모든 사람의 직업이 성공하려면 특정 상품이나 서비스가 필요합니다. 교사에게는 학용품이 필요하고, 기계공에게는 자동차 부품이 필요하며, 레스토랑 매니저에게는 팀에 적합한 유니폼이 필요합니다. 이러한 품목의 보안은 조달 프로세스의 일부로 정기적으로 이루어지지만, 처음부터 끝까지 문서 추적이 존재하는지 확인하기 위해 이러한 전문가가 취하는 첫 번째 단계는 요청 주문을 제출하여 내부 승인을 받는 것입니다.
물품에 대한 요청은 다음과 같은 중요한 역할을 합니다. 조달-지불(P2P) 프로세스그러나 훨씬 더 실용적인 수준에서는 직원이 구매해야 할 때 견제와 균형 시스템을 구축합니다. 이 기사가 계속 진행되면서 구매 요청 프로세스에 대해 더 자세히 설명하겠지만 비즈니스 리더는 부서 내에서 지출되는 자금을 모니터링해야 하며 요청 주문 양식을 사용하면 향후 지출을 더 쉽게 추적하고 예측할 수 있습니다.
요청 주문이란 무엇입니까?
모든 기업은 상품이나 서비스에 대한 요청서를 작성하기 전에 먼저 사용해야 합니다. 구매 주문서. 정의에 따르면 요청은 내부적으로 사용될 상품이나 서비스에 대한 공식적인 요청입니다. 전체적으로 요청 프로세스를 통해 경영진은 직원의 요구 사항을 모니터링하고 현금 흐름을 더 잘 이해하며 주문한 항목이 꼭 필요한 구매인지 다시 확인할 수 있습니다.
요청서 양식에는 요청한 금액에 따라 주문하는 사람의 관리자가 서명한 승인이 필요할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 200달러 미만의 사무용품을 소량 구매하는 경우 내부 정책에 따라 구매자는 지정된 승인자가 서명한 요청 요청을 받지 않을 수 있습니다. 그러나 총 $6,000에 달하는 대규모 구매의 경우 대부분의 기업에서는 승인자의 서명이 필요하며 일부에서는 구매 주문이 생성되기 전에 두 명의 승인자가 승인하도록 요구할 수도 있습니다.
All 요청 주문 표준화된 형식을 사용하여 감사를 원활하게 하고 프로세스 내에서 자동화 기능을 활성화합니다. 상품 요청은 비즈니스 및 업계에 따라 약간씩 다를 수 있지만 요청 양식에는 다음 정보가 포함되어야 합니다.
· 요청하는 부서 또는 사람
· 구매 주체(사업자)의 주소 및 연락처 정보
· 품목별 상세 수량 내역
· 아이템 설명
· 외부 공급자(사업장)의 주소 및 연락처 정보
· 요청 주문의 총 예상 가격
· 상품 또는 서비스의 예상 배송일
요청서는 모든 조직 내에서 표준 형식을 사용합니다. 한 회사의 요청 주문 양식은 다른 회사의 요청과 다르게 보이지만 내부적으로는 각 회사에서 모든 요청 주문을 표준화하도록 요구합니다. 이러한 양식의 표준화는 모든 중요한 정보가 각 상품 요청과 함께 제출되도록 하여 추가적인 보안 계층을 만듭니다. 또한 표준화를 통해 전자 조달 시스템이나 자동화된 AP 플랫폼과 같은 소프트웨어 솔루션의 다운스트림 자동화가 가능해졌습니다.
일반적인 요청 주문은 다음과 같습니다.
요청서 양식은 언제 사용됩니까?
간단한 예를 보면 요청 프로세스가 명확해집니다. 영업팀에서 10명의 직원을 관리하는 Tanya가 자신의 팀이 함께 일하고 업무를 수행하는 능력에 투자하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 그녀는 직원 평가를 실시하여 각 사람의 업무 방식을 파악하고, 팀을 하나로 모아 개인의 작업 스타일을 검토하고, 팀의 각 구성원이 나머지 구성원과 협력하고 지원하는 방법을 파악하는 데 도움이 되는 다양한 워크숍을 구성하는 교육 회사에 대해 들었습니다. 그들의 팀. Tanya는 자신의 팀이 이 교육을 받기를 정말로 원하지만, 물론 이와 관련된 비용도 있습니다.
승인을 받으려면 Tanya는 구매 시 요청 프로세스를 시작해야 합니다. 그녀는 구매하려는 업체의 정보를 수집하고 해당 업체의 웹사이트를 살펴보며 10명의 팀에 필요한 패키지를 찾은 다음 구매 주문서를 작성합니다. 주문 요청서에 Tanya는 모든 중요한 정보를 포함하고 승인을 위해 이를 부서 책임자에게 보냅니다.
감독은 아이디어가 마음에 들어서 신속하게 요청 주문을 승인했지만 한 단계 더 나아갔습니다. 그는 회사의 다른 영업 관리자에게 이메일을 보내고 교육 아이디어를 공유합니다. Tanya는 승인된 요청 요청을 다시 받으면 조달 팀과 협력하여 구매 요청을 시작합니다. 조달 프로세스.
구매 주문과 요청 주문의 차이점
구매 주문과 요청 주문은 처음에는 서로 바꿔 쓸 수 있는 것처럼 보이지만 실제로는 서로 다른 역할을 합니다. 매우 다른 목적. 주문요청은 내부의 작업을 성공적으로 완료하는 데 필요한 상품이나 서비스를 요청하는 데 사용되는 문서입니다. 이는 회사가 현금 흐름을 관리하는 데 도움이 되고, 조직 내 견제와 균형 시스템을 구축하며, 비용 감사 추적의 첫 번째 구성 요소입니다. 구매 오더가 작성되고 승인된 후 구매 오더를 생성할 수 있습니다.
구매 주문은 외부 구매 주체가 공급업체나 공급자에게 보내는 문서입니다. 양측이 합의하면 법적 구속력이 있으며 조달 프로세스가 시작됩니다. 귀하의 비즈니스가 의존하는지 여부 총괄 PO 또는 다른 유형의 경우 PO의 바인딩 특성은 변경되지 않습니다. 여기에는 수량, 합의된 가격, 배송 날짜와 함께 필요한 품목이 자세히 설명되어 있습니다. Tanya의 경우 교육 회사의 어느 누구도 요청 명령을 볼 수 없습니다. 그들이 그녀의 회사로부터 받는 첫 번째 양식은 구매 주문서입니다.
구매 주문이 확정된 후 상품을 발송할 수 있습니다. 송장 – 바람직하게는 전자 인보이스 –가 생성되고, 지급 계정 팀이 구매와 관련된 결제를 제출합니다.
요청 프로세스는 어떻게 진행되나요?
회계상의 요청은 구매 전 실사 프로세스로 거의 생각할 수 있습니다. 그것이 없으면 직원들은 승인되지 않은 구매를 하여 현금 흐름의 건전성을 위협하고 실제로 필요하지 않은 품목을 구매할 수 있습니다. 요청 프로세스에는 여러 가지 이점이 있지만 이러한 이점을 인식하려면 프로세스가 명확하고 표준화되는 것이 중요합니다. 요청 프로세스가 단계별로 어떻게 진행되는지는 다음과 같습니다.
1. 구매자가 상품이나 서비스에 대한 필요성을 식별합니다.
교사의 마커가 부족하거나 회계사가 업무를 수행하기 위해 새로운 소프트웨어 솔루션이 필요한 경우 필요한 사항을 기록하고 상품 요청을 시작하기로 결정합니다.
2. 상품 요청 – 요청 주문 – 작성
이 시점에서 회계사나 교사는 다음을 수행해야 합니다. 공급업체 식별 그리고 요청 양식을 작성하세요. 전자적으로 수행하는 것이 가장 좋지만 일부 조직에서는 여전히 종이 양식을 사용하고 있습니다. 전자적이든 아니든, 사용된 요청 요청은 모든 내부 요청 주문이 사용하는 표준 양식이어야 합니다.
3. 요청 주문이 승인을 위해 제출됩니다.
요청서에 기재된 총 달러 금액에 따라 양식에 승인자의 서명이 필요할 수 있습니다. 오늘날 수많은 자동화된 AP 솔루션을 통해 승인 프로세스 자동화 간단하다. 추가 보너스로, 자동화되면 구매 시 요청 프로세스와 관련된 서류 추적이 모두 한곳에 있어 쉽게 탐색할 수 있습니다.
4. 구매오더가 생성됩니다.
상품 요청이 완료되고 승인되면 양식이 조달 팀으로 전달되어 구매 주문이 생성됩니다. 구매 주문에는 요청 주문과 동일한 정보가 대부분 포함되어 있지만 주문 이행을 시작할 수 있도록 외부 공급자에게 전달됩니다.
이 네 단계가 끝나면 프로세스는 조달 프로세스로 전환됩니다. 상품이 수령되면 공급업체가 송장을 보내며 AP 팀이 송장을 지불합니다. 청구서를 제때에 지불하는 것은 건전한 공급업체 관계를 육성하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.
종이 없는 주문 요청의 우선순위 지정
여러 단계를 거치는 것과 마찬가지로 회계주기 완전히 자동화될 수 있으므로 요청 프로세스도 자동화될 수 있습니다. 자동화된 주문 시스템을 통해 기업은 직원들에게 온라인으로 요청 양식을 작성하고 원하는 제품을 선택한 다음 승인을 위해 요청 요청을 제출하도록 지시할 수 있습니다. 이 프로세스를 자동화하면 현금 흐름을 더 쉽게 추적하고, 구매 승인을 더 빠르게 받고, 비용 내역을 감사할 수 있습니다.
회계 자동화에는 많은 이점이 있습니다. 생산성, 비용 절감 및 데이터 정확성은 기업이 다음을 선택하는 이유 중 일부에 불과합니다. 종이 없이 가다. 요청 프로세스에서 종이를 제거함으로써 직원은 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 물품을 쉽게 얻을 수 있습니다. 또한 회계팀은 향후 비용을 더 잘 예측하고, 공급업체 가격을 모니터링 및 비교하고, 합리적일 때 사전 승인된 공급업체를 선택할 수 있습니다.
주문 요청은 아무데도 가지 않습니다. 이는 비용을 관리하고, 불필요한 지출을 방지하며, 업무를 간소화하는 효과적인 방법임이 입증되었습니다. 조달 관리. 귀하의 조직이 여전히 인쇄하여 작성하고 수동으로 서명해야 하는 하드 카피 양식을 사용하고 있다면 이러한 양식을 자동화하고 종이 없는 환경으로 전환함으로써 얻을 수 있는 많은 이점을 놓치게 됩니다. 귀하의 직원은 귀하에게 감사할 것이며 귀하의 회계팀도 귀하에게 감사할 것입니다. 심지어 외부 감사인도 보관된 요청 양식을 기꺼이 검토하게 될 것입니다. 자동화 AP 솔루션 또는 관련 회계 소프트웨어.
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- 출처: https://nanonets.com/blog/what-is-a-requisition-order/
