Introductie

Ongeacht de grootte van uw bedrijf, heeft u een georganiseerd en functionerend salarissysteem nodig om uw activiteiten te stroomlijnen en, belangrijker nog, zware boetes van de IRS te vermijden. Een goede payroll provider zorgt er ook voor dat uw medewerkers hun contributie op tijd ontvangen. Maar zoals uit onderzoek blijkt, kiest 60% van de bedrijven ervoor om hun loonlijst in huis nodig heeft. Op het eerste gezicht denken ze misschien dat ze aan het sparen zijn. De waarheid is dat dit een stressvol en ook tijdrovend proces kan zijn. Het begint allemaal met ervoor zorgen dat u de juiste provider krijgt. In dit bericht leiden we u door de stappen van het kiezen van het juiste payrollservicebedrijf. Lees verder voor meer informatie. 

• Beslis of u uw werknemers salarissen of uurlonen wilt betalen

Maandsalarissen aan werknemers betalen is een stuk eenvoudiger te beheren, en daarom geven de meeste werkgevers de voorkeur aan deze optie. Salarissen vermijden de stress van het berekenen van de uren die uw werknemers in de maand hebben gewerkt. Het houdt ook alles consistent. 

Maar soms is het betalen van het uurloon van uw werknemers de enige optie die u heeft. Als dit het geval is, moet u ervoor zorgen dat u een systeem hebt opgezet dat de tijd dat ze werken en de verschuldigde vergoeding bijhoudt. Zorg ervoor dat uw payroll aanbieder aan dit verzoek kan voldoen. 

• Kies de beste salarissoftware die aan uw zakelijke behoeften voldoet

We adviseren onze klanten altijd om voorrang te geven aan een payrollserviceprovider die in de cloud wordt gehost. Het belang hiervan is dat u op één plek toegang heeft tot al uw salarisgegevens wanneer u deze nodig heeft.

De beste salarissoftware moet ook stress en giswerk uit het salarisbeheer halen. Een voorbeeld kan een dienst zijn waarmee klanten hun salarisprogramma in hun systeem kunnen integreren. Dit bevordert niet alleen de samenwerking, maar verbetert ook de communicatie in het salarisbeheerproces.

• Vereenvoudig uw proces

Het intern beheren van de salarisadministratie brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. U zult een staf moeten behouden die eraan werkt en dit heeft budgettaire gevolgen. 

Een gegarandeerde tip om een ​​payrollproces te vereenvoudigen, is door te investeren in een HR-taakmanager. Met dergelijke tools kunnen werkgevers alles op één plek bewaren. Dit bespaart niet alleen tijd maar ook geld. 

• Kies een betaalperiode voor uw medewerkers

Het is belangrijk om vooraf de loonperiode voor uw werknemers te bepalen. U kunt ervoor kiezen om ze maandelijks, wekelijks of tweewekelijks te betalen. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat u georganiseerd bent en uw salarisadministratie soepeler verloopt.

• Classificeer uw werknemers dienovereenkomstig

De classificatie van uw werknemers is een andere cruciale tip die ervoor zal zorgen dat uw programma's soepel verlopen. Of u nu stagiaires, fulltime werknemers of onafhankelijke contractanten inhuurt, ze zullen allemaal als uw werknemers moeten worden geclassificeerd. De juiste classificatie helpt u om boetes van de IRS te voorkomen. 

• Houd alles bij

Het bewaren van uw administratie op één centrale plaats is een andere essentiële tip die gegarandeerd elk salarissysteem vereenvoudigt. Als er iets is, vereisen sommige federale en staatswetten dat u sommige records voor een bepaalde periode moet bewaren voordat u ze weggooit. De wet vereist bijvoorbeeld dat u een juiste administratie bijhoudt van belastingdeposito's, belastingformulieren, W4- en W2-formulieren en vakantietijd. 

• Kies een programma dat rekening houdt met verhogingen en voordelen.

De eenvoudigste manier om uw werknemers salarisverhogingen te geven, is door ze extra voordelen te geven in de vorm van een beloning.

Dat kan zijn in de vorm van stipendia voor kinderopvang, een aanvullende verzekering of zelfs een nieuwe laptop. Dit zijn slechts enkele van de belastingvrije methoden om uw werknemers meer voordelen te bieden. Ze vereenvoudigen ook het belastingpapier.

• Zoek uit of u werkgevers-ID-nummers nodig heeft.

Om belastingen te verwerken, is het in sommige staten een vereiste om een ​​werkgevers-ID-nummer te krijgen. Hoewel de meeste bedrijven al ID-nummers hebben, is dit niet altijd het geval. Als u er geen heeft, neem dan contact op met de IRS om de uwe te laten verwerken.

• Maak een budget

Wanneer u een loonlijst voor uw bedrijf plant, moet u ervoor zorgen dat u budgetteert voor belastingen en lonen. Als werknemer moet u Medicare en sociale zekerheidsbelastingen betalen. Ook zijn de meeste bedrijven verplicht om werkloosheidsbelastingen af ​​te dragen, daarom is het belangrijk om deze kosten van tevoren te plannen.

• Welke diensten zijn inbegrepen?

Voordat je kiest voor een payroll dienst, zorg er dan voor dat je rekening houdt met de diensten die een aanbieder aanbiedt. Hieronder staan ​​de typische diensten die u van uw payrollprovider kunt verwachten:

Salarisverwerking– Hierbij wordt voor elke werknemer het verschuldigde bedrag aan het einde van de maand berekend. De salarissoftware moet eenvoudig loontarieven, overuren, ploegendiensten, socialezekerheidsuitkeringen, belastingen en vakantiegeld berekenen. Daarna betalen ze werknemers met prepaid debetkaarten, papieren cheques of directe storting.

• Aangifte en aangifte loonheffingen– Dit houdt in: het inhouden van werknemersbelastingen, het indienen van uw driemaandelijkse loonbelastingaangiften en zelfs het betalen van belastinginhoudingen voor de werknemers aan de juiste instanties. Ook geven ze elk einde van het jaar 1099- en W2-formulieren uit aan werknemers. Kies voor een payroll dienstverlener die een foutloze garantie biedt. Dit betekent dat als er een fout is, de provider deze niet alleen zal corrigeren, maar ook verantwoordelijk is voor eventuele boetes die u oploopt. 
• Rapportage van nieuwe medewerkers: Meerdere salarisadministraties melden eventuele nieuwe medewerkers die u namens u aan boord in dienst neemt bij de overheid.

• PTO-beheer: De meeste salarisprogramma's houden het aantal ziekte- en vakantie-uren bij dat uw werknemers hebben verdiend en gebruikten deze om betaald verlof te beheren. Sommige oplossingen verwerken zelfs verlof en het daaropvolgende goedkeuringsproces. 
• Zelfbediening van medewerkers: Werknemers hebben doorgaans toegang tot de salarisportal om PTO-saldi, loonstrookjes en belastinghervormingen aan het einde van het jaar te bekijken.

 

Conclusie

Door uw salarisadministratie uit te besteden aan een externe leverancier, kunt u uw activiteiten stroomlijnen en ervoor zorgen dat uw werknemers op tijd worden betaald. De hoofdpijn is echter het kiezen van de juiste payroll-provider. Daarom hebben we bovenstaande tien tips voor je op een rijtje gezet om je te helpen bij het vinden van de juiste aanbieder. 

• Coinsmart. Europa's beste Bitcoin- en crypto-uitwisseling. Klik Hier
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: Plato Data Intelligence: Platodata.ai