조달은 전략적 소싱 및 비용 관리의 핵심이 되는 모든 비즈니스의 중추적인 기능입니다. 이는 단순한 구매 그 이상입니다. 이는 조직의 가치를 최적화하는 방식으로 상품과 서비스를 획득하는 것입니다. 궁극적으로 이 프로세스를 이해하고 개선하는 것은 귀하의 비즈니스를 더욱 수익성 있고 지속 가능한 미래로 이끌어가는 데 필수적입니다.

이 블로그에서는 조달의 중추적인 역할을 분석하여 비즈니스 환경에서의 실행에 수반되는 내용을 이해하고 그 과정에서 일반적인 오해를 해소할 것입니다. 요구사항 식별, 공급업체 평가, 계약 협상 등 각 조달 단계를 탐색함으로써 비즈니스 목표에 부합하는 전략적 결정 및 프레임워크를 내리는 데 대한 통찰력을 제공할 것입니다.

또한 조달 과정에서 직면하는 과제를 정면으로 해결하고 조달 자동화 소프트웨어가 어떻게 조달 업무를 간소화하고 향상할 수 있는지 살펴보겠습니다. 수동적인 비효율성에 맞서거나 더 나은 결과를 위해 기술을 활용하는 등 이 블로그는 보다 효율적이고 강력한 조달 프로세스를 위한 지식과 전략을 제공하는 것을 목표로 합니다.

조달 기본 사항 이해

비즈니스 세계에서 조달은 초석 기능이지만 조달의 미묘한 차이, 구매 및 공급망 관리와 같은 관련 개념과의 차이점, 목표가 여전히 모호한 상태로 남아 있는 경우가 많습니다. 이것들을 이해해 봅시다.

조달이란 무엇입니까?

조달은 조직 운영에 필요한 자원의 소싱, 획득 및 관리를 처리하는 전략적 비즈니스 기능입니다. 조달의 전략적 성격은 지출을 최적화하고, 전략적 이점을 위해 공급업체 관계를 활용하며, 상품과 서비스의 적시 가용성을 보장함으로써 전체 조직에 영향을 미치고 가치를 창출하는 능력에 있습니다.

조달 프로세스

조달 프로세스는 여러 주요 단계로 광범위하게 분류될 수 있으며, 각 단계는 조달 기능의 효율성을 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.

조달 프로세스의 각 단계를 단계별로 이해하기 위해 생산 라인에 새로운 기계가 필요한 중소 제조 회사 내 조달 워크플로의 실제 예를 사용하겠습니다.

1. 식별이 필요함

여기에서 회사는 운영 개선을 위해 무엇을 구매하거나 획득해야 하는지 파악합니다.

• 프로세스 : XYZ Corp의 생산 관리자는 생산 효율성이 저하되고 있음을 발견하고 증가하는 고객 수요를 충족하기 위해 새로운 제조 기계가 필요하다는 사실을 파악했습니다.
• 선적 서류 비치: A 요구사항 평가 보고서 필요한 기계 유형, 예상되는 생산 효율성 향상 및 예산을 자세히 설명하여 준비됩니다.

아래와 같은 보고서가 조달부서에 제출됩니다.

2. 공급업체 평가 및 선정

• 프로세스 : 조달팀은 잠재적 공급업체를 파악하기 위해 시장 조사를 실시합니다. 그들은 밖으로 보낸다 정보 요청(RFI) 공급업체의 역량과 업계 표준 준수에 대한 초기 데이터를 수집합니다.
• 선적 서류 비치: RFI에 대한 응답을 바탕으로 팀은 공급업체를 선정하고 이를 발송합니다. 제안요청서(RFP) 가격, 배송 일정, 유지 관리 서비스를 포함한 세부 입찰을 받기 위해.
• 평가: 조달팀은 다음을 사용하여 제안을 평가합니다. 공급 업체 스코어 카드, 비용, 품질, 배송 시간 및 애프터 서비스와 같은 기준에 중점을 둡니다.
• 선택: XYZ Corp는 최고의 가치 제안을 제공하는 공급업체를 선택합니다.

위의 단계를 기반으로 XYZ Corp이 실제로 이 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 살펴보겠습니다.

1. 시장 조사: XYZ Corp의 조달 팀은 필요한 기계를 제조하는 전 세계 10개의 잠재적 공급업체를 식별하는 것부터 시작합니다.
2. RFI 프로세스:
   • 액션 : RFI는 이들 10개 공급업체에 발송됩니다.
   • 목표: 각 공급업체의 역량, 인증, 안전 및 환경 표준 준수에 대한 예비 정보를 수집합니다.
3. RFI 응답:
   • 수신 : 공급업체 8곳 중 10곳의 응답입니다.
   • 결과: 2개 공급업체는 대응이 미흡하거나 기본 준수 기준을 충족하지 못해 제외되었습니다.
4. RFP 발행:
   • 액션 : 자세한 RFP는 나머지 8개 공급업체에 전송됩니다.
   • 콘텐츠 : RFP에서는 기계 5개 가격, 배송 일정(구체적으로 3개월 이내에 배송 예정), 유지 관리 서비스 및 보증에 대한 세부 정보에 대한 정보를 요청합니다.
5. RFP 응답:
   • 수신 : 8개 공급업체 모두 입찰에 응답합니다.
   • 유사 : 가격은 단위당 $50,000~$75,000이며 배송 기간은 2~5개월이며 보증 및 유지보수 서비스 패키지도 다양합니다.
6. 공급업체 스코어카드 생성:
   • 기준 : 비용(30%), 품질(30%), 배송 시간(20%), 애프터 서비스(20%).
   • 득점 : 공급업체는 응답을 기준으로 100점 만점에 점수를 매깁니다.
7. 채점 예:
   • 공급업체 A는 비용(단위당 $85), 품질(ISO 52,000 인증), 배송 시간(9001개월) 및 포괄적인 애프터 서비스 측면에서 최상의 균형을 제공하는 3점을 받았습니다.
   • 가장 낮은 점수는 65점으로, 공급업체는 가격은 저렴하지만 배송 시간은 길고 애프터 서비스는 제한적이었습니다.
8. 선택:
   • 결정: XYZ Corp는 스코어카드에 따라 최고의 가치 제안을 제공하는 공급업체 A를 선택합니다.
   • 정당화: 가장 저렴하지는 않지만 공급업체 A는 품질, 적시 납품 및 강력한 판매 후 지원에 대한 XYZ Corp의 요구 사항에 맞춰 모든 평가 기준의 최상의 균형을 제공합니다.
9. 개요 :

• RFI 전송됨: 10 개 공급 업체
• 수신된 RFI 응답: 8 개 공급 업체
• RFP 전송됨: 8 개 공급 업체
• 수신된 RFP 응답: 8 개 공급 업체
• 가격 범위 : 단위당 $50,000 – $75,000
• 제공되는 배달 시간: 2 - 5 개월
• 선택: 85/100점의 공급업체 A

이 시뮬레이션은 XYZ Corp가 구조화된 접근 방식과 정량화 가능한 데이터를 사용하여 비용, 품질, 배송 시간 및 애프터 서비스의 균형을 맞추는 정보에 입각한 결정을 내리면서 조달 요구 사항에 맞게 공급업체를 평가하고 선택하는 방법을 보여줍니다.

3. 계약협상

• 프로세스 : 조달팀과 선정된 공급업체는 계약 조건을 확정하기 위해 협상을 시작합니다.
• 선적 서류 비치: 협상 결과 공급 계약에는 가격, 배송 일정, 지불 조건, 보증 및 비준수에 대한 처벌을 포함한 구매 조건이 요약되어 있습니다.

공급 계약은 아래와 같습니다.

4. 구매 주문 처리

• 프로세스 : 공급 계약이 체결되면 XYZ Corp는 다음을 발행합니다. 구매 주문서(PO) 공급자에게 기계에 대한 요청을 공식화합니다.
• 선적 서류 비치: PO에는 기계의 세부 사양, 수량, 합의 가격, 배송 날짜 및 추적용 PO 번호가 포함됩니다.

구매 주문서는 일반적으로 다음과 같습니다.

5. 배송 및 검사

• 프로세스 : 기계를 수령하면 수령 부서는 PO 및 공급 계약을 기준으로 선적을 확인합니다.
• 선적 서류 비치: A 물품 수령 메모(GRN) 수령한 기계의 상태와 수량을 문서화할 준비가 되어 있습니다. 모든 불일치는 해결을 위해 공급업체에 즉시 보고됩니다.

이는 상품 수령 메모의 모양을 설명하는 샘플 템플릿입니다.

6. 성과 평가 및 관계 관리

• 프로세스 : 설치 후 생산 팀은 PO의 사양과 예상되는 생산 효율성 향상을 기준으로 기계 성능을 평가합니다.
• 선적 서류 비치: A 공급 업체 성과 평가 모든 문제나 성공을 문서화하여 수행됩니다. 이 평가는 지속적인 관계 관리의 일환으로 공급업체와 공유됩니다.

이것이 XYZ Corp의 공급업체 성과 평가 프레임워크에 통합될 수 있는 것입니다.

1. 평가기준 및 채점체계
   • 납품 적시성: 기계가 합의된 일정 내에 배송되었나요?
   • 제품 품질: 기계가 PO에 명시된 품질 기준을 충족합니까?
   • 사양 준수: 기계가 PO에 설명된 사양과 얼마나 잘 일치합니까?
   • 판매 후 지원: 교육, 유지 관리, 문의 사항에 대한 응답 등을 포함한 애프터 서비스 품질입니다.

각 기준은 1부터 10까지의 점수로 매겨지며, 10이 가장 높은 만족도를 나타냅니다.

1. 데이터 수집
   • 납품 일: 2 월 15, 2024
   • 설치 날짜: 2 월 25, 2024
   • 평가기간: 설치 후 3개월
2. 공급업체 성과 점수
   • 납품 적시성: 9/10 (정시배송)
   • 제품 품질: 8/10 (사소한 조정이 필요한 고품질)
   • 사양 준수: 10/10 (사양과 완벽하게 일치함)
   • 판매 후 지원: 7/10(훌륭한 지원, 응답 시간 개선의 여지 있음)
3. 전체 성과 점수
   종합 성적 점수는 개인 점수의 평균으로 계산됩니다.

평가 기준에 따른 공급업체 A의 전체 성과 점수는 8.5점 만점에 10점입니다. 이 점수는 XYZ Corp.의 새로운 제조 기계를 제공하고 지원하는 공급업체 A의 성과에 대한 높은 수준의 만족도를 나타냅니다.

공급업체 성과 평가에 대한 이러한 구조화된 접근 방식은 XYZ Corp와 공급업체 A 간의 투명한 의사소통을 촉진하여 시간이 지남에 따라 적응하고 개선할 수 있는 강력하고 지속적인 비즈니스 관계의 기반을 마련합니다. 표준화된 메커니즘을 사용하면 공급업체 관계를 효과적으로 평가하고 비교할 수 있습니다.

7. 송장 처리 및 결제

이 단계는 다음 단계로 구성됩니다.

• 송장 영수증: 공급업체는 송장 XYZ Corp의 지급 계정 부서에 기계를 공급합니다.

• PO 일치: 지급 계정 팀은 모든 세부 사항이 일치하는지 확인하기 위해 PO, GRN 및 송장 간의 3자 일치를 수행합니다.

• 결제 처리 : 삼자매칭이 확정되면, 지불 승인 양식 준비가 완료되었으며, 공급 계약 조건에 따라 대금 지급이 처리됩니다.
• ERP에 데이터 입력: 결제 세부정보는 결제 바우처, 거래는 조정, 기록 보관 등을 위해 ERP/금융 시스템에 입력됩니다.

8. 화해 및 기록 보관

• 프로세스 : 재무 부서는 정확성을 보장하기 위해 정기적으로 은행 명세서와 지급액을 조정합니다.

• 선적 서류 비치: 요구 평가 보고서, RFP, 공급업체 성과표, 공급 계약, PO, GRN, 송장, 지불 승인 양식, 지불 바우처 등 조달 프로세스와 관련된 모든 문서는 감사 목적을 위해 물리적 형식과 디지털 형식으로 모두 보관됩니다.

조달 과제 및 해결 방법

복잡한 조달 과정에서 기업은 운영 리듬을 방해하고 수익에 영향을 미칠 수 있는 수많은 과제에 직면합니다. 이러한 문제를 이해하는 것이 그 영향을 완화하고 원활한 조달 프로세스를 보장하기 위한 첫 번째 단계입니다. 기업이 조달 과정에서 직면하게 되는 가장 일반적인 장애물을 살펴보고 이를 극복하기 위한 전략을 살펴보겠습니다.

수동 프로세스 및 비효율성

문제 : 너무 많은 조직에서 조달이 여전히 수동 프로세스에 빠져 있습니다. 요청서부터 구매 주문서, 송장까지 종이 기반 시스템은 단순히 과거 시대의 유물이 아닙니다. 그것들은 효율성에 대한 적극적인 장애물입니다. 이러한 수동 시스템은 몇 가지 문제를 야기합니다. 시간이 많이 걸리고, 추적하기 어렵고, 사람의 실수와 사기가 발생하기 쉽습니다. 그 결과 조달 프로세스가 필요 이상으로 느리고 오류가 발생하기 쉬우며 비용도 더 많이 듭니다.

예: 한 중간 규모의 제조 회사는 구매 요청, 주문, 송장을 모두 종이로 처리하는 수동 조달 프로세스에 크게 의존했습니다. 이로 인해 주문 처리 시간이 지연되고 주문 수량 및 가격에 오류가 자주 발생하는 등 상당한 비효율성이 발생했습니다. 예를 들어, 수동 입력 오류로 인해 과도한 양의 원자재를 주문하게 되어 불필요하게 자본이 묶일 뿐만 아니라 추가 보관 비용이 발생했습니다.

해결 방법 : 효율성, 비용 절감, 공급업체 협업 강화 측면에서 확실한 이점을 제공하는 기술 채택을 우선시합니다. 이는 기본적으로 다음을 가리킨다. 조달 자동화 소프트웨어. 이것이 왜 중요합니까? 구매 주문을 승인하기 위해 스프레드시트에 수동으로 데이터를 입력하거나 서류 기록을 추적하는 데 소요되는 시간을 생각해 보세요. 이러한 작업에 소비되는 1분은 비즈니스를 발전시킬 수 있는 전략적 활동에 소비되지 않는 1분입니다. 또한 수동 프로세스로 인해 발생한 오류는 잘못된 주문, 초과 지불, 심지어 사기로 이어질 수 있으며, 이는 각각 수익에 직접적인 영향을 미칩니다. 다음 섹션에서는 조달 자동화 소프트웨어에 대해 논의하겠습니다.

지출에 대한 가시성과 통제

문제 : 전사적 지출에 대한 가시성 부족은 또 다른 중요한 과제입니다. 자금이 어디로 흘러가는지 명확하게 파악하지 못하면 예산을 효과적으로 관리하고, 비용 절감 기회를 식별하고, 기업 지출 정책을 준수하는 것이 거의 불가능합니다. 이러한 가시성 부족은 다음을 포함한 여러 요인에서 비롯됩니다.

• 분산 구매,
• 부적절한 데이터 수집,
• 통합 조달 시스템의 부재.

예: 한 전국 소매 체인은 여러 위치에 분산된 구매로 인해 회사 전체 지출을 파악하는 데 어려움을 겪었습니다. 각 매장은 독립적으로 운영되어 중앙 집중식 감독이나 전략 없이 즉각적인 요구에 따라 구매를 진행했습니다. 이러한 가시성 부족으로 인해 가격 불일치, 대량 할인 기회 상실, 기업 지출 정책 시행의 어려움이 발생했습니다. 중앙 집중식 조달 소프트웨어를 구현함으로써 회사는 모든 위치의 지출에 대한 실시간 가시성을 확보하여 더 나은 예산 관리, 전략적 공급업체 협상 및 지출 정책 준수를 가능하게 했습니다.

해결 방법 : 통합 조달 소프트웨어 솔루션을 채택하는 것은 전사적 지출에 대한 가시성과 통제력을 확보하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 이러한 시스템은 구매 데이터를 중앙 집중화하여 다양한 부서와 프로젝트 전반의 지출을 실시간으로 추적할 수 있습니다.

1. 조달 프로세스 및 양식 표준화
2. 잘 정의되고 간소화된 승인 프로세스를 만듭니다.
3. 조달을 다른 비즈니스 시스템과 통합
4. 카테고리 관리: 카테고리 관리 관행을 채택하여 다양한 상품 및 서비스 카테고리에 걸쳐 지출과 공급업체 성과를 최적화합니다. 이를 통해 지출 패턴, 시장 동향, 공급업체 역량을 분석하여 정보에 입각한 조달 결정을 내릴 수 있습니다.

품질 보증

도전 과제 : 조달된 상품 및 서비스의 품질을 보장하는 것은 조달 프로세스의 중요한 측면이며, 운영 효율성, 고객 만족도 및 기업의 전반적인 평판에 직접적인 영향을 미칩니다. 이러한 문제는 확립된 신뢰와 실적 기록이 존재하지 않는 새로운 공급업체나 제품을 상대할 때 더욱 두드러집니다. 내재된 위험에는 표준 이하 또는 비준수 제품 수령, 품질 문제로 인한 공급망 중단, 반품, 수리 또는 교체와 관련된 비용 증가 가능성이 포함됩니다. 더욱이 제약, 자동차, 식품 및 음료와 같이 안전과 규정 준수가 가장 중요한 산업에서는 부적절한 품질 보증으로 인해 법적 책임과 규제 처벌이 발생할 수 있습니다.

예: 자동차 부품 전문 회사인 XYZ Manufacturing이 포괄적인 전략을 구현하여 조달 품질 보증 프로세스를 어떻게 개선했는지에 대한 실제 사례를 살펴보겠습니다.

해결 방법 : 특정 비즈니스 요구 사항을 기반으로 포괄적인 QA 프레임워크를 개발하고 구현합니다. 위의 예에서 작동하는 샘플 프레임워크를 살펴보겠습니다.

XYZ Manufacturing은 공급업체의 일관되지 않은 품질로 인해 문제에 직면했고, 이로 인해 조달된 부품의 반품률이 15%에 달해 생산 일정과 고객 만족도에 영향을 미쳤습니다. 회사는 5년 이내에 반품률을 XNUMX% 미만으로 낮추기 위해 조달 품질 보증 프로세스를 전면 점검하기로 결정했습니다.

1. 공급업체 평가 및 선정 프로세스:

• 액션 : XYZ Manufacturing은 품질 인증(예: ISO 9001), 정시 납품률, 결함률 및 대응성과 같은 기준이 포함된 공급업체 성과표를 개발했습니다. 각 기준은 XYZ 운영에 대한 중요성을 기준으로 가중치가 부여되었습니다.
• 날짜 : 공급업체는 1부터 100까지 점수를 매겼습니다. 공급업체가 주요 공급업체 자격을 갖추려면 임계점 점수 75점이 설정되었습니다.
• 결과: 이 프로세스를 통해 평균 점수 85점의 공급업체를 식별하고 선택하여 입고 자재의 전반적인 품질을 향상시켰습니다.

2. 품질 표준 및 기대치 설정:

• 액션 : 이 회사는 치수 정확도, 재료 사양, 스트레스 테스트 시 성능 등 각 구성 요소에 대한 특정 품질 표준을 정의하여 국제 자동차 표준에 맞춰 조정했습니다.
• 날짜 : 예를 들어, 중요한 부품의 치수 정확도는 ±0.02mm의 공차로 설정되었으며 이는 현장의 제품 성능과 직접적으로 연결됩니다.
• 결과: 계약에 이러한 표준을 포함시키면 처음 30개월 이내에 비준수 부품이 XNUMX% 감소했습니다.

3. 공급업체와의 협력 관계:

• 액션 : XYZ Manufacturing은 분기별 검토 회의, 공동 품질 개선 프로젝트 및 공유 성과 데이터를 포함하는 공급업체 파트너십 프로그램을 시작했습니다.
• 날짜 : 공유 데이터에 따르면 포장 문제가 구성 요소 손상의 40%를 차지했습니다.
• 결과: 그들은 공동으로 새로운 포장 솔루션을 개발하여 운송 관련 결함을 50% 줄였습니다.

4. 품질 검사 및 테스트 체제:

• 액션 : 2단계 검사 프로세스를 구현했습니다. 초기 육안 검사에 이어 세부 테스트를 위한 무작위 샘플링이 이루어졌습니다.
• 날짜 : 샘플링에는 고위험 구성 요소에 중점을 두고 각 배치의 이전 5%에서 2%로 테스트가 포함되었습니다.
• 결과: 이를 통해 문제를 조기에 발견하여 불량률을 20% 감소시켰습니다.

5. 품질 관리를 위한 기술 활용:

• 액션 : XYZ는 ERP 시스템과 통합된 품질 관리 소프트웨어(QMS)를 채택하여 공급업체 성과 및 품질 지표를 실시간으로 추적할 수 있었습니다.
• 날짜 : QMS는 결함률이 2% 이상인 공급업체를 강조하는 월간 보고서를 생성하여 검토 프로세스를 시작했습니다.
• 결과: 지속적인 모니터링과 피드백을 통해 공급업체 성과가 향상되었으며, 공급업체의 95%가 2년 이내에 결함률을 XNUMX% 기준점 미만으로 줄였습니다.

6. 위험 관리 및 비상 계획:

• 액션 : 중요한 구성요소를 식별하고 각각에 대한 대체 공급업체 및 안전 재고 수준을 설정하는 위험 관리 프레임워크를 개발했습니다.
• 날짜 : 고위험 부품의 경우 안전 재고 수준을 2주에서 4주 공급으로 늘렸습니다.
• 결과: 이 전략은 품질 문제로 인한 생산 지연을 최소화하여 고객에게 99.8%의 정시 배송률을 보장했습니다.

연말까지 XYZ Manufacturing은 반품률을 15%에서 4.5%로 성공적으로 낮추어 목표를 초과 달성했습니다. 조달 품질 보증 강화를 위한 포괄적인 접근 방식은 운영 효율성과 제품 품질을 향상했을 뿐만 아니라 공급업체 관계를 강화하고 고객 만족도를 높였습니다. 이 예는 조달 품질 보증에 대한 데이터 중심의 구조화된 접근 방식의 효과를 보여주며, 전략적 이니셔티브를 통해 상당한 개선 가능성을 보여줍니다.

공급 업체 관계 관리

과제 : 공급업체 관계 관리는 회사의 공급망 효율성, 제품 품질 및 전반적인 시장 경쟁력에 직접적인 영향을 미치는 조달의 복잡하면서도 중요한 구성 요소입니다. 문제는 공급업체로부터 최상의 조건을 확보하는 것과 상호 성장, 혁신 및 시장 변화에 대한 탄력성을 장려하는 긍정적이고 장기적인 파트너십을 육성하는 것 사이에서 균형을 유지하는 것입니다. 일반적인 장애물로는 의사소통 단절, 잘못된 목표, 신뢰 부족, 더 나은 협업을 위한 기술 발전 활용 실패 등이 있습니다. 이러한 문제는 공급망 중단, 비용 증가, 양측 모두에게 기회 상실로 이어질 수 있습니다.

예: 선도적인 가전제품 제조업체인 ElecTech가 품질 문제, 공급망 중단을 해결하고 혁신을 촉진하기 위해 SRM(공급업체 관계 관리) 전략을 성공적으로 개편한 실제 사례를 살펴보겠습니다.

해결 방법 : 위의 예를 사용하여 SRM 전략에 통합해야 하는 구성 요소를 이해해 보겠습니다.

1. 전략적 공급업체 세분화:

Kraljic Matrix를 사용하여 비즈니스에 대한 위험과 영향을 기준으로 공급업체를 분류하세요. 이는 어떤 관계에 더 집중하고 전략적 관리가 필요한지 파악하는 데 도움이 됩니다.

Kraljic 매트릭스란 무엇입니까?

Kraljic Matrix는 정확한 공급업체 세분화를 제공하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. Kraljic 매트릭스는 많은 조달 전문가에게 간단해 보일 수 있지만 부정확하게 적용되는 경우가 많으며 이로 인해 공급업체 관계 관리 프로그램이 제대로 작동하지 않게 됩니다.

공급업체를 전략적 파트너로 분류하고 공급업체, 병목 공급업체, 중요하지 않은 공급업체를 활용합니다. 전략적인 공급업체와의 보다 깊은 관계 구축에 중점을 두고 각 카테고리를 관리하기 위한 맞춤형 전략을 개발합니다.

각 공급업체의 역할과 중요성을 이해함으로써 기업은 자원을 보다 효과적으로 할당하여 중요한 공급업체 관계를 육성하고 유지할 수 있습니다.

2. 공동 목표 및 핵심 성과 지표(KPI) 개발:

재무, 운영, 고객 및 혁신 관점을 포함하는 공급업체 성과에 대한 균형성과표를 공동으로 개발합니다. 각 주요 공급업체와 명확하고 상호 합의된 목표와 KPI를 설정합니다. 이는 양 당사자의 전략적 목표와 일치해야 하며 품질, 배송, 비용 개선 및 혁신에 대한 측정 기준을 포함해야 합니다.

3. 관계 구축 및 신뢰에 투자하십시오.

신뢰성, 신뢰도, 친밀감, 자기 지향성 등의 요소를 고려하는 신뢰 방정식을 적용하여 더욱 강력한 관계를 발전시키세요.

신뢰 방정식 이해 | 신뢰할 수 있는 조언자

신뢰 방정식은 이제 우리 업무의 초석이 되었습니다. 즉, 신뢰도에 대한 해체적이고 분석적인 모델입니다.

신뢰와 이해를 구축하면 시장 변동과 과제를 견딜 수 있는 더욱 탄력적이고 유연한 관계가 형성됩니다.

4. 더 나은 협업을 위한 기술 활용:

SCOR(공급망 운영 참조) 모델을 활용하여 기술로 지원할 수 있는 조달 프로세스 개선 영역을 식별합니다.

SCOR 란 무엇입니까? 공급망 관리 개선을 위한 모델

SCOR(공급망 운영 참조) 모델은 기업이 신뢰성, 일관성 및 효율성을 위해 공급망 관리를 평가하고 완벽하게 하는 데 도움이 됩니다.

위기 관리

과제 : 조달의 위험 관리에는 공급망, 재무 안정성, 규정 준수 및 조직의 전반적인 운영 효율성에 영향을 미칠 수 있는 위험을 식별, 평가 및 완화하는 작업이 포함됩니다. 이러한 위험은 공급업체 신뢰성, 지정학적 요인, 규제 변화, 시장 변동성, 자연재해, 사이버 보안 위협 등 다양한 원인에서 발생할 수 있습니다. 문제는 이러한 위험의 역동적이고 상호 연결된 특성에 있으며, 조달 활동의 탄력성과 연속성을 보장하기 위해 사전 예방적이고 포괄적인 접근 방식이 필요하다는 것입니다.

해결 방법 : 조달 위험을 효과적으로 관리하려면 구조화된 프레임워크를 채택하는 것이 필수적입니다. 귀하에게 가장 적합한 프레임워크를 선택할 수 있습니다. 널리 인정받고 전문가가 권장하는 접근 방식 중 하나는 ISO 31000 위험 관리 프레임워크. 이는 조달 부서를 포함하여 모든 조직의 특정 요구 사항에 맞게 조정할 수 있는 위험 관리에 대한 보편적인 원칙과 지침을 제공합니다. 특정 조치와 프로세스를 통합하여 ISO 31000 프레임워크가 조달 위험 관리에 구체적으로 어떻게 적용될 수 있는지 살펴보겠습니다.

1. 컨텍스트 설정

• 목표: 조달 부서의 내부 및 외부 환경을 이해합니다. 여기에는 조직 목표, 조달 전략, 조달이 운영되는 규제, 시장 및 기술 상황이 포함됩니다.
• 액션 : 내부 이해관계자(예: 조달 및 재무 부서)와 외부 이해관계자(예: 공급업체, 규제 기관, 고객)의 요구와 기대를 파악하기 위해 포괄적인 이해관계자 분석을 수행합니다.

2. 위험 식별

• 목표: 조달 과정에서 위험이 무엇, 어디서, 언제, 왜, 어떻게 발생할 수 있는지 식별합니다.
• 액션 : SWOT(강점, 약점, 기회, 위협) 분석 및 PESTLE(정치, 경제, 사회, 기술, 법률 및 환경) 분석과 같은 도구를 활용하여 잠재적인 위험을 체계적으로 식별합니다.

3. 위험 분석

• 목표: 위험의 성격과 특징을 이해합니다. 여기에는 식별된 위험의 가능성과 영향을 평가하는 작업이 포함됩니다.
• 액션 : 위험을 평가하기 위해 정성적 방법(예: 전문가 판단, 위험 매트릭스)과 정량적 방법(예: 통계 분석, 재무 모델)을 적용합니다. 여기에는 공급업체 성과, 시장 동향 및 사고 보고서에 대한 과거 데이터 분석이 포함될 수 있습니다.

4. 위험 평가

• 목표: 위험 분석 결과를 위험 기준과 비교하여 각 위험의 우선순위를 결정합니다.
• 액션 : 위험 매트릭스를 사용하여 위험의 영향과 가능성을 기준으로 위험의 우선순위를 지정합니다. 이는 조달 목표에 영향을 미칠 수 있는 가장 중요한 위험에 집중하는 데 도움이 됩니다.

5. 위험 처리

• 목표: 위험을 완화, 이전, 회피 또는 수용하는 옵션을 선택하고 구현합니다.
• 액션 : 공급업체 다각화, 전략적 파트너십 체결, 보다 엄격한 계약 조건 구현, 모니터링 및 규정 준수 강화를 위한 기술 솔루션 투자 등을 포함할 수 있는 위험 처리 계획을 개발합니다.

ISO 31000 프레임워크와 같은 시스템을 따르면 조직은 강력하고 사전 예방적인 조달 위험 관리 프로세스를 구현할 수 있습니다. 이러한 구조화된 접근 방식을 통해 조직은 위험을 최소화하고 조달 결과를 개선하며 조직의 전반적인 전략적 목표를 지원할 수 있습니다.

조달 성과 측정

실제로 주택 개조를 추진하려면 올바른 지표를 추적하는 것이 중요합니다. 비용 절감과 같은 KPI는 기본이지만 공급업체 성과, 조달 프로세스 주기 시간, 규정 준수 프로토콜 준수에도 중점을 둡니다. 이러한 KPI를 전략적 목표에 맞춰 조달을 백오피스 기능에서 미래 지향적이고 전략적인 역할로 전환합니다. 예를 들어, 조직에서 혁신을 추진하고 있다면 신제품 아이디어나 프로세스 개선과 같은 공급업체의 혁신 기여도를 측정하는 측정항목을 포함하세요.

다음은 목표에 따라 추적을 고려할 수 있는 포괄적인 지표 목록입니다. 잠재적인 KPI를 탐색하려면 각 목표를 클릭하세요.

원가 관리

공급 업체 실적

프로세스 효율성

계약 관리

재고 관리

지속 가능성 및 위험 관리

Benchmarking

외부 세계로부터 배울 점이 많습니다. 업계 표준 및 동종 업체를 벤치마킹하면 현재 위치와 가야 할 방향을 이해하는 데 도움이 됩니다. 조달 관행의 격차를 파악하고 모범 사례에서 영감을 찾는 것입니다. 이는 새로운 기술을 채택하는 것부터 더 나은 유연성과 비용 효율성을 위해 공급업체 계약을 재구성하는 것까지 다양할 수 있습니다.

APQC의 조달 개방형 표준 벤치마킹은 조달 프로세스를 수행하는 데 드는 총 비용, 평균 공급업체 리드 타임, 전자적으로 승인된 구매 주문 비율 등 중요한 조달 벤치마크의 중간 성과 수준을 강조하여 조직이 어떻게 측정하고 개선할 수 있는지에 대한 광범위한 관점을 제공합니다. 조달 기능​​.

조달 주요 벤치마크

APQC의 조달 개방형 표준 벤치마킹 데이터를 제공하는 이 기사에서는 조직의 중요한 조달 벤치마크에 대한 중간 성과 수준을 강조합니다. 포함된 측정값에는 조달 프로세스를 수행하는 데 드는 총 비용, 평균 공급업체 리드 타임, 전자적으로 승인된 구매 주문 비율, 그리고 더.

인터넷에서 더 많은 산업 및 사용 사례별 벤치마크를 찾아볼 수 있습니다.

조달 자동화

조달 자동화는 디지털 기술을 사용하여 조달 프로세스를 처음부터 끝까지 간소화하고 향상하는 것을 의미합니다. 여기에는 상품 및 서비스 조달과 관련된 일상적인 작업 및 워크플로를 자동화하여 수동 작업을 줄이고 오류를 최소화하며 거래 속도를 높이는 것이 포함됩니다. 이러한 자동화는 공급업체 선택, 계약 관리, 구매 주문 처리, 송장 조정 등 조달의 다양한 측면에 걸쳐 확장됩니다.

조달 자동화 도구를 채택하면 운영 효율성이 최적화될 뿐만 아니라 전략적 이점도 제공됩니다. 이를 통해 기업은 지출에 대한 실시간 통찰력을 얻고, 조달 정책 준수를 개선하며, 보다 효율적이고 투명한 프로세스를 통해 공급업체와 더욱 강력한 관계를 조성할 수 있습니다. 궁극적으로 조달 자동화는 기술을 활용하여 조달을 더욱 전략적이고, 시간이 덜 걸리며, 비용 효율적으로 만드는 것입니다.

자동화된 조달 프로세스

조달 자동화의 혁신적인 영향을 설명하기 위해 앞서 설명한 조달 프로세스를 다시 살펴보겠습니다. 이제 Nanonets 조달 자동화 소프트웨어를 사용하여 자동화되었습니다.

필요 식별(자동): Nanonets는 선택한 문서 소프트웨어와 통합되며 새로운 문서가 작성되면 작업 흐름의 시작을 트리거합니다. 요구사항 평가 보고서 문서 앱에 제출됩니다.

공급업체 평가 및 선정: 조달부서에서 협력사 평가를 수동으로 실시하고, 가장 적합한 협력사를 선정합니다. 공급업체 계정이 아직 존재하지 않는 경우 ERP 시스템에 생성됩니다.

계약 협상(간소화): Nanonets는 계약 생성, 협상, 서명을 용이하게 하기 위해 디지털 계약 관리를 지원합니다. 조달 부서는 Nanonets Platform에서 템플릿을 생성하고, 변경 사항을 추적하고, 승인을 관리하므로 협상 프로세스가 간소화됩니다.

구매 주문 처리(자동): 디지털 PO는 팀에서 Nanonets에서 생성하고, 메일을 통해 공급업체에 직접 전송됩니다.

납품 및 검사: 팀에서 PO 및 계약 조건에 따라 물품 수령을 수동으로 확인하고 생성합니다. 물품 수령 메모.

송장 캡처(자동): 모바일 기술의 경이로움과 앱 및 데이터베이스에서 영수증을 가져오는 원활한 통합 덕분에 송장이 즉시 캡처됩니다.

데이터 추출(자동): OCR(광학 문자 인식) 기술이 도입되어 눈 깜박할 수 없을 만큼 빠르게 송장에서 구조화된 데이터를 디지털 데이터로 추출합니다.

GL 코딩 및 ERP로 데이터 내보내기(자동): Nanonets는 NLP 및 LLM을 사용하여 GL 코딩을 자동화하고 데이터를 ERP 및 기타 앱과 즉시 동기화합니다.

3방향 매칭(자동): 자동화된 3자 매칭으로 PO, 배송 영수증, 송장을 비교하여 불일치 사항을 표시합니다.

승인(간소화): Nanonets 승인은 더 이상 병목 현상이 발생하지 않습니다. 이메일, Slack, Teams 등 조직이 있는 곳 어디에서나 유연하게 활동할 수 있습니다. 이렇게 하면 방해가 되는 전화 통화와 너무도 익숙한 알림 공세의 필요성이 사라집니다.

결제 처리(자동): Nanonets를 사용하여 전 세계적으로 직접 결제를 할 수 있으며 시스템이 외환 비용을 처리하고 갑작스러운 지불 거절을 피할 것이라고 믿습니다.

조정(자동): 마지막으로 책을 닫는 것에 대해 이야기합시다. 자동 조정은 은행 명세서를 가져오고 이 힘든 작업을 변환하여 이전보다 훨씬 짧은 시간에 은행 거래와 원장 항목을 일치시킵니다. 예전에는 며칠이 걸렸던 일이 이제는 몇 분 안에 완료될 수 있습니다.

따라서 Nanonets를 사용한 조달 자동화는 기존 조달 프로세스를 매우 효율적이고 데이터 중심적이며 전략적인 기능으로 전환합니다. 이를 통해 수동 작업의 부담을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 재무팀이 비용 최적화, 전략적 소싱, 공급업체 파트너십 구축 등 더 높은 가치의 활동에 집중할 수 있습니다.

결론

결론적으로, 조달의 본질은 단순한 상품과 서비스를 구매하는 행위를 넘어서는 것입니다. 이는 가치 창출, 비용 최적화, 조직 내 지속 가능한 성장 촉진에 중요한 전략적 기능을 구현합니다. 이 블로그 전반에 걸쳐 살펴보았듯이 조달 프로세스는 요구 사항 식별부터 공급업체 평가, 계약 협상 등의 단계를 포함하여 복잡하며 각 단계에는 세심한 주의와 전략적 사고가 필요합니다.

조달 자동화 소프트웨어의 출현은 이 영역에서 중요한 발전을 의미하며 이전에는 달성할 수 없었던 효율적인 운영, 향상된 효율성 및 전략적 통찰력을 제공합니다. 기술을 활용함으로써 기업은 기존의 과제를 극복하고, 위험을 완화하며, 조달 기능을 강화할 수 있는 기회를 활용할 수 있습니다.

더욱이, 공급업체 관계의 전략적 관리, 품질 보증에 대한 집중, 포괄적인 위험 관리 관행의 채택은 조달 효율성을 높이는 필수 요소입니다. 지속적인 개선에 대한 노력과 업계 표준에 대한 벤치마킹이 결합된 이러한 요소는 조직이 조달 역량의 잠재력을 최대한 실현할 수 있도록 해줄 것입니다.

Nanonets Procurement Automation이 어떻게 조달 프로세스를 변화시킬 수 있는지 알아보고 해당 기능에 대해 자세히 알아보려면 Nanonets 전문가와의 통화를 예약하세요. 이 기회를 통해 특정 조달 문제에 대해 논의하고 Nanonets가 요구 사항 식별부터 송장 처리 및 조정에 이르기까지 조달 워크플로를 간소화할 수 있는 방법을 시연할 수 있습니다. 효율성 향상, 지출에 대한 더 나은 가시성 확보, 공급업체 관계 강화 등 무엇을 원하든 Nanonets는 도움이 되는 도구와 전문 지식을 갖추고 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/procurement/