전통적인 우편물실은 노동 집약적이고 시간이 많이 소요되며 솔직히 말해서 구식이 되어가고 있습니다. 마찬가지로 비용을 절감하고 하이브리드 및 원격 작업 모델에 적응해야 한다는 압박이 커지면서 기업은 워크플로를 최적화하고 수동 프로세스를 제거할 새로운 방법을 모색해야 합니다.

디지털 우편실 자동화 기술의 등장으로 기업은 우편 프로세스를 간소화하고 효율성을 높이며 비용을 절감할 수 있습니다. 그러나 많은 조직은 어디서부터 시작해야 할지 모릅니다.

이 가이드를 읽고 귀사가 자동화된 우편실을 활용하여 운영을 개선하고 생산성을 높일 수 있는 방법에 대해 자세히 알아보십시오.

우편실 자동화란 무엇입니까?

간단히 말해서 우편실 자동화 수신 메일(물리적 및 디지털 모두) 및 기타 서신을 구조화된 비즈니스 데이터로 변환하여 자동화하는 프로세스입니다. 그런 다음 관련 개인에게 전송되거나 조직 내의 프로세스 및 시스템에 입력됩니다.

메일룸 자동화는 이메일, 첨부 파일, 물리적 메일 또는 스캔한 문서에 잠긴 주요 데이터를 캡처하여 ERP, CRM 및 회계 소프트웨어와 같은 비즈니스 애플리케이션으로 직접 전송하는 것과 같은 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

우편실 자동화는 어떻게 작동합니까?

우편물실 자동화에는 XNUMX단계가 있습니다. 입력, 분류, 처리및 비즈니스 프로세스.

출처: 클라이언트 제공.

각 단계에서 어떤 일이 일어나는지 살펴보겠습니다.

입력

우편실 자동화의 첫 번째 단계에는 우편, 이메일, 모바일 및 MFP를 포함한 다양한 입력 채널을 통해 캡처된 수신 문서 수집이 포함됩니다.

자동 스캐너 및 기타 고급 기술(예: 광학 문자 인식 (OCR)은 일반적으로 우편물을 처리하고 문서를 정확하게 읽고 변환하는 데 사용됩니다. 이를 통해 수동 데이터 입력이 필요하지 않아 오류 가능성이 줄어들고 효율성이 향상됩니다.

분류

들어오는 서신이 수집되면 우편물실 자동화의 다음 단계는 시각적 및 콘텐츠 기반 특성에 따라 각 항목을 분류하는 것입니다. 이것은 일반적으로 들어오는 메일의 각 유형을 분석하고 적절한 대상을 결정하는 고급 알고리즘을 사용하여 수행됩니다.

예를 들어 자연어 처리(NLR) 기술을 사용하면 이메일 텍스트나 첨부 파일에서도 데이터를 추출할 수 있습니다. 마찬가지로 우편물도 부서나 사람에 따라 분류할 수 있습니다.

처리

다음은 각 서신을 처리하는 처리 단계입니다.

여기에서 인공 지능(AI) 및 기계 학습(ML) 기술은 스캔한 문서, PDF 또는 이메일의 패턴을 인식하는 데 도움이 됩니다. 나중에 이 데이터는 알려진 문자와 비교하여 확인되고 궁극적으로 다운스트림 비즈니스 프로세스를 위해 편집 가능한 텍스트로 변환됩니다.

비즈니스 프로세스

우편물실 자동화의 최종 단계에는 조직의 프로세스 및 비즈니스 애플리케이션에 정보를 공급하는 작업이 포함됩니다. 여기에는 일반적으로 적절한 직원에게 정보 전달, 중앙 데이터베이스 및 ERP 시스템 업데이트 또는 단순히 보관이 포함됩니다.

무엇보다도 관련 이해 관계자가 정보를 실행 가능하고 쉽게 액세스할 수 있으므로 워크플로우 속도가 빨라지고 생산성이 향상됩니다.

우편실 자동화의 이점은 무엇입니까?

우편물실 자동화에는 많은 이점이 있습니다. 다음은 우편실 자동화 채택의 몇 가지 이점입니다.

비즈니스 프로세스 자동화

오늘날의 급변하는 비즈니스 환경에서 프로세스 자동화는 더 이상 선택 사항이 아니라 앞서 나가려는 조직에 필수입니다. 에 따르면 Camuda의 설문 조사, 조직의 97%는 프로세스 자동화를 디지털 변환.

우편물실 자동화의 주요 이점 중 하나는 문서 정렬, 스캔 및 라우팅과 같은 일상적인 작업을 자동화하는 기능입니다. 이것은 수동 처리의 필요성을 제거하고 오류를 최소화하며 가장 중요한 것은 생산성을 향상시킵니다.

즉, 직원은 더 이상 수동 데이터 입력 및 처리에 집중할 필요가 없으므로 전략적 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

민첩

애자일 비즈니스는 데이터 기반 비즈니스입니다. 그러나 중요한 데이터가 종이 문서나 전자 메일에 있는 경우 여기에서 분석 가치를 얻을 수 없습니다.

2022년에 333.2 억 개의 이메일 전 세계적으로 전송 및 수신되었습니다., 따라서 의사 결정을 추진하기 위해 중요한 비즈니스 프로세스에 얼마나 많은 가치 있는 정보를 제공할 수 있었는지 생각해 보십시오. 데이터를 즉시 사용할 수 없으면 불평하는 고객을 처리하든 공급업체의 송장을 처리하든 신속하게 조치를 취할 수 없습니다.

Zapier 것을 알 수 직원의 73%가 정보나 특정 문서를 찾는 데 1~3시간을 소비합니다.. 또한 사무직 근로자의 76%는 수동 데이터 입력에 최대 3시간을 소비합니다.

출처: Zapier.

그러나 자동화된 문서 분류 및 라우팅은 조치를 취할 정확한 부서 또는 개인에게 문서를 빠르고 정확하게 보낼 수 있습니다. 마찬가지로 조직은 들어오는 문서의 상태 및 처리에 대한 실시간 가시성을 얻을 수 있습니다. 이를 통해 팀은 작업의 우선 순위를 지정하고 더 나은 의사 결정을 내리며 민첩성과 응답성을 높일 수 있습니다.

비용 절감

또한 우편물실 자동화는 수동 처리의 필요성을 없애고 오류 가능성을 줄임으로써 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

자동화를 통해 비용과 시간이 많이 소요되는 종이 기반 프로세스에 대한 의존도를 줄일 수 있습니다. 자동화는 또한 우편물 처리 과정을 관리하는 데 필요한 직원이 적기 때문에 인건비를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 게다가 저장 공간을 확보할 수 있습니다.

광범위한 사용 사례

우편실 자동화는 다음과 같은 산업 전반에서 운영을 간소화하고 효율성을 높일 수 있는 광범위한 사용 사례를 제공합니다. 건강 관리, 금융, 법률 서비스, 인적 자원, 교육 및 정부.

출처: Unsplash.

또한 다음과 같은 표준 비즈니스 프로세스를 지원할 수 있습니다. 미지급금, 고객 커뮤니케이션, 규정 준수 및 기록 관리.

각 산업과 부서는 고유한 방식으로 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다. 예를 들어 의료 제공자는 환자 정보를 간소화할 수 있고 채용 담당자는 자동화할 수 있습니다. 처리 재개. 이러한 이점을 이해하면 조직에서 우편실 자동화를 활용하여 효과를 극대화할 수 있습니다.

마지막으로 2023년에 사업을 운영한다는 것은 더 친환경적인 관행 채택—여기에서도 메일 자동화가 도움이 될 수 있습니다. 이 기술을 통해 기업은 종이에 대한 의존도를 줄여 탄소 발자국을 최소화하고 궁극적으로 보다 지속 가능한 운영을 가능하게 합니다.

우편실 자동화를 구현하는 방법은 무엇입니까?

즉시 사용 가능한 우편실 자동화 소프트웨어를 구입하는 것만으로는 성공적인 구현을 보장할 수 없습니다. 최대 효과를 위해 기술을 활용하려면 고유한 비즈니스 요구 사항을 신중하게 평가해야 합니다.

여기에 간단한 XNUMX단계 프로세스:

1. 현재 우편실 감사: 인바운드 메일 볼륨, 문서 유형 및 수동 문서 관리를 포함하여 메일룸 절차를 평가합니다.
2. 우편실 자동화 목표 설정: 당신은 무엇을 성취하기를 희망합니까? 처리 시간 단축, 정확도 향상 또는 민첩성 향상?
3. 올바른 솔루션 선택: 귀하의 비즈니스에 적합한 솔루션을 찾으려면 다양한 우편실 자동화 공급업체를 살펴보십시오.
4. 직원 동의 보장: 새로운 기술을 도입하는 것은 어려울 수 있습니다. 선택한 도구에 대해 직원을 교육하고 적절한 교육을 제공합니다.
5. 새로운 시스템을 구현합니다.
6. 모니터 : 새로운 시스템을 주시하고 목표 달성에 도움이 되도록 필요에 따라 조정하십시오.

우편실 자동화 시스템의 주요 기능은 무엇입니까?

우편실 자동화 시스템과 관련하여 모든 솔루션이 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 다음 기능에 주의해야 합니다.

• 고급 OCR 및 딥 러닝 기능.
• 다양한 장치에서 다양한 문서를 자동으로 캡처합니다.
• 복잡한 문서 처리.
• 지능형 데이터 추출.
• 올바른 부서와 사람에게 정보를 전달하는 사전 정의된 규칙을 사용한 워크플로우 자동화.
• 더 빠른 구현을 위한 로우코드 또는 노코드 플랫폼.
• 통합 생태계를 위한 다른 비즈니스 시스템과의 강력한 통합.
• 보안 저장.
• 사용자 친화적인 인터페이스로 조직 내에서 보다 쉽게 ​​채택할 수 있습니다.

2023년 최고의 우편실 자동화 솔루션

나노 넷

나노 넷 수신 메일에서 몇 초 안에 구조화되지 않은 데이터를 추출할 수 있는 AI 기반 OCR API입니다. 전 세계 기업의 신뢰를 받고 있으며 현대 우편실에 높은 비용과 시간을 절약해 줍니다. 모든 운영 체제와의 호환성으로 사용자는 API 및 Zapier 통합을 통해 5,000개 이상의 앱과 쉽게 통합할 수 있습니다.

이 솔루션은 교육 데이터가 거의 또는 전혀 필요하지 않으며 다양한 내보내기 옵션을 제공하므로 문서 처리 워크플로를 간소화하려는 조직에 이상적입니다. 또한 Nanonets는 무료 플랜, 연중무휴 고객 지원, 무료 마이그레이션 지원 등을 제공합니다.

전반적으로 Nanonets는 효율성을 개선하고 수동 데이터 입력과 관련된 비용을 줄이려는 조직에 탁월한 솔루션입니다. AI 기반 OCR 기능, 광범위한 통합 옵션 및 다양한 내보내기 옵션을 갖춘 Nanonets는 전 세계 현대 우편실을 위한 최고의 선택입니다.

데모를 예약하고 우편실 자동화를 시작하십시오.

G2 점수: 4.9 / 5

에페소프트

Ephesoft는 기업이 메일룸 프로세스를 자동화할 수 있도록 AI 및 ML을 사용하는 캘리포니아 기반 소프트웨어 회사입니다. 다음을 포함하여 자동화된 문서 처리를 제공합니다.

• 분류;
• 적출;
• 다양한 문서 유형의 데이터 라우팅.

벤더는 그들의 솔루션이 다양한 규모의 비즈니스의 특정 요구 사항을 충족하기 위해 확장 가능하고 적응 가능하다고 주장합니다.

G2 점수: 4.5/5

애비

ABBYY FlexiCapture는 구조, 언어 또는 내용에 관계없이 문서를 사용 가능하고 액세스 가능한 비즈니스 데이터로 변환하는 데이터 추출 소프트웨어입니다.

FlexiCapture for Mailrooms는 문서 스캐닝에서 데이터 추출까지 전체 프로세스를 자동화함으로써 송장, 구매 주문서 및 고객 서신과 같은 들어오는 문서를 빠르고 정확하며 안전하게 처리합니다.

고도로 사용자 정의 가능한 솔루션을 통해 조직은 시스템을 필요에 맞게 조정하고 기존 워크플로 및 시스템과 통합할 수 있습니다.

G2 점수: 4.3/5

로섬

Rossum은 지능형 문서 처리 기능을 제공하는 클라우드 기반 솔루션입니다. 여러 채널에서 메일과 문서의 복잡한 수신을 자동화하고 데이터를 최종 목적지로 보내기 전에 정확하게 캡처하고 확인함으로써 문서 처리 라이프사이클을 간소화할 수 있습니다.

사용자는 소프트웨어가 송장 및 구매 주문서와 같은 다양한 문서에서 필수 데이터를 빠르게 스캔하고 추출할 수 있다고 보고했습니다. 그런 다음 추출된 데이터는 유효성을 검사하고 수동 데이터 입력 없이 ERP 시스템과 같은 다른 비즈니스 시스템에 자동으로 입력할 수 있습니다.

그러나 일부 사용자는 이 솔루션이 비용이 많이 들 수 있어 소규모 비즈니스에 적합하지 않을 수 있다고 언급했습니다.

G2 점수: 4.4 / 5

결론

끊임없이 진화하는 비즈니스 환경에서는 정보를 신속하게 캡처, 처리 및 분석하는 것이 중요합니다.

최신 디지털 우편실은 운영 효율성, 규정 준수 및 보안을 개선하는 동시에 비용을 절감하고 더 나은 고객 및 직원 경험을 제공할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 수익을 크게 개선할 수 있으므로 지금 행동하십시오!

나노 넷 95개 이상의 파트너가 신뢰하고 계산하는 1000% 이상의 정확도로 들어오는 통신에서 정보를 캡처하고 추출할 수 있는 AI 기반 OCR 솔루션입니다. 부진한 메일 작업으로 인해 비즈니스가 중단되지 않도록 하시고 메일룸을 자동화하여 효과를 극대화하십시오!

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• 출처: https://nanonets.com/blog/digital-mailroom-automation/