효과적이고 사용하기 쉬운 RFQ 프로세스를 갖추는 것이 효과적인 RFQ 프로세스를 조정하고 관리하는 첫 번째 단계입니다. 조달 프로세스. RFQ는 탐색하기 가장 쉬운 조달 워크플로우 중 하나이지만 그렇다고 해서 프로세스를 단순히 몽유병처럼 진행할 수 있다는 의미는 아닙니다. 

간단한 일을 잘 수행하는 것은 일반적으로 전체 워크플로우가 얼마나 효과적으로 실행되는지를 나타냅니다. 상대적으로 단순한 RFQ를 가장 잘 관리하려면 먼저 RFQ 의미를 이해하는 것이 매우 중요합니다.

견적 요청(RFQ)이란 무엇입니까?

견적 요청, 일반적으로 다음과 같이 단축됩니다. RFQ, 당신이 알면 완벽합니다 정확하게 잠재 공급업체로부터 비용 견적을 요청하기 위해 시장 발견 프로세스를 실행하고 필요로 하는 것입니다. 일반적으로 공급품이나 특정 원자재와 같이 반복되는 실제 제품 요구 사항이 있는 경우 입찰을 요청하기 위해 사업상 RFQ를 제출하게 됩니다. 

특정 공급업체에 RFQ를 발행하면(조달 시 RFQ는 일반적으로 시장 전반에 걸친 공개 초대가 아님) 응답을 기다리고 최저 가격, 가장 빠른 배송 또는 기타 명확한 객관적인 기준에 따라 선택합니다. 귀하가 RFQ를 실행하는 경우 조달 워크플로우, 귀하는 본질적으로 지속적인 계약을 보장할 만큼 자주 주문되는 고정되고 변하지 않는 제품에 대한 최적의 가격을 공급업체에 요청하는 것입니다.    

RFQ는 다음과 같습니다. 지원 일반적으로 필요한 제품의 유형이나 범위를 확신하지 못하거나 서비스 가격을 알아보려고 할 때 적합합니다. 일반적으로 두 경우 모두 RFP(제안 요청서)가 더 좋습니다. 잠시 후에 RFQ와 RFP의 차이점을 다루겠습니다. 

견적 요청(RFQ) 정보 요구 사항

 RFQ는 미리 결정된 일련의 공급업체(일반적으로 이미 조달 생태계 내에 있음)에게 발행되며 해당 공급업체 풀에서 요청한 정확한 수의 입찰만 받게 됩니다. 그러나 광범위한 목표를 설정하는 것이 아니기 때문에 필요한 것과 기타 모든 매개변수를 매우 명확하게 정의해야 합니다. 구체적은 공급업체가 귀하의 고유한 요구 사항을 이해하고 궁극적으로 가능한 최상의 가격을 제공할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 경쟁 풀에서.   

조달 워크플로우 내에서 자동화 소프트웨어를 사용하는 경우 RFQ 관리에 유용한 사전 설정된 일련의 템플릿이 있을 가능성이 높습니다. 그렇지 않은 경우 일반적으로 RFQ에 포함할 내용은 다음과 같습니다.

RFQ 커버레터 및 요약(EXSUM)

회사의 내부 표준 운영 절차(SOP)는 조달 프로세스 내에서 RFQ 및 기타 문서를 여는 방법을 결정합니다. 그럼에도 불구하고 자기 소개서와 EXSUM은 일반적으로 공급업체가 문서의 나머지 부분을 준비할 수 있도록 요구 사항과 조달 목표를 간단하고 소화 가능한 형식으로 요약하는 브랜드화된 공급업체용 문서입니다.

RFQ 유형, 상품 수량 및 빈도

이는 RFQ의 핵심이며 업계 및 특정 요구 사항에 따라 매우 간단할 수도 있고 매우 복잡할 수도 있습니다. 여기 몇 가지 예가 있어요.

청소 용품: 사무실 관리자로서 욕실과 청소용 옷장을 비축하는 일을 담당할 수도 있습니다. 이 경우 RFQ에는 10년 2024월부터 매 XNUMX개월마다 XNUMX일에 배송될 화장지(각 XNUMX케이스)가 포함될 수 있습니다.

금속 가공: 이와 대조적으로 원자재를 주문하는 기계 공장 감독인 경우 RFQ 유형 및 수량은 매우 복잡할 수 있으며 얼마나 안정적으로 할 수 있는지에 따라 임시 재공급 조항과 함께 미세한 사양, 합금 유형 및 다중 주문 빈도가 포함될 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 자신의 직업 요구 사항을 예측하십시오. 이와 같은 경우 용접 가스와 같은 위험 물질을 주문하는 경우 패딩 재료나 안전 요구 사항과 같은 운송 요구 사항을 지정해야 할 수도 있습니다.

RFQ 관리 정보

이는 공급업체에게 다음을 포함한 계약 세부 사항을 알려줍니다.

• 지불 조건(즉, 순-30).
• 계약 유효 기간 및 갱신 기준.
• 기타 계약 조건.
• 공급업체가 견적 제출의 일부로 제공할 것으로 예상되는 고유하거나 특별한 요구 사항입니다.
• 선택한 공급업체에 대한 질문 및 계약 서비스를 담당하는 회사 연락 담당자(POC), 일반적으로 연락 담당관입니다.

RFQ 대 RFP

 RFQ는 알려진 요구 사항을 명확하게 설명하고 공급업체에게 최상의 가격을 제안하도록 요청하는 간단하고 설정된 문서라고 언급했습니다. 요구사항이 복잡하다면 어떻게 될까요? 

예 :

1. 귀하는 회사에서 이전에 한 번도 수행한 적이 없는 전체 프로젝트의 일부인 많은 자재에 대한 마스터 가격 목록을 작성하고 있습니다.
2. 특별한 배송 후 서비스가 필요합니다. 즉, 새로운 사무용 프린터를 구입하고 문제가 발생할 때 이를 해결하는 데 도움을 줄 수 있는 대기 서비스 제공업체가 필요하며 토너가 필요한지 24시간 이내에 배송되는 지속적인 계약이 필요합니다.  
3. 귀하는 주간 조경처럼 간단하든 회사의 작업 흐름 자동화를 구축하기 위해 컨설턴트를 고용하는 것처럼 복잡한 주로 서비스 기반 계약을 탐색하고 있습니다.

이러한 경우(일반적으로 서비스 기반 계약, 모호한 요구 사항이 있는 대규모 프로젝트의 자재 또는 보다 복잡한 상품 기반 계약)에는 다음과 같은 방법을 개발해야 합니다. 제안서 요청 (RFP)는 RFQ 대신에 사용됩니다.

RFP가 묻는다 잠재적 인 공급 업체 문제에 대한 해결책을 효과적으로 "제시"합니다. 예를 들어 차세대 기계 프로젝트에 대한 제안을 요청하거나 운영 간소화를 위한 컨설팅 지원을 요청할 수 있습니다. 이러한 경우 RFP는 "큰 그림" 요구 사항을 설명하고 공급업체는 문제 해결 방법을 알려주거나 대략적인 견적 견적과 함께 자료를 제공합니다. 이는 귀사의 규정이 덜하고 공급업체와의 공동 작업에 더 가깝다는 점에서 RFQ와 다릅니다.

비즈니스에서 언제 RFQ를 사용합니까?

모든 구매에 RFQ가 필요한 것은 아니지만 특정 시나리오에서 가장 일반적으로 사용됩니다.

1. 사전 자격을 갖춘 공급업체: 사전 검증된 신뢰할 수 있는 공급업체 목록이 이미 존재하는 경우 RFQ를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 이들은 특정 표준을 충족하고 신뢰성이 뛰어난 공급업체입니다.
2. 구체적이고 표준화된 요구사항: RFQ는 특정 제품이나 서비스에 대한 요구사항이고 혁신이나 맞춤화의 여지가 거의 없는 경우에 적합합니다. 예를 들어, 가구 제작에 사용되는 원자재나 제조용 나사와 같은 표준화된 부품과 같은 표준화된 제품을 대량으로 소싱하는 경우입니다.
3. 지속적인 대량 주문: RFQ는 제품을 지속적으로 대량 공급해야 하는 상황에 매우 적합합니다. 이는 원활한 운영을 유지하기 위해 꾸준한 자재 또는 구성 요소 흐름이 필요한 제조 분야에서 흔히 발생합니다.
4. 추가 서비스 부족: 추가 서비스나 장기 유지보수 계약 없이 제품 자체만을 구매하는 경우 RFQ를 통해 조달 프로세스가 단순화됩니다.

RFQ 프로세스 – RFQ는 어떻게 작동합니까?

RFQ 프로세스는 매우 간단하므로 일반적으로 업계 또는 회사 내부 SOP에 관계없이 유사한 일련의 단계를 따르게 됩니다.

1. 문서를 순서대로 정리하세요. 여기에는 앞서 언급한 세부 정보 및 범위 정보를 함께 패키지화하고 직원 또는 경영진과 협력하여 세부 사항을 개선하고 RFQ가 최대한 명확하도록 하는 것이 포함됩니다. 간소화된 공급업체 작업.
2. 공급업체 쇼핑 목록 만들기: RFQ 프로세스는 대중에게 공개되지 않으며 제출하려는 공급업체 신청서 수만큼 공개되지 않습니다. 대신 RFQ를 배포할 공급업체 목록을 준비합니다. 마음에 드는 한두 가지 공급업체를 염두에 두고 있더라도 최고의 공급업체에 대해 충분한 실사를 수행하십시오.
3. 요청을 위해 RFQ를 보냅니다. 회사 상황에 따라 조달 전략, 이는 광범위한 배포판에 이메일을 보내는 것만큼 고통스러울 수도 있고, 조달을 간소화하기 위해 고안된 "작업 게시판"에 게시하는 것만큼 쉬울 수도 있습니다.
4. 수신 및 응답: 그런 다음 공급업체가 최적의 입찰을 제출할 때까지 기다린 다음 최종 후보 목록을 좁히고 필요한 경우 공급업체를 추가로 인터뷰하여 우승자를 선택하고 다른 모든 사람에게 모집이 종료되었음을 알리고 시작합니다. 공급업체 온보딩 승자를 위해.

RFQ 프로세스는 전반적으로 어렵지 않습니다. 조달 플랫폼 선택의 폭(또는 선택의 부족)은 확실히 전반적으로 사용 편의성을 높입니다.

조달 프로세스의 기타 문서

우리는 RFQ와 RFP를 다루었지만 일상적인 조달 절차의 일부로 자주 접하게 될 수많은 다른 문서가 있다는 것을 기억하십시오. 중앙 집중식 조달 프로세스를 포함하는 강력한 SOP가 없으면 이를 똑바로 유지하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다.

가장 일반적인 추가 조달 문서 중 두 가지는 다음과 같습니다.

1. 정보를 요청하다: RFI는 본격적인 RFQ 또는 RFP를 개발하기 전에 요구 사항을 좁힐 수 있도록 공급업체에 "도와주세요" 요청입니다. RFI는 새로운 프로젝트를 시작하고 문서 패키지를 개발하는 데 시간을 보내기 전에 모든 작업이 제대로 진행되었는지 확인하려는 경우에 유용합니다.
2. 입찰 요청: 조달에서 입찰 요청 공급업체에게 대규모 프로젝트에 대한 입찰을 제출하도록 요청합니다. 이는 기본적으로 RFQ와 비슷하지만 더 크거나 더 광범위한 프로젝트에 사용되며 일반적으로 원자재 및 실제 제품뿐만 아니라 서비스 기반 계약도 포함됩니다. 

결론

자재 및 제품 흐름을 효과적으로 관리하는 것은 잘 개발된 RFQ 프로세스에서 시작됩니다. RFQ는 광범위한 왕복 또는 반복적인 소싱 요청의 필요성을 무효화하지만, 최소한의 어려움으로 프로세스를 간소화하려면 처음부터 적절한 RFQ를 패키징하는 것이 필요합니다. 

궁극적으로 효과적인 RFQ는 전체 조달 프로세스가 얼마나 효과적인지를 나타낼 수 있습니다. 간단한 작업을 잘 수행하면 일반적으로 RFP 및 RFT와 같은 더 복잡한 작업도 처리할 수 있습니다. 반면에 RFQ를 완료하고 입찰을 집계하는 데 어려움을 겪는다면 전체 조달 생태계에서 추가 다운스트림 문제가 발생할 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/rfq-meaning/