet effectief.

De afbeelding van Todoist legt perfect mijn punt uit:

Voor tijdblokkering gebruik ik Google Agenda en blokkeer ik tijd voor specifieke taken. Elke taak krijgt zijn eigen gerichte tijdslot. Doktersafspraken, yoga en lezen staan ​​ook in mijn agenda.

Het resultaat? Ik krijg sneller meer gedaan.

Hier volgen enkele tips voor het succesvol blokkeren van agenda's:

• Verdeel uw dag in stukjes voor specifieke taken.
• Wees realistisch over hoe lang taken zullen duren; overschatten als u niet zeker bent.
• Plan pauzes om burn-out te voorkomen; overboek vrije tijd niet.
• Pas plannen aan als dat nodig is vanwege onverwachte gebeurtenissen.
• Controleer en volg uw geplande taken regelmatig.
• Overweeg het gebruik van apps zoals Todoist en Google Agenda voor een betere organisatie.

Voors:

• Verbeterd tijdmanagement.
• Verbeterde focus.
• Minder taakwisseling.
• Duidelijkere prioriteiten.
• Betere balans tussen werk en privéleven.

nadelen:

• Moeilijkheden om zich aan te passen aan veranderingen.
• Potentieel voor onder-/overschatting van de taakduur.

Beste voor: Iedereen met meerdere taken en verplichtingen om te organiseren.

Mijn oordeel

Kalenderblokkering organiseert uw werk- en vrije tijd en zorgt ervoor dat u niet verdwaalt in meerdere taken tegelijk. De grootste uitdaging zou kunnen zijn om op zondagavond of elke maandagochtend aan de slag te gaan en alles van tevoren klaar te maken.

Maar het is zeker de moeite waard.

4. Eet de kikker

"Als je een levende kikker moet eten, doe dat dan 's ochtends als eerste, en de rest van de dag zal je niets ergers overkomen." - Mark Twain

Dit citaat legt uit waar de Eat the Frog-techniek over gaat. Doe het moeilijkste eerst, en al het andere zal later gemakkelijker lijken.

Image Source

Van verleden jaar studies ontdekte dat het gebruik van deze methode de zachte vaardigheden verbetert en uitstelgedrag helpt bestrijden, wat leidt tot langetermijnvoordelen voor carrière en leven.

Ik ben het daar helemaal mee eens en pas bijna dagelijks de Eat the Frog-methode toe.

Hier is hoe ik het doe:

1. Ik kies eerst mijn kikker – de belangrijkste maar niet urgente taak. Ik ga voor degene die veel denkkracht nodig heeft.
2. Meestal selecteer ik een taak die ik binnen maximaal 1 tot 4 uur kan voltooien.
3. Ik splitste grote taken op in kleinere stappen.
4. Ik concentreer me altijd op de taken van vandaag, niet op verre taken.
5. En ten slotte begin ik mijn dag door eerst mijn kikkertaak aan te pakken.

Voors:

• Voer eerst de moeilijke taken uit.
• Voel je minder gestresst.
• Beheer de tijd beter.
• Bouw goede gewoonten op.

nadelen:

• Beginnen met de moeilijkste taak kan tot vermoeidheid leiden.
• Het kan ertoe leiden dat tijdgevoelige zaken over het hoofd worden gezien.

Beste voor: Voor iedereen die uitdagingen liever vooraf aangaat dan uitstellen, of voor iedereen die worstelt met uitstelgedrag als het gaat om moeilijke taken.

Mijn oordeel

Als ik die lastige taken moet klaren (de taken die heel veel focus, cijfers en onderzoek vergen), maak ik ze 's ochtends tot mijn topprioriteit. Als ik dat eenmaal heb aangepakt, kan ik ontspannen met een kop koffie, mijn e-mails inhalen en verder gaan met nog een taak.

Ik probeerde het andersom te doen, maar ik kon me gewoon nergens anders op concentreren, terwijl ik wist dat er een grote taak wachtte. Dus voor mij is de ‘Eat the Frog’-techniek de enige oplossing.

5. Projectmanagementpraktijken

Toen ik begon met freelancen, was het beheren van een of twee projecten zonder tracking niet zo moeilijk. Maar naarmate mijn werklast groeide, werd het onmogelijk.

Tegenwoordig kan ik me mijn werkroutine niet voorstellen zonder tools voor projectmanagement — maandag en Asana zijn mijn levenslijnen voor productiviteit.

Ze helpen me taken op te splitsen, deadlines te stellen, de voortgang bij te houden, te coördineren met mijn team en resultaten te boeken.

Ik gebruik maandag om mijn wekelijkse taken voor het werk van een liefdadigheidsfonds te plannen en te prioriteren in een vereenvoudigde Kanban-visualisatie met de tabbladen 'Backlog', 'In uitvoering' en 'Gereed'.

Wat ik leuk vind: Monday zorgt voor de essentiële projectmanagementzaken, zoals subtaken, flexibele statussen, eigenaren en rechtverkrijgenden, API-integraties, enz.

Wat Asana betreft, ik gebruik het meestal voor het schrijven van klanten en SEO-projecten. Het is heel eenvoudig om taken op te halen en toe te wijzen, de projectvoortgang bij te houden en met anderen te communiceren via het platform.

Voors:

• Centraliseer projectinformatie voor gemakkelijke toegang.
• Faciliteer teamcommunicatie en het delen van ideeën.
• Helpt u projecten op te splitsen in beheersbare taken.
• Houd uw team gefocust en productief.
• Bied realtime gegevens over de voortgang van projecten.
• Automatiseer taken voor gestroomlijnde workflows.

nadelen:

• Ik zie alleen maar voordelen in het gebruik van projectmanagementsoftware. Leren hoe je het moet gebruiken kan enige tijd duren, maar als je het eenmaal doet, wordt het supergemakkelijk.

Beste voor: Individuen, teams en projecten van elke omvang. Je kunt het gebruiken voor kleine taken of grootschalige initiatieven.

Mijn oordeel

Hoewel ik mijn notitieboekje graag gebruik voor bullet journaling, helpen PM-tools mijn werk onder controle te houden met meldingen, herinneringen, herhaalde taken, enz.

6. De Eisenhower-beslissingsmatrix

“Ik heb twee soorten problemen: de urgente en de belangrijke. Het urgente is niet belangrijk, en het belangrijke is nooit urgent.” – Dwight D. Eisenhower

De Eisenhower Decision Matrix categoriseert taken op belangrijkheid en urgentie. Ik gebruik het om te beslissen waar ik me op wil concentreren, delegeren of weggooien.

Image Source

U zou het gebruik van de Eisenhower-matrix kunnen overwegen als u het vaak druk heeft, maar het gevoel heeft dat uw werk geen impact heeft, moeite heeft met de tijd voor langetermijndoelen, of het moeilijk vindt om te delegeren of “nee” te zeggen (been there, done that).

Ik heb onlangs een YouTube-video bekeken van Naomi van Todoist, waar ze inzichtelijke tips deelde over de Eisenhower Matrix:

[Video: Beginnersgids voor de Eisenhower-matrix]

Hier leest u hoe ze elk van deze vier categorieën uitlegt:

1. Kwadrant 1 - belangrijke taken die dringend aandacht behoeven.
2. Kwadrant 2 - belangrijke taken voor langetermijndoelen.
3. Kwadrant 3 — dringende taken die niet erg belangrijk zijn, vaak gewoon druk werk.
4. Kwadrant 4 - taken die niet dringend of belangrijk zijn en die onmiddellijke maar geen blijvende voldoening bieden.

En zo pas ik deze aanpak toe in mijn dagelijkse werk:

1. Kwadrant 1. Ik geef prioriteit aan het halen van strakke deadlines voor artikelen.
2. Kwadrant 2. Ik besteed tijd aan het verbeteren van mijn schrijf- en onderzoeksvaardigheden voor vooruitgang op de lange termijn.
3. Kwadrant 3. Soms, als ik het te druk heb, laat ik een betrouwbaar persoon de interviews met deskundigen voor mij afhandelen.
4. Kwadrant 4. Ik probeer te voorkomen dat ik te veel tijd op sociale media doorbreng om gefocust te blijven.

Voors:

• Duidelijke prioriteiten.
• Effectief tijdmanagement.
• Doelgerichtheid op lange termijn.
• Betere delegatie.
• Minder stress.
• Verbeterde besluitvorming.

nadelen:

• In het begin kan het moeilijk zijn om te beslissen welke taken belangrijker zijn, met een grotere impact maar minder urgentie. Na een aantal keer oefenen raakt u gewend aan het systeem en profiteert u van tastbare voordelen.

Beste voor: Het organiseren van verplichtingen; bijzonder nuttig voor iedereen die worstelt met taakprioriteit, tijdmanagement of besluitvorming.

Mijn oordeel

Het gevoel van urgentie vormde de grootste uitdaging tijdens mijn digitale marketingcarrière. Het voelde alsof elke taak onmiddellijke aandacht vereiste. Mijn standaardmodus was voor alles ‘zo snel mogelijk’, totdat ik leerde prioriteiten te categoriseren en niet-prioritaire taken te onderscheiden.

Dat is wat ik heb geleerd dankzij de Eisenhower Decision Matrix, en naar mijn mening is het een van de beste productiviteitssystemen buiten.

7. Kanban- en Scrum-methoden

Om tijdens een werkweek superproductief te zijn, combineer ik vereenvoudigde Scrum- en Kanban-methodieken.

Worsteling om de bal: Je werkt in korte bursts, sprints genaamd (meestal één tot vier weken lang). In elke sprint stel je doelen en beslis je welke taken je wilt aanpakken. Vervolgens heb je snelle vergaderingen, stand-ups genaamd, om de voortgang te controleren en je werkplan indien nodig aan te passen.

Image Source

Kanban: Er zijn geen sprints in Kanban. Stel je in plaats daarvan je taken voor op een bord met kolommen met de titels ‘Backlog’, ‘Doing’, ‘Review’ en ‘Klaar’.

Terwijl u werkt, verplaatst u taken tussen kolommen. Het helpt u uw workflow te visualiseren, het onderhanden werk te beperken en u te concentreren op het één voor één voltooien van taken.

Image Source

Hier is hoe ik het doe:

Elke maandag bekijk ik mijn Backlog met ideeën en taken die de afgelopen week willekeurig zijn verschenen, wijs prioriteiten en vervaldata toe, maak subtaken, enz.

Elke vrijdag kijk ik naar mijn bord in de PM-tool Monday, een taakbeheerder, en analyseer waarom ik voor sommige taken niet op schema ben en hoe ik de oorzaak kan aanpakken.

Dit helpt mij om wendbaar te zijn, zoveel taken uit te voeren als nodig is binnen een werkweek (realistisch) en knelpunten of obstakels op te sporen.

Voors:

• Helpt workflows eenvoudig te visualiseren.
• Beperkt multitasking en verbetert de focus.
• Stimuleert voortdurende procesverbetering.
• Organiseert projecten effectief met duidelijke doelstellingen.
• Bevordert regelmatige teamcommunicatie en samenwerking.
• Vergemakkelijkt de aanpassing aan veranderende projectbehoeften.

nadelen:

• Een gebrek aan gedefinieerde deadlines kan tot vertragingen leiden.
• Stijfheid in sprinttijdlijnen (Scrum) kan stress veroorzaken.

Beste voor: Omgevingen die flexibiliteit en aanpassingsvermogen waarderen binnen strikte tijdlijnen.

📍Opmerking: Het tegelijkertijd implementeren van de twee systemen wordt genoemd scrumban.

Mijn oordeel

Door deze twee methoden te combineren, kan ik visualiseren wat ik moet doen op het Kanban-bord, terwijl de Scrum-sprints me helpen om veel vooruitgang te boeken in bepaalde projecten. Ik houd van de balans die de twee systemen in mijn werk brengen, dat grotendeels onafhankelijk en afstandelijk is.

Wat is het beste productiviteitssysteem?

Hoewel elk productiviteitssysteem zijn voordelen heeft, zijn mijn persoonlijke favorieten:

• De Pomodoro-techniek om mij gefocust te houden met werksprints van 30 minuten en pauzes van 5 minuten.
• De Eisenhower Decision Matrix voor eenvoudige organisatie van urgente en belangrijke taken.
• Scrumban voor regelmatige voortgangscontroles.

Welk systeem u ook kiest, het enige dat telt is dat het daadwerkelijk uw productiviteit helpt verbeteren. Ik combineer er dagelijks drie, en ik denk dat dit de beste aanpak is om de klus te klaren, nieuwe projecten te bedenken en de voortgang van mijn team te volgen.

Probeer er een paar, kijk wat past en wat niet, en uiteindelijk zul je de beste oplossing vinden om mentale blokkades, demotivatie en burn-out te voorkomen.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems