한 달 동안 또는 일년 내내 귀하의 사업에 지출되는 돈이 얼마나 되는지 걱정되십니까?

지출 보고서를 정의하는 것부터 시작하겠습니다.

지출 보고서는 해당 월, 분기 또는 연도 동안 회사에서 발생한 모든 비용을 기록하고 보고하기 위해 작성됩니다. 그러나 이 보고서에는 해당 기간 동안 지불된 모든 구매 및 세금도 포함됩니다. 지출 보고서는 마음을 안정시키는 데 도움이 되며, 모든 지출을 기록함으로써 지출 측면에서도 편안함을 느낄 수 있습니다.

이 짧은 가이드에서는 모든 사업 지출을 기록하고 비용 관리를 해결하기 위해 작성할 수 있는 모든 비용 보고서를 알려드립니다. 또한 지출 보고서 작성 단계, 지출 보고서 유형, 지출 보고서 범주에 대해 설명하고 마지막으로 자동화 및 인공 지능을 사용하여 지출 보고서 생성을 자동화하는 방법을 알아봅니다.

지출 보고서란 무엇입니까?

비용 보고서에는 회사를 대신하여 발생하는 비용을 분류되고 세부적으로 나열한 목록이 포함되어 있습니다.

비용 보고서 및 추가 분석은 감독자 또는 재무팀이 상환을 위해 비용의 어느 부분을 승인하는지, 돈이 어떻게 지출되는지, 회사가 구매하는 품목을 결정하는 데 도움이 됩니다.

종이 또는 전자적으로 작성된 경비 보고서에는 직원이 직접 지불한 모든 비즈니스 비용과 청구된 보상이 나열되어 있습니다. 이러한 비용은 마일리지, 식비, 사무용품 등으로 분류되는 경우가 많습니다. 또한 다양한 공급업체와 별도의 비용을 항목별로 공개합니다. 지출 보고서를 사용하면 발생한 총 지출을 보여주는 것보다 허가 과정 전반에 걸쳐 보다 철저한 감사가 가능합니다.

지출 보고서에 무엇을 포함해야 합니까?

지출보고서는 사업보고서로서 각종 정보와 문의사항으로 구성되어 있습니다. 세부 내용 및 정보는 아래와 같습니다.

직원에 관한 정보

지출 보고서에 가장 먼저 기록되는 항목은 이름, 연락처, 부서 등 보고서를 관리하는 직원의 기본 정보입니다.

클라이언트에 대한 정보

다음으로 작성해야 할 것은 제품/서비스를 구매한 고객과 회사가 해당 상품을 구매한 고객의 세부 정보입니다.

날짜

그런 다음 각 비용의 날짜를 기록해야 합니다. 또한, 영수증과 지출보고서의 날짜가 동일해야 합니다.

유형 및 기타 세부정보

비용 보고서에 필요한 또 다른 사항은 비용 유형과 비용에 대한 기타 세부 정보입니다.

총액 및 소계 금액

지출 보고서에 포함되는 다음 항목은 모든 비용의 총액과 총 비용(회사가 납부하는 세금 포함)입니다.

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경비 보고서 사용의 이점

지출 보고서는 월, 분기 또는 연도 동안 발생한 거래와 비용을 쉽게 기록할 수 있으므로 모든 조직의 기본 부분입니다. 또한 비용 보고서를 생성하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

비용 통제 및 추적

비용 보고서를 작성하는 것은 비용을 관리하고 비용을 추적하는 데 도움이 되므로 비즈니스에 매우 중요합니다. 지출 보고서를 통해 회사에서 지출한 금액을 쉽게 추적할 수 있습니다.

예산을 정확하게 유지합니다

예산이 정확할수록 비즈니스를 운영하기가 더 쉬워집니다. 지출 보고서는 사업 예산을 준비하는 가장 기본적인 전략입니다. 지출 보고서는 조직의 정확한 예산을 준비하여 긴장을 풀고 신속하게 비즈니스를 운영하는 데 도움이 됩니다.

더 큰 예산 할당으로 어떤 부서가 이익을 얻을 수 있는지 확인할 수 있습니다. 회사의 재정을 순조롭게 유지하려면 지출 보고서를 사용하여 부서가 할당된 예산을 따르고 있는지 확인할 수도 있습니다.

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직원 환급 프로세스 표준화

지출 보고서가 표준화된 관행이 되면서 직원들은 비용이 상환 대상인지 여부를 의식하고 있습니다. 비용 관리. 그러나 지출 보고서는 정확한 환급을 통해 적시에 지출 보고서를 제출하는 데 도움이 됩니다.

또한 직원들은 송장과 함께 지출의 모든 측면을 문서화하기 때문에 재무 관리자가 지출이 정확한지 여부를 더 쉽게 판단할 수 있습니다. 따라서 비용 보고서는 항상 환급을 유지하는 데 도움이 된다고 말할 수 있습니다.

세금 유지

사업 운영의 핵심 부분은 세금 공제 및 공제를 유지하는 것입니다. 그러나 세금에 대해 별도의 신고를 하는 것은 바쁜 일이 될 수 있습니다.

회사는 보고서와 세금 확장을 적절하게 유지하는 데 도움이 되기 때문에 비용 보고서를 생성합니다. 마찬가지로, 전체 기간 동안의 세금 지출에 대한 확실한 증거를 작성하여 관리자가 이를 지출 보고서에 작성하므로 비즈니스에 유리합니다.

경비 보고서의 유형

다음과 같은 다양한 종류의 지출 보고서가 있습니다. T & E, 월별 비용 등. 모든 비용 보고서는 일반적으로 비즈니스에서 지출을 더 잘 추적하고 분석하는 데 도움을 주기 위한 것입니다. T&E 지출 보고서(그 중 일부는 과세 목적에 중요함)는 조직이 초과 지불할 수 있는 영역을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

근로자는 종종 주간 지출 명세서를 작성합니다. T & E 여기에는 고객 만찬이나 고객 구내로의 여행과 같은 일에 지출한 자신의 돈에 대한 정보가 포함됩니다. 기업은 비용을 추적하고 여행 관리 전략 수립을 지원하기 위해 직원 지출에서 결합된 데이터를 평가하는 적절한 지출 관리 시스템을 사용하여 보고서를 작성할 수 있습니다.

다양한 형태의 지출 보고서는 기업에서 다른 지출 영역, 특히 임금 및 임대료와 같은 간접비를 모니터링하는 데 사용됩니다. 다음과 같은 유형의 비용을 살펴보겠습니다.

월별 지출 보고서

기업은 월별 지출 보고서를 사용하여 모든 운영 비용을 모니터링하고 평가할 수 있습니다. 월별 보고서는 기업이 지출 패턴을 추적하고 총 지출이 예상과 일치하는지 평가하며 비용 절감 기회를 식별하는 데 도움이 됩니다.

장기 비용 보고서

종종 분기 또는 연도가 포함되는 장기 지출 보고서는 회사가 지출하는 금액에 대한 또 다른 관점을 제공합니다. 연간 비용 보고서는 기업이 연간 세금 신고서에 포함할 세금 공제를 찾는 데 사용할 수 있습니다.

반복 비용 보고서

임대료, 급여, 공과금 등 기업이 매달 지불해야 하는 정기 지출은 반복 지출 보고서에서 검토되는 경우가 많습니다. 은밀하게 수익에 해를 끼칠 수 있는 이러한 지출의 상당한 증가는 이들의 도움을 통해 더 쉽게 감지될 수 있습니다.

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경비 보고서는 어떻게 생겼나요?

지출 보고서는 회사에서 수행한 모든 지출을 포함하는 양식과 같습니다. 지출 보고서는 몇 가지 주요 필드가 포함된 간단한 스프레드시트부터 여러 섹션이 포함된 여러 문서까지 복잡할 수 있습니다. 여기에는 날짜, 공급업체 이름, 고객 이름, 계좌 세부정보, 총액, 차감 금액 등이 포함됩니다.

다음은 샘플 지출 보고서입니다.

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지출 보고서를 작성하는 방법은 무엇입니까?

경비 보고서를 작성하는 방법에는 약 두 가지가 있습니다.

• 수동 비용 보고서
• 전자 지출 보고서

경비 보고서를 수동으로 작성하는 방법은 무엇입니까?

많은 조직에서는 맞춤형 솔루션을 사용하여 비용 보고서를 작성하는 오래된 수동 프로세스를 채택했습니다. 지출 보고서 템플릿 PDF 또는 시트 형식으로 보고서를 준비합니다.

비용 보고서를 수동으로 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

• Excel에서 지출 보고서 템플릿을 사용하세요.
• 모든 직원은 영수증, 청구서, 청구서의 모든 비용을 Excel 템플릿에 작성해야 합니다.
• 직원은 관리자의 검토를 위해 고용 세부 정보, 소계, 합계 및 기타 의견을 작성해야 합니다.
• 그런 다음 직원은 이메일에 지출 보고서와 모든 지불 증빙 자료를 첨부하여 검토를 위해 관리자에게 보냅니다.
• 관리자는 보고서를 받아 정확성과 정책 위반 또는 허위 주장이 있는지 확인합니다.
• 보고서는 허가를 받은 후 환급을 위해 회계 부서로 전송됩니다.

경비 보고서를 자동으로 작성하는 방법은 무엇입니까?

비용 보고서를 수동으로 작성하는 대신 Nanonets와 같은 비용 관리 소프트웨어를 사용하여 직원을 위해 모든 보고서를 자동화할 수 있습니다. 다음은 Nanonets를 사용한 자동화된 비용 보고서 및 비용 상환 프로세스의 한 가지 예입니다.

• 직원은 모든 송장, 영수증 및 청구서를 특정 이메일 주소로 전달합니다.
• Nanonets는 이메일 받은 편지함을 구문 분석하고 메일 내용과 첨부 파일에서 데이터를 수집합니다. 모든 문서를 자동으로 정렬하고 날짜, 총액, 직원 이름, 비용 세부 정보 등과 같은 정보를 추출합니다.
• 비용 세부 정보를 기반으로 Nanonets는 기존 정책에 따라 비용을 자동으로 분류하고 채울 수 있습니다. 지출 보고서 템플릿 Google 스프레드시트, Excel 또는 원하는 기타 소프트웨어에서.
• 수집된 데이터는 관련 관리자에게 승인을 위해 전달됩니다. 비용이 완전히 승인되면 데이터는 Xero, NetSuite, Google Sheets 또는 기타 데이터베이스와 같은 선택한 시스템으로 내보내집니다. 통합을 확인하세요.
• 플래그가 있는 경우 일련의 이해관계자는 비용을 승인하거나 비용을 검토하고 필요한 수정 사항을 제공하라는 알림을 받습니다.
• 그 후에는 다음을 통해 직접 결제금을 보낼 수도 있습니다. 나노 넷 사용 나노넷 흐름. 여러 ACH 지불 전신 송금 옵션을 통해 직원에게 금액을 보내거나 직원이 조정할 수 있습니다. 급여 명세서.

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비용 자동화를 위한 나노넷

자동화와 인공 지능은 이러한 암울한 환경을 변화시켰고 비용 보고서 자동화를 쉽게 만들었습니다. Nanonets와 같은 최신 비용 관리 소프트웨어가 이러한 기술 발전을 어떻게 활용하여 비용 자동화를 원활하고 효율적이며 오류 없이 만드는지 살펴보겠습니다.

1. 비용 발생: 똑같은 비용이 발생하지만 여기서 마법이 일어납니다. 모바일 기술의 경이로움과 앱과 데이터베이스에서 영수증을 가져오는 원활한 통합 덕분에 영수증은 총알보다 빠르게 캡처됩니다.

2. 자동 매직 녹음: OCR(광학 문자 인식) 기술이 도입되어 "비용이 많이 든다"고 말할 수 있는 것보다 더 빠르게 영수증에서 구조화된 데이터를 디지털 데이터로 추출합니다.

3. 실시간 보고: 버튼을 클릭하면 보고서가 생성됩니다. 커피를 마시는 것을 제외하면 개인 비서가 있는 것과 같습니다.

4. 간편한 승인: 시스템 기반 규정 준수 검사가 먼저 시작되어 이상값에만 플래그를 지정합니다. 관리자는 모든 보고서에 두더지 잡기 게임을 하는 대신 실제 문제에 집중할 수 있습니다. 그런 다음 인간 참여자(Human-In-The-Loop)를 추가하여 송장이 적시에 적절한 사람에게 승인되도록 보낼 수 있습니다. 또한 승인 정책과 사용자 정의 유효성 검사를 시행할 수 있습니다.

5. 규정 준수 크루즈 컨트롤: 지속적이고 자동화된 감사로 삶이 더욱 편리해집니다. 이상 현상은 엄지 손가락처럼 튀어나오고 정책 집행은 드럼보다 더 엄격합니다.

6. 가벼운 환급 속도: 환급은 엄청난 속도로 이루어지며 직원의 사기를 성층권으로 끌어올립니다.

7. 싱크 심포니: 회계 소프트웨어 및 기타 앱과의 원활한 통합은 데이터 입력 및 조정을 혼란스러운 불협화음이 아닌 조화로운 교향곡으로 바꿔줍니다.

8. 생각의 속도로 분석: 실시간 통찰력을 손쉽게 얻을 수 있어 지출 패턴과 저축 기회에 대한 수정구슬을 제공합니다.

결론적으로 수동 구현에서 자동화된 비용 관리로의 도약은 큰 도약처럼 보일 수 있지만 실제로는 효율성, 명확성 및 궁극적으로 수익성 향상을 향한 일련의 작고 실용적인 단계입니다.

다음은 비용 관리 및 자동화를 성공적으로 구현한 기업에 대한 몇 가지 사례 연구입니다.

1. SaltPay는 Nanonets를 사용하여 SAP와 통합하여 공급업체 송장을 관리합니다..
2. In2 프로젝트 관리는 Water Supply Corporation이 Nanonets AI를 통해 700,000 AUD를 절약하도록 지원합니다..
3. SMB인 Happy Jewellers가 NanoNet을 통해 이점을 얻은 방법
4. Nanonets AI는 ACM 서비스가 다음에서 추출을 자동화하도록 지원합니다. 비용전자 문서를 작성하여 Accounts Payable 팀의 시간을 90% 절약합니다.
5. Tapi는 Nanonets를 사용하여 자산 유지 관리 송장을 자동화합니다..
6. Puma는 Zoho Expense를 통해 비용 관리 프로세스를 자동화합니다.
7. SWISS는 Rydoo를 사용하여 비용 처리 효율성을 80% 향상했습니다..
8. Suncommon은 Expensify 카드를 활용하여 회사 지출을 관리하고 회사 시간을 절약합니다.

결론

비용 보고서는 특정 기간 동안 직원 비용에 대한 조감도를 제공합니다. 이는 직원 비용을 탭에 보관하는 효과적인 도구입니다. 기업은 환급 프로세스의 일부로 비용 보고서를 채택하고 이러한 환급 프로세스를 자동화하여 오류가 없도록 노력해야 합니다.

자주 묻는 질문

경비 보고서는 무엇을 위해 사용됩니까?

지출 보고서는 회사가 지출하는 모든 비용, 회사가 구매하는 모든 품목 및 세금 기록을 나열하는 데 사용됩니다.

다양한 사업 비용 범주는 무엇입니까?

지출 보고서는 다음 범주로 분류됩니다.

수수료 및 커미션, 광고, 차량 비용, 이자 비용, 모기지 비용, 보험 비용, 전문 및 법률 서비스, 사무실 비용, 이익 공유 계획 및 연금, 임대료, 수리 및 유지 관리 등.

월별 지출 보고서란 무엇입니까?

월별 지출/비용 보고서에는 관리자가 한 달 동안 작성한 회사의 모든 구매 및 지출이 나열되어 있으며 이는 비즈니스 운영에 필수적입니다.

비용으로 간주되는 것은 무엇입니까?

비용은 기업이 수익을 창출하기 위해 지출한 금액과 비용입니다. 예를 들어 새 장비 구입, 회사 차량 비용, 부실채권, 직원 급여 등이 있습니다.

경비 보고서가 필요한 이유는 무엇입니까?

모든 지출 보고서는 일반적으로 회사의 지출 및 구매를 추적, 분석 및 모니터링하는 데 도움을 주기 때문에 지출 보고서를 생성해야 합니다.

지출 보고서를 제출할 자격이 있는 사람은 누구입니까?

기업 정책과 기록이 사용되는 방식에 따라 다양한 사람들이 조직의 필요에 따라 지출 보고서를 제출할 수 있습니다.

대부분의 경우 감독자만이 비용 보고서를 제출할 수 있지만 때로는 승인된 사업 비용에 대한 비용이 발생하고 환급을 요청하는 사람도 그렇게 할 수 있습니다.

누구나 수시로 신고할 수 있으나 관리자의 승인이 필요합니다.

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