De wereld is veranderd. De toekomst is nog steeds rooskleurig.

Drie maanden geleden waren we verwoed op zoek naar de laatste items op onze kerstlijsten. Tegenwoordig zijn supermarkten vol met huishoudelijke artikelen zoals toiletpapier en handzeep onvruchtbaar. Het coronavirus, ook wel bekend als COVID-19, heeft de bedrijfsactiviteiten sinds de vorige Wereldoorlog met een ongeëvenaarde snelheid onderbroken.

Terwijl we ons allemaal in onze huizen nestelen en proberen sociale afstand te houden, wordt de wereld om ons heen wakker van de effecten van de quarantaine. Operationele inefficiënties die ooit "langetermijnprojecten" werden genoemd, zijn in het oog springende verplichtingen geworden, waardoor zelfs de grootste bedrijven op zoek zijn naar manieren om tijdelijke "duct tape" -oplossingen te implementeren - zonder in te boeten controle en beveiliging.

Weinig financiële professionals realiseerden zich hoe verouderd hun AP-processen waren totdat het coronavirus kantoren over de hele wereld begon te sluiten. Papieren facturen zijn verzonden naar lege gebouwen waar ze waarschijnlijk zullen blijven totdat de dreiging van infectie voorbij is, en betalingen worden mogelijk niet op tijd uitbetaald - als ze überhaupt uitgaan. Het coronavirus heeft AP-afdelingen verlaten met het stellen van belangrijke vragen. Hoe verwerkt u papieren facturen en drukt u papieren cheques af als u niet op kantoor kunt komen? Wat nog belangrijker is, wat gebeurt er als het postkantoor sluit of niet-essentiële pakketten op een laag pitje zet? Het kan maanden duren voordat facturen en betalingen worden geleverd zonder een concreet bedrijfscontinuïteitsplan.

We begrijpen misschien niet helemaal hoe betalingsprocessen eruit zullen zien als we allemaal naar kantoor terugkeren, maar één ding is zeker: verandering staat voor de deur. Een korte blik op de verleden, bevestigt dat veel.

Andere wereldwijde evenementen, vaak Black Swans genoemd, hebben een grootschalige verandering in verschillende industrieën veroorzaakt. Het gebeurde na de Grote Depressie, na elke Wereldoorlog, 9/11 en de huisvestingsramp van 2008. In alle gevallen was de primaire katalysator voor de versnelde implementatie van massaveranderingen de aangeboren universele verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat soortgelijke situaties zich nooit meer zouden voordoen. Dus, wat kunnen we verwachten voor de toekomst van betalingen?

Simpel gezegd: een betere morgen. Veel te lang hebben financiële professionals en AP-afdelingen vooruitgang geboekt in betalingsprocessen en integratie van geautomatiseerde oplossingen op een laag pitje. Keer op keer hebben we gekeken naar onze papieren facturen en onze gedrukte cheques, gevuld ze in enveloppen, ze verzegelen en mailen, en zeiden, volgend jaar zullen we hiervoor een oplossing vinden. Niet meer. Het coronavirus heeft ons gedwongen om met heldere ogen en een open geest te kijken naar de huidige processen. Het betalingsproces voor veel bedrijven kan een upgrade gebruiken. Als we als experts op het gebied van financiën en schulden meer aandacht hadden besteed aan de verschuiving in de sector naar digitale / geautomatiseerde AP, waren we misschien beter voorbereid op deze crisis.

Het goede nieuws is dat het niet te laat is. AP automatisering, e-facturering en digitalisering van betalingen zijn eenvoudiger te implementeren dan ooit tevoren. Met naadloze integratie in ERP's en boekhoudsystemen en directe toegang tot factuurgoedkeuring en betalingsinformatie, zouden AP-afdelingen in minder dan 30 dagen optimaal kunnen functioneren vanuit een directiekamer of een kelder. Betalingen zonder aanraken - met één klik op de knop - altijd en overal. Als er een Black Swan nodig is om onze processen drastisch te verbeteren, onze bescherming tegen fraude te verbeteren en het leven van financiële professionals te verbeteren, dan is er in ieder geval iets goeds van gekomen.

Het belangrijkste om te onthouden is dat verandering niet van de ene op de andere dag gebeurt. Sommige van deze verbeteringen hebben tijd nodig. Maar ze zullen gebeuren - en soms veel sneller dan je zou denken - en op wereldwijde schaal. In Europa hebben contactloze betalingen al andere betaalmethoden vervangen. Het is cruciaal voor ons succes om voorbereid te zijn om van onze fouten te leren en door de pijn te verbeteren. Terwijl we allemaal nadenken over manieren om onze AP-processen te verbeteren en de weg vrij te maken voor een betere toekomst, laten we eens kijken naar de topprioriteiten voor financiële professionals terwijl we in quarantaine zijn en bij terugkeer naar het werk.

Er zijn in de nabije toekomst 3 grote veranderingen voor B2B-betalingen.

• Decentralisatie

De zin "Leg niet al je eieren in één mand", is nog nooit zo relevant geweest. Pas nu AP-afdelingen op zoek zijn naar oplossingen voor het off-site afdrukken van cheques en het afhandelen van facturen, beseffen bedrijven dat alles in eigen beheer niet het beste idee is. Het vinden van een partner voor het afdrukken van back-upcontroles en het verwerken van facturen is van cruciaal belang voor toekomstige AP-afdelingen. Met een solide back-upplan indien bedrijfssluitingen plaatsvinden of wanneer andere onvoorziene gebeurtenissen normale AP-processen in de war sturen, blijft de bedrijfscontinuïteit intact. Het beste deel is dat deze noodplannen kunnen worden geïntegreerd in de huidige betalingsprocessen zonder een greintje controle te verliezen.

• Automatisering

AP-automatisering bestaat al meer dan een decennium. Hoewel sommige bedrijven hun processen volledig hebben geautomatiseerd, behandelen de meeste AP-afdelingen over de hele wereld de dingen nog steeds op de niet zo goede ouderwetse manier. Dat betekent veel papier en veel handmatige verwerking. Een volledig geautomatiseerde AP-afdeling hoeft het kantoor niet te bezoeken om facturen goed te keuren en betalingen te doen. Ze hebben een cloudoplossing die dat voor hen afhandelt. Het enige dat ze nodig hebben, is een apparaat met een internetverbinding en een aanbieder van AP-automatiseringsoplossingen. Automatisering van crediteuren verlaagt de kosten met gemiddeld meer dan 80%, terwijl de goedkeuringsprocessen worden gestroomlijnd en inkomsten worden gegenereerd. De race naar automatisering begint nu voor veel bedrijven. Blijf niet achter.

• Geen aanraakbetalingen 

De papieren cheque is nog steeds een integraal onderdeel van de financiële operaties van de meest succesvolle ondernemingen van vandaag, ondanks het feit dat dit de duurste en meest tijdrovende betalingsmethode is met het grootste risico op fraude. Kijk of dat de komende maanden zal veranderen. CEO van PYMNTS.com, Karen Webster, recent geïnterviewd onze COO, Julie Negrete-Anderson, over wat er echt nodig is om de cheque te doden. Experts geloven dat we ons antwoord hebben, COVID-19. Betalen zonder aanraken is de weg van de toekomst. Waarom geven we toch cheques uit? Wanneer heeft u voor het laatst een cheque buiten uw financiële afdeling gezien? De papieren cheque is al lang dood bij consumentenbetalingen. Vóór deze uitbraak verwachtten we dat de cheque in 2 voorbij zou zijn bij B2030B-betalingen. Verwacht dat dit veel eerder zal gebeuren in een postcoronavirussamenleving. Bedrijven zullen de banden met verouderde betalingsmethoden onmiddellijk willen verbreken ten gunste van betrouwbaardere en veiligere elektronische betalingen. De cheque had zijn dag (veel van hen). Zoek naar betalingsmethoden zoals ACH, virtuele kaarten, overboekingen en realtime betalingen om de wereld van B2B-betalingen in de niet al te verre toekomst te leiden. De cheque is officieel in quarantaine geplaatst.

Een betere wereld.

Het kan voor zakelijke professionals (en mensen in het algemeen) soms moeilijk zijn om zichzelf uit minder ideale situaties te halen en de zilveren rand te zien. De zwarte zwanen uit het verleden waren allemaal een tijdje vreselijk. Maar wij als samenleving en economie zijn groter en beter ontstaan ​​dan ooit tevoren. De crisis van het coronavirus is niet anders. Bedrijven zullen terugveren. We zullen uit ons huis komen met een nieuwe waardering voor onze ochtendritten en misschien een nieuwe hobby of twee. En voor B2B-betalingen is dit misschien wel het beste wat ooit is gebeurd.

De toekomst is hier. De toekomst is helder. En het draagt ​​een bekend gezicht.

Welkom bij AP Automation.

Bron: https://www.onpaysolutions.com/payment-blog/3-big-changes-in-b2b-payments-after-covid-19