Gegevensbeheer is de praktijk van het verzamelen, organiseren, beveiligen en opslaan van gegevens voor een organisatie, zodat deze kunnen worden geanalyseerd voor zakelijke beslissingen. Data Management helpt potentiële fouten te minimaliseren door processen en beleid rond het gebruik ervan in te stellen en vertrouwen op te bouwen in de gegevens die worden gebruikt voor besluitvorming in het hele bedrijf. Bedrijven implementeren gegevensbeheersystemen om ervoor te zorgen dat gegevens worden vertrouwd.

Een datamanagementsysteem is de hoeksteen van veel succesvolle bedrijfsvoering. Deze systemen helpen bedrijven om gegevens te ordenen en op te slaan, zodat deze indien nodig gemakkelijk toegankelijk zijn. De gegevens kunnen van alles zijn, van klantgegevens tot inventarislijsten tot verzendgegevens en meer. 

Dit artikel behandelt enkele voorbeelden van verschillende soorten gegevensbeheersystemen die u mogelijk in uw organisatie gebruikt, evenals de belangrijkste functies waarmee u rekening moet houden bij het implementeren van een gegevensbeheersysteem. 

Hoe werkt een datamanagementsysteem?

Een gegevensbeheersysteem is een softwaretoepassing die gegevens organiseert en opslaat in een database. Bedrijven gebruiken gegevensbeheersystemen om hen te helpen hun informatie te beheren. Wanneer een bedrijf een robuust gegevensbeheersysteem, kunnen werknemers gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Een Data Management systeem kan een assortiment van verschillende diensten omvatten. Deze omvatten gegevensintegratie, gegevensanalyse, kunstmatige intelligentie, een platform voor gegevensvisualisatie, gegevensbeveiliging en meer. 

Een typisch gegevensbeheersysteem kan databases, datameren en -winkels, big data-beheersystemen en gegevensanalyseplatforms omvatten. Ander verwante disciplines van gegevensbeheer omvat gegevensmodellering, die relaties tussen gegevenselementen en de manier waarop gegevens tussen systemen stromen in kaart brengt; gegevensintegratie, die gegevens uit verschillende bronnen integreert om operationeel en analytisch gebruik mogelijk te maken; Data Governance, dat beleid en procedures vaststelt om ervoor te zorgen dat gegevens uniform zijn in de hele organisatie; en Beheer van gegevenskwaliteit, dat fouten en inconsistenties in onbewerkte gegevens probeert te corrigeren.

IT-personeel en datamanagers zorgen ervoor dat de systemen die ze inzetten geschikt zijn voor de beoogde doeleinden en dat ze gegevensverwerkingsmogelijkheden en analytische inzichten bieden die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Bovendien hebben bedrijfsapplicaties technologische oplossingen nodig voor het onderhouden, beschermen, beheren en verwerken van de gegevens die zijn opgeslagen in databases. Databases fungeren gezamenlijk als het gegevenshulpprogramma en bieden de Gegevensbeheer capaciteiten die een organisatie nodig heeft voor het goed functioneren van alle bedrijfsapplicaties.

De rol van datamanagementteams in ondernemingen

Gegevensbeheerteams helpen ook bij het bepalen van rollen en verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat gegevenstoegang op de juiste manier wordt geboden; dit is vooral belangrijk voor het handhaven van de vertrouwelijkheid van gegevens. Bedrijven gebruiken meestal gespecialiseerde datateams met diepgaande expertise op het gebied van datakwaliteit, datawetenschap, metadatabeheer, privacy en beveiliging om die verantwoordelijkheden dagelijks te versterken. Applicatieontwikkelaars zijn doorgaans degenen die helpen bij het implementeren en uitvoeren van grote gegevensomgevingen, en dit vereist in het algemeen nieuwe vaardigheden in vergelijking met relationele database systemen. 

Verschillende soorten gegevensbeheersystemen 

Er zijn een paar verschillende soorten gegevensbeheersystemen die bedrijven implementeren. Deze sectie markeert: enkele veelvoorkomende soorten van gegevensbeheersystemen die in organisaties worden gebruikt.

databases

Databases zijn de meest gebruikte platforms voor het bewaren van bedrijfsgegevens; ze hebben een verzameling gegevens die zo zijn georganiseerd dat ze toegankelijk, bijgewerkt en beheerd zijn. Gegevens kunnen worden geopend, gewijzigd, beheerd, gecontroleerd en georganiseerd om een ​​verscheidenheid aan gegevensverwerkingsbewerkingen uit te voeren. Onafhankelijk van de gebruikte technologie voor gegevensintegratie, worden gegevens doorgaans gefilterd, gecombineerd of geaggregeerd tijdens gegevensverwerking om te voldoen aan de vereisten voor het beoogde doel, dat kan variëren van dashboards voor bedrijfsanalyse tot voorspellende algoritmen voor machine learning.

De databasemanager is een centrale softwarecomponent in de DBMS-oplossing, die kernfuncties vervult met betrekking tot het opslaan en ophalen van gegevens. Datawarehousebeheer biedt en houdt toezicht op de fysieke of cloudgebaseerde infrastructuur die wordt gebruikt voor het beheren van onbewerkte gegevens en Data analytics activiteiten.

Big Data Management-systemen

Er zijn nieuwe soorten databases en tools nodig voor het beheer van big data, meestal grote hoeveelheden gestructureerde, ongestructureerde en semi-gestructureerde data. Door complexe codeertaken te visualiseren, te werken met gebruikersvriendelijke sjablonen, nalevingsoverwegingen te beheren en nog veel meer, versnelt en vereenvoudigt de Data Management-software het gecompliceerde proces van big data-beheer. 

Marketingautomatiseringssystemen

De marketing automatiseringssystemen zijn gebouwd rond gecentraliseerde gegevensopslagsystemen, waarmee andere tools kunnen worden geïntegreerd om gegevens op te halen en inhoud, berichten, sociale media, mobiele marketing en andere campagnevereisten te optimaliseren, zoals sitepersonalisatie, mobiele websites, advertenties op sociale media, accountgebaseerde marketing , gegevensverrijking en verschillende andere. Commerciële dataplatforms omvatten doorgaans beheersoftwaretools die zijn ontwikkeld door een databaseprovider of door externe leveranciers.

Klantrelatiebeheersystemen (CRM-systemen)

Systemen voor klantrelatiebeheer zijn databases die over het algemeen alle klantgegevensbronnen bevatten, waaronder persoonlijke gegevens, verkoopkansen, verkoopconversiegegevens, omzetgegevens, nieuwe aanbiedingen en abonnementverlengingen, naast vele andere. Dit platform is een primaire interface voor vertegenwoordigers van verkoopteams om alle accounts, leads, contacten, cases en alle andere klantgerichte gegevens op te slaan. Met CRM-systemen kunnen bedrijven ook klantinteracties volgen en vastleggen, zoals aankopen, feedback van klanten en meer. Ze vergemakkelijken de communicatie tussen bedrijven en hun klanten door klantgegevens, zoals namen en e-mailadressen, op één plek op te slaan. Hierdoor kunnen bedrijven efficiënter inspelen op hun klanten. 

Return on Investment (ROI)-systemen

Een van de grootste voordelen van het implementeren van een goed gegevensbeheersysteem is een verbeterde ROI. Wanneer bedrijven hun ROI volgen met een robuust gegevensbeheersysteem, kunnen ze de effectiviteit van hun marketingstrategieën nauwkeuriger volgen. Dit kan bedrijven helpen beter te begrijpen welke marketingtactieken de beste ROI opleveren. Dit kan vooral handig zijn wanneer bedrijven strategische beslissingen willen nemen over hun marketingbudget. Wanneer bedrijven hun investeringsrendement kennen, wordt het gemakkelijker voor hen om hun winstgevendheid te bepalen. Dit kan bedrijven helpen bepalen welke producten en diensten het meest winstgevend zijn en waar nodig bijsturen. 

Platformsystemen voor e-commerce

Wanneer bedrijven een e-commerceplatform gebruiken, kunnen ze hun online aanwezigheid, voorraad en bestellingen beheren. Dit systeem wordt vaak gebruikt in combinatie met andere Data Management systemen. Het is een geweldige keuze voor bedrijven die producten online verkopen. 

Bedrijven die een e-commerceplatform gebruiken, kunnen hun klantinformatie, voorraad en bestellingen efficiënt beheren. Dit kan bedrijven helpen tijd te besparen en de efficiëntie te verbeteren bij het verwerken van online bestellingen, het volgen van zendingen en meer. Wanneer bedrijven een gegevensbeheersysteem gebruiken om hun e-commerceplatform te beheren, is het eenvoudiger om andere softwareprogramma's in het platform te integreren. 

7 belangrijkste kenmerken van een goed gegevensbeheersysteem‍

In de digitale wereld is gegevensbeheer een belangrijk onderdeel van de digitale strategie van elke organisatie. Het juiste gegevensbeheersysteem kan uw bedrijf helpen zijn doelstellingen te bereiken en aan zijn behoeften te voldoen. Aangezien het DMS orde schept in alle ruwe informatie die u verzamelt uit enquêtes, databases, websites of sociale media, is het selecteren van een geschikte oplossing cruciaal voor het succes van elk bedrijf. 

Met zo veel verschillende datamanagementsysteemproducten op de markt, hoe weet u welke het beste bij uw bedrijf past? Om te beginnen zijn hier zeven belangrijke kenmerken van een goed gegevensbeheersysteem: 

• Gegevensintegratie en opschoning: Uw gegevensbeheersysteem moet de mogelijkheid hebben om gegevens uit verschillende bronnen te integreren en te combineren. Dit helpt u om orde te scheppen in gegevens die mogelijk al zijn opgeslagen in uw servers, databases of legacy-systemen en bespaart tijd en geld. Het moet ook de mogelijkheid hebben om gegevens opschonen. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw gegevens nauwkeurig en consistent zijn en voor verschillende zakelijke doeleinden kunnen worden gebruikt, zoals rapportage of analyse. De gegevensopschoningsmogelijkheid van een gegevensbeheersysteem biedt het vertrouwen dat de gegevens die u opslaat nauwkeurig, consistent en betrouwbaar zijn. 

• Beveiliging en gegevensbehoud: Als onderdeel van de digitale strategie van uw organisatie is het waarschijnlijk dat u veel gegevens zult opslaan, als input of als output. Dit kan alles omvatten, van klantgegevens en campagneresultaten tot productinformatie en marketingmateriaal. Een goed gegevensbeheersysteem biedt robuuste beveiligingsfuncties om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, misbruik en manipulatie, evenals mogelijkheden voor herstel na rampen, zodat u verloren gegevens kunt herstellen in geval van een ramp. Het moet ook regels en voorschriften hebben voor hoe lang gegevens worden bewaard, om u te helpen voldoen aan de overheidsvoorschriften en industrienormen. Gegevensbeveiliging is een ernstige zorg die niet over het hoofd mag worden gezien. Een goed gegevensbeheersysteem heeft daarom beveiligingsfuncties en -technologieën die uw gegevens beschermen tegen zowel interne als externe bedreigingen. 

• Geautomatiseerde gegevensanalyse: Uw gegevensbeheersysteem moet geautomatiseerde gegevensanalyse (of data visualisatie) zodat u uw gegevens gemakkelijk op verschillende manieren kunt bekijken. Dit zal u helpen trends en patronen te identificeren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van uw gegevens. Als u gegevens bij de bron opslaat, kunt u gegevensanalyse en -visualisatie stroomlijnen door uw gegevensbeheersysteem te integreren met uw analyseplatform. Zo zie je op één centrale plek je data en hoef je niet te switchen tussen meerdere systemen. Of u nu een gegevensbeheersysteem als gegevensbron of bestemming gebruikt, een analysemodule helpt u uw gegevens te begrijpen. Tools voor gegevensvisualisatie kunnen u helpen trends te ontdekken, belangrijke gegevens te identificeren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen. 

• Gebruiksvriendelijke interface en ervaring: De gebruikerservaring (UX) van uw Data Management systeem is erg belangrijk. Als uw gebruikers het moeilijk vinden om te navigeren, zullen ze het waarschijnlijk niet gebruiken, wat in de eerste plaats het doel van een gegevensbeheersysteem tenietdoet. Een goed gegevensbeheersysteem heeft een gebruiksvriendelijke interface en biedt een positieve ervaring voor uw eindgebruikers, zodat ze snel en gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Uw gegevensbeheersysteem moet een modern, intuïtief ontwerp hebben en een persoonlijke ervaring bieden. Hierdoor kunnen werknemers efficiënter werken en hoeven ze minder tijd te besteden aan het zoeken naar gegevens. Het moet ook selfservice-mogelijkheden bieden, zodat werknemers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben zonder hulp van de drukke IT-afdeling. Dit helpt werknemers tijd te besparen en de algehele frustratie bij het gebruik van het systeem te verminderen. 

• Realtime gegevensmogelijkheden: Een goed gegevensbeheersysteem heeft realtime mogelijkheden waarmee u gegevens kunt beheren terwijl deze worden gemaakt. Dit zal u helpen problemen op te sporen en sneller op te lossen en ook het risico op fouten te verkleinen. Het is belangrijk dat u een centrale plek heeft waar alle gegevens worden opgeslagen, zodat u deze eenvoudig kunt controleren, bekijken en waar nodig kunt reageren. Als u gegevens uit verschillende bronnen verzamelt, moet uw gegevensbeheersysteem realtime-mogelijkheden hebben die met al deze bronnen kunnen worden geïntegreerd en één enkel overzicht van die gegevens bieden. Dit zal u helpen gegevensproblemen te identificeren, corrigerende maatregelen te nemen en deze snel op te lossen. Uw gegevensbeheersysteem moet ook gegevensproblemen kunnen identificeren en niet toestaan ​​dat ze het systeem binnendringen. Dit zal u helpen problemen op te sporen en op te lossen voordat ze grotere problemen worden. 

• Robuuste rapportagefuncties: Uw gegevensbeheersysteem moet robuuste rapportagemogelijkheden bieden. Dit zal u helpen rapporten te genereren die nauwkeurig, actueel en gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen die ze nodig heeft. Het geeft u ook toegang tot de gegevens die u nodig hebt, of dat nu bij de bron is of binnen uw gegevensbeheersysteem. Met tools voor gegevensvisualisatie kunt u snel trends herkennen, belangrijke gegevens identificeren en beter geïnformeerde beslissingen nemen. Een goed DMS biedt een verscheidenheid aan standaardrapporten, evenals aangepaste rapporten waarmee u uw gegevens op veel verschillende manieren kunt filteren en bekijken, waaronder op datumbereik, gegevensbron, gebruiker of afdeling. Uw DMS moet ook kunnen worden geïntegreerd met uw bestaande rapportagetools, zodat u uw gegevens op alle systemen op één plek kunt bekijken. Dit zal u helpen snel trends en patronen te identificeren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van uw gegevens. 

• Gegevensopslagcapaciteit: Uw gegevens zijn alleen nuttig als ze toegankelijk zijn wanneer u ze nodig hebt, daarom is een robuuste gegevensopslag systeem staat centraal. Het is ook belangrijk dat uw gegevens worden opgeslagen in een veilige en beveiligde omgeving die deze beschermt tegen interne en externe bedreigingen. Een goed gegevensbeheersysteem heeft verschillende opslagopties, zodat u degene kunt kiezen die het beste aan uw behoeften voldoet. Idealiter heeft het ook een ingebouwde noodhersteloplossing. Dit zal u helpen uw gegevens te beschermen tegen beveiligingsrisico's. Het biedt ook een veilige oplossing om uw kritieke gegevens op te slaan en te beschermen tegen cyberaanvallen. 

Conclusie

Gegevens zijn een belangrijk onderdeel van het werk van elke organisatie digitale strategie. Het is een belangrijke hulpbron die u in uw voordeel moet gebruiken door gebruik te maken van digitale transformatie. als de Gegevensbeheersysteem automatiseert en stroomlijnt de processen die betrokken zijn bij het beheer van gegevens gedurende de levenscyclus, is het belangrijk om rekening te houden met de belangrijkste functies van het systeem, zoals gegevensintegratie en -opschoning, beveiliging en gegevensretentie, geautomatiseerde gegevensanalyse, gebruiksvriendelijke interface en ervaring, realtime gegevens mogelijkheden, robuuste rapportagefuncties en gegevensopslag.

Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com