모든 기업은 구매 주문서, 청구서, 청구서, 기본 공급품부터 회사의 모든 운영에 필요한 고가 장비 및 서비스에 이르기까지 모든 것을 제공하는 여러 공급업체에 대한 지불을 처리해야 합니다. AP(미지급금) 부서는 잘 조직된 회사의 조달-지불 프로세스를 담당하며 PO(구매 주문) 처리부터 공급업체에 대한 최종 결제까지 전체 구매 워크플로를 처리합니다.

수동 AP 관리는 특히 회사가 확장하고 여러 공급업체 및 구매를 처리할 때 힘들고 시간이 많이 걸립니다. 종이 송장 더미를 살펴보고 개별적으로 승인자에게 연락하고 실제 수표를 보내는 과정은 번거롭고 오류가 발생하기 쉽습니다. 수동 AP 처리로 인해 지불이 지연될 수 있으며 경우에 따라 잠재적인 벤더 사기에 비즈니스가 노출될 수도 있습니다.

다음과 같은 지급 계정 자동화 플랫폼 Coupa의 AP용 소프트웨어 수동 AP 관리 문제에 대한 솔루션이며 재무팀의 조달-지불 워크플로우를 최적화할 수 있습니다. 수동 절차의 느린 속도와 그에 따른 고유한 오류를 제거함으로써 AP 자동화는 직원 및 공급업체와의 파트너십을 강화할 뿐만 아니라 상당한 시간과 비용 절감 효과를 가져옵니다.

IOFM의 2020년 가을 보고서에 따르면 "AP 성능 측정: 효율성 벤치마크,” PO 청구서의 42%는 자동화를 통해 제때 지급되는 반면, 자동화가 없을 경우 25%에 이릅니다. 2021년 세계적 수준의 AP 성능: 효율성 벤치마킹 지표 보고서, IOFM은 미지급금 자동화가 없는 회사가 가장 높은 프로세스 성숙도 수준에 대해 송장당 평균 $1.83의 가장 높은 평균 비용을 지불했음을 발견했습니다. 대조적으로 엔드투엔드 AP 자동화와 최고 수준의 프로세스 성숙도를 갖춘 회사는 청구서당 $1.45만 지불했습니다.

A에 따라 2018년 골드만삭스 보고서, 북미 B2B 기업은 AP 처리에 연간 약 187억 달러를 지출하며 인건비가 직접 비용의 90% 이상을 차지합니다. 그러나 자동화된 AP 처리 비용은 수동 비용의 33%에 불과하므로 AP 부서에서 연간 62억 달러를 크게 절감할 수 있습니다.

AP 자동화 구현 가이드

지불 계정 운영은 현금 흐름 역학에 영향을 미치고 비즈니스의 신용 점수에 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 지급 계정을 지속적으로 모니터링하면 지출 패턴 및 비즈니스 성장과의 상관 관계에 대한 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 그러나 이러한 통찰력은 수년 동안 축적된 잘 관리된 AP 기록에서만 얻을 수 있습니다.

AP 자동화를 향한 움직임에는 신중한 계획과 실행이 필요합니다. AP 자동화를 시작하기 전에 인보이스당 비용 절감, FTE(상근 등가물) 축소, DPO(미지불 일수) 단축 또는 조기 납부 할인 확보. 이러한 목표를 정의하면 요구 사항에 맞는 지불 계정 자동화 소프트웨어를 평가하기 위한 명확한 프레임워크를 그리는 데 도움이 됩니다. 처음에 목표를 설정하는 것은 AP 자동화 구현이 진행됨에 따라 효율성을 측정할 수 있는 벤치마크 역할도 합니다.

구현의 세부 사항은 개별 비즈니스 요구 사항 및 산업에 따라 다를 수 있지만 프로세스를 안내하기 위해 일반적인 로드맵을 요약할 수 있습니다.

1단계: 계획 및 평가

AP 자동화를 달성하기 위한 경로는 수동 절차 또는 부분 자동화를 포함하는지 여부에 관계없이 현재 사용 중인 방법을 평가하는 것으로 시작됩니다. 중요한 단계는 기존 문제를 식별하고 자동화가 솔루션을 제공할 수 있는 방법을 탐색하는 것입니다. 명확하고 측정 가능한 목표를 정의하는 것이 필수적입니다. 평가해야 할 핵심 요소에는 인보이스 처리에 소요되는 기간, 인보이스당 비용 및 조기 지불 인센티브의 활용이 포함됩니다.

송장, 영수증 및 구매 주문서와 같이 처리가 필요한 문서의 범주를 인식하는 것이 중요합니다. 형식, 언어 또는 기타 고유한 기능의 잠재적 변형을 고려해야 합니다. 많은 기업이 AP 프로세스 내에서 양방향 또는 2방향 매칭을 통합하므로 필요한 매칭 유형을 정확하게 결정해야 합니다. 특정 문서에는 날짜 수정 또는 통화 기호 추가와 같은 데이터 조작이 필요할 수 있습니다. 자동화 도구는 이러한 작업을 실행할 수 있는 기능을 보유해야 합니다.

자동화 여정을 위한 포괄적인 계획을 수립하는 데 모든 사용자와 이해 관계자를 참여시키는 것이 중요합니다. 이 계획에는 일정, 관련 당사자, 재정 요구 사항 및 주요 이정표를 기술해야 합니다.

2단계: 공급업체 및 제품 선택

올바른 미지급금 자동화 소프트웨어 제공업체를 선택하는 것이 중요합니다. 다양한 옵션에 대한 광범위한 연구와 평가가 중요합니다. 기능, 확장성, 통합 기능, 사용자 친화성, 공급업체 평판 및 고객 리뷰와 같은 매개변수가 선택을 안내해야 합니다.

다음 단계는 일반적으로 선정된 공급업체에 RFP(제안 요청서)를 발행하거나 제품 사양을 획득하는 것과 관련됩니다. 좋은 지불 계정 자동화 시스템은 API 또는 미들웨어와 같은 방법을 사용하여 다른 회계 시스템과 연결할 수 있어야 합니다. 이를 통해 시스템 간에 데이터를 쉽게 공유할 수 있습니다. AP 자동화 소프트웨어는 하나의 회계 시스템에서 송장과 구매 주문서를 추출하여 처리하고 다른 회계 플랫폼에서 정보를 업데이트할 수 있어야 합니다. 이 통합을 통해 기업은 익숙한 회계 소프트웨어를 고수하면서 AP 자동화 소프트웨어의 기능을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, Nanonets의 AP 자동화 소프트웨어 QuickBooks 및 Sage와 같은 다른 회계 시스템과 함께 사용할 수 있습니다.

자동화 솔루션 선택을 안내하는 사양에는 소프트웨어의 기술적 기능뿐만 아니라 예산 제한 및 구현 예정 일정도 포함되어야 합니다. 접수된 제안서/사양은 가격 책정, 구현 지원, 사용자 정의 옵션 및 지속적인 고객 지원과 같은 요소를 포함하여 철저한 검토 및 평가가 필요합니다.

선택한 벤더와 제품은 비즈니스 요구 사항에 가장 효과적으로 부합하는 것이어야 하며 계약 조건을 설정하기 위한 협상이 뒤따라야 합니다. 

3단계: 설정 및 사용자 정의

AP 자동화 소프트웨어 설정에는 조직의 기본 송장 라우팅 및 승인 계층을 복제하도록 구성하고 사용자 정의하는 작업이 포함됩니다. 시스템 내에서 사용자 역할 및 권한을 설정하면 적절한 액세스 및 책임 분리가 보장됩니다. 고유한 비즈니스 요구 사항에 맞게 시스템을 조정하는 작업에는 필드, 알림, 미리 알림 조정 및 관련 보고서 생성이 포함됩니다. 예를 들어 기업은 송장 금액에 따라 계층적 승인 절차를 도입할 수 있습니다. 이 맞춤형 접근 방식은 반복적인 작업을 자동화하고 확립된 프로토콜 준수를 유지합니다.

4단계: 교육 및 테스트

시스템의 실제 출시 전 포괄적인 UAT(User Acceptance Testing)에는 송장 입력, 2중 또는 3중 일치, 승인 워크플로, 결제 처리 및 보고를 포함한 다양한 시나리오 검사가 포함됩니다. 목표는 시스템이 모든 요소가 원활하게 연결되어 의도한 대로 정확하게 작동하는지 확인하는 것입니다.

똑같이 중요한 것은 AP 자동화 솔루션 사용과 관련하여 외상 매입금 팀 및 관련 이해 관계자에게 철저한 교육을 제공하는 것입니다. 이 교육은 새 시스템의 원활한 전환 및 효과적인 채택을 보장합니다. 발생할 수 있는 모든 문제를 해결하고 자세한 문서를 제공하고 자동화의 이점을 강조하면 사용자 수용을 촉진하는 데 크게 기여할 수 있습니다. 시스템의 이점에 대한 명확한 의사소통 및 교육은 성공적인 통합 프로세스를 보장하여 사용자 간의 자신감과 열정을 구축하는 데 도움이 됩니다.

6단계: 구현 및 개선

AP 자동화 시스템의 구현은 소프트웨어 사용의 시작을 의미합니다. 표면화될 수 있는 잠재적인 문제를 신속하게 식별하고 해결할 수 있으므로 초기 단계 동안 주의 깊은 감독이 필수적입니다.

시스템의 효율성을 보장하는 것은 지속적인 노력입니다. 지속적인 평가 및 최적화는 이 단계의 필수 구성 요소입니다. 정기적으로 핵심 성능 메트릭을 면밀히 조사하고, 사용자 피드백에서 통찰력을 수집하고, 필요한 개선 사항을 도입하는 것은 비즈니스 요구 사항의 동적인 발전과 시스템을 동기화하는 방법입니다.

지속적인 지원을 보장하고 시기적절한 업데이트로 시스템을 최신 상태로 유지하며 발생할 수 있는 기술 문제를 신속하게 해결하려면 자동화 공급업체와 강력한 파트너십을 구축하는 것이 중요합니다. 자동화 공급업체의 전문 지식과 지원은 시스템의 원활한 기능을 유지하는 데 도움이 되므로 자동화 여정의 지속적인 성공에 기여합니다.

AP 자동화 여정의 나노넷

Nanonets와 같은 AP 자동화 도구는 다양한 이점을 제공합니다. 이러한 도구는 AI의 힘을 통해 이메일과 스캔한 문서에서 디지털 파일, 클라우드 스토리지 및 ERP 시스템에 이르기까지 다양한 소스의 파일과 문서를 자동으로 집계하는 AP 워크플로를 손쉽게 생성할 수 있습니다.

스마트 캡처 기능 외에도 Nanonets를 비롯한 효과적인 AP 자동화 도구는 포괄적인 기능 모음을 제공합니다. 여기에는 다양한 문서 유형에서 자동화되고 지능적인 데이터 추출, 비용 일치 및 조정, 보고서 생성에서 관리자 승인 확보에 이르는 비용 워크플로우의 간소화된 관리, 선호하는 ERP, 회계 소프트웨어 또는 비즈니스와 월별 회계 결산의 원활한 통합이 포함됩니다. 도구.

Nanonets는 신용/차변 송장, 견적 송장, 상업 송장 등 다양한 송장에서 데이터를 추출하는 데 탁월합니다. 송장 외에도 Nanonets는 영수증, 가격표, 구매 주문서, 직불 카드 및 신용 카드 등과 같은 다양한 재무 문서를 스캔하는 능력을 보여줍니다.

Nanonets는 기업 비용 80% 절감, 인보이스 처리 속도 최대 XNUMX배 증가, AP 일수 최적화 향상 등 AP 팀에 상당한 이점을 제공합니다. 수동 검사 및 확인으로 인해 발생하는 부정확성을 효과적으로 제거하고 예외를 능숙하게 처리하며 관련 담당자에게 지능적으로 전달합니다. 또한 Nanonets는 사기, 절도, 이중 지불 및 기타 비효율성을 감지하고 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Nanonets 기능의 핵심은 Flow라는 AI 기반 플랫폼입니다. 이 혁신적인 플랫폼은 중요한 AI 요소를 계정 처리 워크플로에 원활하게 통합하여 AP 프로세스를 재정의합니다. Nanonets는 AP 자동화를 추진하고 엔드 투 엔드 회계 워크플로를 설정하며 Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks 등을 포함한 다양한 플랫폼과 손쉽게 통합하는 데 도움이 됩니다. 또한 Nanonets는 ACH, 전신 송금, 신용 카드, 지갑 및 네오 뱅크를 포함하는 국내 및 글로벌 결제 방법을 모두 지원합니다.

멀리 걸릴

AP 자동화는 비즈니스의 재무 건전성, 운영 효율성 및 전반적인 경쟁력에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 업계 보고서 및 통계에서 알 수 있듯이 AP 자동화의 이점은 상당합니다. 자동화 구현으로 정시 지급률이 획기적으로 향상되고 처리 비용이 절감되며 보다 효율적인 송장 관리가 가능해집니다. 기업이 AP 처리에 수십억 달러를 지출하는 상황에서 자동화를 통해 상당한 금액을 절약할 수 있는 가능성은 분명합니다. 기술이 계속 발전함에 따라 Nanonets와 같은 솔루션을 채택하면 단기적인 이점을 얻을 수 있을 뿐만 아니라 점점 더 디지털화되는 비즈니스 환경에서 비즈니스가 지속적인 성장과 성공을 거둘 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/