이메일 통신이 직업적, 개인적 상호작용의 초석이 되는 오늘날의 디지털 시대에 향후 참조, 법률 준수 또는 보관 목적을 위해 중요한 메시지를 저장하는 기능은 매우 중요합니다. 사용 가능한 수많은 이메일 플랫폼 중에서 생산성과 구성을 향상하도록 설계된 강력한 기능 세트를 제공하는 Microsoft Outlook이 널리 선택됩니다. 특히 유용한 기능 중 하나는 Outlook 이메일을 PDF로 저장하는 기능입니다. 이 블로그 게시물에서는 Outlook 이메일을 PDF로 저장하여 중요한 커뮤니케이션을 보편적으로 액세스할 수 있는 형식으로 보존할 수 있는 복잡한 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

Outlook 이메일을 PDF로 저장할 수 있나요?

Outlook 이메일을 PDF로 저장할 수 있는지 여부에 대한 질문은 이메일 메시지를 보다 안전하고 이식 가능한 형식으로 변환하려는 사용자들 사이에서 흔히 발생합니다. 대답은 '그렇다'입니다. Microsoft Outlook에는 사용자가 응용 프로그램에서 직접 이메일을 PDF 파일로 저장할 수 있는 기능이 내장되어 있습니다. 이 기능은 이메일 보관, 변경 위험 없이 정보 공유, 심지어 법적 문서화 목적으로도 매우 유용합니다.

Outlook 이메일을 PDF로 저장하는 방법

Outlook 이메일을 PDF로 저장하면 Outlook 계정에 액세스하지 않고도 이메일 콘텐츠를 보관, 공유 또는 검토하는 데 매우 유용할 수 있습니다. 이 프로세스는 간단하며 Outlook 데스크톱 응용 프로그램을 사용하든 Outlook.com을 사용하든 관계없이 몇 단계만으로 완료할 수 있습니다. 다음은 Outlook 이메일을 PDF로 저장하는 방법에 대한 자세한 가이드입니다.

Outlook 데스크톱 애플리케이션의 경우:

1. 이메일 열기: 데스크톱에서 Outlook 애플리케이션을 열어 시작하세요. 변환하려는 이메일이 있는 받은 편지함이나 폴더를 탐색하여 이메일을 엽니다.
2. 인쇄 옵션 사용: 이메일을 연 상태에서 Outlook 창 왼쪽 상단의 '파일' 메뉴로 이동하여 '인쇄'를 선택하세요. 이메일을 인쇄하는 것이 아니라 PDF로 저장하려고 하기 때문에 이 작업은 다소 직관적이지 않게 보일 수 있지만 이것이 프로세스의 첫 번째 단계입니다.
3. 'Microsoft Print to PDF'를 선택하세요.: 인쇄 대화 상자의 프린터 드롭다운 메뉴에서 프린터로 'Microsoft Print to PDF'를 선택합니다. 이 옵션이 표시되지 않으면 Windows 시스템에서 Microsoft PDF로 인쇄 기능이 활성화되어 있는지 확인하십시오.
4. PDF로 인쇄: 'Microsoft Print to PDF'를 선택한 후 '인쇄' 버튼을 클릭하세요. 인쇄하는 대신 Outlook에서는 파일을 저장하라는 메시지를 표시합니다.
5. PDF 저장: 파일을 저장할 위치를 선택하고 이름을 지정한 후 '파일 형식'이 PDF로 설정되어 있는지 확인하세요. '저장'을 클릭하면 Outlook 이메일이 변환되어 PDF 파일로 저장됩니다.

Outlook.com(웹 버전)의 경우:

1. 이메일 열기: Outlook.com 계정에 로그인하고 PDF로 저장하려는 이메일을 엽니다.
2. 이메일 인쇄: 이메일을 보는 동안 이메일 상단이나 툴바에서 흔히 볼 수 있는 '...'(추가 작업) 메뉴를 찾으세요. 그것을 클릭하고 '인쇄'를 선택하십시오. 그러면 이메일의 인쇄 가능한 버전이 포함된 새 창이나 탭이 열립니다.
3. 프린터를 'PDF로 저장'으로 변경하세요.: 나타나는 인쇄 대화 상자에서 대상 프린터를 'PDF로 저장'으로 변경합니다. 이 옵션은 일반적으로 대부분의 웹 브라우저에서 기본적으로 사용할 수 있습니다.
4. 파일 저장: 'PDF로 저장'을 선택한 후 '저장' 또는 '인쇄' 버튼을 클릭하세요. (브라우저에 따라 문구가 다를 수 있습니다.) PDF 파일의 저장 위치를 ​​선택하라는 메시지가 표시됩니다. 이메일을 저장할 위치를 선택하고 파일 이름을 입력한 후 '저장'을 클릭하세요.

다음 단계를 따르면 Outlook 이메일을 PDF로 쉽게 저장할 수 있으므로 저장, 공유 또는 공유가 더욱 편리해집니다. 중요한 이메일 보관 형식이나 접근성을 잃지 않고. 이 방법은 간단할 뿐만 아니라 이메일 콘텐츠가 널리 인식되고 안전한 형식으로 보존되도록 보장합니다.

Outlook 전자 메일 메시지를 PDF로 변환하는 방법

Outlook 전자 메일 메시지를 PDF 형식으로 변환하는 것은 법률 문서, 기록 보관 또는 중요한 커뮤니케이션의 보다 이식 가능하고 안전한 버전 생성과 같은 다양한 목적에 매우 유용할 수 있습니다. 이 변환 프로세스를 통해 이메일의 내용, 형식 및 첨부 파일을 보편적으로 액세스할 수 있는 형식으로 보존할 수 있습니다. 다음은 Outlook 전자 메일 메시지를 PDF로 변환하는 방법에 대한 포괄적인 가이드입니다.

Outlook 데스크톱 응용 프로그램 사용:

1. 원하는 이메일을 엽니다: Microsoft Outlook 애플리케이션을 실행하고 변환하려는 이메일이 있는 받은 편지함이나 특정 폴더로 이동합니다. 이메일을 두 번 클릭하여 엽니다.
2. 인쇄 기능에 액세스: 이메일이 열리면 아웃룩 창 왼쪽 상단에 있는 '파일' 탭으로 이동하세요. 드롭다운 메뉴에서 '인쇄'를 선택하세요. 이 단계에서는 인쇄할 이메일을 준비하지만 대신 PDF로 변환하게 됩니다.
3. 'Microsoft Print to PDF'를 선택하세요.: 인쇄 대화 상자의 프린터 섹션에 있는 사용 가능한 프린터 목록에서 'Microsoft Print to PDF'를 선택합니다. 이 옵션은 본질적으로 문서를 실제 프린터로 보내는 대신 PDF로 저장하도록 컴퓨터에 지시합니다.
4. PDF로 인쇄: '인쇄' 버튼을 클릭하세요. 'Microsoft Print to PDF'를 선택했으므로 Outlook에서는 이메일을 실제 프린터로 보내는 대신 PDF 파일로 저장하라는 메시지를 표시합니다.
5. PDF 저장: '다른 이름으로 인쇄 출력 저장' 대화 상자가 나타납니다. 여기에서 PDF 파일을 저장할 위치를 선택하고, 파일 이름을 지정하고, 파일 형식이 PDF로 설정되어 있는지 확인할 수 있습니다. '저장'을 클릭하면 이메일이 변환되어 PDF 문서로 저장됩니다.

Outlook.com(웹 버전) 사용:

1. 로그인하고 이메일을 엽니다: Outlook.com 계정에 로그인하고 PDF로 변환하려는 이메일을 엽니다.
2. 인쇄 명령 시작: 이메일 보기에서 '…'(추가 작업) 아이콘을 찾으세요. 그것을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 '인쇄'를 선택하세요. 이 작업을 수행하면 인쇄용으로 포맷된 이메일 콘텐츠가 포함된 인쇄 미리보기 창 또는 탭이 열립니다.
3. 프린터를 'PDF로 저장'으로 변경하세요.: 인쇄 설정이나 인쇄 대화 상자 창에서 선택한 프린터를 'PDF로 저장'으로 변경하세요. 이 옵션은 일반적으로 프린터 선택 드롭다운 메뉴에서 사용할 수 있으며 대부분의 최신 웹 브라우저에서 지원됩니다.
4. PDF 변환 마무리: '인쇄' 또는 '저장' 버튼을 클릭하세요. (정확한 문구는 브라우저에 따라 다를 수 있습니다.) PDF 파일을 저장할 위치를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 원하는 디렉터리를 선택하고 파일 이름을 지정한 다음 '저장'을 클릭하여 변환 프로세스를 완료하세요.

다음 단계를 따르면 Outlook 이메일 메시지를 PDF로 손쉽게 변환하여 이메일을 안전하고 컴팩트하며 액세스 가능한 형식으로 저장할 수 있습니다. Outlook 데스크톱 응용 프로그램을 사용하든 웹 버전을 사용하든 프로세스는 사용자 친화적이고 효율적이므로 디지털 아카이브에서 중요한 이메일 통신을 쉽게 유지 관리할 수 있습니다.

첨부 파일이 포함된 Outlook 이메일을 PDF로 변환하는 방법

변환 중 첨부 파일과 함께 Outlook 이메일을 PDF로 변환 커뮤니케이션의 모든 부분이 하나의 편리한 파일에 보존되도록 보장합니다. 이는 문서화, 보관 또는 Outlook에 액세스할 수 없는 다른 사람과 전자 메일을 공유할 때 특히 유용할 수 있습니다. 다음은 Outlook 이메일과 첨부 파일을 PDF로 변환하는 단계별 가이드입니다.

Adobe Acrobat과 함께 Outlook 데스크톱 응용 프로그램 사용:

1. 어도비 아크로뱃 설치: 컴퓨터에 Adobe Acrobat이 설치되어 있는지 확인하세요. Adobe Acrobat은 Microsoft Outlook에 PDF 도구 모음을 추가하여 이메일과 첨부 파일을 처리하는 추가 기능을 제공합니다.
2. Outlook에서 이메일 열기: Outlook을 실행하고 첨부 파일을 포함하여 PDF로 변환하려는 이메일을 엽니다.
3. Adobe PDF 도구 모음 사용: Outlook에서 Adobe PDF 도구 모음을 찾으세요. 이 도구 모음은 Outlook 창 상단이나 Adobe Acrobat 탭으로 나타날 수 있습니다.
4. 'PDF로 변환'을 선택하세요.: Adobe PDF 툴바에서 'PDF로 변환' 버튼을 클릭하세요. 이 작업을 수행하면 이메일 내용이 PDF로 변환됩니다. 첨부 파일이 있는 이메일의 경우 Adobe Acrobat은 일반적으로 변환 프로세스에 첨부 파일을 포함할 수 있는 옵션을 묻는 메시지를 표시합니다.
5. 첨부 파일 처리 옵션 선택: 첨부 파일을 변환할 방법을 선택합니다. Adobe Acrobat을 사용하면 PDF 내에 첨부 파일을 포함하거나 문서 내의 하이퍼링크로 변환할 수 있습니다. 귀하의 필요에 가장 적합한 옵션을 선택하십시오.
6. PDF 저장: 이메일과 첨부 파일을 변환한 후 Adobe Acrobat은 새 PDF 파일을 저장하라는 메시지를 표시합니다. 원하는 위치를 선택하고 파일 이름을 지정한 후 '저장'을 클릭하세요.

Outlook에서 PDF로 인쇄 기능 사용:

Adobe Acrobat이 없는 경우에도 Outlook 이메일을 저장하고 첨부 파일을 수동으로 처리할 수 있습니다.

1. 이메일 열기: 변환하려는 Outlook 이메일을 엽니다.
2. 이메일을 PDF로 인쇄: '파일' > '인쇄'로 이동하여 프린터로 'Microsoft Print to PDF'를 선택하세요. '인쇄'를 클릭한 다음 이메일을 PDF로 저장하세요.
3. 첨부 파일을 별도로 저장: 각 첨부파일을 열고 해당 애플리케이션의 'PDF로 인쇄' 기능을 사용하여 PDF 파일로 저장하세요. 예를 들어 첨부 파일이 Word 문서인 경우 Word에서 해당 파일을 연 다음 '파일' > '인쇄'로 이동하여 'Microsoft PDF로 인쇄'를 선택하고 저장합니다.
4. PDF 파일 결합: PDF 편집기 또는 병합 도구를 사용하여 이메일 본문의 PDF와 첨부 파일의 PDF를 단일 PDF 문서로 결합합니다.

추가 팁 :

• 첨부파일을 PDF로 저장하는 경우, 첨부파일의 파일 형식에 따라 처리 과정이 달라질 수 있습니다. 대부분의 최신 소프트웨어 응용 프로그램은 'PDF로 인쇄' 또는 'PDF로 저장' 옵션을 제공합니다.
• 전자 메일과 첨부 파일을 결합할 때 순서와 관련성을 유지하려면 PDF 파일 이름을 명확하게 바꾸는 것이 좋습니다.

이러한 방법을 따르면 Outlook 이메일을 첨부 파일과 함께 PDF로 변환하여 이메일 통신 내용을 광범위하게 액세스할 수 있는 형식으로 포괄적으로 캡처할 수 있습니다. 이 프로세스는 모든 관련 문서 및 파일을 포함하여 이메일 교환에 대한 완전한 기록이 필요한 사람들에게 매우 중요합니다.

PDF 형식의 Outlook 이메일로 무엇을 할 수 있나요?

Outlook 이메일을 PDF 형식으로 변환하면 많은 이점을 얻을 수 있으며 이메일 콘텐츠를 관리, 공유 및 활용할 수 있는 다양한 가능성이 열립니다. Outlook 이메일을 PDF 형식으로 보관할 때 얻을 수 있는 몇 가지 주요 이점과 용도는 다음과 같습니다.

1. 보관 및 기록 보관

• 안전한 저장: PDF는 중요한 정보를 장기간 보관하는 데 적합합니다. Outlook 이메일을 PDF로 변환하면 이메일의 내용과 레이아웃을 보존하는 안전한 아카이브를 만들 수 있습니다.
• 합병: PDF 형식을 사용하면 여러 이메일과 첨부 파일을 하나의 문서로 통합할 수 있으므로 중요한 커뮤니케이션을 더 쉽게 구성하고 검색할 수 있습니다.

2. 법적 및 규정 준수 목적

• 증거: 법적 상황에서는 이메일을 증거로 제시해야 하는 경우가 많습니다. PDF는 보안이 가능하고, 변경을 방지하며, 이메일 콘텐츠의 무결성을 유지할 수 있기 때문에 법적 절차에서 널리 받아들여지고 있습니다.
• 컴플라이언스: 많은 업계에서는 일정 기간 동안 통신 내용을 보관하도록 요구하는 규정을 두고 있습니다. 이메일을 PDF로 저장하면 신뢰할 수 있고 편집할 수 없는 기록을 제공하여 이러한 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데 도움이 될 수 있습니다.

3. 공유 및 협업

• 범용 형식: PDF는 보편적으로 인식되는 형식입니다. 즉, 수신자는 이메일 내용을 보기 위해 Outlook이나 특정 이메일 클라이언트가 필요하지 않습니다.
• 이메일 배포: 원래 이메일 계정이나 플랫폼에 액세스할 수 없는 팀 구성원, 고객 또는 이해관계자와 중요한 이메일 커뮤니케이션을 쉽게 공유할 수 있습니다.

4. 인쇄 및 프리젠테이션

• 고품질 인쇄: PDF는 인쇄용으로 설계되어 인쇄된 문서가 레이아웃 및 형식 측면에서 원본 디지털 버전과 거의 일치하도록 합니다.
• 프리젠 테이션: 이메일 내용을 논의해야 하는 회의나 프리젠테이션의 경우 이메일을 PDF 형식으로 사용하면 프리젠테이션 자료에 쉽게 포함하거나 유인물로 배포할 수 있습니다.

5. 접근성 및 검색 가능성

• 향상된 접근성: 스크린 리더 호환성과 같은 기능을 통해 장애가 있는 사용자도 PDF에 액세스할 수 있으므로 이메일 콘텐츠에 더 많은 사람들이 액세스할 수 있습니다.
• 검색 가능한 문서: PDF로 변환하면 이메일의 텍스트를 검색할 수 있으므로 대량의 보관된 이메일에서 특정 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

6. 다른 문서에 통합

• 문서: PDF를 다른 문서나 보고서에 쉽게 통합할 수 있으므로 더 큰 문서나 프로젝트 파일의 일부로 이메일 통신을 포함할 수 있습니다.
• 포트폴리오: 포트폴리오나 사례 연구의 일부로 이메일 서신을 포함해야 하는 전문가의 경우 PDF는 이러한 커뮤니케이션을 명확하고 전문적인 방법으로 제시합니다.

Outlook 이메일을 PDF로 변환하면 커뮤니케이션의 무결성과 형식을 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 이메일 콘텐츠의 다양성과 유용성이 향상됩니다. 법적 증거, 보관, 공유 또는 다른 문서와의 통합 등 이메일을 PDF 형식으로 유지하면 디지털 커뮤니케이션을 관리하고 활용할 수 있는 안정적이고 효율적인 방법이 제공됩니다.

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• 출처: https://www.techpluto.com/mastering-email-archiving-how-to-save-outlook-emails-as-pdf/