저는 밤에는 콘텐츠 작가이고 낮에는 파트너십 책임자입니다. 제 세상에서는 생산성이 가장 중요합니다.

일정이 없거나 프로젝트 관리가 부족하면 기한이 지난 기사, 파트너십 기회 실패, 높은 압박감 및 스트레스가 발생합니다. 우리 모두는 생산성이 전혀 없는 상황에서 회복한 적이 있습니다.

생산성 시스템은 지속 가능한 일과 삶의 균형을 개발하고 필요할 때 업무 스프린트를 준비하는 데 도움이 됩니다.

이 게시물에서는 일상의 일부가 되어 일상의 고단함을 효율적인 업무로 바꿔주는 최고의 생산성 시스템 7가지를 공유합니다. 장단점과 다양한 사용 사례를 찾을 수 있습니다.

생산성 시스템이란 무엇입니까?

생산성 시스템은 작업을 효율적으로 수행하는 데 도움이 되는 방법과 도구입니다. 그들은 당신을 위해 작업을 수행하지는 않지만 작업과 웰빙을 구성하고 우선 순위를 지정하는 데 도움을 주어 주어진 시간에 생산성을 높일 수 있습니다.

예를 들어, 생산성 시스템은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 프로젝트를 더 작고 관리 가능한 단계로 세분화합니다.
• 주의가 산만해지는 것을 집중하고 피하는 것.
• 목표 설정.
• 조직 및 작업 흐름.

내가 사용하는 7가지 생산성 시스템과 그것이 나에게 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

작업 흐름을 단순화하는 7가지 생산성 시스템

1. 뽀모도로 기법

나는 힘을 모아 일을 완수하는 데 어려움을 겪을 때 생산성을 극대화하는 이 방법을 정말 좋아합니다. 그것은 즉시 내 집중 모드를 활성화하고, 나는 아무것도 나를 산만하게 할 수 없는 영역에 있게 됩니다.

어떻게 진행합니까?

뽀모도로 기법은 작업을 짧고 집중적인 간격(일반적으로 25분)과 휴식으로 나눕니다. 25분 분량의 덩어리가 뇌에서 쉽게 소화되기 때문에 집중력과 의욕을 유지하는 데 도움이 됩니다.

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또한 도구 모음에서 타이머가 카운트다운되는 것을 보면 이 시간 동안 작업을 완료하려는 의지가 강화됩니다. 그것은 당신 내면의 목소리가 말하는 것과 같습니다. "자, 인스타그램을 스크롤하지 않고도 25분 동안 일할 수 있습니다."

나는를 사용 마리나라: 포모도로 조수 Pomodoro 기술에 쉽게 접근할 수 있도록 해주는 Chrome 확장 프로그램입니다. 30분 타이머에 5분 휴식 — 그게 내 규칙이에요.

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하지만 종종 나는 휴식을 취하지 않고 작업이 완료될 때까지 작업을 계속합니다. 그리고 타이머가 울리면 집중할 수 있도록 타이머를 하나 더 설정했습니다.

또한 특정 작업을 수행할 때 작업량과 작업 X에 소요된 시간을 이해하기 위해 시간 추적을 위해 Pomodoro를 사용합니다.

적절한 시간 추정 및 프로젝트 관리에 큰 도움이 됩니다.

장점 :

• 일을 시작하기 어려울 때 집중하는 데 도움이 됩니다.
• 미루는 습관을 줄여줍니다.
• 허리 통증과 피로가 적습니다.
• 주 및 분기에 대한 더 나은 계획.
• 작업에 대한 책임이 더 커졌습니다.
• 방해 요소가 줄어들고 시간 관리가 향상됩니다.
• 작업 전반에 걸쳐 일관된 동기 부여.

단점 :

• 없음. 나는 오랫동안 이 방법을 사용해 왔으며 항상 도움이 되었습니다.

최상의 : 시간을 더 잘 관리하고 더 짧은 시간에 더 많은 일을 처리하고 싶은 사람.

내 평결

처음에는 휴식을 받아들이기가 힘들었습니다. 그 시간 동안 시간을 ​​낭비하고 있는 것 같은 느낌이 들었습니다. 그러나 나는 그 힘을 깨달았습니다. 휴식은 말 그대로 나를 재충전시켜줍니다.

2. 불렛저널

불렛저널, 일명 부조(BuJo)는 글쓰기와 그림을 포함하는 고급 일기장과 같습니다. 일일 작업, 달력, 메모, 건강 추적 및 목표 설정을 위한 섹션으로 구성되어 있습니다.

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나는 최근에 대단한 것을 우연히 발견했습니다. 연구 불릿 저널링이 창의성과 생산성에 어떤 영향을 미치는지 탐구합니다. 결론은 체계적으로 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 무엇이 무엇인지 생각해 보는 데도 도움이 된다는 것입니다. 정말 중대한.

나도 사랑해 조각 불렛저널이 그녀에게 어떻게 도움이 되었는지 공유한 선생님의 글 완벽주의를 극복하다. 따라서 그 어려운 완벽함을 쫓고 있다면 읽어보세요. 🙂

때때로 나는 하루를 계획하고, 내가 얼마나 바쁜지 이해하고, 일 외에 내가 좋아하는 일에 시간을 할애하기 위해 불렛저널을 사용합니다. 또한 내가 얼마나 많은 프로젝트를 맡을 수 있는지 이해하는 데 도움이 되었습니다.

예를 들어, 나는 종이 노트에 아주 옛날 방식으로 일정을 작성합니다. 그래서 내 불렛저널은 보통 다음과 같이 진행됩니다.

7:30 — 일어나다
8:00 — 요가
10:00 — 클라이언트 X에 대한 개요 제공
11:00 — HubSpot 기사 전문가 인터뷰
13:00 — 점심 시간
14:00 — 자선 기금에서 일함
17:30 — 회의

당신이 구식에 속하지 않는다면 생산성 방법, 다음과 같은 디지털 대안을 확인해 보세요. 개념, Trello, Evernote및 미로.

제 생각에는 Miro가 일반 노트북을 연상시키기 때문에 가장 멋진 옵션이라고 생각합니다. 물건을 쉽게 옮길 수 있고 창의력도 길러줍니다.

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장점 :

• 맞춤형 구성에 도움이 됩니다.
• 창의성을 높이고 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
• 중앙 집중식 작업 관리를 제공합니다.
• 자기 성찰을 촉진합니다.

단점 :

• 시간 집약적인 유지.
• 불일치의 위험.

최상의 : 개인화된 구성을 원하는 창의적, 시각적 사상가 및 개인.

내 평결

불릿 저널링은 우리 중 많은 사람들이 삶의 어느 시점에서 본능적으로 해왔던 습관입니다. 여행, 쇼핑, 운동 루틴 또는 유사한 활동을 계획한다고 가정해 보겠습니다.

비결은 이를 보다 체계적으로 수행하는 방법을 배우는 것입니다. 때때로 나는 그것에 전적으로 의존합니다. 다른 때에는 종이에 있는 정보를 내 컴퓨터로 전송할 때 글머리 기호 일기를 스크래치 패드처럼 사용합니다. 프로젝트 관리 앱.

3. 캘린더 차단

사람들이 일정과 관련하여 자주 직면하는 주요 문제는 작업 간을 지속적으로 전환하는 것입니다. 캘린더 차단은 다양한 작업을 위해 캘린더의 특정 시간 슬롯을 할당하는 시간 관리 방법입니다.

예를 들어, 캘린더를 차단하기 전의 근무일은 다음과 같았습니다. 기사를 쓰기 시작합니다. 그러다가 30분 후에 바로 회의에 들어갑니다. 다음으로 이메일로 이동합니다. 드디어 기사로 돌아왔습니다. 전혀 효과적이지 않습니다.

Todoist의 그래픽은 내 요점을 완벽하게 설명합니다:

시간 차단의 경우 Google 캘린더를 사용하고 특정 작업에 대한 시간을 차단합니다. 각 작업에는 고유한 집중 시간 슬롯이 있습니다. 의사 약속, 요가, 독서도 내 달력에 들어갑니다.

결과? 더 많은 일을 더 빨리 처리할 수 있습니다.

성공적인 캘린더 차단을 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

• 특정 작업을 위해 하루를 여러 단위로 나누세요.
• 작업에 소요되는 시간을 현실적으로 고려하세요. 확실하지 않으면 과대평가하세요.
• 피로를 피하기 위해 휴식 시간을 계획하십시오. 자유 시간을 초과 예약하지 마십시오.
• 예상치 못한 사건으로 인해 필요한 경우 계획을 조정합니다.
• 계획된 작업을 정기적으로 검토하고 따르십시오.
• 다음과 같은 앱을 사용해 보세요. Todoist 더 나은 정리를 위한 Google 캘린더.

장점 :

• 시간 관리가 향상되었습니다.
• 향상된 집중력.
• 작업 전환 감소.
• 더 명확한 우선순위.
• 더 나은 일과 삶의 균형.

단점 :

• 변화에 적응하기가 어렵습니다.
• 작업 기간을 과소/과대평가할 가능성이 있습니다.

최상의 : 여러 작업을 수행하고 정리해야 하는 사람입니다.

내 평결

캘린더 차단을 사용하면 작업 시간과 자유 시간을 정리하고 동시에 여러 작업에서 길을 잃지 않도록 할 수 있습니다. 가장 큰 도전은 일요일 밤이나 매주 월요일 아침에 앉아서 모든 것을 미리 준비하는 것일 수 있습니다.

그러나 그것은 확실히 그만한 가치가 있습니다.

4. 개구리를 먹어라

"살아있는 개구리를 먹어야 한다면 아침에 가장 먼저 먹어야 합니다. 그러면 남은 하루 동안 더 나쁜 일은 일어나지 않을 것입니다." - 마크 트웨인

이 인용문은 Eat the Frog 기술이 무엇인지 설명합니다. 가장 어려운 일을 먼저 하십시오. 그러면 나머지 모든 일은 나중에 더 쉬워 보일 것입니다.

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작년의 공부 이 방법을 사용하면 소프트 스킬이 향상되고 미루는 습관을 방지하는 데 도움이 되어 직업과 삶에 장기적인 이점을 가져다 준다는 사실을 발견했습니다.

나는 그것에 전적으로 동의하며 거의 매일 개구리 먹기 방법을 구현합니다.

방법은 다음과 같습니다.

1. 나는 개구리를 먼저 선택합니다. 이는 가장 중요하지만 긴급하지는 않은 작업입니다. 나는 많은 두뇌력이 필요한 사람과 함께갑니다.
2. 나는 보통 최대 1~4시간 안에 끝낼 수 있는 작업을 선택합니다.
3. 나는 큰 작업을 작은 단계로 나눕니다.
4. 나는 항상 먼 일이 아닌 오늘의 일에 집중한다.
5. 그리고 마지막으로, 나는 개구리 임무부터 먼저 시작하며 하루를 시작한다.

장점 :

• 어려운 작업을 먼저 완료하세요.
• 스트레스를 덜 받으세요.
• 시간을 더 잘 관리하세요.
• 좋은 습관을 기르세요.

단점 :

• 가장 어려운 일부터 시작하면 피로해질 수 있습니다.
• 시간에 민감한 문제를 간과하게 될 수도 있습니다.

최상의 : 미루는 것보다 먼저 도전하는 것을 선호하는 사람이나 어려운 일에 있어서 미루는 것에 어려움을 겪는 사람.

내 평결

씹어먹기 힘든 일(엄청난 집중, 숫자, 연구가 필요한 일)이 있을 때, 나는 아침에 그 일을 최우선 순위로 삼습니다. 그 문제를 해결한 후에는 커피 한 잔을 마시며 휴식을 취하고, 이메일을 확인하고, 또 다른 작업으로 넘어갈 수 있습니다.

반대로 해보려고 했는데, 큰 일이 기다리고 있다는 걸 알면서도 다른 일에 집중할 수가 없었어요. 그래서 나에게는 "개구리 먹기" 기술이 유일한 방법입니다.

5. 프로젝트 관리 관행

프리랜서를 시작했을 때 추적 없이 한두 개의 프로젝트를 관리하는 것은 그리 어렵지 않았습니다. 하지만 업무량이 늘어나면서 불가능해졌습니다.

오늘날 프로젝트 관리 도구가 없는 작업 루틴은 상상할 수 없습니다. 월요일 과 아사 내 생산성의 생명선입니다.

작업을 세분화하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적하고, 팀과 협력하고, 결과를 제공하는 데 도움이 됩니다.

저는 월요일을 사용하여 "백로그", "진행 중" 및 "완료" 탭이 있는 단순화된 Kanban 시각화를 통해 자선 기금 작업에 대한 주간 작업을 계획하고 우선 순위를 지정합니다.

내가 좋아하는 것: 월요일은 하위 작업, 유연한 상태, 소유자 및 담당자, API 통합 등과 같은 프로젝트 관리 필수 사항을 처리합니다.

Asana의 경우 주로 클라이언트 작성 및 SEO 프로젝트에 사용합니다. 작업을 가져오고 할당하고, 프로젝트 진행 상황을 추적하고, 플랫폼을 통해 다른 사람들과 소통하는 것은 매우 간단합니다.

장점 :

• 쉽게 액세스할 수 있도록 프로젝트 정보를 중앙 집중화합니다.
• 팀 커뮤니케이션과 아이디어 공유를 촉진합니다.
• 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 나누는 데 도움이 됩니다.
• 팀의 집중력과 생산성을 유지하세요.
• 프로젝트 진행 상황에 대한 실시간 데이터를 제공합니다.
• 간소화된 워크플로를 위해 작업을 자동화합니다.

단점 :

• 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 이점 외에는 아무것도 없습니다. 사용법을 익히는 데는 시간이 걸릴 수 있지만 일단 익히고 나면 매우 쉬워집니다.

최상의 : 모든 규모의 개인, 팀, 프로젝트. 소규모 작업이나 대규모 이니셔티브에 사용할 수 있습니다.

내 평결

저는 불릿 저널링을 위해 노트북을 사용하는 것을 좋아하지만 PM 도구는 알림, 미리 알림, 반복 작업 등을 통해 작업을 제어하는 ​​데 도움이 됩니다.

6. 아이젠하워 결정 매트릭스

“나에게는 긴급한 문제와 중요한 두 가지 문제가 있습니다. 긴급한 일은 중요하지 않고, 중요한 일은 결코 긴급하지 않습니다.” – 드와이트 D. 아이젠하워

Eisenhower Decision Matrix는 중요성과 긴급성에 따라 작업을 분류합니다. 나는 그것을 집중할 것인지, 위임할 것인지, 버릴 것인지 결정하는 데 사용합니다.

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자주 바쁘지만 업무의 영향력이 부족하다고 느끼거나, 장기 목표를 달성하기 위해 시간을 들이지 못하거나, 위임하거나 "아니오"라고 말하기가 어려운 경우(거기 있었거나 완료했음) 아이젠하워 매트릭스 사용을 고려해야 합니다.

나는 최근 Todoist의 Naomi가 Eisenhower Matrix에 대한 통찰력 있는 팁을 공유한 YouTube 비디오를 시청했습니다:

[동영상: 아이젠하워 매트릭스 초보자 가이드]

그녀가 이 네 가지 범주를 각각 설명하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 사분면 1 - 긴급한 주의가 필요한 중요한 작업.
2. 사분면 2 - 장기 목표를 위한 중요한 작업.
3. 사분면 3 — 그다지 중요하지 않은 긴급한 작업, 종종 바쁜 일입니다.
4. 사분면 4 - 긴급하지도 중요하지도 않은 일, 즉각적이지만 지속적인 만족을 주지는 않습니다.

일상 업무에 이 접근 방식을 적용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 사분면 1. 나는 촉박한 기사 마감일을 지키는 것을 최우선으로 생각합니다.
2. 사분면 2. 나는 장기적인 발전을 위해 글쓰기와 연구 능력을 향상시키는 데 시간을 할애합니다.
3. 사분면 3. 가끔 너무 바빠지면 믿을 수 있는 사람에게 전문가 인터뷰를 대행해 주곤 합니다.
4. 사분면 4. 나는 집중력을 유지하기 위해 소셜 미디어에 너무 많은 시간을 소비하지 않으려고 노력합니다.

장점 :

• 명확한 우선순위.
• 효과적인 시간 관리.
• 장기 목표 조정.
• 더 나은 위임.
• 스트레스 감소.
• 향상된 의사결정.

단점 :

• 처음에는 더 큰 영향을 주지만 긴급성은 덜한 어떤 작업이 더 중요한지 결정하기 어려울 수 있습니다. 여러 번 연습한 후에는 시스템에 익숙해지고 실질적인 이점을 얻을 수 있습니다.

최상의 : 의무 정리 작업 우선 순위 지정, 시간 관리 또는 의사 결정에 어려움을 겪는 모든 사람에게 특히 유용합니다.

내 평결

긴박감은 제가 디지털 마케팅 경력을 쌓는 동안 가장 큰 어려움을 안겨주었습니다. 모든 작업에 즉각적인 관심이 필요한 것처럼 느껴졌습니다. 우선순위를 분류하고 우선순위가 아닌 작업을 식별하는 방법을 배우기 전까지 나의 기본 모드는 모든 것에 대해 "최대한 빨리"였습니다.

이것이 제가 The Eisenhower Decision Matrix 덕분에 배운 것입니다. 제 생각에는 이것이 가장 중요한 것 중 하나입니다. 최고의 생산성 시스템 저 밖에.

7. 칸반 및 스크럼 방법

주중 생산성을 높이기 위해 저는 단순화된 스크럼과 칸반 방법론을 결합합니다.

스크럼: 스프린트라고 불리는 짧은 시간 동안 작업합니다(보통 1~4주 정도). 각 스프린트에서 목표를 설정하고 어떤 작업을 처리할지 결정합니다. 그런 다음 스탠드업이라는 간단한 회의를 통해 진행 상황을 확인하고 필요에 따라 작업 계획을 조정합니다.

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Kanban: 칸반에는 스프린트가 없습니다. 대신에 "백로그", "실행 중", "검토" 및 "완료"라는 열이 있는 보드에 작업이 있다고 상상해 보세요.

작업하면서 작업을 열 간에 이동합니다. 워크플로를 시각화하고, 진행 중인 작업을 제한하고, 작업을 하나씩 완료하는 데 집중하는 데 도움이 됩니다.

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방법은 다음과 같습니다.

매주 월요일마다 지난 주 내내 무작위로 나타난 아이디어와 작업이 포함된 백로그를 검토하고 우선순위와 기한을 지정하고 하위 작업을 만드는 등의 작업을 합니다.

매주 금요일에는 작업 관리자인 월요일 PM 도구에서 내 보드를 보면서 일부 작업에 대해 일정이 어긋난 이유와 원인 해결 방법을 분석합니다.

이를 통해 민첩하게 작업하고, 일주일 동안 (현실적으로) 최대한 많은 작업을 완료하고, 병목 현상이나 장애물을 발견하는 데 도움이 됩니다.

장점 :

• 워크플로를 쉽게 시각화하는 데 도움이 됩니다.
• 멀티태스킹을 제한하고 집중력을 향상시킵니다.
• 지속적인 프로세스 개선을 장려합니다.
• 명확한 목표를 가지고 프로젝트를 효과적으로 구성합니다.
• 정기적인 팀 커뮤니케이션과 협업을 촉진합니다.
• 변화하는 프로젝트 요구에 대한 적응을 촉진합니다.

단점 :

• 정해진 기한이 없으면 지연이 발생할 수 있습니다.
• 스프린트 타임라인(스크럼)의 경직성은 스트레스를 유발할 수 있습니다.

최상의 : 엄격한 일정보다 유연성과 적응성을 중시하는 환경.

📍참고: 두 시스템을 동시에 구현하는 것을 호출합니다. 스크럼반.

내 평결

이 두 가지 방법을 결합하면 칸반 보드에서 내가 해야 할 일을 시각화하는 데 도움이 되고, 스크럼 스프린트는 특정 프로젝트에서 많은 진전을 이루는 데 도움이 됩니다. 나는 두 시스템이 내 작업에 가져오는 균형이 마음에 듭니다. 작업은 대체로 독립적이고 원격입니다.

최고의 생산성 시스템은 무엇인가?

모든 생산성 시스템에는 장점이 있지만 개인적으로 가장 좋아하는 시스템은 다음과 같습니다.

• 30분 스프린트와 5분 휴식으로 집중력을 유지하는 뽀모도로 기법.
• 긴급하고 중요한 작업을 간단하게 구성하기 위한 아이젠하워 결정 매트릭스.
• 정기적인 진행 상황 점검을 위한 스크럼반입니다.

어떤 시스템을 선택하든 중요한 것은 그것이 실제로 생산성을 향상시키는 데 도움이 된다는 것입니다. 저는 매일 이 세 가지를 결합하는데, 이것이 해야 할 일을 완료하고, 새로운 프로젝트를 구상하고, 팀의 진행 상황을 추적하는 데 가장 좋은 접근 방식이라고 생각합니다.

몇 가지를 시도해 보고 적합한 것과 그렇지 않은 것을 확인하면 궁극적으로 정신 장애, 의욕 상실 및 탈진을 방지할 수 있는 최선의 솔루션을 찾을 수 있습니다.

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• 출처: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems