Soms voelt het alsof een IT-afdeling van een schooldistrict niet de aandacht krijgt die het verdient. Ja, technologie maakt meer dan ooit deel uit van het onderwijs van vandaag, maar als de technologie soepel draait, vergeet je gemakkelijk de IT-afdelingen en het personeel dat de infrastructuur draaiende houdt. 

In mijn zes jaar als directeur technologie voor het Pittsburg Independent School District, een stad ongeveer 120 mijl ten oosten van Dallas, hebben we veel veranderingen doorgemaakt, om nog maar te zwijgen van wat de pandemisch ons doorverbinden. Maar toen COVID-19 ons allemaal bijna van de ene op de andere dag dwong om op afstand te leren, kon mijn zeskoppige team 2,500 studenten snel en behoorlijk succesvol naar een één-op-één-programma verplaatsen.

Als ik terugkijk, realiseer ik me dat er tal van factoren waren die hebben bijgedragen aan het geweldige werk van het team. Wat volgt zijn een paar punten die andere IT-afdelingen kunnen helpen om toekomstige uitdagingen beter aan te gaan, terwijl ze over het algemeen de operaties voor de lange termijn verbeteren.

Ondersteuning van administratie is van vitaal belang

Mijn hoofdinspecteur, Terry Waldrep, heeft een graad in computerwetenschappen, en de voorzitter van het schoolbestuur, Greg Miller, is een senior manager van een technologiebedrijf met een doctoraat in informatietechnologie. In sommige situaties zijn IT-directeuren misschien bang om door dit soort leiders te worden bekritiseerd, maar hier is het precies het tegenovergestelde. Hoewel sommige mensen misschien denken dat het oplossen van een IT-probleem of het distribueren van nieuwe hardware net zo eenvoudig is als weten welke knop ze moeten indrukken, begrijpen beide individuen de complexiteit van IT en het belang van een planning en systemen voor een IT-afdeling.

Toen ons district bijvoorbeeld multi-factor authenticatie moest implementeren om het ransomwarebeleid bij te werken, wist ik dat de technische verandering relatief eenvoudig was. Maar bij het communiceren van het belang van dit nieuwe beleid en het opleiden van personeel vreesde ik weerstand. Onze voorzitter van het schoolbestuur begreep niet alleen waarom we deze stap namen, maar hij bood indien nodig zijn expertise aan als hulpmiddel om sceptisch personeel van de verandering te overtuigen. Het is erg nuttig om iemand te hebben, zowel op directieniveau als op uitvoerend niveau, die IT begrijpt en evenveel in het succes ervan investeert als mijn team en ik.

Luister naar uw medewerkers

Toen onze scholen van de ene op de andere dag overgingen op één-op-één leren en we een helpdesk voor studenten moesten creëren, maakte ik me zorgen over het opbranden van het personeel. Onze afdeling was niet alleen fysiek bezig met computers voor studenten en personeel tijdens de begindagen van het virus, maar elk personeelslid werd tegelijkertijd in vele richtingen getrokken.

Om hen te helpen, kreeg ik toestemming om een ​​helpdeskmedewerker in te huren voor de hele afdeling om de helpdesk te organiseren. Deze ogenschijnlijk kleine toevoeging hielp enorm. Het bevestigde niet alleen hun belang als individuen en als onderdeel van een team, het resette ook de taken voor onze zeskoppige groep. Ze werden effectiever, beter georganiseerd en minder gestrest. Vergeet nooit dat het in- en uitschakelen van verschillende werkmodi kostbaar is; het elimineren van inefficiënties maakt de hele afdeling meer dan de som der delen.